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細化和加強業(yè)務(wù)推廣費的管理研究
推廣費指產(chǎn)品和服務(wù)推廣宣傳而產(chǎn)生的費用。把自己的產(chǎn)品、服務(wù)、技術(shù)、文化、事跡等等通過(guò)傳統的四大媒體(報刊、廣播、電視、網(wǎng)絡(luò ))廣告讓更多的人和組織機構等了解、接受，從而達到宣傳、普及的目的。下文對細化和加強業(yè)務(wù)推廣費的管理進(jìn)行了研究。
摘 要：本文主要講述廣東南方電信規劃咨詢(xún)設計院有限公司惠州分公司針對當前社會(huì )環(huán)境的影響和上級對業(yè)務(wù)推廣費的管控要求，結合自身業(yè)務(wù)推廣費開(kāi)支和管理的實(shí)際情況，分析這類(lèi)費用管控存在的主要問(wèn)題，提出一些相應的改進(jìn)措施和實(shí)施方案以及這些措施和方案的創(chuàng )新新穎之處，并加大措施及方案的執行力度來(lái)持續完善和改進(jìn)惠分這類(lèi)費用的內控機制。指出重點(diǎn)解決了哪些問(wèn)題，并對這項措施的實(shí)行所產(chǎn)生的效益效果進(jìn)行了分析，指出今后努力的方向。目標是確保這類(lèi)費用可控可管，能順利完成總公司2014年下達的管控指標。
關(guān)鍵詞 ：加強 業(yè)務(wù)推廣費 管理
黨的“十八大”召開(kāi)后，根據中央“八項規定”、“六項禁令”精神嚴格管控接待類(lèi)及禮品類(lèi)費用。近幾年，廣東南方電信規劃咨詢(xún)設計院有限公司惠州分公司業(yè)務(wù)量逐年上升，已涉及10個(gè)地市、18個(gè)區域。由于公司持續發(fā)展、市場(chǎng)拓展、客戶(hù)維系、內部管理等的需要，這類(lèi)成本費用呈逐年上升趨勢。此項成本費用的增長(cháng)也普遍高于總體成本費用的增長(cháng)速度。2014年省公司要求各專(zhuān)業(yè)公司業(yè)務(wù)招待費要下降40%。從目前的經(jīng)營(yíng)管理狀況看，盡管惠分一直以來(lái)對這項費用也有采取相應的管控措施，但針對目前嚴峻的形勢，成本下降壓力仍較大，施行成本管控進(jìn)一步精細化勢在必行。
一、業(yè)務(wù)推廣費管理現狀
業(yè)務(wù)推廣費是指與分公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的業(yè)務(wù)招待、業(yè)務(wù)應酬及業(yè)務(wù)禮品等費用。財務(wù)核算口徑包含：業(yè)務(wù)招待費、業(yè)務(wù)宣傳費。
業(yè)務(wù)推廣費的管理構架及職責：
預算管理中心：負責業(yè)務(wù)費的歸集、核算、信息發(fā)布及預算指標的分解、調整、控制。
市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部：負責市場(chǎng)線(xiàn)條業(yè)務(wù)費的預算編制、預算申請、預算控制、總體統籌。
生產(chǎn)部門(mén)：負責生產(chǎn)線(xiàn)條業(yè)務(wù)費的預算編制、預算申請、預算控制、總體統籌及配合市場(chǎng)線(xiàn)條業(yè)務(wù)費的預算執行。
綜合部：負責綜合行政線(xiàn)條業(yè)務(wù)費的預算編制、預算申請、預算控制、總體統籌。
其他職能部門(mén)：負責本部門(mén)業(yè)務(wù)費的預算申請、預算控制。
二、問(wèn)題呈現
(一)業(yè)務(wù)招待費管控缺陷
1、開(kāi)支只是隨既成習慣，缺乏一些指引性的或分類(lèi)的統一標準。
2、日常接待沒(méi)有簽訂、篩選一些協(xié)議餐館，少利用一些可降價(jià)空間。
3、有些內部會(huì )議費沒(méi)有提供會(huì )議資料，納入了業(yè)務(wù)招待費開(kāi)支。
4、缺乏一套內部、外部招待工作的指引或手冊。(內部資料：不公開(kāi)、非正式文件)
5、沒(méi)有分解下達部門(mén)預算目標，沒(méi)有針對性的管控考核機制。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費管控缺陷
1、物資采購管理辦法執行不到位。特別是供應商入圍缺乏正規的評審程序，供應商評審、考核管理有待加強，采購評審小組相關(guān)工作有待完善，采購人員職責不清，詢(xún)價(jià)、核價(jià)、采購、倉管職責存在交叉，不相容職務(wù)未實(shí)行嚴格崗位分離。
