醫院綜合檔案開(kāi)發(fā)及利用的思考
論文關(guān)鍵詞：醫院檔案 開(kāi)發(fā)利用
論文摘要：本文針對醫院檔案在發(fā)展建設中的重大作用，提出開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源所必需的幾個(gè)重要基礎環(huán)節。增強檔案工作人員的服務(wù)意識與水平，具備良好的職業(yè)道德與職業(yè)素質(zhì)，為檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供思想與知識方面的保障；完善檔案工作管理體制，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò )體系，建立健全檔案管理各項規章制度，做好醫院各門(mén)類(lèi)檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計與檢索工作，不斷加強醫院檔案基礎業(yè)務(wù)建設，形成庫藏豐富，結構合理，有規可循，有目可查，管理科學(xué)，有效利用的良好局面。
檔案利用是指以館（室）藏檔案資源為基礎，通過(guò)一定的方式，直接提供檔案為利用者服務(wù)的工作。其方式有：（1）提供檔案原件。即在檔案館（室）內設閱覽室，組織利用者在室內閱覽檔案原件，或根據特殊需要，經(jīng)過(guò)批準暫時(shí)把檔案原件借出館（室）外使用。（2）提供檔案復制件。包括以縮微膠片、靜電復印件等提供利用。（3）編輯出版檔案文件匯編、檔案史料匯編，舉辦檔案展覽等。（4）綜合檔案內容編寫(xiě)書(shū)面資料（如大事記、組織沿革等）。（5）制發(fā)檔案證明，函復查詢(xún)、外調等。
實(shí)行綜合檔案管理工作，目前為止形成了包括實(shí)物檔案在內的黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、醫療業(yè)務(wù)管理類(lèi)、教學(xué)管理類(lèi)、后勤管理類(lèi)、審計檔案類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、制劑生產(chǎn)類(lèi)、設備儀器類(lèi)、基本建設類(lèi)、會(huì )計檔案類(lèi)、聲像檔案類(lèi)、電子檔案類(lèi)、干部職工檔案類(lèi)共十五種門(mén)類(lèi)檔案，這些檔案資料在醫院發(fā)展建設中起著(zhù)查考憑證、參考依據、科學(xué)研究、宣傳教育的重要作用。檔案工作的根本目的就是開(kāi)發(fā)檔案信息資源，服務(wù)經(jīng)濟建設。而要充分發(fā)揮庫存檔案信息資源的潛在作用，就必須從以下幾個(gè)方面做好工作。
1 增強檔案工作人員的服務(wù)意識與水平
檔案工作是一項服務(wù)性工作，檔案人員的服務(wù)意識與水平的高低決定著(zhù)檔案開(kāi)發(fā)利用工作程度好壞，只有通過(guò)積極優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，把死材料變成活材料，才能使檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)，這就要求檔案人員：（1）要具有良好的職業(yè)道德，熱愛(ài)檔案事業(yè)，樹(shù)立無(wú)私奉獻、全心全意為人民服務(wù)的精神，在工作中做到服務(wù)態(tài)度主動(dòng)、熱情、耐心、周到；在服務(wù)方式上，拓展多種形式，樹(shù)立起主動(dòng)服務(wù)的意識，改變過(guò)去“等、靠、要”的傳統工作模式，打破過(guò)去“重藏輕用”、“看攤守攤”的陳舊管理方式，由封閉式管理向開(kāi)放式管理轉變，由被動(dòng)管理向主動(dòng)管理轉變，充分發(fā)揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫院的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益密切聯(lián)系起來(lái)，在主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開(kāi)發(fā)利用上狠下工夫，不斷提高檔案工作效益，而只有通過(guò)提高效益，也才能進(jìn)一步得到醫院的重視，才能提高檔案工作在醫院工作中的地位。（2）要具備良好的職業(yè)素質(zhì)，即知識素質(zhì)和能力素質(zhì)。隨著(zhù)醫院各項工作的不斷發(fā)展，對檔案利用的要求也越來(lái)越高，利用重點(diǎn)從政治、行政等方面的需要，發(fā)展到醫院業(yè)務(wù)建設、科學(xué)研究、精神文明建設等方面來(lái)，這就要求醫院檔案工作人員除精通掌握檔案管理專(zhuān)業(yè)知識外，還必須掌握醫療衛生相關(guān)知識、科技檔案（如科研成果檔案、設備檔案、基建檔案、產(chǎn)品檔案）及專(zhuān)門(mén)檔案（如會(huì )計檔案、教學(xué)檔案、審計檔案、聲像檔案等）方面的知識，根據不同的利用需求，有針對性地提供檔案。同時(shí)，要具備從事本職工作的語(yǔ)言文字能力、信息開(kāi)發(fā)能力、運用現代科技手段的能力和創(chuàng )新能力等，主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，在研究檔案內容的基礎上，編寫(xiě)參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫(xiě)論文專(zhuān)著(zhù)等，為檔案利用提供更廣泛、集中、系統的服務(wù)。
