關(guān)于新形式下高�；�建檔案管理工作的創(chuàng )新

　　論文摘要：高�；�建檔案是高校重要的檔案資源，是學(xué)�；�本建設活動(dòng)中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據。本文從高�；�建檔案的重要性入手，介紹了高�；�建檔案的內容、作用及其特點(diǎn)，分析了高�；�建檔案管理存在的問(wèn)題，提出了幾點(diǎn)可實(shí)施的建議。

　　論文關(guān)鍵詞：高校；基建檔案；管理；對策

　　隨著(zhù)我國高等教育的快速發(fā)展，招生規模不斷擴大，高校的基本建設進(jìn)入了高速發(fā)展時(shí)期，隨之而來(lái)的是高校園區、大學(xué)城、新校區建設如雨后春筍蜂擁而上，每個(gè)建設新校區的高校要花幾個(gè)億或十幾個(gè)億投入到學(xué)校的征地、建設、原校區舊房的維修與改造等一系列基本建設。高校投入大量的資金建設教學(xué)、實(shí)驗、辦公、生活輔助用房及配套基礎設施道路、地下管道和環(huán)境綠化等等，建設過(guò)程中產(chǎn)生了大量有保存價(jià)值的基建檔案資料，高�；�建工程檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，它不僅是高�；�建工作真實(shí)記錄，而且是以后高校發(fā)展過(guò)程中建設規劃、管理及改擴建、維修的重要依據。它記錄了學(xué)校建設發(fā)展的歷史軌跡，其實(shí)際保存價(jià)值應該受到重視。
　　高�；�建部門(mén)工程檔案涉及規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關(guān)和其他有關(guān)部門(mén)，但建設單位作為工程項目管理的主體，自然要做好基建檔案管理工作。任何基本建設缺少工程檔案，就缺少了日常維護和以后改造的依據，基建檔案不僅能反映該建筑物的變化和發(fā)展，為學(xué)校規劃、建設、管理工作提供參考和歷史記錄，也對學(xué)校發(fā)展和經(jīng)濟建設發(fā)揮著(zhù)重要作用，為地上地下交叉工程提供相互要求的依據；為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天更有利于將來(lái)，是高校一筆寶貴的物質(zhì)財富。
　　從現在高�；�建管理檔案來(lái)看，高�；�建部門(mén)現有建設工程檔案管理工作制度還不能適應新形勢發(fā)展的需要，尚存在一些不容忽視的問(wèn)題，如：檔案移交工作被動(dòng)、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權責不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。因此，必須加強建設工程檔案的管理，建立完善的檔案管理組織體系和制度制約機制。

　　一、高�；�建檔案的主要內容和特點(diǎn)

　　高�；�建檔案作為高校建設活動(dòng)中形成的第一手材料，是高�；�本建設圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結算書(shū)、審計結論以及后期使用過(guò)程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料�；�建檔案是指在基建管理和基建工程項目建設活動(dòng)過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構筑物、地上地下管線(xiàn)等基本建設，從立項準備到工程竣工驗收全過(guò)程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設項目檔案資料包括了工程項目每一個(gè)環(huán)節的文字或圖紙記錄，其主要特點(diǎn)是：
　�。ㄒ唬�專(zhuān)業(yè)性
　　是指基建檔案的形成領(lǐng)域和內容性質(zhì)具有鮮明的、不同于其他行業(yè)的專(zhuān)業(yè)特征。
　�。ǘ�）成套性
　　是指每一套完整的檔案資料是以一個(gè)獨立的工程項目為對象進(jìn)行收集和歸檔。
　�。ㄈ�）現實(shí)性
　　是指檔案有很強的現實(shí)使用價(jià)值，不同于其他檔案資料歸檔后是用來(lái)做歷史查找，而基建檔案在學(xué)校將來(lái)發(fā)展規劃中發(fā)揮著(zhù)重要的使用價(jià)值。
　�。ㄋ模┲芷陂L(cháng)
　　主要是檔案要收集從項目的立項、設計、招投標、施工、竣工驗收、結算等多個(gè)階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著(zhù)工程項目竣工結算才能完結，持續時(shí)間長(cháng)，一般為1-2年，大型項目2年或更長(cháng)時(shí)間，時(shí)間跨度不可預見(jiàn)。這些獨有的特點(diǎn)決定了基建檔案的作用是不可估量的。