2、存在同一機構辦理采購業(yè)務(wù)全過(guò)程的缺陷。供應商入圍、合同談判、采購、領(lǐng)用、保管出現集中在一個(gè)部門(mén)的現象，不符合《企業(yè)內部控制基本規范》的相關(guān)規定。
3、單項采購金額1萬(wàn)元以下，但出現同一時(shí)段多張發(fā)票連號的現象，原因可能是供應商不愿簽合同、可能是為了減化手續分拆金額規避合同評審等等，存在審計風(fēng)險。
4、業(yè)務(wù)推廣費總數超出額度，而其中的業(yè)務(wù)宣傳費用額度沒(méi)有用足。原因之一是結算發(fā)票未能達到列支業(yè)務(wù)宣傳費條件。業(yè)務(wù)宣傳費科目不能精準反映公司實(shí)際業(yè)務(wù)宣傳支出。
5、沒(méi)有分解下達部門(mén)預算目標，沒(méi)有針對性的管控考核機制。
三、管控思路
(一)業(yè)務(wù)招待費管控思路
1、申請：嚴格把控事前申請流程。
2、標準：建立開(kāi)支標準、接待手冊。
3、考核：下達各部門(mén)預算指標并制定相應的考核細則。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費管控思路
1、申請：嚴格把控事前申請流程。
2、采購：執行采購環(huán)節相分離原則。
3、考核：下達各部門(mén)預算指標并制定相應的考核細則。
四、改進(jìn)措施
(一)業(yè)務(wù)招待費改進(jìn)措施
1、實(shí)行事前申請
2014年起采用《業(yè)務(wù)餐費申請確認表》(分職能部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén))，嚴格事前申請。
2、明確接待內容及相關(guān)原則。接待內容包括：住宿，宴請，禮品。編制預算計劃應本著(zhù)“節儉、合理、必須”的預算原則，按照全年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，明確相關(guān)標準，并組織實(shí)施。宴請接待應本著(zhù)“經(jīng)濟、實(shí)惠、節約”的使用原則安排，并優(yōu)先安排在定點(diǎn)飯店接待，餐飲用酒原則上自帶。在業(yè)務(wù)接待中贈送的禮品，應當符合相關(guān)法律法規要求，以宣傳企業(yè)、展示企業(yè)文化為主要內容。不得贈送現金、有價(jià)證券、支付憑證和商業(yè)預付卡，以及貴重金屬和其他貴重物品。業(yè)務(wù)接待不得安排接待對象到高檔的娛樂(lè )、休閑、健身、保健等經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所活動(dòng)。減少非必要用餐和非工作用餐，嚴格控制無(wú)客戶(hù)陪同勘察用餐，全員達成高度共識，部門(mén)負責人應負責把好關(guān)。
3、制定接待指引手冊
綜合部梳理出一批日常接待的餐館、酒店參照指引或手冊，以提供餐館、酒店的各類(lèi)信息，包括地點(diǎn)、電話(huà)、聯(lián)系人、主要特色菜式、其他服務(wù)項目等，在這當中，可以選擇一些簽為協(xié)議方(協(xié)議接待點(diǎn)須給予低于市場(chǎng)價(jià)的優(yōu)惠，同意按月度結算)，按不同來(lái)訪(fǎng)人員區分不同檔次。
對日常的餐費也可以提前按照內定的人均參照標準(可以進(jìn)行市場(chǎng)調研后討論確定出一個(gè)可行的人均標準)訂制幾套套餐供選擇，適當根據市場(chǎng)環(huán)境、物價(jià)影響等因素適時(shí)進(jìn)行調整。這樣可以將成本對比、成本管控、詢(xún)價(jià)工作前置、減少浪費，由于簽訂協(xié)議也可以享受降點(diǎn)優(yōu)惠，可以節約每次點(diǎn)菜時(shí)間，可以簽單月結，延后付款。
對各外駐點(diǎn)、區域的日常接待、會(huì )議會(huì )審的餐館、酒店也統一梳理，提供一套指引手冊。對外駐點(diǎn)可以區分一類(lèi)地區、二類(lèi)地區、三類(lèi)地區等來(lái)考慮訂制套餐的人均參照標準(可以進(jìn)行市場(chǎng)調研后討論確定出一個(gè)可行的人均標準，也可以適當根據市場(chǎng)環(huán)境、物價(jià)影響等因素適時(shí)進(jìn)行調整)。
