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傳播學(xué)與言語(yǔ)行為理論視域下的涉外旅游投訴處理論文
[論文摘要]從傾聽(tīng)類(lèi)型、言語(yǔ)行為理論和實(shí)施策略與方法3個(gè)方面論述了涉外旅游顧客投訴的處理問(wèn)題，說(shuō)明旅游企業(yè)經(jīng)營(yíng)者應力避防御性?xún)A聽(tīng)、攻擊性?xún)A聽(tīng)而采用接納性?xún)A聽(tīng)，聚焦于顧客投訴話(huà)語(yǔ)的言外行為，實(shí)施至關(guān)重要的言后行為，從而滿(mǎn)足顧客要求，維護企業(yè)商譽(yù)．保證潛在客源，增加企業(yè)收益。
[論文關(guān)鍵詞]傾聽(tīng)；言語(yǔ)行為；投訴；處理
涉外旅游企業(yè)經(jīng)常會(huì )遇到處理外國游客投訴的問(wèn)題。顯然，處理的方法不同，產(chǎn)生的效果也會(huì )大不相同，這對旅游企業(yè)的形象和旅游產(chǎn)品的銷(xiāo)售有著(zhù)直接影響。因此，處理者的語(yǔ)言技巧和投訴處理藝術(shù)至關(guān)重要。這主要表現在與顧客交流時(shí)的有效傾聽(tīng)與表達以及整改措施的落實(shí)等方面。本文將從傳播學(xué)和言語(yǔ)行為理論的角度對此加以論述。
一、傾聽(tīng)類(lèi)型的選擇
“傳播學(xué)里談的‘傳播’，是雙向、共享意義上的信息、知識的流動(dòng)過(guò)程�！眰鞑ケ厝簧婕靶畔⒌陌l(fā)出端與信息的接收端、信息渠道、信息傳遞、編碼、解碼、噪音等，為確保信息的有效接收，除了其他因素外，信息接收者的傾聽(tīng)至關(guān)重要，它是在信息傳播中信息接收者正確解碼的關(guān)鍵前提之一。在其他條件等同的情況下，一般意義的聽(tīng)與傾聽(tīng)的差別表現在信息量接收的大小上。一般意義的聽(tīng)會(huì )使信息的接收大打折扣，而傾聽(tīng)則能確保信息傳輸充量無(wú)誤的接收。本文將探討旅游投訴處理中的3種不同類(lèi)型的傾聽(tīng)：防御性?xún)A聽(tīng)、攻擊性?xún)A聽(tīng)與接納性?xún)A聽(tīng)。在傾聽(tīng)顧客投訴的過(guò)程中，同是傾聽(tīng)，但傾聽(tīng)的方式、目的或傾聽(tīng)者的心理素質(zhì)不同，所產(chǎn)生的可能會(huì )是令顧客不滿(mǎn)、與顧客爭吵或者與顧客合作等迥然不同的結果。
為了維護企業(yè)的形象，保持良好的商譽(yù)，對于顧客的投訴，旅游企業(yè)經(jīng)營(yíng)者首先應持良好的心態(tài)，認真傾聽(tīng)顧客的意見(jiàn)，在聽(tīng)的過(guò)程中，不可敷衍了事地、漫不經(jīng)心地聽(tīng)(absent-mindedlistening)，而是要誠懇、認真、專(zhuān)注地傾聽(tīng)(attentivelistening)。但僅此還遠遠不夠，還必須選擇有利的傾聽(tīng)方式，在處理顧客投訴時(shí)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者往往會(huì )從自身的利益和需要出發(fā)，自覺(jué)或不自覺(jué)地采取防御性?xún)A聽(tīng)或攻擊性?xún)A聽(tīng)，而不采用接納性?xún)A聽(tīng)，這對企業(yè)的成功經(jīng)營(yíng)是絕對不可取的。
防御性?xún)A聽(tīng)是這樣一種情況：當聽(tīng)到顧客的投訴時(shí)，員工便采取一種自我保護性的回應，竭力否認顧客所投訴的情況或事實(shí)，千方百計為自己的旅游產(chǎn)品或服務(wù)辯護，在自身和顧客之間樹(shù)起一道堅固的屏障。這種傾聽(tīng)的確很專(zhuān)注，不會(huì )漏掉任何信息，但傾聽(tīng)者的目的很明確，就是要在聽(tīng)的過(guò)程中找到可為自己辯護(excuseoneself)的根據或對方投訴的破綻，從而在辯解和爭論中做到滴水不漏，防范有道。例如：
例1．Guest：Thesteakyourecommendedwas notveryfresh．
Staff：That’Sim possibleaswehavefresh steakfrom themarketevery day!
