電算化環(huán)境下輔助核算的組織形式與應用優(yōu)勢

　　1、電算化環(huán)境下輔助核算的種類(lèi) 

　�。�1）特定項目?jì)热莸暮怂闩c管理針對某1特定項目所提出的輔助核算要求，將核算方式與操作指令融入基本賬務(wù)處理程序中，通過(guò)單獨的或與記賬憑證連動(dòng)的操作，實(shí)現對特定項目的輸入、查詢(xún)、核銷(xiāo)等基本操作功能，并可隨時(shí)輸出該項目的業(yè)務(wù)狀況資料和相關(guān)分析表單。通用財務(wù)軟件所提供的標準化特定項目主要有往來(lái)（客戶(hù)與供應商）單位、部門(mén)、職員等等。其輔助管理功能中，包括初始數據入賬、憑證數據的自動(dòng)傳遞、手工與自動(dòng)雙重銷(xiāo)賬等基本操作功能。 


　�。�2）自定義項目的管理利用軟件系統所提供的輔助項目設置功能，自定義輔助項目的名稱(chēng)、分類(lèi)與項目目錄，并與會(huì )計科目建立內在聯(lián)系，通過(guò)錄入以及對內部數據處理的控制來(lái)實(shí)現對相關(guān)要素內容的管理，這是輔助核算在賬務(wù)處理過(guò)程中較手工操作最具革命性的應用。有了該類(lèi)應用，對銷(xiāo)售收入的分組分崗記錄、費用的分部門(mén)考核、工程成本的分項目決算、科研經(jīng)費的詳細記載等，在功能實(shí)現上都顯得極為輕松與便利。 

　�。�3）延伸指標的核算與管理由于會(huì )計計量需要，部分核算對象涉及對實(shí)物數量、外幣金額等非價(jià)值計量指標的核算，或者需要同時(shí)記錄原始單據編碼、業(yè)務(wù)部門(mén)、經(jīng)手人等信息。輔助核算系統能夠將某1科目的輔助計量屬性與主要計量屬性相聯(lián)系，提供相互聯(lián)系的、可自動(dòng)轉換的多種計量數據；或者在錄入主要計量屬性數據時(shí)，同時(shí)標注與業(yè)務(wù)相關(guān)的附加屬性值。外幣匯率管理、數量控制、工作量考核等都屬于這1類(lèi)應用。這種應用集中體現了財務(wù)軟件的關(guān)聯(lián)性應用與數據連動(dòng)的優(yōu)勢。 

　�。�4）現金流量表的編制這是對自定義項目進(jìn)行定義和應用的特例。把既包括現金流量變動(dòng)的事項又包括不影響現金流量變化事項的科目，按現金流量表填列要求進(jìn)行分類(lèi)設置和處理，其中將經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)的類(lèi)別設置為自定義分類(lèi)項目，將銷(xiāo)售商品（提供勞務(wù)）收到現金、收到的稅費等設置為項目目錄。日常核算中，隨憑證業(yè)務(wù)的確認而累積各項統計數據。年終時(shí)可直接輸出所需要的指標信息。 

　　2、電算化環(huán)境下輔助核算的組織應用形式 

　�。�1）構成上下級關(guān)系的“科目——項目”方式利用科目與項目的上下級關(guān)系，建立起科目與項目之間的“控制——被控制”關(guān)系或“傳送——接受”關(guān)系，使錄入給1個(gè)科目的數據能夠直接傳遞給所有與之建立聯(lián)系的各個(gè)項目。在這種方式下，1個(gè)科目所接受的數據能夠同時(shí)被多個(gè)已建立聯(lián)系的輔助核算項目所接受。如應用最為普遍的部門(mén)輔助核算、職員輔助核算等便是典型的傳遞——接受關(guān)系。在實(shí)際應用中，可以是1個(gè)科目數據被多個(gè)項目所吸納，也可能是多個(gè)科目數據被1個(gè)項目所接受。如在往來(lái)核算中，應收賬款、預收賬款等多個(gè)賬戶(hù)可同時(shí)將某1特定單位定義為往來(lái)輔助核算項目，隨時(shí)接受多個(gè)科目所發(fā)生的業(yè)務(wù)數據，以反映與該單位間完整的債權債務(wù)情況。 

