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學(xué)校檔案管理信息技術(shù)的應用
目前，我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和進(jìn)步，特別是計算機技術(shù)的廣泛應用，有力地推動(dòng)著(zhù)社會(huì )和經(jīng)濟 的發(fā)展，深刻影響著(zhù)人們工作和生活的方方面面.下面是小編搜集整理的相關(guān)內容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到廣泛應用，智能化發(fā)展已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)的主流發(fā)展。特別對于學(xué)校的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，利用信息化技術(shù)能促進(jìn)學(xué)校管理模式以及教學(xué)模式的效率性。因此本文以信息技術(shù)為依托，對傳統性的學(xué)校檔案管理進(jìn)行分析，闡述信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的意義，并提出有效決策予以解決。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù);學(xué)校;檔案管理
應用學(xué)校檔案是學(xué)校廣大教職工在從事教育活動(dòng)、教學(xué)管理和學(xué)生學(xué)習等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教學(xué)科研工作和教育督導評估必不可少的資料，也是學(xué)校歷史發(fā)展的真實(shí)寫(xiě)照。在信息技術(shù)背景下，學(xué)校檔案管理工作能夠實(shí)現數字化以及智能化，不僅能提高檔案管理制度以及工作效率，還能實(shí)現學(xué)校檔案管理的完整性，以促進(jìn)學(xué)校的可持續發(fā)展。
一、學(xué)校檔案管理在傳統方式中產(chǎn)生的問(wèn)題
傳統的檔案管理方式主要產(chǎn)生的問(wèn)題體現在三個(gè)方面。其一，檔案管理更新工作難度比較大。目前，學(xué)校的檔案管理工作多數呈現卷宗式的檔案保存，由于檔案保存的時(shí)間比較久、檔案數量多，學(xué)校在對檔案管理期間，就會(huì )形成較大難度。而且，學(xué)校保存的檔案一般為紙質(zhì)性的，長(cháng)久保存會(huì )容易出現腐爛等現象，從而為學(xué)校的檔案管理與更新工作帶來(lái)較大難度。其二，檔案管理的保密性相對較低。因為學(xué)校的檔案管理工作都是人為操作的，不僅人員流動(dòng)性比較大，在檔案管理工作中還會(huì )發(fā)生一些意外事故，特別是信息泄露事件時(shí)常發(fā)生，從而降低了檔案管理工作的安全性。其三，對檔案的查找方式也比較復雜，降低了實(shí)際的工作效率。主要是由于學(xué)校領(lǐng)導對檔案管理工作的重視度不夠，在一定程度上抑制了學(xué)校的積極發(fā)展，而且，也不利于學(xué)校對師生思想管理、生活管理以及學(xué)校實(shí)際情況的管理。學(xué)校檔案管理工作受較多因素的制約，在對資料進(jìn)行查找期間，主要是利用人工進(jìn)行操作的，面對大量的卷宗材料，不僅降低了實(shí)際的工作效率，也降低了檔案管理工作的質(zhì)量。
二、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的意義
高校檔案的內容在一般情況下，主要包括為：學(xué)生的就業(yè)通知書(shū)，學(xué)生的畢業(yè)登記表以及與學(xué)生相關(guān)的成績(jì)單等。對于一些師范院校的學(xué)生，還具有的專(zhuān)業(yè)的教師資格證。對于醫學(xué)類(lèi)的學(xué)生，還會(huì )增加學(xué)生的實(shí)習檔案等。由于學(xué)生的專(zhuān)業(yè)不同，相關(guān)的檔案信息也不同。因此，高校檔案內容呈現較大復雜性，在管理工作中具有重要意義。
1.科學(xué)決策的合理性
信息技術(shù)在學(xué)校檔案中的應用能夠為學(xué)校做出有利的決策。因為學(xué)校制定的決策與學(xué)校的事業(yè)發(fā)展形成直接關(guān)系，所以，管理層制定的決策與學(xué)校的可持續發(fā)展具有緊密聯(lián)系。學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的重要材料，其中掌握著(zhù)學(xué)校發(fā)展的各種信息，根據信息內容作出正確的發(fā)展決策，能夠有利于學(xué)校的積極發(fā)展。因此，實(shí)現學(xué)校檔案管理的信息化，提高信息的利用效率，不僅能為學(xué)校增加信息支撐，還能保證決策的合理性、科學(xué)性。
2.社會(huì )需求的時(shí)代性