例2．Guest：We had cold food and slow service．Theboy sim ply ignored US．
Staff：Heisnew tohisjob．Anyhow，toerris hum an．You should be understanding and notSO critica1．
顯然，以上2例中的飯店員工在處理顧客投訴時(shí)極力進(jìn)行否認和辯解，毫無(wú)自責和改進(jìn)的誠意，這種防御性?xún)A聽(tīng)所產(chǎn)生的后果是可想而知的。
防御性?xún)A聽(tīng)的升級形式則為攻擊性?xún)A聽(tīng)。在處理投訴時(shí)，這種攻擊性?xún)A聽(tīng)使店方從防御轉為進(jìn)攻，變被動(dòng)為主動(dòng)，因此，它更具破壞作用。例如：
例3．Guest：why，myroom hasbeen letto anotherguy?I’m staying herenextmonth．
Staff：It’S you that have notconfirmed your stayingon．
例4．Guest：Mydear，thecoatIleftinthehotel room cost me nine hundred U S dollars and yousimply told me ithad been lost!
Staff：You only have yourself to blame!You were SO careless!Thissortofproblem isnotup toustodealwith．
這種攻擊性?xún)A聽(tīng)的處理方式顯然對顧客投訴于事無(wú)補，反而會(huì )更加激怒顧客，使雙方的矛盾沖突不斷升級，因此，絕非明智之舉。
投訴處理者采取以上兩種傾聽(tīng)方式都是將注意力聚焦于對自身責任的開(kāi)脫和對方過(guò)錯的指責，這種態(tài)度和方式不利于問(wèn)題的解決，有違于酒店顧客至上的經(jīng)營(yíng)理念。理想的傾聽(tīng)方式應為接納性?xún)A聽(tīng)，飯店投訴處理者應很好地調整自己的心態(tài)，對顧客的客觀(guān)投訴甚至有時(shí)是過(guò)激的抱怨或指責應該耐心聽(tīng)取，不要以情緒化的言語(yǔ)反唇相譏，而應處之泰然地冷靜對待，全方位地接納顧客意見(jiàn)或投訴，并積極采取各種措施進(jìn)行補救，最大限度地滿(mǎn)足顧客需求。例如：
例5．Guest：ShallIhavetogoon putting up with such a room maid?She is rude，never saying
“Goodevening”andalwaysslam ming thedoorhard when shefinishesturn—down service．
Staff：I do apologize that you have been troubled，sir．The room attendantis always rude．Isthatcorrect，sir?
Guest：Yes，Idon’twantto sufferany more．
Staff：Iassure you the problem won’thappen
again．W e willtake actions imm ediately after our investigation．W earesorryagain．
顯然，在此，賓館的投訴處理者在全力配合顧客解決問(wèn)題，他首先表示歉意，并確認顧客投訴的情況，然后告知整改方案，表示不再會(huì )有此類(lèi)問(wèn)題發(fā)生，這種心平氣和的方式能夠更好地與顧客溝通，有利于問(wèn)題的解決。除此以外，接納性的傾聽(tīng)還包括向投訴者解釋原因，讓顧客知道問(wèn)題產(chǎn)生的原委，以獲取顧客的諒解。解釋原因不同于找借口，后者屬于防御性?xún)A聽(tīng)，解釋原因的前提是承認顧客的投訴是完全正確的，解釋原因是為了表示對顧客的尊重和對其投訴的認真對待，其態(tài)度是誠懇的，誠懇的態(tài)度往往會(huì )使頤客消氣；而找借口則恰恰相反，它表明投訴處理者顯然認為對方小題大做，找借口的前提是認為錯方是對方，而非處理方自身，這種方法產(chǎn)生的不良后果則是不言而喻的。