　�。�2）體現平行運算關(guān)系的數據承接方式對于具有外幣、數量、工時(shí)等輔助核算要求的項目，需要建立外幣原幣金額、匯率以及數量、單價(jià)、工時(shí)等指標與賬簿主體指標間的運算關(guān)系，這是直接在賬面上體現的最為直觀(guān)的1種輔助核算形式，在傳統賬簿體系中表現為外幣金額式或數量金額式賬簿格式。在數據關(guān)系處理中，這種應用的意義主要在于系統可隨時(shí)直接調用輔助核算指標數值，以方便實(shí)現對相關(guān)指標數據的單獨提取或單獨報告。 

　�。�3）描述擴展屬性特征的輔助標志方式在出納管理、銀行對賬與現金流量表編制等業(yè)務(wù)處理中，通常需要設置或追加某1科目的附加標志，如對于銀行存款科目，為方便對賬而需要附加設置銀行憑證號碼、憑證日期等屬性值；而對于現金或現金等價(jià)物科目則需要設置“現金流量科目”標志值。這種對科目所涉及的相關(guān)屬性進(jìn)行特定標記的方法，使基本賬簿的數據能夠被輔助核算功能所借用，讓系統通過(guò)多種標志人口方便地取得基本賬簿數據庫內的數據。 

　　3、電算化環(huán)境下輔助核算的應用優(yōu)勢 

　�。�1）輔助核算在核算項目的設置與運用上比會(huì )計科目更具靈活性由于科目體系直接影響會(huì )計的主體信息，1般會(huì )計規范（同樣體現在財務(wù)軟件中）對會(huì )計科目的設計、使用和增刪操作都有較為嚴格的約束，這些約束表現在對科目代碼和科目名稱(chēng)的設置、科目屬性定義、科目修改和刪除等日常維護的種種限制中，操作中（或系統開(kāi)發(fā)時(shí)）稍有出入就會(huì )直接影響會(huì )計賬簿體系的正確和完整。而輔助項目相對獨立于標準的會(huì )計賬簿體系，其操作與維護不受會(huì )計核算規范的約束，軟件可根據其與標準賬簿體系的關(guān)系靈活地定義項目操作的規程。例如，可任意定義項目代碼的長(cháng)度，可按業(yè)務(wù)類(lèi)型確定輔助項目與科目體系的內在關(guān)系等，從而在日常維護過(guò)程中可充分體現操作上的方便性和運用上的靈活性。 

　�。�2）項目共享打破會(huì )計科目的樹(shù)形結構體系，構筑起賬戶(hù)間參差的網(wǎng)狀數據結構形式預設的輔助項目可任由不同的科目共同使用，實(shí)現了多個(gè)科目對同1項目數據的共享；同時(shí)，1個(gè)科目也可以同時(shí)關(guān)聯(lián)多個(gè)特定項目，使不同輔助管理要求的項目共享1個(gè)科目的數據。這種雙向關(guān)聯(lián)方式編織出機內數據傳遞與匯總的交叉網(wǎng)絡(luò )，使1個(gè)輔助項目因為匯集了多個(gè)科目的數據而具有了綜合性，而1個(gè)科目數據也因為可傳遞給不同的特定項目而體現出分布性�？颇颗c項目間的交錯關(guān)聯(lián)成為基本賬簿體系的重要補充。更具效用的是，1個(gè)賬戶(hù)能與多個(gè)不同組織應用形式的項目相結合，以此提供多方位多性態(tài)的信息，從而構造出1個(gè)以明細項目為中心的輔助信息群體，這1信息組合方式成為責任會(huì )計與企業(yè)微觀(guān)管理的有力武器。 

　�。�3）簡(jiǎn)化會(huì )計科目體系，使會(huì )計科目體系變得相對穩定由于使用輔助核算功能時(shí)，可用相關(guān)的輔助檔案代替明細科目，從而達到簡(jiǎn)化會(huì )計科目體系的作用。同時(shí)，在使用傳統的明細科目核算時(shí)，如果相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)，會(huì )造成會(huì )計科目的變動(dòng)，而使用輔助核算時(shí)，由于不必建立或修改相關(guān)的會(huì )計科目，當發(fā)生信息變動(dòng)時(shí)不會(huì )影響到會(huì )計科目表，從而使會(huì )計科目體系保持相對穩定。 