　　二、高�；�建檔案管理的意義

　�。ㄒ唬┯涗浉咝＝ㄔO歷史
　　基建檔案承載了高�；�本建設大量的信息，它真實(shí)地記載了學(xué)校內各類(lèi)建筑物、構筑物及地上、地下各種管線(xiàn)等基本建設的規劃、設計、招投標、施工以及使用過(guò)程中的維護等實(shí)際經(jīng)過(guò)的詳細資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙設計、施工合同、監理合同、施工組織、竣工驗收到各類(lèi)來(lái)往文件、變更簽證、圖表、數據等第一手資料。
　�。ǘ�）對高校的續建和發(fā)展具有參考作用
　　完整系統的基建檔案會(huì )給后來(lái)的建設者提供翔實(shí)的基礎資料。技術(shù)人員通過(guò)查閱歷史資料，在新建、擴建、改建等工程圖紙的設計工作中汲取精華、去其糟粕，建設過(guò)程不走彎路，節省時(shí)間，提高效率。如某高校擬在原教學(xué)大樓上加層，該樓的基礎設計承載7層的荷載，當時(shí)由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據設計圖紙直接施工。
　�。ㄈ�）在建設過(guò)程中可以重復利用
　　檔案的信息價(jià)值不僅是項目建設歷史的真實(shí)記錄，而且是工程使用過(guò)程中的維護、改造和將來(lái)學(xué)校建設的重要依據。工程建設檔案具備這樣的特征，可以重復利用或參考。工程設計檔案已經(jīng)過(guò)實(shí)踐的考驗，通用性很強的設計標準圖整理歸檔后，重復利用不僅可以縮短建設時(shí)間，而且還能節省勞動(dòng)耗費，同時(shí)也提高工作效益及建設項目的經(jīng)濟效益。

　　三、高�；�建檔案管理存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬�檔案資料收集不齊全
　　基建檔案涉及建設方、招投標、監理、施工等多個(gè)部門(mén)、施工程序復雜、時(shí)間跨度大，直接導致基建檔案成為工程項目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。參與工程建設的各個(gè)主體單位，只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標的效果，對表示工程形象進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。在項目竣工接近驗收時(shí)采取補救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設單位的資料不能真實(shí)反映施工現場(chǎng)實(shí)際數據。例如建設單位在施工時(shí)不慎將地下管道挖斷的事經(jīng)常發(fā)生，不是因為技術(shù)人員不懂業(yè)務(wù)而是沒(méi)有反應施工現場(chǎng)的真實(shí)記載資料可以參考。好多學(xué)校地下管網(wǎng)經(jīng)過(guò)多年的建設后，逐步豐富和錯亂起來(lái)，自來(lái)水管線(xiàn)、天然氣管線(xiàn)、電纜管線(xiàn)、暖氣管線(xiàn)、雨污水管線(xiàn)等相互交錯形成一個(gè)蜘蛛網(wǎng)，到最后沒(méi)有一套完整的綜合所有專(zhuān)業(yè)的管網(wǎng)圖。建設歷史悠久的學(xué)校，管網(wǎng)圖成了某些技術(shù)人員腦子里的記憶，隨用隨想，時(shí)間久了，當年的現場(chǎng)技術(shù)人員退休后，這樣的記憶信息就丟失了，給后期的維修和日常使用帶來(lái)很大的麻煩。
　�。ǘ�）檔案資料編制質(zhì)量不高
　　大多數高校對基建檔案的管理沒(méi)有嚴格的標準、規范或制度可以執行，普遍存在管理意識較差的現象。如果參建的施工單位技術(shù)水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識薄弱，對于要歸檔的資料純屬應付竣工資料的要求�？⒐�圖是工程竣工驗收后，真實(shí)反映建設工程項目施工結果的圖樣，它是真實(shí)、準確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構筑物等的技術(shù)文件。許多施工單位不配備專(zhuān)職資料員，整理資料時(shí)也不嚴格按照相關(guān)規范執行，導致歸檔資料質(zhì)量不高。多數竣工圖沒(méi)有按實(shí)際施工程序進(jìn)行修改，造成竣工圖與實(shí)際竣工項目不相符，存在數據誤差是一定的；竣工圖紙上相關(guān)責任人審核沒(méi)有簽字，竣工圖紙漏缺竣工圖章，或者有竣工圖章沒(méi)有簽名，竣工圖編制不規范、標識不統一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時(shí)歸檔，嚴重影響了后期檔案的完整性。
　�。ㄈ�）檔案資料的數據內容缺乏準確性
　　施工過(guò)程中臨時(shí)發(fā)生的變更，沒(méi)有將這些變更的數據及時(shí)反映到竣工資料中，變更執行的程序也不規范，導致竣工資料存在誤差或失實(shí)。檔案管理人員只懂檔案知識，沒(méi)有工程項目建設相關(guān)的技術(shù)知識，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準確識別數據可靠性。
　�。ㄋ模�檔案資料使用手段有待更新
　　傳統的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立基建檔案的最終目的是為了利用，目前高�；�建檔案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補救；另一方面頻繁使用，原件會(huì )破損。因此，傳統的檔案使用手段無(wú)法適應現代化發(fā)展的要求。