由以上分析可見(jiàn)，從旅游企業(yè)的形象、商譽(yù)和經(jīng)營(yíng)效益等角度考慮，在處理顧客投訴時(shí)，經(jīng)營(yíng)者應力排防御性?xún)A聽(tīng)和攻擊性?xún)A聽(tīng)，著(zhù)力于接納性?xún)A聽(tīng)，練就排解負面因素的寬容心態(tài)和實(shí)際本領(lǐng)。
二、言語(yǔ)行為理論透視
英國哲學(xué)家J．Austin提出了作為語(yǔ)用學(xué)核心理論的言語(yǔ)行為理論(speechacttheory)，根據他的模式，一個(gè)人在說(shuō)話(huà)時(shí)，同時(shí)實(shí)施了3種行為：言?xún)刃袨?1ocutionaryact)、言外行為(illocutionaryact)和言后行為(perlocutionaryact)。言?xún)刃袨橹傅氖恰罢f(shuō)話(huà)”這一行為本身，即“意指”，即指發(fā)出語(yǔ)音、音節、說(shuō)出單詞、短語(yǔ)和句子等，指的是通過(guò)說(shuō)話(huà)表達字面意義。言外行為寄寓于言?xún)刃袨橹�，指的是通過(guò)“說(shuō)話(huà)”或字面意義表達說(shuō)話(huà)者的意圖，說(shuō)話(huà)者到底要達到什么目的則通過(guò)言外行為體現出來(lái)；而言后行為指的是說(shuō)話(huà)帶來(lái)的后果，聽(tīng)話(huà)人按照說(shuō)話(huà)人的意圖所實(shí)施的行動(dòng)。在3種行為中，聽(tīng)話(huà)者所關(guān)注的焦點(diǎn)應為言外行為，即說(shuō)話(huà)者的意圖。用Austin的言語(yǔ)行為理論指導企業(yè)經(jīng)營(yíng)者處理顧客投訴則非常有效、有利。首先，投訴處理者在處理投訴的過(guò)程中不會(huì )囿于顧客抱怨的字面意義(UP言?xún)刃袨?而理解為“對方在指責我們”、“對方在找岔”、“對方在言語(yǔ)激烈地發(fā)泄不滿(mǎn)”、“對方的用詞如此尖刻”、“對方的聲調如此之高”、“對方的語(yǔ)速如此之急”、“對方的口氣如此強硬”等，因此，不由自主地產(chǎn)生抵觸心理，并在語(yǔ)言行為上竭力否認、辯解和與對方激烈爭論，甚至指責對方的投訴不公等，從而墜入防御性?xún)A聽(tīng)和攻擊性?xún)A聽(tīng)的泥潭，在處理投訴的過(guò)程中偏離處理的正確方向，結果事與愿違，將處理變成與顧客一爭高低的吵架，從而使事態(tài)更加復雜和惡化。理想、理智的處理方式應該是把注意焦點(diǎn)放在投訴者的意圖上，即投訴處理者從投訴者的言?xún)刃袨轶w察其言外行為，從話(huà)語(yǔ)的表面意義解讀說(shuō)話(huà)者的真正用意，實(shí)現從“他批評我們……”到“他希望我們……”的轉移，并在此理解意圖的基礎上，馬上訴諸行動(dòng)(Up實(shí)施語(yǔ)后行為)，采取具體措施整改，滿(mǎn)足顧客要求，從而完成圓滿(mǎn)處理投訴的全過(guò)程。例如：
例6．Staff：Good evening，mlf’am．Forhow manypeople?Guest：A party offour．
Staff：Do you haveareservation?
Guest：Yes，wedo．W ehavebooked a table for four．
Staff：M ay Ihavethename，please?
Guest：ThenameisReynolds．
Staff：Yes，ma’am．One moment，please．I’m afraid there’Sno table reservation marked in thatnam e．
Guest：But Icalled m yselfonly this afternoon and1waspromisedflwindow table．
Staff：Isee．Theremustbesomemistake．
Guest：Then what’StO be done?
