論學(xué)生檔案數字化管理

　　高校學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)歷教育階段的各個(gè)時(shí)期所產(chǎn)生的文字資料,是每一個(gè)教育階段的真實(shí)反映,記錄著(zhù)個(gè)人最早、最原始的文件材料,是人事檔案的前身及組成部分,是黨和國家考核干部時(shí)最真實(shí)、最可靠的參考資料。隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的到來(lái),高校規模擴大,就業(yè)方式的改革,服務(wù)對象的變化,高校學(xué)生檔案利用率的增加,建立高校學(xué)生數字化檔案,成為當今信息時(shí)代的必然發(fā)展趨勢。
　　一 高校學(xué)生檔案數字化管理是大勢所趨,刻不容緩
　　1.建立學(xué)生檔案數字化管理,適應高校擴招新形勢
　　隨著(zhù)高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展,高校學(xué)生檔案的內容和形式呈多樣化發(fā)展。雖然高校學(xué)生檔案直接服務(wù)于高校學(xué)生個(gè)人,但又與高校教學(xué)和學(xué)生管理密切相關(guān)。隨著(zhù)高校辦學(xué)層次的拓展,教育活動(dòng)領(lǐng)域的延伸,社會(huì )需求專(zhuān)業(yè)的增多,學(xué)校辦學(xué)規模的擴大,教學(xué)改革的深入,畢業(yè)生檔案的利用率呈現逐年遞增的趨勢,因此只有建立數字化學(xué)生檔案才能適應時(shí)代的需要。
　　2.社會(huì )的發(fā)展要求學(xué)生檔案數字化
　　傳統的高校學(xué)生檔案,是以紙質(zhì)檔案的形式保管的,并且大量是通過(guò)手寫(xiě)去完成的。紙質(zhì)檔案是學(xué)生檔案的根本依據,但是也給檔案管理工作帶來(lái)了很大的局限性,如歸檔的質(zhì)量不高、體積大、紙張容易發(fā)黃及被蟲(chóng)蛀、不易攜帶、不便查找、信息傳遞慢、無(wú)法檢索等。檔案數量增多與檔案利用率降低的矛盾日益突出,造成檔案資源無(wú)法共享,技術(shù)積累的成果無(wú)法被有效利用,所以說(shuō)傳統的高校學(xué)生檔案模式早已不適應現代信息社會(huì )的發(fā)展要求。
　　3.畢業(yè)生就業(yè)方式的改革需要學(xué)生檔案數字化
　　隨著(zhù)我國社會(huì )主義市經(jīng)濟體制改革的不斷深入和發(fā)展,以及人才市場(chǎng)的開(kāi)辟,高校畢業(yè)生由原來(lái)的統一分配變成了雙向選擇,人事代理制度由此廣泛實(shí)施。由于虛假學(xué)歷的泛濫,用人單位越來(lái)越重視高校學(xué)生檔案的真實(shí)性,加強高校畢業(yè)生檔案管理工作尤顯重要。高校畢業(yè)生就業(yè)政策規定,高校畢業(yè)生在學(xué)校集中辦理就業(yè)手續時(shí)仍未落實(shí)就業(yè)單位的,其檔案由高校轉至畢業(yè)生生源地就業(yè)指導中心代管。落實(shí)工作單位后,用人單位或本人憑相關(guān)手續到指導中心提取檔案。在頻繁的轉遞過(guò)程中,畢業(yè)生個(gè)人檔案材料的丟失、損壞、涂改等現象不可避免。只有實(shí)現學(xué)生檔案數字化,才能從根本上保證學(xué)生檔案資料的完整、齊全和安全。
　　4.建立學(xué)生檔案數字化,充分發(fā)揮學(xué)生檔案利用
　　高校與各國之間交流合作日益頻繁,就我校而言,檔案部門(mén)每年接待因出國留學(xué)、申請移民、研究生入學(xué)考試辦理成績(jì)及相關(guān)證明材料的各屆學(xué)生愈來(lái)愈多,高校學(xué)生檔案的利用工作越來(lái)越重要。因此,建立學(xué)生檔案數字化,加強檔案服務(wù)意識,做好學(xué)生檔案利用工作,才能樹(shù)立高校檔案部門(mén)良好的對外服務(wù)形象。
　　二 建立學(xué)生檔案數字化系統,最終實(shí)現高校檔案資源信息化建設
　　1.根據學(xué)生檔案的收集、管理、轉遞的流程,開(kāi)發(fā)優(yōu)秀的適用于學(xué)生檔案管理信息網(wǎng)絡(luò )使用的軟件
　　學(xué)生管理信息網(wǎng)絡(luò )使用軟件應該具備用戶(hù)登陸;新生登記;學(xué)生信息查詢(xún)修改;分數查詢(xún)修改;處分獎勵查詢(xún)修改;學(xué)生人數統計;系統管理頁(yè)面;畢業(yè)登記等八個(gè)主要基本功能。但是目前高校對于文書(shū)、教學(xué)綜合及人事檔案等基本都已有比較成熟的軟件系統和規章制度,唯獨只有學(xué)生檔案因其轉遞速度快,滯留時(shí)間短等原因,而受不到領(lǐng)導和檔案工作者的重視,所以學(xué)生檔案信息系統才剛剛起步,因此要想在短時(shí)期內完成學(xué)生檔案信息資源的建設,需要借助校園網(wǎng)成熟的軟硬件環(huán)境,實(shí)現學(xué)生檔案系統與校園網(wǎng)的無(wú)縫接軌,并利用校園網(wǎng)與社會(huì )檔案管理網(wǎng)絡(luò )的對接,使今后的學(xué)生檔案管理不再是孤立的個(gè)體,充分利用網(wǎng)絡(luò )調用學(xué)生檔案,利用網(wǎng)絡(luò )的實(shí)時(shí)性,方便學(xué)生、企事業(yè)單位和查詢(xún)者查詢(xún)、檢索學(xué)生檔案,最終實(shí)現

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