企業(yè)檔案信息化建設實(shí)踐與思考
企業(yè)需要加強對檔案信息化建設的人才培訓工作，增加建設人員對相關(guān)技術(shù)支持的熟悉和使用，規避各類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生。并且提高企業(yè)的檔案信息安全，避免檔案信息的流失。
現階段，隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)各個(gè)部門(mén)的管理工作都與信息化密不可分，通過(guò)信息化建設能夠有效的提高企業(yè)的管理質(zhì)量。檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，科學(xué)合理的檔案管理能夠有效的提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，為企業(yè)的各項工作提供基礎。企業(yè)檔案信息化建設的實(shí)踐是提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要舉措，本文針對企業(yè)檔案信息化建設實(shí)踐過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出適宜的措施，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的順利開(kāi)展，實(shí)現企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會(huì )效益。
一、企業(yè)檔案信息化建設概述
1、檔案信息的數字化
企業(yè)檔案信息化建設的過(guò)程中，檔案信息的數字化是將數據庫和數據壓縮、運用高速掃描等技術(shù)對紙質(zhì)文件、聲像文件進(jìn)行處理，將這些傳統的檔案進(jìn)行數字化，并建立屬于企業(yè)的檔案信息庫，建立符合企業(yè)檔案信息的目錄索引，提升檔案的服務(wù)效率與質(zhì)量。
2、檔案網(wǎng)站建設
檔案網(wǎng)站的建設是企業(yè)檔案信息化建設實(shí)踐的重要組成部分。在實(shí)際的檔案網(wǎng)站建設時(shí)，需要根據企業(yè)的實(shí)際檔案情況，加強網(wǎng)站的功能建設。主要以主頁(yè)服務(wù)的形式進(jìn)行網(wǎng)站建設，通過(guò)企業(yè)檔案信息主頁(yè)，為企業(yè)提供檔案的服務(wù)和宣傳工作，充分體現檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能等，有效的提高企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。
3、數字化檔案館的建設
數字化檔案館是企業(yè)檔案信息化建設實(shí)踐的重要組成部分。在實(shí)際的檔案建設過(guò)程中，數字化檔案館的建設，能夠為企業(yè)提供一個(gè)電子網(wǎng)絡(luò )遠程獲取檔案資料的方式，提高了企業(yè)的檔案管理效果，提高了檔案的使用質(zhì)量。企業(yè)的檔案信息化建設在數字化檔案管理的基礎上，合理的對檔案進(jìn)行分類(lèi)，按照企業(yè)相關(guān)的檔案流程順序、時(shí)間順序等對檔案進(jìn)行排列，并建立大型的數字化檔案館目錄，促使檔案使用者能夠快速的對檔案進(jìn)行使用，為使用者提供便利，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。
二、企業(yè)檔案信息化建設實(shí)踐過(guò)程中存在的問(wèn)題
1、標準和規范化程度不高
在企業(yè)檔案信息化建設的實(shí)踐過(guò)程中，科學(xué)合理的規劃和組織實(shí)施，是提高企業(yè)檔案信息化建設的重要保障。一些企業(yè)在實(shí)際的檔案信息化建設的實(shí)踐過(guò)程中，缺乏良好的標準和規范，導致企業(yè)檔案信息化建設的實(shí)踐效率低下，而且重復建設頻繁。各個(gè)部門(mén)的檔案管理缺乏統一的調配，使得各個(gè)檔案管理部門(mén)各自為政，標準化建設十分困難，影響企業(yè)檔案信息化建設的實(shí)踐效果。
2、資金不足、技術(shù)支持不夠全面
現階段，為了應對日益激烈的市場(chǎng)競爭環(huán)境，企業(yè)不斷需求新的有效途徑提升企業(yè)的經(jīng)濟效益和市場(chǎng)競爭力。這也就使得企業(yè)的管理和信息化建設的重心沒(méi)能放到檔案信息化建設的實(shí)踐中，也使得企業(yè)的檔案信息化建設資金不夠充足，相關(guān)設備不能得到有效的落實(shí)，影響企業(yè)的檔案信息化建設的實(shí)踐效率和效果。而且，技術(shù)支持不夠全面也是影響企業(yè)檔案信息化建設的重要問(wèn)題，良好的技術(shù)支持，能夠確保企業(yè)檔案信息化建設的質(zhì)量和安全，規避各類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生。檔案信息化建設實(shí)踐的初期，需要對各類(lèi)紙質(zhì)文件、聲影文件進(jìn)行處理，將這些檔案進(jìn)行數字化，但是這一過(guò)程需要足夠的技術(shù)支持，如果技術(shù)支持不夠全面，會(huì )使得檔案數字化的過(guò)程十分緩慢。