    四、加強基建檔案管理的措施

　�。ㄒ唬╊I(lǐng)導重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵
　　學(xué)校主管基建的領(lǐng)導、基建部門(mén)以及工程管理人員應充分認識到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是校領(lǐng)導要重視和支持。只有領(lǐng)導加強檔案建設意識，思想上要認識到基建檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理組織體系和制度體系，實(shí)現規范化的管理，才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。
　�。ǘ�）增強學(xué)�；�建部門(mén)收集檔案的責任感
　　只有提高檔案管理意識才能做好基建檔案管理工作，學(xué)校要建立以基建處為責任主體的組織機構，明確基建檔案管理人員�；�建部門(mén)作為基建工程管理者和基建檔案的形成者，應有專(zhuān)門(mén)負責人分管此項工作，并有專(zhuān)職檔案員負責收集資料。工作中要堅持基建檔案“三個(gè)同步”原則，即基建工程一開(kāi)始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設過(guò)程要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進(jìn)行。
　�。ㄈ�）加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓，提升專(zhuān)業(yè)化管理水平
　　檔案管理部門(mén)應有針對性地加強基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，讓管理人員學(xué)習相關(guān)理論知識，領(lǐng)會(huì )現代化管理的業(yè)務(wù)要求標準，鼓勵檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專(zhuān)業(yè)基礎知識，更要熟悉工程項目建設流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準備階段資料、監理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。
　�。ㄋ模┟鞔_職責、及時(shí)收集，確保檔案工作有效落實(shí)
　　工程項目施工過(guò)程中，高�；�建部門(mén)甲方工地代表要密切注意工程變更，及時(shí)查驗、監督監理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。監理單位和施工單位要把完整的、系統的、準確的施工變更數據和有關(guān)信息及時(shí)反饋給甲方工地代表，確�；�建工程竣工檔案是準確的第一手資料。
　�。ㄎ澹┲鸩酵晟苹�建檔案現代化管理
　　隨著(zhù)高校辦公系統信息化與網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及，高校檔案館的管理模式也在逐步現代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，高�；�建檔案管理工作，必須從傳統手工作業(yè)方式向信息化管理過(guò)渡。采用科學(xué)、先進(jìn)的應用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲和利用，傳統的紙質(zhì)載體檔案材料通過(guò)計算機信息系統管理轉化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò )化運用的技術(shù)。設計單位提供的設計成果除紙質(zhì)的藍圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標志，交存電子版竣工圖紙；與建設有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。建筑項目的相關(guān)信息如工程名稱(chēng)、立項批文文件、工程規劃建設許可證號、工程施工許可證號、施工單位名稱(chēng)、合同價(jià)、審計決算價(jià)、交付使用時(shí)間、竣工面積等內容，以建筑物為單位，逐一形成電子表格。在后期檔案使用時(shí)可以直接檢索、統計和查閱，同時(shí)可以實(shí)現遠距離傳遞檔案信息，提高工作效率。

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