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對高校圖書(shū)館期刊管理的思考
摘 要: 期刊是高校圖書(shū)館館藏資源的重要組成部分,按時(shí)限分為現刊和過(guò)刊。期刊的管理不同于圖書(shū),其各環(huán)節之間的聯(lián)系更為緊密,適宜統一管理。做好期刊現代化管理工作的每個(gè)環(huán)節是實(shí)現期刊價(jià)值的前提。
關(guān)鍵詞: 高校圖書(shū)館 期刊 組織管理
期刊作為一種連續出版物,是高校圖書(shū)館館藏資源的重要組成部分。因其具有出版周期短、內容廣泛新穎、閱讀方便等特點(diǎn),備受讀者歡迎。在高校圖書(shū)館,期刊管理工作與圖書(shū)相比其各環(huán)節之間的聯(lián)系更為緊密。從現刊的采訪(fǎng)、訂購、分編、典藏驗收到過(guò)刊的下架裝訂、驗收、分編、典藏、賬目管理等各個(gè)環(huán)節不可分割,彼此之間相互影響和制約,適宜統一組織管理。這樣不僅有利于各道工序的協(xié)調及互補,而且避免了各部門(mén)間出現的相互推諉、制約等不良現象,減少誤差和人力的重復浪費。因此,做好期刊現代化管理工作的每個(gè)環(huán)節是實(shí)現期刊價(jià)值的前提。
期刊的管理工作具體來(lái)說(shuō),主要有現刊、過(guò)刊兩方面的內容。
一、現刊
現刊指在訂期內的期刊。管理內容主要有:期刊的采購和利用期刊的集成管理系統完成期刊的現代化管理(預訂、分編、典藏、訂單驗收、催缺、下架裝訂等)。
1.現刊的采購
這是期刊管理關(guān)鍵的第一步。期刊的采訪(fǎng)訂購工作從表面上看時(shí)間短、時(shí)效性強,其實(shí)很多工作在日常工作中要提前準備。
通過(guò)充分調研,積累采訪(fǎng)信息。為使館藏期刊最大限度地滿(mǎn)足學(xué)院的教學(xué)科研及學(xué)生自主學(xué)習的文獻資料需求,首先要了解本館館藏、經(jīng)費及完成任務(wù)和目標所需的期刊;其次要了解學(xué)校的發(fā)展規劃,對新增或停辦的專(zhuān)業(yè)及學(xué)科的變化等情況做到心中有數,同時(shí)對各學(xué)科專(zhuān)業(yè)的設置、課程安排、教師的科研情況也要及時(shí)調研。再次,要通過(guò)不同形式收集學(xué)生讀者的期刊利用情況及其對館藏期刊的意見(jiàn)和建議。因為,那些經(jīng)常利用館藏期刊的大學(xué)生,對館藏期刊結構能作出自己的評價(jià),這些基本上反映了在校學(xué)生的需求。另外,對期刊本身的變化情況的掌握也是調研內容的一部分,近年來(lái)期刊的變化比較頻繁,不論哪些變化,都會(huì )影響其管理及利用。通過(guò)了解其變化情況確定是否續訂。
期刊的訂購:根據學(xué)校教學(xué)科研的需要,結合平時(shí)積累的采訪(fǎng)信息和圖書(shū)館期刊的購置經(jīng)費,從實(shí)際出發(fā),確定期刊的采集規模,制定訂購計劃。我館對期刊的采集,要求全面布局、重點(diǎn)建設、教研優(yōu)先、專(zhuān)業(yè)為主。另外,為確定合理的采購比例,對期刊載體的多樣化的特點(diǎn)也要認真考慮分析,使不同存貯載體的期刊資源得到合理配置,以最大限度地滿(mǎn)足讀者不同層次、不同專(zhuān)業(yè)的用刊需求。
2.現刊的現代化管理
(1)期刊預訂
這是期刊現代化管理的基礎。具體來(lái)說(shuō)就是將訂購的期刊計劃,通過(guò)集成管理系統采用年度續訂的方式完成。這樣既節省時(shí)間,又節省人力。但是,要十分注意那些停訂、增訂及信息有變化的期刊,這些要素的變化,不僅直接影響到期刊數據庫的質(zhì)量,而且影響和制約著(zhù)期刊管理的后續工作。所以,要及時(shí)完善期刊的預訂信息,要將相應的變化及時(shí)體現在對應的數據的各字段中。
(2)期刊的分類(lèi)、著(zhù)錄
