探析會(huì )計管理體制改革中的會(huì )計檔案管理
檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位財務(wù)的重要史料和證據。目前，會(huì )計委派制下的會(huì )計檔案管理存在的主要問(wèn)題如下：
一是有的會(huì )計核算中心沒(méi)有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì )計檔案，不符合《會(huì )計檔案管理辦法》的規定�！稌�(huì )計檔案管理辦法》第6條明確指出，“當年形成的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終結后，可暫由會(huì )計機構保管一年，期滿(mǎn)之后，應當由會(huì )計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管”。會(huì )計核算中心成立后形成的會(huì )計檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì )計核算而形成的，盡管會(huì )計檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門(mén)類(lèi)，應當保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續性。
二是紙質(zhì)會(huì )計檔案與存儲會(huì )計數據的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì )計工作由傳統的手工記賬形式到運用機形式記賬，會(huì )計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會(huì )計電算化工作規范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì )計檔案，包括存儲在計算機硬盤(pán)中的會(huì )計數據、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲的會(huì )計數據和計算機打印出來(lái)書(shū)面形式的會(huì )計數據。”《會(huì )計基礎工作規范》第45條規定，“實(shí)行會(huì )計電算化的單位，有關(guān)電子數據、會(huì )計軟件資料等應當作為會(huì )計檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì )計委派制核算的地區或部門(mén)，基本都實(shí)行了電算化會(huì )計，形成的大量磁介質(zhì)會(huì )計檔案都保存在會(huì )計核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì )計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì )計檔案。
三是會(huì )計工作與會(huì )計檔案管理脫節。會(huì )計檔案是會(huì )計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì )計業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì )計工作的延伸，也是會(huì )計工作的終結。但在實(shí)際工作中，會(huì )計委派制管理下的會(huì )計人員對會(huì )計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì )計業(yè)務(wù)的培訓和學(xué)習，但對檔案知識，特別是會(huì )計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì )計檔案管理的培訓與學(xué)習。各單位普遍重會(huì )計業(yè)務(wù)，輕會(huì )計檔案管理。在各單位制定的會(huì )計制度中突出強調了會(huì )計業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會(huì )計檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì )計檔案的規范化管理納入會(huì )計人員崗位職責中。在會(huì )計人員上崗前，沒(méi)有邀請檔案專(zhuān)業(yè)人員講授會(huì )計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會(huì )計檔案整理質(zhì)量不高，封面內容填寫(xiě)不全，裝訂不整齊，有的分類(lèi)、排列不規范，無(wú)目錄等現象，使整理出的會(huì )計檔案沒(méi)有達到規范化標準，更談不上管理。
四是財政部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì )計委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門(mén)的監管。然而從其成立至今，無(wú)論財政部門(mén)還是檔案部門(mén)都沒(méi)有對新管理模式下會(huì )計檔案的管理作出具體的要求和規定，檔案部門(mén)也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導與監督。財政部門(mén)只強調會(huì )計業(yè)務(wù)規范與否，而對會(huì )計檔案規范與否少有問(wèn)津，使會(huì )計委派制下的會(huì )計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。
五是會(huì )計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì )計核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì )計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會(huì )計檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標準，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會(huì )計業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì )計檔案管理，沒(méi)有把會(huì )計檔案規范化管理納入會(huì )計人員崗位責任制中，也沒(méi)有配備專(zhuān)人管理會(huì )計檔案。
針對會(huì )計管理體制改革給會(huì )計檔案管理帶來(lái)的問(wèn)題，筆者認為應強化以下方面工作：
一要加強會(huì )計檔案管理，理順會(huì )計檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì )計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會(huì )計法》、《會(huì )計檔案管理辦法》等有關(guān)規定，明確會(huì )計檔案的所有權是委托單位，將委托單位的會(huì )計檔案整理規范，在核算中心暫保管一年，期滿(mǎn)后編制會(huì )計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案和存儲會(huì )計數據的磁介質(zhì)會(huì )計檔案，向委托單位的檔案機構移交。
二要加強會(huì )計人員崗位培訓，提高會(huì )計檔案的案卷質(zhì)量。會(huì )計人員是會(huì )計檔案整理的第一責任人。會(huì )計人員對會(huì )計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì )計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì )計檔案管理及操作技能的培訓，納入會(huì )計人員崗前培訓，從會(huì )計檔案整理的基礎業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì )計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì )計檔案的整理規范工作。
三要讓財政部門(mén)與檔案部門(mén)共同加大對新管理體制下形成的會(huì )計檔案的監管。結合實(shí)際，聯(lián)合制定包含新會(huì )計體制下會(huì )計檔案工作內容的《會(huì )計檔案管理實(shí)施細則》，進(jìn)一步細化會(huì )計檔案的分類(lèi)、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會(huì )計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會(huì )計檔案的規范化管理納入其中，加大對會(huì )計工作整體性和連續性的檢查與監督。
四要完善會(huì )計檔案管理工作的各項規章制度，嚴格辦理會(huì )計檔案移交手續。實(shí)行會(huì )計委派制的地區和部門(mén)，除了建立會(huì )計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會(huì )計檔案管理辦法》、《會(huì )計電算化工作規范》并結合實(shí)際，制定出會(huì )計檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類(lèi)大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì )計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監交人、會(huì )計、報賬員、檔案員應同時(shí)辦理交接手續，加蓋公章，清點(diǎn)會(huì )計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
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