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信息化時(shí)代國企文秘工作的特點(diǎn)
摘要：隨著(zhù)我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，我國社會(huì )也逐步進(jìn)入信息化時(shí)代，科技以其鮮明的信息化時(shí)代特點(diǎn)逐漸改變著(zhù)人們傳統的生活和工作方式，并且對國企的文秘工作產(chǎn)生了重要的影響，促使其提高能力以更好的應對復雜多變的信息處理工作并努力做好領(lǐng)導的輔助工作。本文主要對信息化時(shí)代背景下國企文秘工作的特點(diǎn)以及所需的工作技能進(jìn)行探索分析，以期為提高國有企業(yè)秘書(shū)的工作水平和辦事效率提供相應的參考和支持。
關(guān)鍵詞：信息化;文秘工作;特點(diǎn);技能;國有企業(yè)
信息化時(shí)代背景下的國有企業(yè)對秘書(shū)的信息處理能力提出了更高的要求，不僅要求其能快速通過(guò)傳統方式進(jìn)行信息處理，亦要求其能通過(guò)博客、微博等新型渠道獲得所需信息。因此，在新時(shí)代背景下，國有企業(yè)秘書(shū)在工作的過(guò)程中，要緊抓文秘工作特點(diǎn)，以培養自身迅速處理信息和應急能力，并著(zhù)重自身溝通交流能力的提升，以架設好上級領(lǐng)導部門(mén)和普通員工之間的溝通橋梁，保障各項工作的有序進(jìn)行。
一、信息化背景下國企文秘工作特點(diǎn)分析
秘書(shū)是國有企業(yè)領(lǐng)導進(jìn)行決策管理和領(lǐng)導的重要參謀和助手，其綜合素質(zhì)高低直接關(guān)系著(zhù)領(lǐng)導工作的開(kāi)展以及決策、管理等，尤其是在信息高速發(fā)展的21世紀，秘書(shū)在企業(yè)的組織結構中不僅占據著(zhù)舉足輕重的地位，亦具有自身特點(diǎn)，具體表現如下：
(1)國企文秘工作的服務(wù)性
國企文秘工作的服務(wù)性特點(diǎn)不僅是信息化時(shí)代背景下國企文秘工作最顯著(zhù)的特點(diǎn)，亦是國有企業(yè)文秘工作的基本屬性，具體是指，國有企業(yè)秘書(shū)工作的本質(zhì)是為領(lǐng)導提供服務(wù)，主要取決于領(lǐng)導的工作方式和工作內容，也即指，在國有企業(yè)秘書(shū)工作的過(guò)程中，無(wú)論是處理日常事務(wù)，如整理會(huì )議筆記、文檔歸類(lèi)等，還是上級領(lǐng)導要求的臨時(shí)授意事項，如組織和安排臨時(shí)會(huì )議等，其最終目的都是為上級領(lǐng)導各項工作的順利開(kāi)展所做的前期服務(wù)性工作。
(2)國企文秘工作的綜合性
綜合性亦是國企文秘工作的顯著(zhù)性特征，歸根結底是因為，文秘工作本就是一項較為煩瑣的工作，其在正常工作的過(guò)程中，不僅扮演著(zhù)辦事員、計劃員以及接待員等方面的角色，亦扮演著(zhù)參謀員等多種角色，以為企業(yè)領(lǐng)導提供更加全面、周到的服務(wù)，如小到接打電話(huà)、草擬稿件等，大道組織活動(dòng)等，在領(lǐng)導的日常工作過(guò)程中扮演著(zhù)重要的角色，關(guān)系著(zhù)領(lǐng)導與下級、其它企業(yè)之間的良好互動(dòng)性。
(3)國企文明工作的高效性
高效性是信息化時(shí)代背景對國企文秘工作的基本要求，尤其是在信息迅猛發(fā)展的21世紀，誰(shuí)率先掌握了信息，誰(shuí)就首先獲得了商機;此外，隨著(zhù)我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制的建立以及逐步完善，國有企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中面臨著(zhù)更大的壓力和挑戰，其決策質(zhì)量和效率則直接關(guān)系著(zhù)國有企業(yè)的市場(chǎng)競爭力。因此，國有企業(yè)文秘工作必須要保持高效率性，以協(xié)助領(lǐng)導者做好決策和領(lǐng)導工作，掌握商業(yè)先機，增強企業(yè)自身的市場(chǎng)競爭力。
(4)國企文秘工作的輔助性
輔助性是國有企業(yè)文秘工作的基礎特點(diǎn)，究其原因在于，國有企業(yè)文秘工作的主要工作作用之一就是為領(lǐng)導決策和管理提供相應的輔助性服務(wù)和參謀，以協(xié)助領(lǐng)導做出更加理性、全面的決策，推進(jìn)企業(yè)的可持續發(fā)展。但秘書(shū)在參謀的過(guò)程中要注意的是，切勿擅離職守，逾越職權，要在自身的權限內為領(lǐng)導者提出合理的建議或者是意見(jiàn)。
二、國企文秘工作特點(diǎn)要求下所需的工作技能
基于信息化時(shí)代背景下國企文秘工作特點(diǎn)的分析，為滿(mǎn)足現代化國有企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，國有企業(yè)秘書(shū)在工作的過(guò)程中，需要具備以下文秘工作技能：
(1)良好的語(yǔ)言表述能力，以起到良好的橋梁溝通作用