3、企業(yè)檔案信息化建設實(shí)踐缺乏與實(shí)際的銜接
企業(yè)檔案信息化建設的實(shí)踐過(guò)程中，會(huì )出現信息化檔案建設與實(shí)際銜接不夠合理的情況，使得檔案管理不夠科學(xué)與合理，導致企業(yè)的各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節與企業(yè)的管理環(huán)節不能有效的組合，使得檔案信息與其他信息之間的銜接不夠合理，影響企業(yè)檔案信息化實(shí)踐的效率。
4、企業(yè)檔案信息化建設實(shí)踐缺乏優(yōu)秀的技術(shù)型人才
企業(yè)檔案信息化建設的實(shí)踐需足夠的技術(shù)支持，合理的技術(shù)應用需要技術(shù)型人才的支撐。但是受到企業(yè)的現狀影響，企業(yè)檔案信息化建設的人才存在不足，影響企業(yè)檔案信息化建設的實(shí)踐效率。而且，企業(yè)沒(méi)有引入技術(shù)型復合人才，導致企業(yè)的信息化建設不能滿(mǎn)足企業(yè)的實(shí)際需求，檔案服務(wù)質(zhì)量不能適應企業(yè)的發(fā)展。
三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設的舉措
企業(yè)檔案信息化建設是提高企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量的重要保障，結合企業(yè)檔案的實(shí)際情況，必須提升企業(yè)檔案信息化建設的質(zhì)量。其舉措如下：
1、構建符合企業(yè)檔案信息化建設的標準和規范
在實(shí)際的檔案信息化建設過(guò)程中，需要建立適宜檔案管理的標準和規范，促使各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行有效的整合，實(shí)現各個(gè)檔案管理部門(mén)之間的統一調配，有效規避各自為政的情況，并為企業(yè)良好有序的發(fā)展奠定基礎。要落實(shí)企業(yè)的檔案信息化建設標準和規范，規避重復建設的發(fā)生，促使企業(yè)檔案信息化建設的順利實(shí)施。
2、加強資金投入、給予全面技術(shù)支持
首先，需要加強對企業(yè)檔案信息化建設的重視，將企業(yè)的檔案信息化建設實(shí)踐作為企業(yè)發(fā)展的重要戰略目標，提高資金的投入，從而有效的確保相關(guān)設備和人員的配置，提高檔案信息化建設的效率。其次，給予全面技術(shù)支持，促使各類(lèi)技術(shù)能夠滿(mǎn)足企業(yè)檔案信息化建設需求，針對檔案數字化、網(wǎng)站建設、數字化檔案館的建設，提供適宜的技術(shù)支持，提高檔案信息化建設的效率。
3、科學(xué)銜接檔案信息化建設各環(huán)節
針對檔案信息化建設與企業(yè)實(shí)際不相符的情況，促使企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節和企業(yè)的管理各個(gè)環(huán)節進(jìn)行有效的銜接，避免不合理的情況發(fā)生。而且，還需要合理的對檔案信息化建設與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設的順利完成。
4、加強檔案復合型人才的引入與培養
首先，企業(yè)需要建立良好的人才引入機制，并建立有效的留住人才機制，從而為企業(yè)的檔案信息化建設提供足夠的復合型人才，促使檔案信息化建設能夠順利完成，并由復合型人才完成對企業(yè)數字化系統、網(wǎng)站、數字化檔案館的維護和技術(shù)使用，確保檔案信息化質(zhì)量。其次，需要加強對檔案信息化建設的人才培訓工作，增加建設人員對相關(guān)技術(shù)支持的熟悉和使用，規避各類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生。其三，在實(shí)際的檔案信息化建設過(guò)程中，需要重視信息化的安全體系，提高企業(yè)的檔案信息安全，避免檔案信息的流失。四、結語(yǔ)隨著(zhù)信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)的各項管理工作都與信息技術(shù)息息相關(guān)。針對企業(yè)檔案管理信息化建設實(shí)踐中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設的措施，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平、檔案服務(wù)水平的提升，推進(jìn)實(shí)現企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會(huì )效益。
參考文獻:
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