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推動(dòng)電子文件歸檔工作的思考
與紙質(zhì)文件相比文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀(guān)念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對機系統的依賴(lài)性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著(zhù)眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規劃電子文件歸檔工作時(shí)，應從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。紙質(zhì)檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗，利用磁盤(pán)，脫機采集數據的介質(zhì)移交方式容易造成數據丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì )文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò )移交的途徑有兩條：?(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)。隨著(zhù)各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著(zhù)信息管理部門(mén)的統一要求進(jìn)行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò )在各業(yè)務(wù)管理機構與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計算機與信息管理部門(mén)負責歸檔。為適應辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們越來(lái)越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的而建立系統。計算機與信息管理部門(mén)負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統一型信息系統的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)建立校行政信息管理系統，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統，正在籌建的教學(xué)管理系統與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結算中心、教務(wù)處、生院構成數據交換網(wǎng)。注冊中心負責學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績(jì)等數據的傳遞；結算中心負責學(xué)生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負責學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數據通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著(zhù)每年數據的更新，過(guò)期數據應由信息中心按檔案部門(mén)的統一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。?二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立文件歸檔制度。?紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門(mén)都設立了分管領(lǐng)導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對穩定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)和技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。?電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。?清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì )議主要議題之一，會(huì )上，分管檔案工作的副校長(cháng)和檔案館館長(cháng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì )上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對電子文悠揚的來(lái)源進(jìn)行廣泛調研的基礎上，本著(zhù)“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長(cháng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專(zhuān)門(mén)電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(cháng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過(guò)努力，現已將部分電子文件歸檔。?與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨家很難完成，應采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計算機與信息管理部門(mén)三結合的方法。電子文悠揚形成部門(mén)熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的形成和聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統籌作用；計算機與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應相互滲 透，揚長(cháng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。?簽署是文件生效的主要標志，在現在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。，電子文件、紙質(zhì)文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時(shí)參照互補。?在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(cháng)時(shí)間，但從長(cháng)遠看，在檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對那些作用大、情報價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎證證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行，最好以簡(jiǎn)報、情況報道類(lèi)，以及信息的實(shí)質(zhì)已被其它檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標。?清華大學(xué)宣傳部從八十年代初將報道學(xué)校工作情況的剪報整理作為資料歸檔。近年又在校園網(wǎng)管理系統中設置了“報刊信息”專(zhuān)欄，隨時(shí)輸入各報刊登載我校情況文章的標題及摘要，通過(guò)傳輸到全校，供廣大師生員工共享。1998年，經(jīng)與檔案館反復后，進(jìn)一步完善了上網(wǎng)的報刊信息，加注了刊登文章的詳細出處，相當于索引，并將上網(wǎng)報刊信息及索引制成硬拷貝，與相應的電子文件一并歸檔，簡(jiǎn)化了紙質(zhì)剪報的剪裁、粘貼和整理工作。經(jīng)如此辦理，一般查詢(xún)可利用電子檔案，快捷方便，需查用全文時(shí)可借助電子檔案所提供的報刊索引到圖書(shū)館查閱，萬(wàn)一電子檔案被損壞，相應的紙制裁檔案還保存完好。【推動(dòng)電子文件歸檔工作的思考】相關(guān)文章：
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