國企文秘工作的重要作用之一就是推動(dòng)企業(yè)上下級以及企業(yè)之間的良好溝通交流。因此，在信息化時(shí)代背景下，國有企業(yè)秘書(shū)必須要具備良好的語(yǔ)言表達能力，以便于其在實(shí)際的日常工作過(guò)程中能夠通過(guò)各種渠道應用自身較強的語(yǔ)言表達能力進(jìn)行要點(diǎn)總結和提煉，以保障文稿內容的流暢性和重點(diǎn)的突出性，確保企業(yè)內部上下級以及企業(yè)之間在正常的溝通交流過(guò)程中能實(shí)現纖細的對稱(chēng)性，雙方各自的意圖都能得到明確的表達，以促進(jìn)彼此之間的友好交流，共同推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。
(2)良好的組織協(xié)調能力，以起到良好的紐帶作用
國有企業(yè)秘書(shū)在處理日常事務(wù)的過(guò)程中，作為企業(yè)領(lǐng)導的輔助者，其不可避免的要組織一些會(huì )議或者是傳達一些指示。因此，國有企業(yè)秘書(shū)在日常工作的過(guò)程中，必須要具備良好的組織和協(xié)調能力，以便于起到較好的紐帶性作用，既要保障企業(yè)管理層的相關(guān)決策能夠及時(shí)、準確、全面的傳入各職能能部門(mén)中，亦要確保各職能部門(mén)對企業(yè)發(fā)展的相關(guān)建議以及工作效果、執行力等相關(guān)信息能及時(shí)反饋到管理和領(lǐng)導層，并協(xié)助領(lǐng)導者處理好上下級之間的關(guān)系，以便于保障企業(yè)正常運轉過(guò)程中各項工作進(jìn)行的高效性。
(3)熟練的專(zhuān)業(yè)技術(shù)操作能力，以做好日常事務(wù)工作
國有企業(yè)秘書(shū)在日常工作的過(guò)程中，會(huì )接觸到較多的會(huì )議文稿整理、發(fā)言稿擬寫(xiě)以及統計等相關(guān)文字性工作，會(huì )不可避免的接觸到現代化的辦公設備和技術(shù)。因此，國有企業(yè)秘書(shū)必須要具備熟練的專(zhuān)業(yè)技術(shù)操作能力，如熟練掌握Word、Excel等辦公軟件以及打印機、傳真機等辦公設備，以保障其各項日常業(yè)務(wù)處理工作的順利進(jìn)行，提高工作效率，更好的輔助和服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導者。
(4)處理突發(fā)事件的應急能力，以維持企業(yè)良好的秩序
國有企業(yè)秘書(shū)在工作的過(guò)程中，除了有必要處理一些日常事務(wù)外，有時(shí)還必須及時(shí)處理一些突發(fā)性事件，如組織臨時(shí)會(huì )議、接待臨時(shí)重要人物等。因此，國有企業(yè)秘書(shū)必須要具備一定的突發(fā)事件處理能力，以便于在發(fā)生突發(fā)事故時(shí)，能夠在現場(chǎng)第一時(shí)間內準備相關(guān)材料和解決問(wèn)題的思路和方法，為領(lǐng)導提供及時(shí)的參考建議;此外，國有企業(yè)秘書(shū)還必須具備較為到位的事務(wù)處理能力，以便于在處理各項突發(fā)事件的過(guò)程中，能夠做到謹慎高效以及精益求精，更好的為企業(yè)領(lǐng)導者服務(wù)，真正彰顯參謀職能。
(5)較高的信息管理能力，以實(shí)現對高度密集信息的有效識別
信息的高速發(fā)展和高度密集是21世紀社會(huì )最顯著(zhù)的特征。因此，在信息化時(shí)代背景下，國有企業(yè)秘書(shū)必須具備較高的信息管理能力，以便于其在日常事務(wù)處理的過(guò)程中能夠對信息進(jìn)行有效的識別、加工和利用，并整理得出自己所需的信息，為上級領(lǐng)導部門(mén)的相關(guān)決策提供有力的信息支持。為實(shí)現信息化時(shí)代國有企業(yè)對相關(guān)信息的滿(mǎn)足和需求，國有企業(yè)秘書(shū)在日常業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中，要做好以下方面工作：一是要不斷強化自身敏銳的現代信息意識，提高自身信息管理能力，以便于在日常工作的過(guò)程中能夠從廣泛的企業(yè)現象中捕捉到本企業(yè)所需的專(zhuān)業(yè)信息，為領(lǐng)導提供全面、真實(shí)可靠的信息;二是加強自身的信息處理能力，主要包括信息的獲取、選擇、預測、處理以及應用五方面的能力，以更好的適應快速發(fā)展的信息社會(huì )，提高文秘工作效率。
三、結語(yǔ)
綜上所述可知，信息時(shí)代背景下的國企文秘工作具有服務(wù)性、綜合性、高效性以及輔助性等方面的特點(diǎn)。因此，在國企文秘工作的特點(diǎn)要求下，國有企業(yè)秘書(shū)在日常工作的過(guò)程中，要積極培養自身的各項工作技能，以保障各項事務(wù)處理和問(wèn)題解決的高效性，積極履行其各項工作職能，為企業(yè)領(lǐng)導者提供更加全面、高效的服務(wù)和輔助，促進(jìn)企業(yè)各項決策的理性化和合理化。
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