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館藏期刊檢索結果存在的問(wèn)題及對策研究
摘要：目前，國內有400多家高校圖書(shū)館在使用匯文文獻信息服務(wù)系統，但使用的效果卻良莠不齊，特別是在期刊文獻的管理中出現的問(wèn)題又較多。文章通過(guò)對多家高校圖書(shū)館期刊書(shū)目檢索的結果進(jìn)行分析，發(fā)現了多項共同的問(wèn)題，仔細剖析其成因，并提出了對應的解決方案。
關(guān)鍵詞：匯文系統;書(shū)目檢索;高校圖書(shū)館;期刊管理
計算機、網(wǎng)絡(luò )及一些圖書(shū)館管理軟件在圖書(shū)館中的廣泛應用，使手工檢索、手工借閱成為歷史，極大地方便了讀者，更為圖書(shū)館的資源共享提供了堅實(shí)的基礎�？v觀(guān)現今“211”高校圖書(shū)館所使用的圖書(shū)館管理軟件，主要有國內研制的匯文文獻信息服務(wù)系統、ILAS、MELINETS及國外的INNOPAC、UNICORN等，無(wú)論采用哪種管理軟件，宗旨永遠是方便讀者，提高讀者的服務(wù)質(zhì)量，即“一切為了讀者”。
一、調查及統計
1.1 “匯文文獻信息服務(wù)系統”
“匯文文獻信息服務(wù)系統”是基于高校圖書(shū)館管理模式下，以江蘇省高校文獻保障服務(wù)系統(JALIS)為宗旨，面向網(wǎng)絡(luò )化、標準化、數字化、區域化的基本設計思想，使最終成型的系統充分體現了用戶(hù)功能模塊的完整性、界面的良好性、功能參數設置的靈活性等特點(diǎn)，并且具有強大的廣域網(wǎng)環(huán)境應用服務(wù)功能，在數據庫存貯級、應用檢索級、用戶(hù)界面級均實(shí)現了各種不同國際、國內標準與協(xié)議的應用，具有齊全的業(yè)務(wù)功能，如采訪(fǎng)、編目、典藏、流通、期刊、統計及系統管理等。其中連續出版物管理子系統，包含了期刊的訂購、簽到、催缺、下架、裝訂管理等一整套管理功能。
1.2 39所高校圖書(shū)館的調查結果
筆者于2014年10月5日―7日，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )登錄江蘇南京范圍內的44所高等院校的主頁(yè)，以一名讀者的身份查詢(xún)各個(gè)高校圖書(shū)館的期刊館藏資源，除5所高校外其他39所高校均使用“匯文文獻信息服務(wù)系統”。這39所高校圖書(shū)館的調查結果統計見(jiàn)表1。
二、分析成因，解決問(wèn)題
2.1 改名期刊作為兩種不同種期刊著(zhù)錄
期刊改名(或更名)是期刊變化現象之一。據《中國期刊年鑒》統計，2001 年共有282種期刊更名，2003年共有305種期刊更名，2007年共有137種期刊更名。期刊刊名是圖書(shū)館征訂、著(zhù)錄、登到、典藏及讀者檢索的主要依據，如果著(zhù)錄時(shí)對更名期刊處理不當，機械地只看期刊的名稱(chēng)，當成兩種不同的期刊著(zhù)錄，割裂了原名期刊和改名期刊之間的聯(lián)系，那么就會(huì )影響到期刊上述系列的管理工作，同時(shí)還影響到編目的準確性和數據庫的質(zhì)量，甚至影響到讀者對期刊資源的檢索利用。因此，將改名期刊作為兩種不同種期刊著(zhù)錄是不正確的。按照《〈連續出版物著(zhù)錄規則〉例釋》一書(shū)的闡釋?zhuān)诳蚋拿?ldquo;根據我國漢語(yǔ)及其他少數民族語(yǔ)言的特點(diǎn)，凡是題名有任何字或詞的順序的改變、增、刪，都應看作題名的改變”。連續出版物工作者一直認為，一種期刊不管經(jīng)過(guò)多少次改名，只要卷期號相連或者甚至重新開(kāi)始新的卷期，也還是一個(gè)品種。