中小民營(yíng)企業(yè)秘書(shū)在招聘工作中的禮儀運用
�。壅菸恼陆Y合中小民營(yíng)企業(yè)秘書(shū)的工作特點(diǎn)，從態(tài)度、第一印象等方面分析秘書(shū)禮儀規范及其運用，并就提升自身禮儀素養的途徑提出建議，使秘書(shū)在招聘工作環(huán)節中形成良好的企業(yè)形象，吸引更多的人員為企業(yè)服務(wù)。�。坳P(guān)鍵詞］中小民營(yíng)企業(yè)；秘書(shū)；招聘；態(tài)度；第一印象；途徑
隨著(zhù)近年來(lái)我國民營(yíng)企業(yè)的快速發(fā)展，民營(yíng)企業(yè)的規模不斷壯大，管理水平也得到了顯著(zhù)提高，民營(yíng)企業(yè)已逐漸發(fā)展成為國民經(jīng)濟的一支重要力量。一般而言，民營(yíng)企業(yè)尤其是中小型民營(yíng)企業(yè)為了節省人力物力財力，降低經(jīng)營(yíng)成本，企業(yè)秘書(shū)工作都具有綜合性的特點(diǎn)，除負責秘書(shū)本職工作外，還擔負很大部分的非秘書(shū)性質(zhì)的工作，如人力資源管理、員工招聘與培訓、企業(yè)文化、公關(guān)宣傳及新聞發(fā)布工作等�？梢�(jiàn)，中小民營(yíng)企業(yè)秘書(shū)人員面臨重要的轉型要求，秘書(shū)的角色職能由傳統型向外向型、全能型轉變，秘書(shū)要既能文又能武，既會(huì )管理又懂專(zhuān)業(yè)，既當信息員又當公關(guān)人，既做謀士又做助手，為企業(yè)及領(lǐng)導提供全方位的服務(wù)。
但是，不少中小民營(yíng)企業(yè)秘書(shū)面對工作要求的提高、工作性質(zhì)的轉變、工作跨度的加大等一系列要求一時(shí)難以適應。僅就秘書(shū)在從事員工招聘工作環(huán)節而言，就由于工作量大、人員流動(dòng)性大及面試人數較多、面試對象層次較低等因素的影響，常有以下禮儀缺失的現象出現。如：招聘過(guò)程中相互大聲談笑；招聘工作當天著(zhù)裝隨意；招聘交談時(shí)坐姿懶散；言談舉止中時(shí)有輕視應聘人員的表現等。這些都是招聘工作中秘書(shū)禮儀素質(zhì)缺乏的種種表現。
秘書(shū)形象常常代表著(zhù)一個(gè)企業(yè)的形象，在招聘工作環(huán)節中給應聘者留下深刻的第一印象，也是應聘者對企業(yè)形成的第一印象。因此，秘書(shū)人員必須具備強烈的禮儀意識，掌握相應的禮儀技巧，以提高企業(yè)的形象與知名度，樹(shù)立良好的社會(huì )信譽(yù)及社會(huì )形象。因此，秘書(shū)應當自覺(jué)地用禮儀規范來(lái)約束自身的行為，這就要求秘書(shū)應當從各方面明確禮儀規范要求，并熟練地運用到工作過(guò)程當中，為招聘工作環(huán)節的順利進(jìn)行及企業(yè)招聘到滿(mǎn)意的員工打下良好的基礎。
一、態(tài)度至上
尊重是一切禮儀的基礎。禮儀規范的基本要求就是要以尊重為本，以人為本，態(tài)度至上。在招聘工作中，秘書(shū)擔當企業(yè)與企業(yè)需求人員之間的橋梁作用，是應聘者進(jìn)入企業(yè)的第一道把關(guān)人。因此，秘書(shū)在工作中應處處以企業(yè)需求為中心，以為企業(yè)服務(wù)為重點(diǎn)，以招募適合企業(yè)需求的員工為目的，尊重應聘者，誠懇、熱心地為企業(yè)和應聘者服務(wù)，不應以老員工自居，以秘書(shū)身份自大，居高臨下，輕視對方，給應聘者留下不好的第一印象。