期刊分類(lèi),是按其內容所屬的學(xué)科門(mén)類(lèi)歸到相應類(lèi)目,這是對期刊進(jìn)行科學(xué)管理以保證查全率,降低漏檢率的必要步驟。每種期刊都由多個(gè)作者的多篇文章組成,對它進(jìn)行分類(lèi)雖然不能向讀者揭示某刊某篇文章的具體內容,但它可以滿(mǎn)足讀者對某學(xué)科的族性檢索的需要。因此期刊分類(lèi)不是可有可無(wú)的問(wèn)題,而是必須做的。
期刊著(zhù)錄:期刊著(zhù)錄不像圖書(shū)著(zhù)錄那樣一次完成,它除了對期刊的實(shí)體形態(tài)進(jìn)行客觀(guān)描述外,還需要根據實(shí)際到館期刊的具體情況,不斷地補充后序變化,即期刊的各著(zhù)錄項必須跟隨期刊的變化而不斷地進(jìn)行補充和更新,因為任何變化的要素必須在相應的字段上反映出來(lái)。如期刊的更名,就需要建立一條新記錄,且要在新舊兩條記錄中相關(guān)字段進(jìn)行連接。它關(guān)系到期刊的上架、排架、下架裝訂處理及讀者使用等環(huán)節。
(3)期刊排架
期刊排架也是多年來(lái)期刊管理工作者探討的焦點(diǎn)問(wèn)題之一,但由于期刊本身的特性及各館的具體情況不同,至今仍然沒(méi)有統一標準。不同的圖書(shū)館面對的讀者對象不同,其規模結構、閱覽環(huán)境也不盡相同,這些都影響到期刊的布局。所以,使用哪種排架方式,就應因地制宜。我館期刊排架按學(xué)科進(jìn)行,將同一學(xué)科的相關(guān)期刊集中管理。先根據所屬各學(xué)科期刊數量確定刊架數量,再依據讀者的需求結合實(shí)際閱覽布局,確定其所屬區域的詳細架位。我館的這種排架方式不僅能最大限度地滿(mǎn)足讀者使用,而且非常利于館員對所負責學(xué)科期刊的全面了解,以提供更深層次的服務(wù)。
(4)現刊驗收
現刊驗收,既能為采購提供數據查詢(xún),又能為讀者了解圖書(shū)館年度期刊目錄提供準確的信息,也是現刊下架裝訂工作不可缺少前期準備�，F刊驗收,不同館要求不同,我館現刊驗收有兩個(gè)內容:一是驗收期刊的加工(加磁條、貼書(shū)標及加蓋館藏章)情況,這部分工作是由投遞單位來(lái)完成的,對有加工質(zhì)量問(wèn)題的,要及時(shí)反饋;二是驗收期刊的到館情況,不僅要如實(shí)記錄期刊的到館情況,對于期刊自身某些信息的變化,及時(shí)修改,以完善書(shū)目數據庫,便于后續工作的正常開(kāi)展。
(5)催缺
期刊短期是普遍存在的問(wèn)題,這項工作的完成程度能體現出該館或其館員的責任心和管理水平。期刊訂購后的到館情況不同于圖書(shū)。圖書(shū)一旦訂購,集中到館,而期刊是隨著(zhù)時(shí)間的推移及出版情況,陸續到館。通過(guò)期刊的催缺模塊定期地檢索期刊的到館情況,將未按時(shí)到館的期刊及時(shí)反饋,以便盡快地補充缺期的期刊。這道工序不但保證了館內財產(chǎn)不受損失,而且減少了影響讀者利用期刊的因素。
二、過(guò)刊
過(guò)刊指的是前一年的期刊。過(guò)刊管理工作主要內容有下架裝訂、裝訂本的驗收、分類(lèi)編目、典藏、數據庫維護等。
1.下架裝訂
期刊的下架裝訂是一項很細致的工作。因期刊的連續性,現刊室陳列的期刊一般情況一年后就要下架,為下一年的期刊到館留位。下架裝訂不僅要求期刊實(shí)體下架整理,其相應的數據也要按實(shí)際逐一完成,要保證裝訂數據與實(shí)體裝訂情況一致。此工序不僅能準確反映期刊的在館狀態(tài),而且能為下一步的裝訂本的驗收工作、財產(chǎn)登記、合訂本的相關(guān)數據管理等打下良好的基礎。
2.裝訂本驗收
具體工作有兩方面,一是驗收加工質(zhì)量,期刊的裝訂由承包商按裝訂協(xié)議來(lái)完成,通過(guò)驗收,可發(fā)現期刊的裝訂及加工情況是否符合館內要求,不符合要求的要嚴格按裝訂合同條款實(shí)施;二是將裝訂好的合訂本在系統的裝訂本驗收模塊處理,若有數據與實(shí)際不符的要及時(shí)調整,以確保合訂本與數據一一對應。要按實(shí)際入庫的合訂本修改那些不一致的裝訂數據。通過(guò)此工序,完成期刊在數據庫中的狀態(tài)轉變,由在裝訂轉化成合訂本。
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