這一觀(guān)點(diǎn)在按“集中反映”原則著(zhù)錄的圖書(shū)館目錄中，可以得到強有力的證據。因為他們將各個(gè)改名都集中在一個(gè)最新或最老的題名下，因而就必然用同一個(gè)索取號，即使采用“分段反映”著(zhù)錄法的圖書(shū)館，同樣認為只要卷期號相連接，改名以后仍然是一個(gè)品種。在一種期刊分為A、B兩輯，為了使索取號與品種的連續相一致，只對B輯的索取號做了改動(dòng)，即在原有索取號后加“B”，而讓A輯繼承原有索取號。也就是說(shuō)，在任何改名、合并改名、合并改出、分輯、分出的情況下，原有索取號必定有一個(gè)“繼承者”，以表示這個(gè)品種仍在出版。這種處理原則在當時(shí)完全是正確的。[1]
當然，期刊更名比較復雜，我們必須透過(guò)期刊的表面現象，弄清其來(lái)龍去脈，針對不同的情況去分別處理。有關(guān)期刊更名的著(zhù)錄方法，圖書(shū)館界有許多館員都有著(zhù)較深的研究，如相關(guān)的論文有：趙文華的《中文期刊更名的分析及其處理對策》、陳潔薇的《淺談期刊更名的著(zhù)錄方法》、王靜華的《中文期刊的更名及MARC著(zhù)錄》等。[2-4]
2.2 現刊館藏信息與過(guò)刊館藏信息同時(shí)存在
任何圖書(shū)管理系統的開(kāi)發(fā)，都是基于成熟的圖書(shū)館管理的經(jīng)驗和理論，沒(méi)有也絕不可能是凌駕于圖書(shū)館或違背圖書(shū)館的實(shí)際工作，“匯文文獻信息服務(wù)系統”也不例外�，F刊館藏信息與過(guò)刊館藏信息同時(shí)存在，這是一個(gè)常識性的錯誤，這樣的檢索結果會(huì )讓讀者無(wú)所適從。
2.3 同一期刊存在多條Marc數據
我們在建立館藏中文期刊數據時(shí)，應力求所著(zhù)錄的項目完整、準確、規范。對于一種期刊而言，其完整、準確、規范的Marc數據也只能是唯一的。如果同一期刊存在多條Marc數據，會(huì )造成以下后果：①讓讀者無(wú)法了解這種期刊確切、完整的信息。②館藏信息項可能會(huì )分散在不同的Marc數據下，影響館藏的查全率。③增加垃圾數據，占用服務(wù)器的內存。
2.3.1 成因。①訂購期刊時(shí)，導入的訂購Marc數據。目前各期刊供應商所提供的訂購信息數據僅包含ISSN、郵發(fā)代號、期刊名稱(chēng)、出版頻率、單價(jià)、年價(jià)等一些信息，在數據轉入時(shí)也僅對應011、092、200、326等一些字段，對期刊其他的一些內容沒(méi)有過(guò)多的描述，而這樣導入的訂購Marc數據我們通常稱(chēng)為簡(jiǎn)Marc。②回溯建庫或新合訂本刊編目時(shí)，漏查重而重復編制或導入Marc數據。
2.3.2 解決方案。①在新增加期刊時(shí)，期刊供應商無(wú)法提供完整、準確的訂購信息數據時(shí)，我們就不可用供應商提供的數據，而應通過(guò)編制或導入完整、準確、規范的Marc數據作為我們新訂期刊的數據。②對于續訂刊我們應引用并適時(shí)修改已有的完整、準確、規范的Marc數據，不另外導入供應商提供的訂購信息數據。③回溯建庫或新合訂本刊編目查重時(shí)，應采取多途徑的查重，只要認真仔細，漏查重現象是完全可以避免的。
2.4 其他問(wèn)題