2 要不斷加強醫院檔案基礎業(yè)務(wù)建設
在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)工作中，利用工作是目的，是主導工作，但利用工作必須建立在良好的基礎工作之上。應該在重視利用工作的同時(shí)，狠抓基礎工作，以利用工作促進(jìn)基礎工作，以基礎工作保障利用工作，做到相互結合，共同發(fā)展。綜合醫院做好檔案基礎業(yè)務(wù)工作有以下幾個(gè)方面。
2.1 完善檔案工作管理體制，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò )體系。成立檔案工作領(lǐng)導小組及保密、鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導小組，各部門(mén)科室明確兼職人員，為檔案材料收集、整理、鑒定等工作環(huán)節奠定人力基礎。
2.2 建立健全檔案管理各項規章制度。檔案工作是一項集管理性、服務(wù)性、政治性、科學(xué)性、文化性等性質(zhì)于一體的工作，檔案工作的基本原則就是“檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會(huì )各方面的利用”。因此，綜合醫院要在貫徹落實(shí)《檔案法》的同時(shí)，結合醫院實(shí)際情況，建立健全本醫院檔案管理的各項規章制度，使檔案管理有法可依、有章可循，實(shí)現檔案管理規范化。例如，我院結合醫院實(shí)際情況，先后制訂了《關(guān)于加強檔案管理工作的規定》、《各種檔案保管期限》、《醫院檔案分類(lèi)大綱》、《檔案分類(lèi)編號標準》，建立了《檔案立卷、歸檔制度》、《檔案保密、保管、查閱、鑒定銷(xiāo)毀、統計制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文書(shū)、教學(xué)、科技、會(huì )計、審計、音像檔案規范管理制度》、《庫房管理及計算機管理制度》等，為檔案工作基礎業(yè)務(wù)建設提供制度保障。
3 做好醫院各門(mén)類(lèi)檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計與檢索工作
3.1 醫院檔案收集工作。按照醫院《檔案管理辦法》、《文件材料歸檔范圍》等的規定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)征集的辦法，把分散在各科室、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到綜合檔案室的工作。檔案收集是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節的基礎，收集工作的質(zhì)量直接決定和影響著(zhù)檔案業(yè)務(wù)工作水平，收集及時(shí)、鑒選得當，把有保存價(jià)值的檔案都集中在檔案室，實(shí)現檔案的集中統一管理，維護檔案的完整與安全，才能使室藏檔案齊全完整，內容豐富，才可以提高檔案工作質(zhì)量，為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng )造良好的物質(zhì)條件。
3.2 醫院檔案整理。按照一定的原則和方法，對零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列、編目，使檔案由零亂到系統，由無(wú)序到有序，體現檔案的特點(diǎn)，充分反映各項工作活動(dòng)的歷史聯(lián)系和面貌，是檔案信息資源完整利用的基礎。
3.3 醫院檔案鑒定工作。醫院綜合檔案部門(mén)按照一定的原則、標準和方法，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀，提高了檔案利用的準確率。
3.4 醫院檔案保管和統計工作。根據檔案的成分和狀況，采取安全的存放和防護措施，并以表冊、指標、數字等形式揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的業(yè)務(wù)工作，是檔案開(kāi)發(fā)利用的硬件保障。
3.5 醫院檔案檢索工具醫院檔案檢察工具。記錄、報道、查找檔案材料的手段，是揭示館（室）藏和查找檔案的重要手段，它把“藏”與“用”連接起來(lái)，溝通檔案材料與利用者和管理者之間的關(guān)系，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的工具。我院從檔案資料的存儲至檢索利用充分發(fā)揮現代化管理手段的作用，為檔案信息資源利用者提供最方便最快捷的信息服務(wù)，并編制檢索工具100余冊，簡(jiǎn)化利用程序，編制利用范例，開(kāi)展電話(huà)、信函、網(wǎng)絡(luò )等多種服務(wù)方式等，從而使檔案管理的各項服務(wù)工作落到實(shí)處。
總之，做好以上幾個(gè)環(huán)節工作的良性銜接，才能形成庫藏豐富，結構合理，有規可循，有目可查，管理科學(xué)，有效利用的良好局面，才能充分完成檔案工作的使命，滿(mǎn)足醫院各方面的需求，實(shí)現庫存檔案的價(jià)值，擴大檔案工作的影響，發(fā)揮檔案工作在醫院建設與發(fā)展中的應有作用。
參考文獻
[1]王黎明,蔣紅兵,曹安之.醫療設備全程管理.中國醫院，2004-07-01.
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