據美國華盛頓一家市場(chǎng)調查機構的一次調查結果表明：應聘人員在企業(yè)及與企業(yè)進(jìn)行接觸時(shí)受到非禮待遇后，96％的人不直接抱怨，但有91％的人不愿再到這個(gè)企業(yè)來(lái)。而且受到非禮待遇的人平均要向他周?chē)?個(gè)人講述，其中13％的人要向他周?chē)?0個(gè)人講述�？梢�(jiàn)，企業(yè)的不良形象會(huì )造成比較大范圍內的負面影響，企業(yè)對應聘者應保有尊重、良好而熱情的態(tài)度。
二、營(yíng)造良好的第一印象
第一印象在人際交往中有著(zhù)強烈的定勢作用。秘書(shū)在接待應聘者時(shí)，端莊的儀表、文雅的舉止、得體的語(yǔ)言以及整潔的服飾往往可以留給應聘者良好的第一印象。這既是對應聘者尊重的一種表現，也是讓?xiě)刚弋a(chǎn)生樂(lè )于與之交往的魅力所在，是形成良好的面試關(guān)系的開(kāi)端。
�。ㄒ唬﹥x表端莊
適度地修飾自己的形象，其實(shí)也是對自我人格的一種塑造和珍惜。秘書(shū)在招聘工作中應注重自身的儀表美。儀表端莊是指秘書(shū)的服飾、發(fā)型、臉部化妝的綜合形象，要求秘書(shū)在工作中要做到職業(yè)、穩重、可信、可親。如果秘書(shū)給應聘者的第一印象很差，如著(zhù)裝不整潔等，應聘者則會(huì )對秘書(shū)的工作缺乏尊重和支持，使雙方面試的交往和溝通陷于困境，今后工作中秘書(shū)也難以得到未來(lái)員工更多的依賴(lài)與配合。
1.干練的發(fā)型。首先，發(fā)型比面部特征更能吸引對方的注意。長(cháng)發(fā)暗示著(zhù)健康和性感，短發(fā)看起來(lái)自信而成功，自然、中長(cháng)、沒(méi)有特定款式的發(fā)型，則讓人感覺(jué)智慧和真實(shí)。秘書(shū)在招聘工作中可采用束發(fā)或盤(pán)發(fā)等方式體現出職業(yè)、干練的企業(yè)形象。
2.淡雅的妝容。出于尊重和自信的角度，秘書(shū)在招聘場(chǎng)合應化淡妝，不能化濃妝，才能體現出職業(yè)和自然、美麗的形象。
3.得體的衣著(zhù)。根據TPO原則，秘書(shū)在招聘工作中應注重自身的著(zhù)裝，應得體而鄭重，不應穿著(zhù)隨意或穿休閑服參與招聘工作。
�。ǘ┱Z(yǔ)言得體
常言道“言為心聲”。語(yǔ)言是招聘場(chǎng)合雙方人員之間溝通與交流的重要工具，是建立良好招聘關(guān)系的禮儀要求。語(yǔ)言往往能全面地反映出一個(gè)人的文化素養、知識水平和精神風(fēng)貌。語(yǔ)言得體是指秘書(shū)與應聘者之間交流使用的語(yǔ)言準確、友善、親切，包括言之有禮、言之有意、言之有利、言之有體和言之有技。
1.重在交流。在應聘者面前，應提倡用禮貌的語(yǔ)言、鼓勵性語(yǔ)言。秘書(shū)首先要學(xué)會(huì )使用文明禮貌的十字用語(yǔ)，即“請、您好、謝謝、對不起、再見(jiàn)”。其次要注意正確而禮貌地稱(chēng)謂應聘者，如可稱(chēng)先生、小姐、同學(xué)等。此外，還應當注重傾聽(tīng)禮儀，注意詢(xún)問(wèn)技巧等。
2.善于傾聽(tīng)。聽(tīng)別人說(shuō)話(huà)實(shí)際上就是對別人的肯定和尊重。有人說(shuō)，上帝之所以給我們兩只耳朵一張嘴，就是希望我們多聽(tīng)少說(shuō)。在招聘工作中，秘書(shū)應把應聘者放在首要的位置，讓?xiě)刚叨嘀v多談，以更全面地了解對方的各種信息，以吸納為企業(yè)所用的人員。
