智能化發(fā)展在高中檔案管理的應用
科學(xué)技術(shù)在教育教學(xué)方面的應用越發(fā)普遍，信息化辦公成為高中檔案管理的重要手段。那么，智能化發(fā)展在高中檔案管理如何運用呢?
【摘要】現階段，信息化檔案管理的應用不僅是加強高中學(xué)生檔案管理的內在要求，更是信息化時(shí)代對高中管理工作的外在要求。如何正確運用智能化計算機，增強高中檔案管理作用，是現階段學(xué)校管理者應當關(guān)注的重點(diǎn)。
【關(guān)鍵詞】智能化;高中;檔案管理;應用
進(jìn)入21世紀，信息技術(shù)和科學(xué)手段成為了各行各業(yè)開(kāi)展工作不可缺少的重要構成要素，信息化管理已經(jīng)成為商務(wù)、學(xué)校等辦公效率迅速提升的重要“法寶”。對于高中來(lái)說(shuō)，檔案管理工作是極具保密性、復雜性的工作之一，隨著(zhù)信息化腳步的不斷加快，學(xué)校電子辦公的信息量和工作量必然會(huì )不斷增加，由此引發(fā)的各種信息化檔案管理問(wèn)題不能坐視不管。如何實(shí)現電子文件的實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò )歸檔，科學(xué)有效地管理和利用電子檔案資料，達到信息高效提取、傳輸、利用的目的，是現階段高中檔案管理工作需要鉆研的課題。
一、高中檔案管理傳統模式的弊端
(一)檔案管理工作量大，效率低下。高中學(xué)校每年、每學(xué)期都有大量的學(xué)生信息需要錄入、管理，再加上由于升學(xué)、轉學(xué)、就業(yè)等問(wèn)題帶來(lái)的數據的變動(dòng)，需要管理的信息量很多。采用傳統人工錄入的管理方式費時(shí)費力不說(shuō)，在信息的準確程度和記錄時(shí)間上也難免會(huì )存在差錯和漏洞。在信息的查找和整理時(shí)，大量的信息查找起來(lái)十分困難，耗時(shí)耗力，使得高中檔案管理工作的效率不斷降低。
(二)檔案信息安全保密性差。在傳統的高中檔案管理模式下，檔案信息都是由管理人員手動(dòng)錄入和管理的，因此，檔案管理的效率相對低下，信息錄入和保管的安全性也較低。即使在傳統的檔案管理中有使用計算機開(kāi)展信息管理的情況，使用的人員由于對計算機知識和操作掌握不準，在信息的錄入過(guò)程中經(jīng)常會(huì )出現張冠李戴的失誤，導致檔案信息的管理出現差錯和漏洞。再加上傳統管理模式下，沒(méi)有完善的安全保障機制，接觸檔案信息的主體較多，會(huì )輕易將重要的檔案泄漏出去，給檔案管理造成安全隱患。
(三)檔案信息查找困難，更新和維護程序繁瑣。在傳統的高中檔案管理模式下，隨著(zhù)時(shí)間的流逝，檔案信息的增加使得檔案管理起來(lái)更加繁瑣、復雜，龐大的信息量超出了人工作業(yè)所能達到的極限，用手查信息數據、更新和維護檔案系統都十分困難。查找目標文件時(shí)耗時(shí)許久，猶如大海撈針，在緊急時(shí)刻無(wú)法快速找到目標文件，會(huì )造成很大的不便。
(四)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低下，缺乏專(zhuān)業(yè)人員。傳統的高中檔案管理聘用的工作人員一般都是有一定的檔案管理知識，但是計算機實(shí)際操作水平普遍低下，在操作過(guò)程中效率低下，時(shí)常發(fā)生人為錯誤，造成檔案管理工作質(zhì)量的低下。
二、對高中檔案實(shí)施信息化管理的必要性
(一)有利于增強高中檔案信息的保密性。智能化檔案管理模式下，采用功能強大的計算機處理檔案信息，不但提高了存儲速度、存儲數量，計算機獨特復雜的安全保護系統還極大地提升了高中檔案信息的保密性。為了更好地實(shí)現信息的保密，通過(guò)計算機將學(xué)校內的檔案信息做成單份文，促進(jìn)檔案信息整理、保存、編目質(zhì)量的提升。在減輕檔案管理人員工作量和負擔的同時(shí)，還極大地提升了檔案管理的現代化和信息化。
(二)提升檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現無(wú)紙化辦公。智能化檔案管理的實(shí)現使得以往的人工檔案管理被計算機檔案管理所取代，無(wú)紙化辦公成為了現代化高中檔案管理的潮流。這種檔案信息管理系統實(shí)現了文件從產(chǎn)生、運輸到整合的一系列工作，取締了傳統檔案管理模式下人工標記、打印、裝訂等一系列環(huán)節，辦公過(guò)程中的紙張、筆墨等資源得到了節約，人力、物力、財力消耗得到了大大的降低。