當今時(shí)代屬于信息、網(wǎng)絡(luò )時(shí)代，信息技術(shù)在世界各國領(lǐng)域都得到廣泛應用。無(wú)論在社會(huì )需求發(fā)展、各國商業(yè)領(lǐng)域以及教育行業(yè)等都得到廣泛應用。在教育活動(dòng)中，信息技術(shù)實(shí)施的主要手段是利用多媒體、辦公自動(dòng)化等技術(shù)實(shí)施教學(xué)的，在一定程度上，促進(jìn)了學(xué)校檔案管理信息化的發(fā)展歷程。學(xué)校的檔案管理能夠發(fā)揮學(xué)校的整體性，只有將信息技術(shù)應用在學(xué)校檔案管理工作中，才能使學(xué)校適應社會(huì )發(fā)展。
3.信息資源的共享性
信息技術(shù)在檔案管理工作中的利用，能實(shí)現信息資源的有效共享。在傳統的檔案管理工作中，不僅檔案管理工作內容比較多，實(shí)際利用的手段也比較復雜。而利用信息技術(shù)能打破時(shí)間與空間的限制，促進(jìn)用戶(hù)在不同時(shí)間、不同空間能夠實(shí)現信息的共享、交流，從而創(chuàng )建了信息交流的共享平臺。在這種信息技術(shù)平臺建立下，不僅保證了學(xué)校檔案管理的安全性，通過(guò)信息資源的有利共享，在更大條件上，提高了檔案的利用效率。
4.檔案管理的效率性
在學(xué)校的日常教學(xué)活動(dòng)中，形成的各種教學(xué)任務(wù)、學(xué)籍管理以及相關(guān)的教學(xué)活動(dòng)都存在較多的檔案信息，其中具有較高利用價(jià)值以及保存價(jià)值。因此，學(xué)校實(shí)現的信息化管理模式應優(yōu)化傳統的檔案管理模式，不僅要提高檔案管理的工作效益，還要提升檔案管理工作的效率水平。
三、信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理的重要舉措
1.建立信息化辦公系統信息技術(shù)
在學(xué)校中的利用能夠建立信息化辦公系統，因為學(xué)校的檔案管理工作并不是單純的對檔案進(jìn)行管理，還要對檔案信息進(jìn)行采集，明確相應的工作職責。信息化辦公系統的建立能夠為各個(gè)部門(mén)提供有利信息，并能夠對相關(guān)信息進(jìn)行收集、整理以及歸檔等，從而保證檔案信息在管理期間的全面化發(fā)展。這種系統的建立，不僅能加強各個(gè)部門(mén)之間的信息共享以及交流、溝通，還能提升學(xué)校整體的辦公效率。而且，學(xué)校在傳統管理方式中，各個(gè)部門(mén)是獨立發(fā)展的，而信息技術(shù)的利用正是打破了該現象，使學(xué)校在真正意義上實(shí)現了多媒體的信息化檔案管理方式。
2.加大領(lǐng)導的重視
要發(fā)揮檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化發(fā)展，要加大學(xué)校領(lǐng)導者的認識與重視。學(xué)校管理者以及檔案管理人員都應充分理解信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮的重要性，認識到信息技術(shù)在檔案管理工作中實(shí)現的應用價(jià)值。根據學(xué)校在檔案管理中的實(shí)際發(fā)展情況，不僅要對各個(gè)階段的信息發(fā)展情況進(jìn)行記錄，完善學(xué)校的教育活動(dòng)，還要促進(jìn)教學(xué)研究以及教學(xué)改革發(fā)展的積極形式。而且，將檔案管理工作中的信息技術(shù)與學(xué)校的管理形式有效結合，能夠為檔案管理工作形成有效的績(jì)效考評方式。
3.規范檔案信息的收錄與整理
在信息技術(shù)利用形式下，對檔案工作進(jìn)行管理能夠實(shí)現整體性以及持續性的發(fā)展情況。信息技術(shù)的有效利用將學(xué)校的檔案管理工作由傳統的整理、收錄形式發(fā)展為自動(dòng)化的信息管理方向。利用信息技術(shù)，檔案管理人員能夠將紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存、歸檔，然后利用網(wǎng)絡(luò )形式對檔案資料進(jìn)行審核、傳閱，最后實(shí)現歸檔形式。根據信息技術(shù)的整理、歸檔形式，不僅保證了信息收錄的完整化，還促進(jìn)了校園發(fā)展的網(wǎng)絡(luò )化形式。利用校園網(wǎng)促進(jìn)了檔案管理的標準化，不僅提高了檔案管理工作的質(zhì)量，還提升了檔案管理工作效率。
4.提高人員素養
提高工作人員的專(zhuān)業(yè)素養，主要對檔案管理人員在工作中的實(shí)際情況進(jìn)行考核，特別是工作人員掌握的計算機知識、掌握的信息技術(shù)基礎進(jìn)行考評，還要具有較強的責任意識以及組織意識，培養工作人員掌握的知識能力、創(chuàng )新能力以及信息的整理能力等，不僅提升了工作人員的真實(shí)管理，信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應用楊東燕德宏職業(yè)學(xué)院還促進(jìn)了管理人員綜合素質(zhì)水平的有效提升。綜上所述，學(xué)校已經(jīng)成為社會(huì )發(fā)展的主體部分，利用信息技術(shù)能夠促進(jìn)社會(huì )的經(jīng)濟發(fā)展。在學(xué)校管理中，利用信息技術(shù)對檔案工作進(jìn)行管理，不僅優(yōu)化了系統的檔案管理模式，還發(fā)揮了檔案管理的時(shí)效性，從而為社會(huì )發(fā)展以及經(jīng)濟效益水平的提升創(chuàng )造有利條件。
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