機關(guān)單位檔案管理工作的不足與完善論文

　　一、引言

　　眾所周知，現在機關(guān)單位中的檔案種類(lèi)已經(jīng)不是過(guò)去只有一些文書(shū)類(lèi)的檔案，隨著(zhù)近幾年科技的快速發(fā)展，現在檔案開(kāi)始變得各式各樣，包括聲像檔案、實(shí)物的檔案、科技檔案以及專(zhuān)業(yè)檔案等等各種信息。檔案的種類(lèi)在逐漸的增加，那么查找信息的時(shí)間也就會(huì )隨之大大的增加，這就需要機關(guān)單位的管理者與員工都應該以一種全新的管理方式來(lái)代替過(guò)去的服務(wù)模式。目的是能夠滿(mǎn)足員工們可以快速便捷的查詢(xún)到自己所需要的信息。除此之外，機關(guān)單位在平日的工作中，不但會(huì )產(chǎn)生許多的紙質(zhì)版的檔案，而且還會(huì )有大量的一些電子類(lèi)的檔案文件，這就會(huì )造成檔案室接收的文件變得越來(lái)越多。檔案的存儲量會(huì )大量的上升�；�于以上幾點(diǎn)可知，擴大其檔案資料的收藏與管理工作是勢在必行。

　　二、目前機關(guān)單位檔案管理工作中存在的不足

　�。ㄒ唬�機關(guān)檔案管理工作缺乏一定的實(shí)施力度，并不能對其進(jìn)行充分的利用。

　　當前的機關(guān)單位對這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個(gè)正確的認識，而領(lǐng)導也提出了員工要加強對檔案工作管理。但是實(shí)際的情況卻因為部門(mén)不同而存在一定的差異。很多的員工知識單純的認識到檔案管理這項工作的表面作用。認為檔案的管理是為了即在單位的日�，嵤�、保管工具以及抄寫(xiě)記錄。

　　與此同時(shí)，對于已經(jīng)建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對其進(jìn)行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價(jià)值也就不能得到很好的體現。如何才能加強激光檔案的管理工作，不但是當前形勢其發(fā)展的要求，同時(shí)也是我們檔案管理工作者必須面對和解決的問(wèn)題。本篇文章的筆者對機關(guān)檔案管理這項工作進(jìn)行了敘述，并指出機關(guān)的檔案管理的工作中存在的一些問(wèn)題，并在此基礎上提出了相對應的解決措施，進(jìn)而強化其檔案管理服務(wù)性工作能夠高效的開(kāi)展。

　�。ǘ�）檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低。

　　檔案管理的工作只是作為機關(guān)單位中日常工作的一部分，因此在人員的配置方面是缺乏一個(gè)專(zhuān)業(yè)的檔案管來(lái)人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們在專(zhuān)業(yè)技能和素養這兩方面都有很大的不足，對于檔案資料的搜集、分類(lèi)與管理等等的工作是缺乏一個(gè)專(zhuān)業(yè)的知識與相應的工作熱情。這就使得他們在檔案的管理隨意性相對來(lái)說(shuō)大一些，會(huì )對檔案的價(jià)值產(chǎn)生一定的負面影響。

　　三、如何有效的做好機關(guān)檔案管理工作

　�。ㄒ唬�對現在的檔案資料做進(jìn)一步的深入與完善。檔案的管理人員在對檔案進(jìn)行收集與整理的過(guò)程中就應該對文件做一個(gè)明確的分類(lèi)，并進(jìn)行準確的編號。同時(shí)要隊文件的資料做一個(gè)科學(xué)合理的分類(lèi)與陳列，或者是可以依照不同的部門(mén)而對其進(jìn)行分類(lèi)。也可以依據不同的屬性與作用而對檔案進(jìn)行分類(lèi)。這樣可以在一定程度上減少了其手寫(xiě)借閱信息而花費的時(shí)間，同時(shí)還能夠避免了因為借閱資料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務(wù)的質(zhì)量，而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專(zhuān)業(yè)技能。

　�。ǘ�）引進(jìn)和充分的利用信息化的技術(shù)管理與檔案保存，保證檔案能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò )而進(jìn)行一個(gè)在線(xiàn)的服務(wù)與信息資源的共享。

　　首先將紙質(zhì)版的檔案原件做一個(gè)掃面，將這些檔案能夠以電子圖片的形式對其做二次的保存、管理與使用。通過(guò)此種方法，不但可以對檔案進(jìn)行了備份，而且還能夠避免其紙質(zhì)版的檔案在保存的過(guò)程中因為天災或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外，還能夠避免因為過(guò)多的借閱以及使用的過(guò)程中出現的檔案的損壞等等的一些現象。進(jìn)行電子檔案的保存不但可以保護了一些貴重檔案的源文件，與此同時(shí)也可以為企業(yè)減少了一些沒(méi)必要的損失。

　　其次，機關(guān)可以開(kāi)展一個(gè)在線(xiàn)服務(wù)的系統。檔案的工作人員完全可以通過(guò)電腦將一些費隱私的、重要性不是很強的檔案的電子信息，通過(guò)使用關(guān)鍵詞或者是其他的一些搜索的條件，將電子的檔案做一個(gè)科學(xué)的分類(lèi)。也可以將檔案的資料做歸類(lèi)，或者是直接將一些信息資料依照部門(mén)、屬性以及作用等進(jìn)行分類(lèi)。

　　這樣可以在需要一些相關(guān)的資料做查找的時(shí)候，工作人員能夠及時(shí)有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對檔案的資源進(jìn)行歸類(lèi)與整理之后，完全可以借助網(wǎng)絡(luò )的連接，而實(shí)現電腦上資源的共享。同時(shí)需要對檔案做實(shí)時(shí)的更新和維護，員工們可以通過(guò)自己的計算機而查找所需要的信息與資料，這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時(shí)間，提高了查找資料與辦理手續的效率。

　�。ㄈ�）機關(guān)領(lǐng)導要加強對檔案管理工作人員的執行與監督。

　　一般情況下，員工在工作中的重點(diǎn)與方向幾乎都是以另外的指示與態(tài)度來(lái)作為風(fēng)向標的，領(lǐng)導除了要加強對檔案管理這項工作的關(guān)注與投入，更重要的是要做好對員工的監督與執行的工作，真正的將其進(jìn)行貫徹與落實(shí)，而不是一句口號而已。提高報關(guān)信息設備的安全可靠性。企業(yè)和事業(yè)單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設備的水平。高水平的硬件，軟件設備不僅能夠提高信息利用的效率，同時(shí)還能夠提高對信息的保護層級，防治外來(lái)不法分子對信息進(jìn)行竊取。

　　四、結束語(yǔ)

　　檔案見(jiàn)證了各個(gè)機關(guān)單位的成長(cháng)歷程，與此同時(shí)更是我們管理工作中必不可少的組成部分。隨著(zhù)經(jīng)濟的快速發(fā)展，面對新時(shí)代、新的挑戰。機關(guān)中的檔案管理者與工作人員應該在工作的過(guò)程中不斷的提升自己的專(zhuān)業(yè)技能與職業(yè)素養，積極創(chuàng )新、努力進(jìn)取，提升機關(guān)檔案管理部們的綜合素質(zhì)與服務(wù)的水平，進(jìn)而為機關(guān)單位未來(lái)的發(fā)展而打下堅實(shí)的基礎。

　　參考文獻：

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