加強基礎工作是檔案管理現代化的前提

一、檔案管理基礎工作存在的主要問(wèn)題分析　　眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入?計算機?的各項原始數據信息必須是準確和科學(xué)的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會(huì )是更高級的“垃圾”。所以實(shí)行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著(zhù)錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎工作使其充分滿(mǎn)足計算機工作的技術(shù)要求�！　∧敲次覈鴻n案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢?哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢?總體來(lái)講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時(shí)間跨度長(cháng)且由于多年來(lái)一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面?一是檔號不規范沒(méi)有目錄號一卷多冊現象較多?二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標題等現象較為普遍?三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無(wú)法檢索而難以利用?四是許多案卷未標頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現?五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權限組的還有按文種組卷的?六是案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷�？傊�綜合性檔案館建館時(shí)間越長(cháng)館藏量越大的存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴重。 從以上情況來(lái)看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題�！　《�、實(shí)行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平　　從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著(zhù)錄、保管等各個(gè)環(huán)節都要按照統一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作�！　。�?全面普查案卷，去糟取精　　這是實(shí)現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計算機管理時(shí)出現重復與低效率的情況�！　。�?重新組合案卷實(shí)現案卷規范化　　將那些組卷過(guò)厚內容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應對那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內目錄、無(wú)案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計算機管理檔案后的利用效率�！　。�?結合本館實(shí)際規范著(zhù)錄工作　　著(zhù)錄是實(shí)行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。１９８６年國家頒布的《檔案著(zhù)錄規則》是規范著(zhù)錄工作的最基本依據。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著(zhù)錄工作的著(zhù)錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著(zhù)錄細則》從目前實(shí)施的情況來(lái)看已經(jīng)起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實(shí)行檔案計算機管理工作有很大的促進(jìn)�！　。�?統一分類(lèi)號保證檢索查全率　　計算機檢索的顯著(zhù)優(yōu)勢就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類(lèi)過(guò)程中，首先根據《中國檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價(jià)”問(wèn)題涉及的行業(yè)較多我們就統一歸入“Ｊ”類(lèi)然后再根據每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區分。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應加強校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類(lèi)文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。 　�。�?規范題名保證檢索查準率　　檔案的分類(lèi)號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準因此在著(zhù)錄時(shí)要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點(diǎn)是?在填寫(xiě)題名項過(guò)程中要規范機構簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會(huì )簡(jiǎn)稱(chēng)為市計委?北京市計劃生育委員會(huì )簡(jiǎn)稱(chēng)為市計生委而不能都簡(jiǎn)稱(chēng)為市計委?還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著(zhù)錄過(guò)程中將題名中責任者、事由、文種?必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長(cháng)則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫(xiě)“請示”凡不要求批復的文件則寫(xiě)“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用�！　×硗馕覀冞�利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點(diǎn)、時(shí)間與機構分別著(zhù)錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。三、加快數據準備推進(jìn)檔案現代化管理進(jìn)程　　在檔案管理基礎工作的各個(gè)環(huán)節中計算機數據的準備工作是一個(gè)大工程尤其是對于那些建館時(shí)間較長(cháng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著(zhù)錄工作不僅量大而且復雜如果沒(méi)有一整套規范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì )使計算機因數據準備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進(jìn)展速度。在著(zhù)錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著(zhù)錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果�！　。�?分清輕重緩急，循序漸進(jìn)　　檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì )所用而實(shí)現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過(guò)程中應先根據各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì )利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會(huì )利用的效率�！　。�?分級次著(zhù)錄，省時(shí)省力　　在著(zhù)錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著(zhù)錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著(zhù)錄?對那些一卷內幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著(zhù)錄?而對那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著(zhù)錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著(zhù)錄條目和錄入條目既節約了時(shí)間、人力與財力又提高了效率�！　。�?分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎　　對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著(zhù)錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標引?而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類(lèi)號。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著(zhù)錄環(huán)節大大地提高著(zhù)錄速度�！　。�?用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率　　“主題詞”雖然有規范統一的功效卻同時(shí)存在著(zhù)查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊?我們認為可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯?關(guān)鍵詞?進(jìn)行標識待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進(jìn)行處理。例如?擬寫(xiě)關(guān)于廠(chǎng)房基礎建設一事的關(guān)鍵詞有人寫(xiě)“基本建設”有人寫(xiě)“基建”有人寫(xiě)“廠(chǎng)房建設”在進(jìn)行計算機后控時(shí)統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動(dòng)增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動(dòng)標引不準確的缺點(diǎn)而且解決了主題詞的詞義含量問(wèn)題?分屬關(guān)系?�！　〗�年來(lái)我們在推進(jìn)檔案管理現代化的進(jìn)程中通過(guò)實(shí)行標準化、規范化的工作提高了檔案管理基礎工作水平并已初步建成了計算機檢索體系為實(shí)行計算機管理打下了扎實(shí)的基礎。

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