民辦職業(yè)院校檔案管理內涵建設問(wèn)題探析
摘 要：加快檔案工作管理規范化、制度化建設的進(jìn)程，是依法辦好民辦職業(yè)院校的重要基礎工作之一，也是衡量民辦職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標志。本文通過(guò)分析民辦職業(yè)院校檔案管理工作中存在的一些突出問(wèn)題，提出了整改建議和對策措施，供參考研討。關(guān)鍵詞：民辦職業(yè)院�！n案管理 內涵建設
隨著(zhù)國家大力發(fā)展高等教育事業(yè)的政策機遇和城鄉居民迫切希望獲得高等教育機會(huì )的需求劇增以及大學(xué)生就業(yè)形勢的嚴峻，民辦職業(yè)院校發(fā)展態(tài)勢和前景看好，但是由于民辦職業(yè)學(xué)校起步晚、發(fā)展快，其“速度、規模、質(zhì)量、效益”，出現了發(fā)展不平衡、結構性矛盾突出等現象。民辦職業(yè)院校的制度管理和內涵建設方面問(wèn)題較多，尤其是民辦職業(yè)院校檔案體系的建制和管理工作，成為影響和制約民辦高職院校發(fā)展的重要瓶頸之一。根據《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國教育部第27號令關(guān)于《高等院校檔案管理辦法》的明確規定“高校檔案工作是高等院校重要的基礎性工作，院校應當加強管理，將之納入院校整體發(fā)展規劃�！币虼�，民辦職業(yè)院校建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平，是提高民辦職業(yè)院校教育水平和管理水平、加強內涵建設、促進(jìn)學(xué)院發(fā)展的必由之路。
一、民辦職業(yè)院校檔案管理存在的主要問(wèn)題
調研發(fā)現云南省的民辦職業(yè)院校檔案工作普遍存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：
1、民辦職業(yè)院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、機構不健全、專(zhuān)業(yè)人員缺位的現象。當前，很多院校都忽略了檔案管理工作，缺乏對檔案工作管理重要性的認識，認為檔案工作屬于學(xué)校的附帶工作，不影響其長(cháng)遠發(fā)展， 因此忽略了檔案管理建設。這種認識不足不僅體現在學(xué)校領(lǐng)導身上，更是體現在學(xué)校全體教職員工身上。在很多民辦職業(yè)學(xué)校根本沒(méi)有檔案館和專(zhuān)職檔案工作管理人員，即使有些民辦職業(yè)院校存在檔案館和專(zhuān)業(yè)人員，由于民辦院校的特殊性，出于對人力資源充分利用的考慮，專(zhuān)職檔案管理人員也往往身兼數職，還要承擔院校的很多其他工作。比如系部的兼職檔案人員多是教學(xué)秘書(shū)或行政秘書(shū)兼職，既有日常教學(xué)管理工作或者辦公室行政事務(wù)性工作，又要兼顧檔案管理工作，造成檔案管理工作不盡人意。
2、民辦職業(yè)院校檔案管理缺乏明確的規定責、權、利的規章制度。目前，多數民辦職業(yè)院校的發(fā)展只注重規模與速度建設，忽略了內涵建設，這對學(xué)校的檔案管理工作造成了很大的影響。由于檔案相關(guān)規章制度沒(méi)有遵守國家檔案工作要求的規范標準，甚至是缺乏相關(guān)的檔案管理制度，導致負責部門(mén)不能、不知道如何把在教學(xué)、科研等日常工作活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案按照檔案工作管理規定要求統一歸檔、集中管理，導致檔案材料分散，致使檔案資料收集不及時(shí)、文件材料殘缺不全，不能及時(shí)立卷和歸檔；且因為缺乏規章要求，導致各職能部門(mén)和系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，缺少規范的要求和長(cháng)久保存檔案的考慮，存在“檔案材料幾大箱，用時(shí)要去紙箱中翻找，很多材料被丟棄”現象。這不僅直接影響了檔案整理、歸檔，而且也影響到檔案作為學(xué)校歷史憑證的作用。
3、經(jīng)費投入不足，導致不能實(shí)現檔案信息電子化建設。目前很多民辦職業(yè)學(xué)校在檔案管理方面的經(jīng)費投入非常有限，無(wú)法購置檔案管理工作所需的現代化設備，現代信息技術(shù)手段如高校數據庫、校園網(wǎng)絡(luò )等沒(méi)有切實(shí)應用到民辦職業(yè)院校的檔案管理中，導致民辦職業(yè)院校的檔案信息化建設相比于其他院校相對滯后。一些民辦職業(yè)院校的檔案管理以傳統的手工管理方式為主，書(shū)寫(xiě)速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質(zhì)量和收集時(shí)間。此外，因財力不到位，檔案人員也就得不到現代檔案管理技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，無(wú)法對檔案進(jìn)行現代化的科學(xué)規范管理。而對檔案管理人員繼續教育的措施乏力，直接制約著(zhù)檔案信息電子化建設進(jìn)程。
