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淺析對加強對檔案信息自動(dòng)化系統管理的看法

時(shí)間:2024-10-01 09:54:02 論文范文 我要投稿

淺析對加強對檔案信息自動(dòng)化系統管理的看法

  [摘 要]加快檔案信息自動(dòng)化系統建設,實(shí)現檔案工作各個(gè)環(huán)節的計算機化,是實(shí)現檔案工作現代化,提高檔案系統整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎和重要手段。

  [關(guān)鍵詞]檔案信息;自動(dòng)化;管理

  [Abstract] accelerate archival information automation system construction, computerization of all aspects of archival work, is to realize the modernization of archival work, improve material and technical basis of the overall file system functions and important tool.

  [Key words] the file information; automation; management

  我國檔案部門(mén)應用電子計算機可追溯到70年代,但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經(jīng)過(guò)艱苦創(chuàng )業(yè),初步建成了文書(shū)檔案處理系統,使系統不斷向信息管理的目標推進(jìn),其裝備水平和應用水平逐步提高。

  加強對檔案信息自動(dòng)化系統管理的目的在于開(kāi)放應用,離開(kāi)推進(jìn)應用水平的提高,就脫離了實(shí)際。加強管理的指導思想。一是要積極進(jìn)取,開(kāi)拓創(chuàng )新,爭取條件采用先進(jìn)技術(shù);二是要充分掌握系統的綜合性、系統性,統籌兼顧,全面安排,調動(dòng)各方面的積極性;三是要從實(shí)際出發(fā),循序漸進(jìn)。如何提高應用水平,需要深入考察與自動(dòng)化系統相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢,分析存在的問(wèn)題,尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問(wèn)題,闡述個(gè)人的一些看法。

  一、推動(dòng)自動(dòng)化,必須提高檔案標準化、規范化

  目前,檔案信息自動(dòng)化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多而且亂,這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問(wèn)題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍,它使我們的觀(guān)察視野從計算機系統擴大到整個(gè)檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是:檔案信息自動(dòng)化的內涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節,其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規范,檔案標準要建立健全和真正實(shí)施。檔案標準和規范本身也是一個(gè)系統工程,要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設,必須抓好檔案標準化、規范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

  二、自動(dòng)化建設要著(zhù)眼于提高系統的整體水平

  根據系統論思想和集成化要求,檔案信息自動(dòng)化建設的著(zhù)眼點(diǎn)應是整個(gè)系統,組成系統的縱向和橫向的各個(gè)節點(diǎn)都應達到一定水平,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò )加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統的綜合能力。部分節點(diǎn)甚至一個(gè)重要節點(diǎn)的障礙,都可能造成系統的梗阻。當然,要求每個(gè)節點(diǎn)的裝備水平和應用能力齊頭并進(jìn)是不現實(shí)的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平,在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn),以取得值得推廣的經(jīng)驗,對整個(gè)系統是有利的,但其基本出發(fā)點(diǎn)應是為了提高系統的整體水平,只有少數先進(jìn)的節點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統。

  三、有重點(diǎn)地抓好數據庫建設

  目前檔案信息自動(dòng)化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過(guò)渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數據庫建設。開(kāi)發(fā)和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎,是工程的主體。數據庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長(cháng)期的任務(wù),要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn),數據庫經(jīng)驗中最主要的有:一是領(lǐng)導重視,統一認識,堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;二是面向應用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”;三是突出重點(diǎn),由單一庫向系統庫發(fā)展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來(lái),通過(guò)網(wǎng)絡(luò )聯(lián)接形成開(kāi)發(fā)的分步式數據庫群,將使自動(dòng)化系統效率大大提高一步。

  四、慎重選定技術(shù)路線(xiàn)

  信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當代技術(shù)革命的主要特征。目前,對我國檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的是網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的成熟及數據庫技術(shù)和應用軟件開(kāi)發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設和開(kāi)通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下,選擇檔案信息自動(dòng)化系統的技術(shù)路線(xiàn)是十分重要的,應當推行適用的先進(jìn)技術(shù)。使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統一,技術(shù)路線(xiàn)的選擇要符合我們的實(shí)際。