　�。�4）輔助核算較好地解決有較多手工參與的核算內容的電算化問(wèn)題往來(lái)核查和銀行對賬工作具有較多的賬項實(shí)時(shí)辨析特點(diǎn)，對這些工作以專(zhuān)門(mén)的輔助核算模塊進(jìn)行處理，便于針對往來(lái)核算和銀行對賬的不同特點(diǎn)設計不同的處理流程，從而使計算機的自動(dòng)處理與人的主控參與有機地結合，達到既使業(yè)務(wù)處理盡可能地準確，又使系統最大限度地發(fā)揮計算機自動(dòng)快捷優(yōu)勢的目的，并使這1業(yè)務(wù)與系統資料整體取得1致，使業(yè)務(wù)處理的方式達到最佳。 

　�。�5）確保會(huì )計資料在龐大的財務(wù)數據體系內得到相應約束與同步更新由于輔助核算相對獨立于基本賬務(wù)數據體系，在財務(wù)軟件的正常運行中，能隨時(shí)增補輔助核算項目而不影響基本的會(huì )計核算環(huán)境。同時(shí)，不斷翻新功能更強的數據庫管理系統為財務(wù)軟件中更有創(chuàng )意的系統功能的開(kāi)發(fā)提供了便利，多種數據類(lèi)型，多項排序選擇，靈活的數據關(guān)系模式等，使得在輔助核算子系統中融入更多以簡(jiǎn)單操作完成復雜核算的控制功能變得更為現實(shí)。 

　　4、輔助核算功能的應用策略 

　�。�1）轉變傳統核算觀(guān)念，形成電算化特色業(yè)務(wù)思路由于會(huì )計電算化的整體應用水平尚不高，加上我國電算化的普及歷來(lái)沿著(zhù)依手工模式設計電算化系統的路線(xiàn)，使軟件的開(kāi)發(fā)與應用始終未能脫離模擬手工操作以及機械地仿真管理這兩種思路，對于輔助核算的應用更是如此。因此，要用好輔助核算功能，必須改變從傳統核算出發(fā)來(lái)挖掘軟件功能的思路，轉而從系統的數據管理功能出發(fā)，將數據處理的強大功能應用于會(huì )計核算，由此將軟件所具有的輔助核算功能創(chuàng )造性地應用到業(yè)務(wù)管理之中。 

　�。�2）充分利用輔助核算功能，強化電算化功效自從財務(wù)軟件中引入輔助核算功能以來(lái)，往來(lái)核算、部門(mén)核算等基本的輔助應用就成為軟件應用的1個(gè)不可或缺的項目。但由于人們對輔助核算的理解不完全，研究不夠深入，對輔助核算功能的應用往往只停留在較淺顯的層面。管理實(shí)務(wù)中也滿(mǎn)足于輸出賬齡分析表或實(shí)現半自動(dòng)的銀行對賬等應用行為。其實(shí)，對輔助核算的技術(shù)性應用更多地體現在對軟件輔助管理方式的設計以及初始參數的創(chuàng )造性配置中。例如，若能利用軟件的通用項目管理功能設計1套合理的現金流量項目，并將其與會(huì )計科目體系相銜接，隨日常業(yè)務(wù)處理而1次性生成正確的現金流量表及其輔助分析指標，將大大提高對現金流量的管理效率。 

　�。�3）形成從輔助核算向輔助管理的跨躍目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上，這顯然無(wú)法滿(mǎn)足那些只實(shí)現了賬務(wù)報表等財務(wù)系統信息化，而尚未進(jìn)行供應鏈管理等深層應用的中小企業(yè)的管理需求。如何實(shí)現從輔助核算向輔助管理的質(zhì)的飛躍，這是軟件廠(chǎng)商與應用單位都需要考慮的問(wèn)題。因此，期待軟件廠(chǎng)商能夠開(kāi)發(fā)提供更加豐富的信息統計和分析功能，使軟件能夠通過(guò)輔助性項目設置提供諸如統計分析、趨勢分析、計劃分析等方面的必要數據，并強化系統預測功能，使銷(xiāo)售預測、客戶(hù)遴選、資金計劃編制成為軟件的內在功能。在此基礎上，通過(guò)應用單位的探索性實(shí)踐，真正實(shí)現從輔助核算到輔助管理的跨躍。 

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