(三)極大地提升了高中檔案管理工作效率。智能化計算機的運用能夠一次性處理所有的檔案信息，將各種數據按照預設的順序進(jìn)行排序、整理，絲毫不費人工力氣，且運行起來(lái)準確性高、差錯極少，維護和升級也是全自動(dòng)化運行。給原本繁瑣的高中檔案管理工作帶來(lái)了現代化的曙光。以運行高度有序的現代化化信息處理體系為中心，把校內檔案資料加工成電子形式，建立起網(wǎng)絡(luò )數據庫，使得高中檔案管理的一切工作環(huán)節都變得信息化、智能化、高效率。
三、智能化計算機在高中檔案管理中的應用
(一)創(chuàng )新服務(wù)手段，建立現代化檔案管理模式。信息技術(shù)的發(fā)展不會(huì )止步不前，隨著(zhù)新一輪科學(xué)技術(shù)成果的產(chǎn)生和應用，高中信息化檔案管理也必須與時(shí)俱進(jìn)，跟隨檔案管理數字化程度的提升而改善檔案利用方式。越來(lái)越多的用戶(hù)通過(guò)計算機、網(wǎng)絡(luò )平臺來(lái)獲取檔案信息，這一變化要求檔案管理的工作方式和手段必須隨之改變，甚至連檔案信息的管理模式也在從實(shí)體管理向信息管理、知識管理等方面轉變。為此，高中檔案管理部門(mén)必須改變服務(wù)手段，創(chuàng )新符合信息化發(fā)展的新服務(wù)方式，建立起現代化的檔案管理模式，推動(dòng)智能化發(fā)展在高中檔案管理工作中的應用。
(二)加強檔案信息化基礎設施的完善。檔案管理信息化基礎設施是開(kāi)展校務(wù)現代化改革的基礎組成部分，具體包括計算機軟件、網(wǎng)絡(luò )以及其他相關(guān)輔助設施。不同高中根據自身檔案管理實(shí)際情況的需要，必須在管理部門(mén)配備齊全相關(guān)設施，包括計算機、掃描儀、光盤(pán)刻錄機以及檔案管理系統軟件等。建立好網(wǎng)絡(luò )數據庫、電子目錄和電子檔案錄入接受中心，保證電子文件及時(shí)高效得到收錄和采集。要注意選擇的信息化檔案管理系統軟件必須能夠具備強大的功能，集采集、存檔、整理、搜索、編目等功能于一身，能夠兼容各種數據，保證和其他數據庫、校園網(wǎng)之間相互交換的流暢。
(三)加大信息化檔案管理的宣傳力度。信息化時(shí)代的到來(lái)需要高中領(lǐng)導和管理人員樹(shù)立起智能化檔案管理的意識，重視信息化檔案管理在現代社會(huì )中的作用，意識到智能化檔案管理模式的建立是現階段高中檔案工作深入改革的重要環(huán)節。提高領(lǐng)導和師生對信息化檔案管理的認知和重視，能夠推動(dòng)校務(wù)改革的深入發(fā)展。高中檔案管理部門(mén)必須秉持創(chuàng )新、努力的理念，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，以真實(shí)的業(yè)績(jì)和務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度來(lái)表決心，穩扎穩打，用實(shí)力來(lái)爭取上級對校務(wù)改革的資金等各方面支持，全面深入推進(jìn)校務(wù)改革。
(四)建立健全檔案信息安全保障體系。高中檔案管理工作中最重要的可以說(shuō)是檔案信息的安全性和保密性。因此，在開(kāi)展校務(wù)管理改革的過(guò)程中，必須把信息化與安全性能相結合，建立起安全保障體系，促進(jìn)智能化發(fā)展在高中檔案管理模式的應用。首先要做好安全備份工作，加強信息化檔案管理工作人員的安全意識，確保數據不被人為泄露。在內部管理方面，要制定好完善的安全保障管理規章和檔案信息責任制度，確保檔案管理工作人員的身份安全。
(五)加強檔案管理規范化、標準化建設。信息化時(shí)代的到來(lái)要求高中智能化檔案管理工作必須實(shí)現標準化和規范化。所謂的規范化和標準化，指的是信息錄入、傳輸、整理、編目、存檔等環(huán)節的按部就班，首先，上級檔案部門(mén)必須制定出詳細的規范化管理規章制度，從工作人員本身和檔案管理工作過(guò)程兩方面出發(fā)，首先要求工作人員必須樹(shù)立起維護檔案管理規范的意識。其次要求工作人員在開(kāi)展各項檔案管理工作環(huán)節時(shí)按照規章制度行事，絕不私自決定棘手問(wèn)題的處理。從而推動(dòng)高中檔案管理工作的標準化、規范化建設。
綜上所述，進(jìn)入21世紀，科學(xué)技術(shù)在教育教學(xué)方面的應用越發(fā)普遍，信息化辦公成為高中檔案管理的重要手段。信息化計算機辦公不僅極大地提升了辦公效率，更增強了高中檔案信息的安全保密性和管理工作的質(zhì)量。目前，高中在利用計算機開(kāi)展信息化辦公的同時(shí)，還存在很多不足和缺陷，需要根據實(shí)際情況一一改正，只有創(chuàng )建起完善的安全保障體系，加大信息化檔案宣傳力度，使管理人員樹(shù)立起信息化意識，才能夠促進(jìn)智能化辦公在高中檔案管理中更好地應用。
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