3.多用詢(xún)問(wèn)。秘書(shū)在招聘環(huán)節中應多用詢(xún)問(wèn)，了解企業(yè)需求的信息，并通過(guò)應聘者對于詢(xún)問(wèn)的回答來(lái)分析該人員是否符合企業(yè)的需求。
第一印象有大約40%的內容還與聲音有關(guān)。音調、語(yǔ)氣、語(yǔ)速、節奏都將影響第一印象的形成。因此，雙方在交流過(guò)程中也要注意語(yǔ)調優(yōu)雅、吐字清楚、聲音高低得當、語(yǔ)氣柔和、情感真摯、以誠相待，處處注意樹(shù)立良好的企業(yè)形象。秘書(shū)掌握溝通的語(yǔ)言交流的禮儀與技巧是密切面試雙方關(guān)系的關(guān)鍵。秘書(shū)學(xué)會(huì )合理運用語(yǔ)言的特點(diǎn)，在交談中使用禮貌性語(yǔ)言，善于運用理解、含蓄、親切及靈活多變的語(yǔ)言交際方式，就能促進(jìn)心靈相通，促進(jìn)相互理解和信任，達到與應聘者交談取得圓滿(mǎn)的結果、吸引人才等目的，使招聘工作得以順利進(jìn)行。
�。ㄈ┡e止文雅
秘書(shū)在招聘工作環(huán)節中，除了注重儀表和談話(huà)禮儀外，還要掌握輔助語(yǔ)言禮儀，即態(tài)勢語(yǔ)言。態(tài)勢語(yǔ)包括表情語(yǔ)、動(dòng)作語(yǔ)和體姿語(yǔ)。
1.文雅的動(dòng)作。招聘工作中，秘書(shū)可使用恰當的手勢請應聘者坐下，并在與應聘者進(jìn)行應聘資料的交接時(shí)注意雙手遞接，體現對對方的尊重。手勢活動(dòng)幅度不宜過(guò)大，應節奏明快、自然文雅。
2.微笑的表情�？突f(shuō)過(guò)：“微笑能照亮所有看到他的人，像是穿過(guò)烏云的太陽(yáng)，帶給人們溫暖。”微笑可以反映出一個(gè)積極的形象，表現友善，同時(shí)它也是與人溝通的催化劑。面帶微笑，可以表達對他人的尊敬和禮貌，拉近人與人的距離，表現誠意。
3.親切的眼神。微笑離不開(kāi)眼睛的神采，在招聘環(huán)節中，秘書(shū)應面帶微笑，雙目平視對方，眼神真摯，體現出平易近人的感覺(jué)。交談中應時(shí)時(shí)注意眼神的關(guān)注，體現出對交談對象的尊重，不應左顧右盼，心不在焉。
4.正確的姿態(tài)。秘書(shū)在招聘過(guò)程中，姿態(tài)使用主要包括立姿和坐姿。立姿要求脊背挺直、胸部挺起，不要彎腰曲背；坐姿要求是腰部挺起，上身要直，不要給人以“癱倒在椅子上的感覺(jué)”，身子可適當前傾讓人感覺(jué)你對談話(huà)內容有興趣。優(yōu)雅的坐姿傳遞著(zhù)自信、友好、熱情的信息，同時(shí)也顯示出高雅莊重的良好風(fēng)范。就坐后，要注意單手或雙手放在桌下或是雙肘支在面前的桌子上、夾在兩腿間都是不允許的。
總之，采用“SOLER”是一個(gè)有效的方法。S——sit：坐要面對別人；O——open：自然開(kāi)放；L——lean：身體微微前傾；E——eye:目光接觸；R——reaction：放松。秘書(shū)在招聘環(huán)節善于運用手勢、表情等非言語(yǔ)交流的形式，學(xué)會(huì )運用“體態(tài)語(yǔ)言”，實(shí)踐良好的禮儀規范，必將有利于招聘工作質(zhì)量的提高。
