如何從人才培養工作水平評估看高校檔案管理工作
摘要：針對檔案在服務(wù)人才培養工作水平評估中呈現的一些問(wèn)題,從分析檔案與“評估”之間的相互作用入手,論述了做好高校檔案管理工作的重要性,提出了加強高校檔案管理工作的新思路。
關(guān)鍵詞：人才培養工作水平評估 高等院校 檔案管理
一、人才培養工作水平評估的目的意義及檔案在服務(wù)人才培養工作水平評估中所暴露的問(wèn)題
人才培養工作水平評估是教育部對全國高職院校加強宏觀(guān)管理,以推動(dòng)高職教育持續健康發(fā)展,不斷提高人才培養質(zhì)量的一種手段。然而,在 “評估”活動(dòng)實(shí)際開(kāi)展中卻遇到了諸多問(wèn)題,其中評估資料數量不足、內容不全、質(zhì)量不高、查閱不便是各受評高校普遍存在的問(wèn)題。分析其原因大致有以下幾方面:
1.檔案管理體制不健全、制度不完善,管理分散、混亂。隨著(zhù)辦學(xué)規模的日益擴大和教育資源的有機整合,學(xué)校占地面積擴大、校區增多、校址分散,這無(wú)形中給檔案管理增加了難度,加之有些領(lǐng)導檔案意識淡薄,“重教學(xué)、輕檔案”意識嚴重,在檔案管理的體制上、制度上、職責劃分、人員配備及資金投入上均未給予足夠的重視,導致了檔案管理體制不健全、制度不完善、職責不明確等問(wèn)題,造成了實(shí)際工作中檔案集中管理難、收集歸檔難、查找利用難的局面。
2.日常收集不完整、不齊全,整理不系統、不規范。有些高校在檔案的收集、整理、分類(lèi)上沒(méi)有明確規定和要求,日常收集、整理及鑒定工作均由檔案人員自行隨意來(lái)完成,平時(shí)收集只重視紅頭文件,不重視各教學(xué)系部教學(xué)、科研活動(dòng)材料,在劃定文件材料的保管期限上也沒(méi)有嚴格規定和統一標準,更缺乏長(cháng)遠的規劃和打算,這些勢必造成日后查找利用難的問(wèn)題。
3.管理手段落后。有些高校在檔案管理上計算機及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)薄弱,基本上還停留在手工管理模式上,檔案信息存儲量小,收集、整理、檢索難,利用率低。有些高校雖然采用了計算機輔助管理檔案,但由于沒(méi)有實(shí)現信息網(wǎng)絡(luò )化,使檔案信息資源難以共享,檔案利用效率不高。
這些問(wèn)題都極大地影響了人才培養工作水平評估的順利開(kāi)展,有些高校為了能通過(guò)評估驗收,不惜花費大量的人力、物力和財力來(lái)彌補檔案的缺口,這既給學(xué)校造成了很大經(jīng)濟損失,也影響了正常教學(xué)工作秩序,同時(shí)也影響了檔案的原始、真實(shí)性。
二、檔案在人才培養工作水平評估中所起的作用及人才培養工作水平評估對高校檔案管理工作產(chǎn)生的影響
檔案是“評估”的基礎。人才培養工作水平評估的主要方式是通過(guò)系統地搜集受評學(xué)校教育的主要信息,準確地了解受評學(xué)校情況,進(jìn)行科學(xué)分析之后,對學(xué)校的辦學(xué)水平和教育質(zhì)量進(jìn)行全面客觀(guān)的評估。在人才培養工作水平評估指標體系中共有6個(gè)一級指標、15個(gè)二級指標和32個(gè)觀(guān)測點(diǎn)及1個(gè)特色或創(chuàng )新項目,每個(gè)指標體系、每個(gè)項目都需要大量的佐證材料予以論證,而這些佐證材料大多是由原始檔案或以原始檔案為基礎進(jìn)行加工過(guò)的二次文獻組成。因此,完整、豐富、充實(shí)的檔案資料是開(kāi)展人才培養工作水平評估的基礎。
