論中小學(xué)檔案管理中的幾點(diǎn)認識

　【論文關(guān)鍵詞】檔案管理　存在問(wèn)題認識

　　【論文摘要】中小學(xué)檔案管理工作是學(xué)校的重點(diǎn)工作之一，是一所學(xué)�？茖W(xué)管理水平的重要標志。學(xué)校檔案真實(shí)記錄了學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)校管理、建設和發(fā)展等各方面的工作。建立健全學(xué)校檔案，不僅能確保學(xué)校管理與建設、改革與發(fā)展等方面的工作業(yè)績(jì)，而且是學(xué)校工作決策的重要依據。加強學(xué)校檔案建設是時(shí)代的需要，是發(fā)展的需要，是社會(huì )的需要。本文談?wù)勚行�學(xué)檔案管理工作中的幾點(diǎn)認識。
　　
　　中小學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是反映學(xué)校各項工作規范化、科學(xué)化的重要載體。筆者根據檔案管理的有關(guān)要求，結合自身的學(xué)習和工作體會(huì )，就中小學(xué)校檔案管理談幾點(diǎn)粗淺的認識。
　　
　　一、中小學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題
　　
　　就目前中小學(xué)校檔案管理工作的現狀來(lái)看，由于歷史和現實(shí)的多種原因，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：:
　　1、檔案管理人員缺乏。據了解，多數學(xué)校沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員，現有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業(yè)務(wù)水平低下；
　　2、大部分學(xué)校的領(lǐng)導對檔案管理工作認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對學(xué)校各項工作的促進(jìn)作用；
　　3、管理條件不合格。不少學(xué)校沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室(柜)，不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設備不齊全，直接影響著(zhù)學(xué)校檔案的保管和使用效果。
　　4、檔案收集很不完整。主要表現為多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多；
　　5、檔案載體結構單一。受條件和設備等方面的制約，許多中小學(xué)校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案，仍有部分手工抄寫(xiě)、頁(yè)面規格不一的案卷，而電子、音像、磁盤(pán)等介質(zhì)的檔案卻很少；
　　
　　二、做好中小學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)認識
　　
　　1、建立檔案要有強烈的立檔意識。要有收藏家的心態(tài)，視檔案材料為至寶，及時(shí)收放保管。如，學(xué)生獲獎通知，即使本校學(xué)生沒(méi)有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學(xué)生沒(méi)有獲獎或未參賽情況。這樣就不會(huì )有獲獎漏登之嫌，便于核查。倘若當時(shí)認為某材料無(wú)存檔價(jià)值，也不宜馬上作廢處理，應引入待整理檔案袋小憩。
　　隨著(zhù)教育標準化建設的全面展開(kāi)，檔案管理工作也應更新觀(guān)念，加快發(fā)展。如何實(shí)現檔案管理工作的規范化、現代化，筆者認為:首先，觀(guān)念要現代化，即要樹(shù)立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀(guān)念。其次，在管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實(shí)現管理科學(xué)化、技術(shù)現代化，即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因為檔案管理工作的技術(shù)手段和設備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng )新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來(lái)越顯現出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。四是中小學(xué)校要在“農遠工程”的基礎上，加強計算機檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)應用，建立校園網(wǎng)或學(xué)校網(wǎng)站，與周邊學(xué)�；蛎�校建立長(cháng)期的網(wǎng)絡(luò )合作關(guān)系，逐步實(shí)現資源共享，將計算機作為檔案管理的重要工具，進(jìn)一步發(fā)揮學(xué)校檔案的重要作用。
　　2、確立現代化管理意識。提高中小學(xué)校全體教職工對檔案管理工作重要性的認識，是做好學(xué)校檔案工作的前提。為此，教育主管部門(mén)要把檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學(xué)期常規考核中。各學(xué)校要切實(shí)加強對檔案管理工作的領(lǐng)導，至少要確定一名副校長(cháng)分管此項工作。要經(jīng)常組織廣大教職工認真學(xué)習《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習和宣傳，使領(lǐng)導干部和全體師生員工都認識到學(xué)校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義做法，扎扎實(shí)實(shí)地抓好學(xué)校檔案工作。必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò )化、社會(huì )化，把知識和創(chuàng )新作為檔案工作的管理目標。根據“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿(mǎn)足社會(huì )家長(cháng)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節和價(jià)值趨向，以現代理念和創(chuàng )新思維來(lái)加強檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。同時(shí)，要建立起一整套切實(shí)可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規范各類(lèi)檔案的分類(lèi)、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級檔案管理部門(mén)的要求，設立專(zhuān)職(或指定專(zhuān)人)負責此項工作。
　　3.規范檔案建設工作。不管學(xué)校規模大小，均應選派一名思想素質(zhì)好、責任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規律和較強業(yè)務(wù)能力的同志負責檔案管理工作，并制定相應的學(xué)習培訓制度，有計劃地培養檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)人才，逐步中小學(xué)校檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化、固定化。因此，各中小學(xué)校一方面要建立健全崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規章辦事。另一方面要專(zhuān)門(mén)設立檔案室，所有檔案按文書(shū)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、學(xué)籍類(lèi)、聲像類(lèi)分別設櫥，配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬)實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。 　　　　4.相關(guān)檔案要建立聯(lián)系，分類(lèi)歸檔。學(xué)校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學(xué)期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過(guò)程中，應著(zhù)重收集本學(xué)校形成的文件資料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì )議材料等方面的材料。每學(xué)期檔案資料收集齊全后，要根據不同門(mén)類(lèi)、不同載體按時(shí)間、分類(lèi)別分別整理歸檔。同時(shí)，要根據教育主管部門(mén)和檔案管理部門(mén)的要求，軟硬件同步推進(jìn)，在各方面積極創(chuàng )造條件，使學(xué)校的檔案管理工作更加完善。
　　加強中小學(xué)校檔案管理工作，逐步建立健全學(xué)校檔案，有利于對學(xué)校各項工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學(xué)校進(jìn)行實(shí)施科學(xué)管理。事實(shí)證明，只要努力把學(xué)校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發(fā)揮檔案不可替代有應有作用。
　　
　　參考文獻：
　　1：《中國檔案事業(yè)簡(jiǎn)史》，中國人民大學(xué)出版社
　　2：《檔案學(xué)理論與歷史初探》，四川科技出版社
　　3：《檔案管理學(xué)基礎（第三版）》中國人民大學(xué)出版社
 

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