淺談加強研究生學(xué)位檔案管理工作的思考
摘要：研究生學(xué)位檔案,是研究生學(xué)習期間的真實(shí)記錄,是證明研究生獲得學(xué)位的重要材料。研究生學(xué)位檔案管理工作是各研究生培養單位的一項重要工作。目前各研究生培養單位的研究生學(xué)位檔案的管理工作還存在許多問(wèn)題,例如認識不到位、重視程度不夠、工作不規范等等。對目前各研究生培養單位研究生學(xué)位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,提出改進(jìn)和做好研究生學(xué)位檔案管理工作的建議,為各研究生培養單位進(jìn)一步做好研究生學(xué)位檔案管理工作提供依據。
關(guān)鍵詞：研究生 學(xué)位檔案 管理
引言
研究生學(xué)位檔案是研究生在校學(xué)習的真實(shí)記錄,這些檔案材料對研究生畢業(yè)以后的就業(yè)、工作、學(xué)習等都將起到十分重要的作用。各研究生培養單位也把歷屆研究生的學(xué)位檔案信息, 作為教學(xué)、科研、管理工作的重要資源。因此,對于研究生培養單位來(lái)說(shuō),做好研究生學(xué)位檔案的管理工作也是一項有著(zhù)重要意義的工作。與研究生教育的快速發(fā)展相比,各研究生培養單位的研究生學(xué)位檔案管理工作卻遠遠落后于蓬勃發(fā)展的研究生教育形勢。
1、目前研究生學(xué)位檔案管理中存在的問(wèn)題
研究生的培養不同于本科生的培養,其過(guò)程涉及環(huán)節比較多,需存檔的材料也就比較多。近幾年,我國的學(xué)位與研究生教育有了跨越式的發(fā)展,研究生類(lèi)別及數量都有了成倍的增加。研究生學(xué)位檔案的工作量有了較大幅度的增加,檔案管理工作壓力也越來(lái)越大,存在的問(wèn)題也就日益突出。
1.1認識不到位,重視程度不夠
各研究生培養單位對于研究生學(xué)位檔案管理工作的重要性認識還不到位,沒(méi)有引起領(lǐng)導及管理人員的充分重視。大家在談起檔案管理工作來(lái),都認為很重要,但真正落實(shí)起來(lái)或者在具體的工作中卻沒(méi)有充分認識其重要性。對于研究生的檔案管理,簡(jiǎn)單地認為就是把與研究生有關(guān)的材料整理存檔,對于有關(guān)檔案管理的法律、法規及工作要求沒(méi)有認真貫徹執行。在工作中,表現為責任心不夠強,工作有失規范。
1.2存檔要求不明確,存檔材料混亂
與本科生的培養工作相比,研究生的培養工作涉及培養環(huán)節多且較復雜。研究生的培養更側重對個(gè)體的培養,因此涉及存檔材料比較多。研究生畢業(yè)后要查詢(xún)相關(guān)材料,所以存檔材料的內容十分重要。目前,研究生培養單位對學(xué)位存檔材料還存在著(zhù)不明確的狀況,對于研究生的哪些材料應該存檔,哪些材料不應該存檔不清楚,有些非常重要的材料沒(méi)有存檔,有些不重要的材料反而存檔了。
1.3檔案管理手段滯后
研究生學(xué)位檔案作為一種信息資源,涉及材料多,尤其是近幾年研究生類(lèi)別及數量的快速增加,給研究生學(xué)位檔案管理工作提出了挑戰。目前,大多數研究生培養單位的檔案管理還在沿用以往傳統的、手工管理方式,工作量大、效率低、容易出錯,檔案管理人員也無(wú)暇顧及對存檔工作的研究、開(kāi)發(fā)與利用,查閱檔案準確率低、查全率低,檔案管理工作的軟硬件建設投入不足,無(wú)法適應研究生教育的快速發(fā)展,也就不能很好地服務(wù)于研究生教育。
2、改進(jìn)研究生學(xué)位檔案管理工作的建議