1.檔案是“評估”的依據。人才培養工作水平評估中,專(zhuān)家組對學(xué)校進(jìn)行了解的信息來(lái)源主要有兩方面:一是查閱由學(xué)校提供的各項指標體系的原始資料;二是通過(guò)問(wèn)卷調查、聽(tīng)取匯報、座談、訪(fǎng)談、聽(tīng)課等形式獲取有關(guān)信息。整個(gè)評估驗收只有兩三天時(shí)間,專(zhuān)家組要在這短短的幾天時(shí)間里對一所學(xué)校有一個(gè)全面的認識了解,主要還是依靠查閱檔案信息資料,通過(guò)手中收集掌握的檔案信息材料,整理歸納出系列數據材料,最后做出符合學(xué)校實(shí)際的評估結論。因此,完整、系統、真實(shí)的檔案資料是 “評估”專(zhuān)家準確合理評價(jià)估量高校人才培養質(zhì)量的重要依據。
2.“評估”促進(jìn)了檔案管理工作。由于檔案在“評估”中的作用無(wú)可替代,所以通過(guò)“評估”也容易發(fā)現檔案管理工作中的不足�？梢哉f(shuō),人才培養工作水平評估既是對高校教育教學(xué)質(zhì)量的綜合評估,也是對高校檔案管理工作的最好檢驗。“評估”之后,許多親歷了“評估”現場(chǎng)的教職工都不無(wú)感慨地說(shuō):檔案工作真是太重要了!學(xué)校各級領(lǐng)導對檔案工作也越來(lái)越重視,相繼增加了資金投入,增添了人員配備,充實(shí)、更新了設施。檔案工作的地位大大提高,全員的檔案意識明顯增強。
三、結合人才培養工作水平評估,進(jìn)一步加強高校檔案管理工作,提高管理質(zhì)量和水平
1.加強領(lǐng)導,明確責任。進(jìn)一步加強對檔案工作的領(lǐng)導,理順管理體制,完善管理制度,明確管理職責范圍。把檔案工作列入領(lǐng)導重要議事日程,納入學(xué)校年度工作計劃與管理目標中,并作為學(xué)校建設的一項重要任務(wù)來(lái)抓�？茖W(xué)劃分二級院系檔案類(lèi)目,明確院系檔案管理職責范圍,加強對院系檔案工作的監督和指導,定期開(kāi)展對院系檔案工作的督查,要有計劃、有步驟、有針對性地對院系檔案人員進(jìn)行多種形式的教育、培訓和指導,促使他們系統學(xué)習和掌握檔案業(yè)務(wù)知識、業(yè)務(wù)技能,逐步實(shí)現工作理念、知識結構、工作技能的同步更新和提升。
2.加強宣傳和教育,提升全員檔案意識。加強檔案有關(guān)法律法規的宣傳和教育,強化全員建檔、存檔、用檔意識,使全體教職員工真正認識到在日常工作及教學(xué)科研活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料都是學(xué)校的信息資源和文化財富,必須及時(shí)完整地歸檔保存。檔案人員要提高自身素質(zhì),增強服務(wù)意識,積極主動(dòng)地為教職員工提供熱情周到的檔案信息服務(wù),使每個(gè)教職員工的檔案意識在利用檔案信息的親身經(jīng)歷中得到不斷增強和升華。
3.加強管理和利用,提高管理水平和利用效率。建立高標準、符合“六防”要求的檔案專(zhuān)用庫房,提高計算機檔案管理技術(shù),充分利用計算機及網(wǎng)格技術(shù)逐步實(shí)現檔案信息資源存儲數字化、傳遞網(wǎng)絡(luò )化、管理自動(dòng)化、服務(wù)遠程化以及信息資源共享和網(wǎng)上匯編資料的傳送。積極探索利用途徑,不斷豐富檢索工具,編制豐富的、適合高校當前發(fā)展需求的檔案編研資料,使各類(lèi)檔案在服務(wù)高校教學(xué)、科研、管理等各項工作中發(fā)揮其最大效用。
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