6、前置、細化業(yè)務(wù)接待工作準備
制定惠分接待工作總體流程、各項工作分工明確(包括收集客人信息發(fā)送溫馨提示、預訂酒店、訂餐、布置接待場(chǎng)地、用車(chē)安排、迎接歡送規定、禮品發(fā)放、交流資料、發(fā)言稿準備等)。
7、確定人均參照用餐標準
業(yè)務(wù)接待時(shí)，需按人數及人頭用餐標準點(diǎn)餐，原則上不得超人均參照標準用餐。超人均標準用餐時(shí)，需向相關(guān)主管申請，說(shuō)明理由，超額幅度一般不得超過(guò)20%。會(huì )議會(huì )審不得以虛增加人數方式加大用餐額度。一經(jīng)查實(shí)，將追究部門(mén)負責人及相關(guān)人員經(jīng)濟責任。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費改進(jìn)措施
1、嚴格事前申請流程
2014年起啟用《公司業(yè)務(wù)宣傳品申請確認表》，嚴格執行事前申請流程。市場(chǎng)部及其他部門(mén)臨時(shí)采購必須以《公司業(yè)務(wù)宣傳品申請確認表》進(jìn)行采購前申請。綜合部的批量采購一般通過(guò)訂立合同并走OA流程進(jìn)行事前申請。
2、回歸采購職責
為減輕市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)人員(含生產(chǎn)部門(mén)、區域協(xié)助營(yíng)銷(xiāo)人員)的工作壓力，減少多頭采購產(chǎn)生各項成本。同時(shí)，也為了規范采購管理，將市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)采購職責按文件規定歸回采購部門(mén)綜合部。市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部作為采購需求部門(mén)負責提出采購需求，協(xié)助采購部門(mén)做好詢(xún)價(jià)、資料收集等基礎工作。市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部年底或年初統籌組織好市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)采購所有供應商的評審(至少三家供應商)。評審會(huì )議形成采購評審意見(jiàn)，參加人員：綜合部經(jīng)理、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理、預算管理中心經(jīng)理、相關(guān)部門(mén)工作人員及一名生產(chǎn)部門(mén)代表。并將初評意見(jiàn)提交公司決策委員會(huì )，公司決策委員會(huì )最終確定年度供應商入圍名單。
3、理順采購流程
綜合部接到采購需求，由詢(xún)價(jià)員與入圍的供應商進(jìn)行洽談、確定當期采購價(jià)格，采購數量，負責走合同評審流程，簽訂合同。采購員按合同辦理采購、申請付款，并將采購的物資與倉管員辦理驗收、交接。倉管員辦理入庫手續。入庫單隨報銷(xiāo)發(fā)票交預算管理中心一份。詢(xún)價(jià)員、采購員、倉管員三者必須分離，由不同的人擔任。
4、集中采購
對每年都有需求的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)用品、應當多利用集中采購、批量采購，避免多頭采購或分散采購，以提高采購效率，降低采購成本。
5、完善庫存管理及賬務(wù)處理
倉管員按物品類(lèi)別分別登記庫銷(xiāo)存賬。入庫時(shí)，倉管員接到采購員的入庫申請，與采購員共同檢查并清算入庫物品的類(lèi)別，數量，同時(shí)倉管員登記庫銷(xiāo)存賬，采購員與倉管員簽名確認。出庫時(shí)，倉管員接到領(lǐng)用人的領(lǐng)用申請(領(lǐng)用出庫單)，與領(lǐng)用人共同檢查并清算出庫物品的類(lèi)別，數量，同時(shí)倉管員登記庫銷(xiāo)存賬，倉管員與領(lǐng)用人簽名確認。對庫存物品執行月度或季度盤(pán)查機制，由預算管理中心、綜合部相關(guān)人員、風(fēng)險管理員組成盤(pán)查小組，定期對庫存領(lǐng)用、登記、保管等工作進(jìn)行內部審查，并形成反饋制度，及時(shí)將整改意見(jiàn)、時(shí)間要求反饋責任部門(mén)。
