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電子檔案是什么
電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。下面由小編為大家整理出的電子檔案是什么，希望大家喜歡！
電子檔案是什么 篇1
實(shí)現文檔一體化管理
有保存價(jià)值的電子文件將逐步做到即時(shí)歸檔，即文件信息處理結束后自動(dòng)向電子文件檔案數據中心提交。這樣將大大提高文件的時(shí)效性，并減少文件信息歸檔過(guò)程的工作量，使得處理結束后的文件信息可以及時(shí)提供利用，同時(shí)不影響文件信息的整理。
減少重復勞動(dòng)，降低數據處理成本
建立電子文件檔案數據中心后，各機關(guān)單位把辦公和業(yè)務(wù)管理系統形成的電子文件直接歸檔到電子文件檔案數據中心，避免了數據的多次輾轉錄入造成的大量重復勞動(dòng)，減少了數據錯誤的幾率，從而大大降低數據處理成本。
實(shí)現信息共享，集中管理
傳統的`檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島。設立電子文件檔案數據中心把各單位的文件檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統一的利用平臺，所有歷史文件信息均通過(guò)數據中心對外服務(wù)，當然信息共享并不意味著(zhù)實(shí)體的集中管理，各個(gè)單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著(zhù)保存、保管信息實(shí)體的作用。
保障數據的安全性
設立電子文件檔案數據中心后，將由配備的專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行日常的維護管理工作�？梢酝ㄟ^(guò)采用多種措施保證數據的安全性，如建立完整的權限體系、內網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機熱備份、數據備份機制等。通過(guò)這些手段在安全性方面將比數據分散在各個(gè)單位管理有更強的保障。
統一標準、統一規范
所有政府關(guān)于電子文件信息的標準和規范均由電子文件檔案數據中心制定，各單位必須依照制定的技術(shù)標準和規范，對電子文件信息進(jìn)行統一管理。只有這樣才能統一數據形式、統一操作規程、統一利用方式，確立政府管理文件信息的權威，充分發(fā)揮電子文件檔案數據中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價(jià)值最大化。
統一窗口，開(kāi)放利用
社會(huì )公眾可以對已公開(kāi)的非涉密性現行文件信息進(jìn)行網(wǎng)上查詢(xún)，提高電子文件信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，發(fā)揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務(wù)。
電子檔案是什么 篇2
電子檔案，是指通過(guò)計算機磁盤(pán)等設備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。
對企業(yè)的作用：
一、節省存儲空間，改善辦公環(huán)境
以往的紙質(zhì)檔案管理需要占據大量的鐵柜，大量的文件夾。當你需求時(shí)還得一一進(jìn)行尋找，不僅費勁，還會(huì )污染辦公環(huán)境，特別是對紙質(zhì)盒子敏感的群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？ 而使用電子檔案，節省管理人員整理時(shí)間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價(jià)值的電子檔案將逐步做到即時(shí)歸檔，這樣將大大提高工作的時(shí)效性，并減少檔案信息歸檔過(guò)程的工作量。最重要的是，可以通過(guò)擺脫所有混亂來(lái)釋放急需的`辦公空間！
二、隨時(shí)查找和檢索任何文件
使用電子檔案管理解決方案，只要有權限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶(hù)就可以訪(fǎng)問(wèn)桌面或移動(dòng)設備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí)，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數百萬(wàn)個(gè)文件，只需幾秒鐘內便能檢索出您所需要的檔案。
三、使用權限將始終可用
電子檔案對企業(yè)來(lái)說(shuō)一大優(yōu)勢就是保持始終可用。相信大家都會(huì )經(jīng)歷過(guò)，放在員工桌面上的文件，經(jīng)常會(huì )因為員工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯(lián)系不到、找不到等事件發(fā)生。 而利用電子檔案，不管員工如何變動(dòng)，都可以輕松且立即獲得。盡管他們缺席，他們負責的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。
四、實(shí)現信息共享，集中管理
傳統的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島，無(wú)法進(jìn)行統一管理，有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。 而通過(guò)電子檔案，可以把企業(yè)的相關(guān)數據檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統一的利用平臺，實(shí)現信息共享。 綜上所述，以上就是電子檔案對企業(yè)的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業(yè)，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業(yè)現還依賴(lài)傳統的紙質(zhì)文件系統，雖然說(shuō)“傳統”并不總是意味著(zhù)“壞”，但是隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，企業(yè)還是應該迎和這個(gè)新趨勢才好。
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