1)加強業(yè)務(wù)培訓,提高工作人員素質(zhì),規范管理工作。研究生學(xué)位檔案管理工作是一項政策性較強的工作。研究生學(xué)位檔案管理工作涉及人員多,有各培養單位的研究生秘書(shū)、答辯秘書(shū)、研究生管理部門(mén)人員以及檔案管理人員等等。加強對研究生檔案的管理人員的培訓,認真學(xué)習、領(lǐng)會(huì )學(xué)位檔案管理的政策法規及業(yè)務(wù)規范,定期組織相關(guān)人員座談交流,對于做好研究生檔案的管理工作起著(zhù)重要的作用。嚴格管理研究生檔案,使之完整、規范和安全是每一位檔案管理人員的職責。通過(guò)培訓,提高研究生檔案管理人員的其責任心及職業(yè)道德,明確工作職責和工作業(yè)務(wù),進(jìn)一步規范管理工作。
2)統一建檔標準,明確存檔材料。研究生學(xué)位檔案所涉及的材料比較多,主要包括個(gè)人培養計劃,成績(jì)單,實(shí)踐活動(dòng)材料,論文開(kāi)題、論文評閱、答辯以及學(xué)位授予材料,學(xué)位論文,獎懲情況等等。各單位應根據國家有關(guān)規定并結合本單位的特點(diǎn),統一建檔標準,對歸檔內容認真分析,嚴格篩選,建立健全收集、歸檔、立卷內容,做到檔案材料收集齊全,檔案材料不缺項、不缺頁(yè),確保每份學(xué)位檔案材料填寫(xiě)清楚、齊全,簽字、蓋章不遺漏,不出現漏編、重編等問(wèn)題。
3)運用現代化管理手段,提高管理工作效率。隨著(zhù)研究生教育的快速發(fā)展,大量的研究生學(xué)位檔案信息需要處理,利用現代化的管理手段已經(jīng)成為不爭的事實(shí)。目前大多數高校已建有辦公自動(dòng)化系統和局域網(wǎng),為研究生學(xué)位檔案管理的信息化奠定了良好的基礎�？茖W(xué)化、現代化的管理手段是規范研究生學(xué)位檔案管理工作、提高工作效率、服務(wù)水平及質(zhì)量的保障。各研究生培養單位應加大投入,為研究生檔案管理工作配備必要的、充足的、先進(jìn)的設施及設備,尤其是要配備專(zhuān)用的計算機,并引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件用于研究生學(xué)位檔案的管理工作。
4)提高服務(wù)意識,做好服務(wù)工作。研究生學(xué)位檔案管理工作一項重要目的就是用于日后的查看,調閱;方便、快捷地查詢(xún)研究生學(xué)位檔案是今后檔案管理工作的努力方向。如果研究生學(xué)位檔案管理工作不能很好地提供應該的服務(wù),存檔的材料再全、再好,也沒(méi)有實(shí)際意義。各研究生培養單位應積極采取措施,不斷增強學(xué)位檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德水平,進(jìn)而不斷提高服務(wù)意識、服務(wù)水平,使研究生學(xué)位檔案管理工作更好地服務(wù)于研究生教育和社會(huì )發(fā)展。
21世紀是信息時(shí)代,是知識經(jīng)濟時(shí)代,社會(huì )對知識將更加重視,研究生學(xué)位檔案管理工作也將發(fā)揮更大的作用。做好研究生學(xué)位檔案管理工作,更好地服務(wù)于研究生教育,服務(wù)于社會(huì )發(fā)展,將是研究生學(xué)位檔案管理人員義不容辭的責任。這就需要各研究生培養單位研究生管理人員及檔案管理人員不斷提高自身綜合素質(zhì)及修養;更新工作觀(guān)念;積極探索工作思路、工作方法;廣泛開(kāi)展研究生檔案管理的研究工作,及時(shí)發(fā)現問(wèn)題,分析問(wèn)題,進(jìn)而解決問(wèn)題;掌握先進(jìn)的管理技術(shù)及手段,提高服務(wù)意識、服務(wù)水平,努力做好研究生學(xué)位檔案管理工作。
參考文獻：
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