Staff：Ah，wecouldgiveyouapleasanttableintheJingtaiRoom，thoughitisnotlfwindow table．
Guest：W ell，IsupposewewillhavetO managewith that。butImusttellyou I’m disappointedwithyourservice．
Staff：I’m sorry indeed thatthisshould have happened．ButIassure you we willmake everyeffortto makeyourevening here apleasantone．
Guest：We do wish tO enjoy your goodservice．
在此，酒店經(jīng)營(yíng)者竭盡全力采取一切措施彌補過(guò)錯，滿(mǎn)足顧客需求。又如：
例7．Guest：Someoftheboystend tO make noise，which every guest hates．And som ehow，there is an offensive odor in the closet．There wouldn’tbeany unpleasantsm elliftheclosetwere cleaneddaily and thoroughly aswel1．
Hotel M anager：I’m sure you are right．The boysdoclean theclosetevery day，butmostlikely theyaren’tdoingathoroughjobofit．Atanyrate，I’U letthem know thissoon enough．。
在此，旅館經(jīng)理沒(méi)有囿于顧客對旅館問(wèn)題的指責這一表面現象，而是正確解讀了顧客抱怨中所隱含的要求改進(jìn)的意圖，從而告知客人他要馬上采取行動(dòng)予以糾正和改進(jìn)。
由此看來(lái)，用Austin的言語(yǔ)行為理論分析和指導酒店經(jīng)營(yíng)者的顧客投訴處理，可謂提綱挈領(lǐng)、有的放矢。Austin所劃分的3個(gè)密切相關(guān)的言語(yǔ)行為與顧客投訴過(guò)程中的3個(gè)投訴處理階段(即：聽(tīng)抱怨／意見(jiàn)——了解意圖——處理措施與行動(dòng)的實(shí)施)極為吻合，言?xún)刃袨橹皇潜砻娆F象，言外行為則為實(shí)質(zhì)內容，言后行為才是語(yǔ)言交際中人們所期望的后果。投訴處理者應透過(guò)投訴者批評性的語(yǔ)言表層，抓住投訴者欲得到改進(jìn)服務(wù)的真正意圖，帶來(lái)令顧客滿(mǎn)意的實(shí)際行動(dòng)。所以，3個(gè)言語(yǔ)行為(言?xún)�、言外、言�?的重要性可謂依次遞增，如果本末倒置地將重點(diǎn)放在言?xún)刃袨樯�，從而淡化言外行為，并無(wú)視言后行為，旅游企業(yè)經(jīng)營(yíng)者就會(huì )陷入與顧客的誰(shuí)是誰(shuí)非的唇槍舌劍中，不解決問(wèn)題的無(wú)聊爭執只能給企業(yè)帶來(lái)?yè)p毀商譽(yù)、未來(lái)潛在客源減少和經(jīng)濟效益損失等破壞性的后果。
三、實(shí)施策略與方法
通過(guò)以上傾聽(tīng)方式和言語(yǔ)行為理論的分析與展示可見(jiàn)，接納性?xún)A聽(tīng)、言外行為和言后行為是圓滿(mǎn)解決顧客投訴的重要元素。在實(shí)際處理投訴的過(guò)程中，處理者怎樣才能發(fā)揮這些要素的作用而確保準確無(wú)誤、有條不紊地進(jìn)行操作和實(shí)施呢?首先，接納性?xún)A聽(tīng)是企業(yè)處理投訴的基礎和必要保證，飯店員工無(wú)論聽(tīng)取顧客建設性的批評還是針對吹毛求疵的刁難，都應別無(wú)選擇地接納性地傾聽(tīng)客人訴說(shuō)情況，接納性?xún)A聽(tīng)是處理投訴過(guò)程中的首要環(huán)節和必要前提，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者只有懷有接納性?xún)A聽(tīng)的良好心理，才能真正關(guān)注顧客表層言語(yǔ)中所透出的深層的言外行為，從而實(shí)施滿(mǎn)足顧客需求的理想的言后行為。
投訴者言語(yǔ)行為中的言外行為是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者關(guān)注的焦點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，然而，僅有關(guān)注的愿望而沒(méi)有一定的技巧和判斷能力，有時(shí)可能會(huì )誤解對方的意圖，在對顧客的具體投訴作正面理解或負面理解等方面把握不準、處理不當。為避免此類(lèi)情況發(fā)生，飯店員工應有能力察覺(jué)顧客的情緒感受，理解其心理需求，明白其行為要求。在顧客投訴的話(huà)語(yǔ)背后隱含著(zhù)什么樣的顧客情緒，飯店員工應該能對這種情緒感同身受，設身處地地體會(huì )顧客當下的感受，對這種情緒予以充分理解。僅此還不夠，更重要的是要清楚地知道顧客究竟需要飯店做出什么樣的具體行動(dòng)，這樣才能使顧客體會(huì )到其情緒的表露、心理和行動(dòng)需求都得到了飯店的細致的體察、充分的理解和極大的尊重。投訴處理者常用于此類(lèi)情景的典型表達法為：“Iunder—stand how you feel”、“Iknow your feeling now”、“Youwant……，don’tyou?”等等。
從語(yǔ)言交際的角度來(lái)說(shuō)，在正確理解顧客的意圖之后和進(jìn)行語(yǔ)后行為之前，員工應該向顧客表示歉意，解釋問(wèn)題出現的原因，并告知整改方案，這是銜接言外行為和言后行為的必要環(huán)節，是溝通顧客情感的語(yǔ)言技巧。常用的表達法有：“I’m sorry——I’11get som eone tO check it for you．’’“Sorry tO hear that——I’11send someoneup．”“I’m so sorry you have been troubled．’’“I’m sorry tO have keptyou waiting．”“I’m so sorry；it m ust have been lf mistake in the bil1．’’“Sorry thatyou have nothad our usual good service．W e willinvestigate the matterim mediately．’ “Ido apologize．Pleasebe assuredthatwe willlook into thematter Ido hopeyouwillacceptourapologies．’’“Ourhotelhas justopened，theremaybesomeproblems．Weare terriblyunderstaffed．”“I’m sorry。madam．There must be some misunderstanding．’’“I’IIget the managerforyou．ButI’m afraid thathe’I1say the same．W ehaveveryclearinstructionsaboutitand wemustfollowthem．”。。等等。以下對話(huà)更能綜合性地說(shuō)明這一點(diǎn)，例如：
例8．Guest：Didyouhavethisroom checked before wemoved in?There’snotascrap oftoilet paperand thetoiletdoesn’tflush，thewaterdoesn’t run in theshowerand 1would likean extrapillow．
W hathave you to sayaboutthat?