4、檔案材料單一，缺乏編研檔案，影響了檔案利用率。由于民辦職業(yè)院校成立的時(shí)間短，對檔案工作的認識不夠到位，平時(shí)不注意檔案的收集與整理，導致很多院校只存在教學(xué)檔案和行政檔案，黨群建設和科研建設等檔案材料缺失，檔案保存單一。由于檔案人員本身能力的局限，學(xué)校沒(méi)有編研檔案。同時(shí)，由于缺少專(zhuān)職檔案管理人員和對檔案工作的忽視，檔案利用率不高，不能充分發(fā)揮檔案在院校發(fā)展路程中的作用，檔案的服務(wù)職能處于被動(dòng)狀態(tài)。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用渠道單一，僅限于發(fā)展黨員、評選三好院生、優(yōu)秀畢業(yè)生等方面。在師資培養、人才選拔與考核及推薦院生就業(yè)、擴大對外交流、宣傳教育、樹(shù)立學(xué)校良好形象等方面，未能真正發(fā)揮檔案應有的作用。
二、民辦職業(yè)院校檔案工作建設的對策措施
1、加強院校領(lǐng)導對檔案工作的重視，提高全校職工檔案意識。一所學(xué)校能否把檔案館建立起來(lái)并制定出規范、科學(xué)的規章制度，做到館藏信息豐富、檔案工作有章可依、檔案工作真正為學(xué)院發(fā)展服務(wù)，關(guān)鍵是領(lǐng)導的重視程度。領(lǐng)導重視檔案建設，善于用檔案資料來(lái)處理和規劃院校各項工作，是做好檔案工作的根本保證；學(xué)院全體教職工的配合也是關(guān)鍵。因此，檔案管理人員不僅要爭取學(xué)院領(lǐng)導對檔案工作的理解與支持，讓他們意識到檔案工作的重要性，把檔案管理納入院校計劃和規劃，納入學(xué)校管理制度，納入學(xué)院工作人員的職責范圍，同時(shí)還要做到檔案工作的意識與任何一項工的布置、檢查、總結、驗收同步進(jìn)行。 要強化全體教職工的檔案意識，讓他們能夠真正從思想上和行動(dòng)上意識到檔案工作對于學(xué)院和個(gè)人發(fā)展的重要性，自覺(jué)配合檔案部門(mén)的各項工作，積極參與學(xué)院檔案建設，在參與檔案建設過(guò)程中，認真研究落實(shí)本部門(mén)的檔案工作任務(wù)， 做到在平時(shí)的工作中自覺(jué)收集、整理檔案資料，并交檔案室統一保管，使學(xué)院檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
2、檔案工作管理做到科學(xué)化、規范化、制度化。針對民辦職業(yè)院校實(shí)際，建議制定規章制度，《民辦職業(yè)院校檔案資料分類(lèi)編碼及歸檔范圍》、《各系、部檔案歸檔范圍和保管期限》、《系部教學(xué)檔案資料分類(lèi)編目格式及類(lèi)目代碼表》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》等各項制度要健全。要做到教學(xué)檔案、行政檔案、黨群建設檔案、學(xué)籍管理檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其它聲像檔案等等及時(shí)歸檔，對檔案管理實(shí)施細則，檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定，對檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，從制度上保證檔案資料能長(cháng)期有效地收集和保存。建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現規范化管理的有力措施和可靠保證。