  五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體

  集中統一是管理任何社會(huì )化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)也不例外。人機結合是自動(dòng)化系統的建設方針,其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開(kāi)展工作,這亦是研究自動(dòng)化系統管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動(dòng)化系統的管理體制,同時(shí)存在集中統一管理不力和使用不方便的問(wèn)題,最主要的是集中統一管理不力,這同我國檔案工作是在各專(zhuān)業(yè)基礎上發(fā)展起來(lái)的和系統建設從“微機起步”有關(guān)。應下決心解決分散現象,從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規范、標準,硬軟件的選用,上下各個(gè)層次和各專(zhuān)業(yè)辦公自動(dòng)化等都應納入統一的檔案信息自動(dòng)化系統管理之中,實(shí)行集中統一管理,不能各行其是自建系統,造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問(wèn)題,如長(cháng)期將檔案部門(mén)的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門(mén),在檔案部門(mén)這一信息系統之內再組建一個(gè)“檔案信息系統”,就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統,是較理想的模式,但這種高技術(shù)結構,必須有較強的管理能力和技術(shù)能力,不具備這些條件,從集中向分散過(guò)渡,反到有可能退回到分散式。

  六、充分發(fā)揮系統建設資金的使用效益

  檔案自動(dòng)化系統建設是檔案部門(mén)投資最大的項目,在資金籌備和管理使用方面,較好的做法是多渠道籌措資金,實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合,資金使用上做到按項目管理,進(jìn)行項目論證并跟蹤考核。

  七、重視人才管理

  推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強培養教育,造就一大批復合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩,有人才流失現象。計算機技術(shù)人員的培養教育和管理是一個(gè)重要課題,要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻精神;有計劃組織進(jìn)修,掌握信息技術(shù)的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂(yōu);研究專(zhuān)門(mén)人才成長(cháng)和流動(dòng)的規律,以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。

  八、檔案職業(yè)的發(fā)展趨勢

  隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展和電子文件的大量出現,使檔案職業(yè)出現分化趨勢,即原有的檔案職業(yè)高度融合被技術(shù)化、勞務(wù)化逐步分離所取代,檔案職業(yè)走向技術(shù)依賴(lài)型和勞務(wù)密集型。目前,檔案館電子文件管理模式比較有代表性的就是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的集中保管模式和美國匹茲堡大學(xué)提出的分布式模式。這兩大模式最根本的分歧在于前者認為有價(jià)值的非現行電子文件應該交由檔案館進(jìn)整理、編目和長(cháng)期保管,而后者主張文件形成機構應該自始至終保管自己的電子文件,檔案館對于非現行電子文件的保管進(jìn)行指導和幫助,并具有一定的控制權。無(wú)論是采取何種模式,電子文件的有效管理都無(wú)法脫離電子文件管理系統,對系統和技術(shù)的依賴(lài)性問(wèn)題更加突出;許多傳統的檔案工作將由系統或計算機來(lái)完成;檔案管理不可或缺的背景信息或數據更多地關(guān)注業(yè)務(wù)活動(dòng),突出檔案的憑證作用,而弱化情報價(jià)值。高度的技術(shù)依賴(lài)性、從關(guān)注后端檔案去留轉向關(guān)注前端業(yè)務(wù)活動(dòng)可以被看作兩大電子文件管理模式的共性。尤其需要注意的是,在分布式管理模式下,檔案館并不實(shí)體保管電子文件,而是通過(guò)所謂的智能控制發(fā)揮其應有的作用。歸根結底,檔案館實(shí)現對電子文件的控制,最根本的還是通過(guò)技術(shù)手段,如依賴(lài)于檔案保管系統、遠程存取及識別技術(shù)等。

  九、以選擇好的檔案管理軟件推進(jìn)檔案信息化建設

  首先,隨著(zhù)電子文件的大量產(chǎn)生,如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實(shí)問(wèn)題。早在2002年,國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》,要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此,選取適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件,有計劃、有針對性地進(jìn)入錄入、開(kāi)發(fā)利用等工作是開(kāi)展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。其次,檔案管理軟件的對象是電子文件,通過(guò)選取合適的檔案管理軟件,不但可以達到科學(xué)、高效管理電子文件的目的,而且電子文件作為信息資源,經(jīng)過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā),即是電子文件形成單位的有效積累,又是我國經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展過(guò)程中的一筆巨大的文化財富。第三,選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實(shí)施的重要媒介。信息化建設理念,需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐,單純以傳統方式管理大量電子文件,絕非明智之舉,檔案管理軟件集功能全面、智能化、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身,是疏通信息化建設管理脈絡(luò ),提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節,在很大程度上決定著(zhù)檔案信息化建設的成敗。第四,從成本角度考慮,雖然購置一款優(yōu)秀的軟件可能要花費不菲的價(jià)格,但是與有效管理檔案信息資源所帶來(lái)的長(cháng)遠收益相比,是微不足道的。第五,從安全角度來(lái)說(shuō),優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置,如訪(fǎng)問(wèn)授權、用戶(hù)安全級別、密碼設置等功能模塊,已成為電子文件管理、利用的一道堅實(shí)屏障,能有效地確保檔案信息安全。

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