Staff：I’m extremely sorry to hear that．I’ll attend to it right away．The housekeeper usually checksevery room before new guests move in．Butwe have been extrem ely busy with lf largeconvention．
Guest：That’snottheway to run ahote1．One doesn’t expect this sort of thing in a well—runhote1．
Staff：No，ma’am．I do apologize．It’s mostunusua1．W e do try to check the rooms asthoroughlyaspossible．Justonepillow。wasit?I’llalso send someone along rightaway to look at the toiletand shower．Isthereanythingelse?
在此例中，顧客在抱怨廁所里沒(méi)有衛生紙，馬桶不沖水，沒(méi)有水洗澡，另外，還缺一個(gè)枕頭，他在質(zhì)問(wèn)酒店員工這是怎么回事。員工首先誠懇道歉，表示馬上處理此事，并解釋說(shuō)近來(lái)一個(gè)大型會(huì )議使他們忙得不可開(kāi)交，因而可能忽略了客人進(jìn)住前的常規房間檢查。在此，員工道歉、解釋原因，并表示馬上整改，對投訴的處理可謂得體周到。盡管這樣，顧客依然不依不饒，苛刻地批評道：沒(méi)有這樣經(jīng)營(yíng)星級酒店的，這種服務(wù)水準會(huì )令顧客失望。因此，員工再次表示完全同意顧客的評價(jià)，再次誠懇道歉，說(shuō)明原因，并馬上落實(shí)更具體詳盡的整改措施(即處理枕頭、廁所和沐浴的問(wèn)題)，同時(shí)，還詢(xún)問(wèn)顧客是否還有其他要求，表示樂(lè )意提供更多的服務(wù)，顯然，員工在此奉行的是“顧客永遠是上帝”的經(jīng)營(yíng)理念。在與顧客兩個(gè)回合的語(yǔ)言交鋒中，員工都反復進(jìn)行了道歉，說(shuō)明原因，許諾并實(shí)施整改，所不同的是在第二次回應顧客批評時(shí)，員工的整改措施更具體、明確、詳盡，更立竿見(jiàn)影，這種具體的改進(jìn)才是顧客急需的，即時(shí)對癥的行動(dòng)滿(mǎn)足了顧客的意愿和實(shí)際需求。
歸根到底，飯店切切實(shí)實(shí)的語(yǔ)后行為才是化解矛盾和落實(shí)其周到服務(wù)的關(guān)鍵，只有采取具體的整改行動(dòng)，才能排解影響企業(yè)與顧客關(guān)系的障礙，消除顧客的不滿(mǎn)情緒，然而，恰當的與顧客有效溝通的語(yǔ)言策略和方法或投訴處理藝術(shù)也是不容忽視的技術(shù)保證�？傊�，接納性?xún)A聽(tīng)(處理過(guò)程的首要或前提環(huán)節)、作為語(yǔ)言交際核心的言外行為(體察情緒感受、理解心理需求和同情他人處境)和落到實(shí)處的言后行為(切切實(shí)實(shí)的客服整改)是圓滿(mǎn)處理投訴的三部曲，它能使顧客的怨氣冰消雪融、云開(kāi)霧散，從而有效地化解客戶(hù)與旅游企業(yè)之間的矛盾與沖突，實(shí)現企業(yè)有效經(jīng)營(yíng)的目標。
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