倉管員按物品類(lèi)別分別登記庫銷(xiāo)存賬，采購需求部門(mén)按需交倉管員領(lǐng)用出庫單，每次的領(lǐng)用出庫單一式三份，倉管員一份，領(lǐng)用人一份，財務(wù)一份。領(lǐng)用人按領(lǐng)用出庫單填寫(xiě)報賬審批單，預算管理中心依據領(lǐng)用出庫單核銷(xiāo)原存貨或預付賬款，分期計入相應成本，不再直接一次性計入成本，以便更真實(shí)反映成本客商、成本部門(mén)信息。
6、發(fā)票管理
加強采購發(fā)票的審核：對連號超過(guò)單項采購金額的，必須補相關(guān)合同評審手續。加強發(fā)票的規范管理，杜絕虛假的發(fā)票報賬，減少稅務(wù)和審計風(fēng)險，按規定加強5000元以上發(fā)票查詢(xún)。
(三)下達費用指標
綜合考慮影響費用的各因素，根據業(yè)務(wù)量，歷史數據，屬地管理，區域數量、上級每年管控要求、當地風(fēng)俗和業(yè)主習慣、區域因素(廣東分一、二、三類(lèi)地區)等把指標分解到責任部門(mén)。通過(guò)預算管理進(jìn)行實(shí)際與預算差異對比分析，及時(shí)反饋、調整，兌現考評獎懲機制。
五、 創(chuàng )新及新穎之處
(一)全面管控
重點(diǎn)關(guān)注事前申請，事前申請是后續報賬最主要的依據之一，形成良好的事前申請習慣，對后續該費用管理提供了基礎，同時(shí)對業(yè)務(wù)推廣費形成事前——事中——事后整個(gè)過(guò)程進(jìn)行多方位的監督控制，加強了內部牽制機制的改進(jìn)，實(shí)現更有效的管理和控制。
(二)精細管理
開(kāi)支標準、接待手冊、服務(wù)指南的建立、報帳要求的加強，有利于降低成本、提高效率和節省時(shí)間并進(jìn)一步規避風(fēng)險，實(shí)行精細化管理。
(三)預算考核
指標下達到主要責任部門(mén)，各責任部門(mén)在預算指標范圍內控制使用。各責任部門(mén)在惠分業(yè)務(wù)費管理細則的基礎上制定各自的業(yè)務(wù)費管控細則，層層管控，年終對管控效果進(jìn)行考核和后評估。
六、解決問(wèn)題及預期效果
(一)業(yè)務(wù)招待費管控重點(diǎn)解決問(wèn)題及預期效果
1、建立了開(kāi)支標準和接待手冊，有了餐館、酒店的指引手冊，工作規范化、標準化提高，工作不依賴(lài)人，臨時(shí)接替招待工作人員的工作也節省了詢(xún)問(wèn)接待信息的時(shí)間，解決了此類(lèi)費用經(jīng)辦人員盲目，無(wú)序的開(kāi)支。
2、宣貫力度加大，全員節支增效的意識得到提高。員工能更加清楚地界定業(yè)務(wù)費開(kāi)支的范圍和額度的事前把控，非必要、非工作餐的餐費開(kāi)支將會(huì )減少。
3、將管控措施與國家財經(jīng)政策及相關(guān)規定緊密結合，降低這類(lèi)費用的審計和法律風(fēng)險，更符合國家目前加強管控力度的形勢。
4、隨著(zhù)這些標準執行的既成習慣，對全年預算數據的測算也將更切實(shí)、更有把握。
5、隨著(zhù)公司節支增效方案的推進(jìn)，2013年的業(yè)務(wù)招待費得到明顯的控制，比上年同期下降了22%。2014年繼續完善并推行節支增效措施及內審改進(jìn)措施，計劃 要比2013年下降37.13%，力爭完成下降40%的目標。
(二)業(yè)務(wù)宣傳費管控重點(diǎn)解決問(wèn)題及預期效果
1、細化了供應商評審工作，可以貨比三家，詢(xún)價(jià)、議價(jià)、優(yōu)惠條款等信息更加公開(kāi)、透明。不相容職務(wù)如定價(jià)、采購、付款、保管、領(lǐng)用實(shí)行了崗位分離，采購相關(guān)部門(mén)、人員的職責更加清晰、分明，優(yōu)化了內部采購流程，內部牽制制度得到加強，降低了采購成本。
2、財務(wù)核算信息更加精細化，能按使用對象如實(shí)反映部門(mén)、區域的成本費用。
3、隨著(zhù)公司節支增效方案的推進(jìn)，2013年的業(yè)務(wù)宣傳費下降近12.64%。
2014年繼續完善并推行節支增效措施及內審改進(jìn)措施，合理開(kāi)支該費用，將年度開(kāi)支控制在下達預算內。
參考文獻
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