關(guān)于加強高校檔案管理工作的思考
論文關(guān)鍵詞:高�！n案管理 管理方式
論文摘要:本文主要闡述了較強高校檔案工作的重要性，存在的主要問(wèn)題及應采取的措施。
普通高等學(xué)校是教學(xué)、科研和培養人才的重要基地。高校檔案集教育、科研、管理于一體，是社會(huì )主義現代化建設不可缺少的豐富的信息資源。高校檔案的綜合管理和利用是工作之需，也是發(fā)展社會(huì )主義教育的重要工作之一。高校檔案是學(xué)校各部門(mén)行使職權、處理工作所形成的各種文件和教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)中積累的資料，通過(guò)對具有保存價(jià)值的各種載體的文件資料進(jìn)行整理、組卷、編碼和排列等工作，形成了可供查找利用的檔案。高校檔案的形成范圍廣，內容新舊混雜而豐富，種類(lèi)繁多，它一般包括四大門(mén)類(lèi):科技檔案、文書(shū)檔案、人事檔案、財會(huì )檔案。根據《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》的劃分，它包括如下的十個(gè)一級項目的種類(lèi)內容:黨群、行政、教學(xué)、科研、儀器設備、基建、產(chǎn)品生產(chǎn)及科技開(kāi)發(fā)、外事、財會(huì )等。檔案具有非常重要的作用，恩格斯曾經(jīng)這樣精辟地論述，“對事態(tài)的真相，現在不可能提出文件來(lái)作證據，只有事態(tài)本身作為歷史陳?ài)E的時(shí)候，這些證據才會(huì )出現。”高校檔案真實(shí)地反映了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，對于學(xué)校編史修志，和行政管理、教學(xué)、科研、維護學(xué)�；驇熒鷨T工的利益，有著(zhù)重要而特殊的參考、憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時(shí)期的珍貴史料和科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的尖端成果檔案，對于發(fā)展教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟建設具有很高的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。在高校建立統一保管的檔案工作實(shí)體對檔案實(shí)行統一管理，便于對本單位各門(mén)類(lèi)檔案從管理制度、規范要求等方面進(jìn)行統一領(lǐng)導，促進(jìn)檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)，同時(shí)有利于促進(jìn)檔案整體的標準和檔案管理的現代化，有利于實(shí)現信息共享。目前，大部分高校已建立起了綜合檔案室或檔案館。但也存在一些問(wèn)題，如領(lǐng)導的檔案意識、形成檔案部門(mén)的檔案意識有待進(jìn)一步強化，以提高檔案綜合管理的水平。同時(shí)，要注重做好高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作。(一)廣泛應用現代化設備儀器，做好信息共享和網(wǎng)絡(luò )化方面的基礎工作。(二)立足校內，積極開(kāi)展對外服務(wù)工作。高校檔案的利用主要是對校內和社會(huì )提供利用服務(wù)。(三)積極探索高校檔案工作為經(jīng)濟建設服務(wù)的新途徑。例如，可開(kāi)展多方合作，舉辦科技成果的展覽會(huì )、博覽會(huì )等。
一、目前檔案工作存在問(wèn)題
1.領(lǐng)導檔案意識淡薄，對檔案工作認識不足。長(cháng)期以來(lái)一些學(xué)校領(lǐng)導片面的認為高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書(shū)育人，對檔案工作缺乏認識，不把學(xué)校檔案管理工作提上議事日程，對檔案工作為給與足夠的重視和支持對本本單位檔案工作存在的問(wèn)題解決不得力;領(lǐng)導忽視，使高校檔案人員處在地位不高，責任不清，難度加大的工作環(huán)境中，嚴重影響了檔案工作的順利發(fā)展。
2.檔案管理制度的不健全。要搞好學(xué)校的檔案工作，必須依法治檔，有切實(shí)可行的措施做保證。學(xué)校在安排整體工作時(shí)，必須把檔案工作作為重要的工作加以研究布置，建立起嚴密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類(lèi)檔案的分類(lèi)。歸檔要求和管理辦法，讓檔案工作走上規范化，制度化的軌道，使檔案工作做到有章可循，有法可依。
3.檔案管理人員素質(zhì)不高。改革者開(kāi)放和社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟體制的建立，對檔案管理工作提出了新的要求。一名合格的檔案管理人員應具備一定的理論水平和政治素養，熟悉黨和國家關(guān)于檔案方面的方針和政策，具備一定的歷史知識，一定的語(yǔ)文知識以及文字表達能力。此外，隨著(zhù)校園網(wǎng)絡(luò )建設和信息技術(shù)的普及，高校檔案工作繼續一批現代化信息管理方面的人才。但目前能達到上述要求的高校檔案管理人員為數不多。
3.管理方式落后。高校檔案傳統上僅僅是以單一的紙質(zhì)檔案為主，由于經(jīng)常查閱取放的自然磨損和紙張的老化變質(zhì)，使介質(zhì)檔案保存期不長(cháng)且存放不方便，占用面積大，同時(shí)不易復制，難以達到永久安全保存，因而給檔案管理增加苦難。