2.4.1 期刊的回溯建庫工作�！镀胀ǜ叩葘W(xué)校圖書(shū)館規程(修訂)》就定義了高校圖書(shū)館本身就是“教學(xué)和科學(xué)研究服務(wù)的學(xué)術(shù)性機構”，要求“高等學(xué)校圖書(shū)館應重視目錄體系建設，成為全校的書(shū)目數據中心;建立完善的文獻信息檢索系統，滿(mǎn)足用戶(hù)多途徑檢索的需求。”計算機及“匯文文獻信息服務(wù)系統”的應用只是給了圖書(shū)館現代化管理的一個(gè)平臺，其內涵還得要圖書(shū)館員們通過(guò)專(zhuān)業(yè)的知識及辛勤的勞動(dòng)去建立，即回溯建庫的工作，建成書(shū)目數據庫。當然，要進(jìn)行回溯建庫往往會(huì )產(chǎn)生如下的問(wèn)題。①工作量大�；厮萁◣旃ぷ骶褪菍⒁延袌D書(shū)館的卡片式或書(shū)本式的目錄轉變成計算機使用的機讀目錄，其工作流程比較復雜。就一個(gè)圖書(shū)館而言，已有的期刊資源(指期刊合訂本)少則幾萬(wàn)冊，多則十幾萬(wàn)冊，要將這些期刊回溯、加工，將會(huì )花費很多的人力、物力。②對工作人員的要求較高。從事回溯建庫工作的員工，不但要求掌握圖書(shū)館的分類(lèi)、編目專(zhuān)業(yè)知識，熟悉期刊文獻資源的特點(diǎn)，還要掌握著(zhù)錄標準、標引規則、Marc格式及“匯文文獻信息服務(wù)系統”的各個(gè)模塊的使用等。③數據庫的維護是一項長(cháng)期而艱巨的任務(wù)。一個(gè)有生命力的數據庫，就應該經(jīng)常維護使其成為制度化，以確保期刊數據庫的完整性、準確性。這是數據庫質(zhì)量控制的重要環(huán)節。
2.4.2 計算機硬件和軟件系統的問(wèn)題。計算機硬件的合理配置和軟件系統的正常維護是目前圖書(shū)館的一項比較重要的工作之一。①計算機本身的性能直接影響著(zhù)數據查重、數據錄入、數據轉入等工作效率和速度。有時(shí)由于計算機的原因在數據錄入和轉入的過(guò)程中出現非人為的錯誤，如由于計算機硬件質(zhì)量問(wèn)題，操作中計算機經(jīng)常死機，造成數據丟失;不完整編目軟件系統如性能不好或功能不全，就不能產(chǎn)生高質(zhì)量的機讀目錄數據。這些同樣影響建庫的速度與質(zhì)量。②無(wú)法登錄圖書(shū)館主頁(yè)，或登錄主頁(yè)后無(wú)法查詢(xún)書(shū)目數據等現象，都和計算機硬件的配置、軟件系統的維護相關(guān)，嚴重影響了讀者的正常使用。
三、結語(yǔ)
隨著(zhù)科技的不斷發(fā)展，一些高科技在圖書(shū)館管理中的應用，大大提高了圖書(shū)館的服務(wù)質(zhì)量和水平。當然，任何高科技在圖書(shū)館的應用都不會(huì )也不能脫離圖書(shū)館的基礎工作，我們應當努力掌握圖書(shū)館工作的內涵和要求，在此基礎上將高科技的技術(shù)和手段應用到圖書(shū)館管理中，為圖書(shū)館服務(wù)，切不可本末倒置。同時(shí)，我們也要努力學(xué)習應用高科技的圖書(shū)館管理的成果，如上述的“匯文文獻信息服務(wù)系統”，挖掘系統的功能，結合圖書(shū)館工作的實(shí)際情況，把圖書(shū)館的管理工作推向一個(gè)更高的階段。
參考文獻：
[1] 吳龍濤，葉奮生.《連續出版物著(zhù)錄規則》例釋[M].沈陽(yáng)：遼寧人民出版社，1986.
[2] 趙文華.中文期刊更名的分析及其處理對策[J].高校圖書(shū)館工作，2005(4)：80-82.
[3] 陳潔薇.淺談期刊更名的著(zhù)錄方法[J].科技情報開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟，2006(9)：110-111.
[4] 王靜華.中文期刊的更名及MARC著(zhù)錄[J].圖書(shū)館建設，2006(6)：38-40.
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