3、設置檔案室或者檔案館，配備專(zhuān)職檔案人員并注意對專(zhuān)職檔案人員的培訓，增強檔案管理人員的服務(wù)意識。要針對民辦職業(yè)院校實(shí)際情況設立檔案室或者檔案館，配備專(zhuān)職檔案管理人員，盡量做到檔案管理人員的穩定，即使出現人員流動(dòng)也要做好檔案資料的交接工作，防止人員變動(dòng)便出現資料丟失的現象。同時(shí)，要求專(zhuān)職檔案管理人員強化檔案知識學(xué)習，做到職責明確，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開(kāi)發(fā)利用有目標，在細節上保證檔案工作管理的順利進(jìn)行。專(zhuān)職檔案管理人員要順應現代教育發(fā)展要求，做好從被動(dòng)的傳統檔案的管理到利用檔案為學(xué)校發(fā)展和社會(huì )發(fā)展服務(wù)的過(guò)渡。過(guò)去，檔案人員往往以自身為中心來(lái)開(kāi)展工作，片面注重檔案工作的收集與管理，較少做到主動(dòng)利用檔案為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。針對社會(huì )發(fā)展和民辦院校的實(shí)際，檔案管理人員不能按照自身的認識、理解、思維甚至是想象去收集、整理、保管檔案和提供檔案服務(wù)，更不能憑想象、圖方便，必須改變觀(guān)念，重新審視檔案管理的全過(guò)程，以適應民辦職業(yè)院校的教育教學(xué)，為社會(huì )各界對民辦職業(yè)院校的教育評估提供翔實(shí)可靠的檔案資料，在服務(wù)理念、服務(wù)目的、服務(wù)主體、服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)策略、服務(wù)過(guò)程等方面進(jìn)行創(chuàng )新、拓展和提升。
4、針對民辦職業(yè)院校實(shí)際，重視檔案材料收集，做好檔案編研工作。做到文件材料完整收集是確保檔案材料完整的前提和基礎，也能直接反映出院校平時(shí)的工作成績(jì)。因此，要做到定期對文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；強化文書(shū)管理，抓好院�；顒�(dòng)所形成的文件材料的收集。對有請示沒(méi)批復或有批復沒(méi)請示的文件材料，檔案人員應及時(shí)查詢(xún)，保證這類(lèi)文件材料的完整歸檔。檔案人員在復印文件材料時(shí)，對有價(jià)值、需要歸檔的文件材料應留下原件，以備日后歸檔。針對有些院校存在資料積壓多年未歸檔、檔案管理工作缺乏延續性和完整性的問(wèn)題，應建立長(cháng)效管理機制，保障檔案資料收集的連續性和完整性。比如，各系部的教改實(shí)驗課題，針對其周期長(cháng)的特性，要注意材料收集的連續性，保證每院期、每院年的階段性實(shí)驗報告和終結性的實(shí)驗成果報告收集齊全。某項活動(dòng)材料的收集要有頭有尾、善始善終，防止檔案材料收集的缺失與不完整。
檔案工作的基本任務(wù)在于及時(shí)、準確、全面、有效地為利用者提供所需的檔案信息材料，而檔案的編研工作，是達成這一基本任務(wù)的保證，例如民辦職業(yè)院校教學(xué)、科研檔案材料的編研。這些編研材料不僅是教學(xué)、科研的最新成果，也是師生學(xué)習知識的鮮活教材。尤其是科研，它是教師每個(gè)時(shí)期完成的最新研究，許多教師會(huì )把科研成果寫(xiě)入教案，形成了比書(shū)本知識更新的內容，同學(xué)們可以從這些編研檔案中學(xué)習到最新的知識。在知識更新?lián)Q代飛速的今天，編研檔案彌補了書(shū)籍知識傳播速度不快的不足，成為師生學(xué)習知識的鮮活教材。因此，依照檔案編研工作“存真、求實(shí)”的原則，根據民辦院校發(fā)展要求和教學(xué)評估要求，做好學(xué)校檔案材料的新編、續編、開(kāi)發(fā)等編研工作，編研出《教學(xué)規章制度匯編》、《教育改革成果匯編》、《教學(xué)論文集》以及《相關(guān)課題研究匯編》、《特色教學(xué)成果匯編》等資料，以滿(mǎn)足師生對檔案資料的需求和教育督導評估對檔案資料的需求，是民辦職業(yè)院校檔案編研工作的基本任務(wù)。
5、強化檔案建設信息化的設施投入與現代化管理水平。要采取切實(shí)措施，把檔案工作需要的經(jīng)費納入學(xué)校經(jīng)費預算；要為檔案部門(mén)添置必要的設備，以便開(kāi)展工作。檔案館（室）的庫房建設，應列為學(xué)�；窘ㄔO規劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。促進(jìn)檔案信息化建設，應當把檔案信息化建設納入學(xué)校信息化建設總體規劃，與數字化校園建設同步發(fā)展。要設立專(zhuān)項經(jīng)費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案建設信息化所需的設備實(shí)施，采用先進(jìn)設備充實(shí)檔案工作。要盡快做好庫藏目錄的整理、錄入規范工作，編制檢索工具，充分利用網(wǎng)絡(luò )化環(huán)境，快捷、準確、廣泛地為院校的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。
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