二、高等學(xué)校檔案工作應采取的措施
4.強化檔案意識。首先是高校領(lǐng)導者思想觀(guān)念的轉變。校級領(lǐng)導是學(xué)校各項管理工作的高層決策者，指揮官和組織者。強加對學(xué)校檔案工作的指導是做好高校檔案工作的關(guān)鍵，學(xué)校領(lǐng)導對檔案工作重視程度直接關(guān)系到檔案工作的效果。因此加強檔案工作，必須不斷提高領(lǐng)導者檔案意識，加強對檔案工作的領(lǐng)導，要把檔案工作納入領(lǐng)導者的議事日程。其次，解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，包括人力，物力，財力等方面，以及解決有關(guān)檔案安全保護，有效利用等實(shí)際困難，做到把檔案工作的發(fā)展與學(xué)校教學(xué)，科研等工作的發(fā)展同步前進(jìn)。端正一種認識，不把檔案工作當作“閑差”，采取輕視態(tài)度，意識明確職責，根據檔案部門(mén)的法定只能和每年布置的工作任務(wù)，真正把檔案工作做到位，不是意見(jiàn)輕而易舉的事。就檔案部門(mén)來(lái)講，履行行政職能，需要進(jìn)行監督，檢查指導;履行事業(yè)只能，每年都要大量收檔案進(jìn)館，需要規范管理，充分利用，發(fā)揮應有作用，就立檔案單位來(lái)講，文書(shū)檔案，會(huì )計檔案，科技檔案等8大門(mén)類(lèi)檔案，需要收集集全，整理規范，安全保管，有效利用。一是轉變思想，檔案的價(jià)值和檔案工作的作用，具有比較明顯的滯后性，延展性的特點(diǎn)，好比酷暑縫棉衣，隆冬做單鞋，以備后用。檔案事業(yè)是功當代，利在千秋的事業(yè)，作為檔案工作者，如果身心懶惰不想干事，本市不強無(wú)能干事，經(jīng)費缺乏沒(méi)法干事，有些工作不做或不到位，似乎無(wú)礙大局，領(lǐng)導不追不問(wèn)，自己心安理得，勢必給今后工作造成嚴重影響。檔案工作每件事都是實(shí)施，都要實(shí)實(shí)在在地去完成，沒(méi)法偷工減料，不允許混日子，兢兢業(yè)業(yè)，嚴肅認真，才符合檔案部門(mén)和檔案工作的職責和要求，符合黨性原則和事業(yè)原則，才是值得提倡的。三是真正重視。檔案工作，需要做的事很多，都要人干，要有錢(qián)干，要有人才保證和經(jīng)費保證;要有事業(yè)心，責任感的人干，有知識，有能力的人干。干事要錢(qián)，建房，維修，設備，管護，學(xué)習培訓，檢查指導，樣樣都要花錢(qián)。因此，各級領(lǐng)導要認真明確，思想重視，切實(shí)創(chuàng )造條件加以解決。
2.建立健全檔案管理制度。高校檔案部門(mén)要在上級主管部門(mén)及分管校長(cháng)領(lǐng)導下，依據檔案法結合本校實(shí)際，制定本校檔案管理人員崗位目標責任制，把完整的系統的收集整理檔案工作，納入基層領(lǐng)導和檔案管理人員的崗位責任制，并與考核，獎懲，定制掛鉤。一次激發(fā)檔案工作人員的積極性和創(chuàng )造性，發(fā)覺(jué)潛力，推動(dòng)學(xué)校檔案工作向前發(fā)展。
3.科學(xué)建設管庫。今年來(lái)高校處在不斷擴招之中，但是大多數高校的教育經(jīng)費并沒(méi)有相應增加，也缺少相應的科學(xué)規劃體系。因此，應該加大資金投入，對管庫建設進(jìn)行科學(xué)規劃，使各種新載體的檔案順利進(jìn)館。同時(shí)建立專(zhuān)門(mén)的陳列，展覽場(chǎng)地，使館藏建設有單純的“數量型”逐步轉化為數量與質(zhì)量“并重型”。
4.堅持依法治檔。我國梢案法》以及相關(guān)的條例，辦法都對檔案工作提出了原則性要求，這是檔案工作應遵守的準則。但是，社會(huì )在不斷變化，檔案的法制建設也應進(jìn)一步更新，完善。只有根據檔案工作的需求，不斷完善檔案工作的有關(guān)法律條規，并加大對相關(guān)法規的宣傳，增強法制觀(guān)念，做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，才能促進(jìn)高校檔案工作者檔案法律意識的進(jìn)一步提高，努力為依法管理檔案事亞營(yíng)造一個(gè)良好的社會(huì )氛圍，確保依法治黨順利實(shí)施。
5.提高高校檔案工作人員素質(zhì)。首先，要強化檔案工作人員的職業(yè)到的觀(guān)念。在堅持依法治黨的同時(shí)，加強檔案工作者的職業(yè)道德教育，做到奉公守法，敢于負責，充分做到法制和德制二者的有機結合。其次，要加強檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校的檔案工作應及時(shí)把最新的檔案管理辦法和相關(guān)科技知識運用到日常工作中去，同時(shí)完善檔案工作者的知識結構，培養精通檔案專(zhuān)業(yè)知識，懂計算機，會(huì )外語(yǔ)的復合型人才，提高檔案工作者的綜合能力，引導檔案工作者盡快適應不斷變化的形勢。最后，要充分利用高校資源進(jìn)行在職教育。為適應教育和學(xué)習終身化的要求，應建立和完善檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員繼續教育制度和檔案業(yè)務(wù)人員持證上崗制度，大力開(kāi)展以崗位培訓和繼續教育為重點(diǎn)的檔案工作者在職教育，進(jìn)一步提高檔案工作者的素質(zhì)。
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