秘書(shū)人員在招聘工作環(huán)節中注重禮儀是職業(yè)禮儀的需求，也是秘書(shū)職業(yè)形象的重要組成部分，更是秘書(shū)素質(zhì)、修養、行為、氣質(zhì)的綜合反映。招聘工作中能注重禮儀有利于自身素質(zhì)的提高，有利于工作的順利開(kāi)展。那么，通過(guò)什么途徑才能更好地提升自身的禮儀素養，在招聘工作環(huán)節中很好地運用呢？
首先，隨著(zhù)經(jīng)濟社會(huì )和企業(yè)的快速發(fā)展，人們的禮儀意識不斷加強。秘書(shū)在招聘工作中注重禮儀形象，能較好地樹(shù)立企業(yè)形象，有助于提高秘書(shū)自身的整體素質(zhì)，有助于繼承“禮儀之邦”的優(yōu)良傳統，適應形勢發(fā)展的需要。“禮”的根本是“修身”，而實(shí)現秘書(shū)禮儀規范的關(guān)鍵，說(shuō)到底就是秘書(shū)自身素質(zhì)的提高。因此，秘書(shū)必須首先樹(shù)立良好的職業(yè)道德修養，成為具有社會(huì )責任感和企業(yè)責任心的職業(yè)人。同時(shí)，秘書(shū)應加強職業(yè)修養意識，秘書(shū)的職業(yè)形象以秘書(shū)群體形象為首要前提，需要每一位秘書(shū)為之付出巨大的努力。個(gè)別秘書(shū)由于心中沒(méi)有一個(gè)完善的自我形象設計，缺乏必要的知識儲備及內在修養，在行為上表現為專(zhuān)業(yè)性不強，致使秘書(shū)的職業(yè)形象只有與世俗上的小蜜定義相吻合。特別有少數行為粗魯、言語(yǔ)庸俗者，更是嚴重影響了秘書(shū)職業(yè)整體的社會(huì )形象。作為秘書(shū)，應努力提高自身的素質(zhì)，用自身良好的言行及工作作風(fēng)贏(yíng)得人們的矚目。誠然，素質(zhì)的提高并非來(lái)自一朝一夕，需要平時(shí)在一點(diǎn)一滴的言行舉止中養成良好的習慣，并逐漸積淀而成。
其次，秘書(shū)需要提高自身的知識架構。秘書(shū)人員要自覺(jué)調整自身的知識結構，終身努力學(xué)習。作為一名“知書(shū)達禮”的秘書(shū)，除了要認真學(xué)習秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的知識和技能外，還應該學(xué)習企業(yè)管理及其他與企業(yè)相關(guān)的學(xué)科知識；同時(shí)，對與秘書(shū)工作各環(huán)節相關(guān)的禮儀規范要求等知識也應當加以重視。只有不斷地更新知識，完善知識結構，增加自身修養，為企業(yè)提供更為周到細致的服務(wù)，才能贏(yíng)得廣泛的贊譽(yù)和尊重，獲得良好的社會(huì )輿論及評價(jià)，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。
秘書(shū)人員在招聘工作環(huán)節中，其形象、言談舉止、音容笑貌，都能對應聘者產(chǎn)生直接或間接的影響，從而影響招聘工作的效果。這就要求秘書(shū)不僅要具有豐富的專(zhuān)業(yè)知識和技能，還要具備良好的職業(yè)素質(zhì)與修養，自覺(jué)履行相關(guān)的禮儀規范�？梢�(jiàn)，秘書(shū)具備良好的禮儀修養和履行禮儀規范，已是當代中小民營(yíng)企業(yè)秘書(shū)工作不可分割的一部分，也是企業(yè)發(fā)展與社會(huì )進(jìn)步的必然要求。
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