出版企業(yè)涉外合同管理研究論文
一、現階段存在的主要問(wèn)題
由于國際版權貿易在我國起步較晚，我國出版企業(yè)直到上世紀90年代初期才開(kāi)始接觸涉外合同，涉外合同無(wú)論在數量上還是規模上，都難以同本版書(shū)合同相匹敵，因而涉外合同的管理工作始終沒(méi)有得到足夠的關(guān)注，管理方式上頗為簡(jiǎn)單粗放，導致各種違規、違約現象時(shí)有發(fā)生，問(wèn)題集中表現在以下兩個(gè)階段。
1.合同訂立階段
涉外合同的逐級審核制度流于形式，無(wú)法發(fā)揮應有的作用。合同簽署不按規定流程辦，有的業(yè)務(wù)部門(mén)為了圖省事，將按規定必須由企業(yè)法定代表人本人簽署或授權簽署的涉外合同隨便請沒(méi)有獲得授權的分管領(lǐng)導一簽了事。還有個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)無(wú)視涉外合同管理規定的存在，習慣于繞過(guò)合同管理部門(mén)，直接找領(lǐng)導“特批”，干擾了合同管理部門(mén)管理工作的正常進(jìn)行。
2.合同履行階段
嚴格按照合同履約意識不強，特別是版權引進(jìn)合同，做過(guò)版權登記，支付完預付金之后便被束之高閣了，忘記了對履約全過(guò)程的監控，使得下面這些現象時(shí)有發(fā)生。例如，引進(jìn)版圖書(shū)的封面不合外方要求，遺漏版權聲明，出版前未按合同規定提請外方出版社審核譯文，未經(jīng)許可擅自刪除索引、圖標，超過(guò)或不足約定印數，圖書(shū)出版后不及時(shí)告知外方并寄送樣書(shū)，每年年底不主動(dòng)提交版稅報告，外方來(lái)信催要，亦置之不理；不按約定時(shí)間結算版稅，合同約定的庫存銷(xiāo)售期限結束后照常銷(xiāo)售，等等。以上種種對管理制度和合同約定的無(wú)視與怠慢，也許短期內不會(huì )引起不良后果，但是長(cháng)此以往會(huì )給出版企業(yè)的國際品牌形象造成很壞的影響，在國外出版商中形成不好的口碑，甚至進(jìn)入黑名單，給企業(yè)今后與國外出版商的長(cháng)期合作設置了障礙。
二、出版企業(yè)涉外合同管理存在問(wèn)題的主要原因
涉外合同風(fēng)險管理意識缺乏。一些出版企業(yè)中從企業(yè)管理層到員工對涉外合同的風(fēng)險管理意識普遍較為淡薄，對市場(chǎng)與合同、合同與合同管理之間關(guān)系缺乏正確認識，認為國外出版商遠在國外，一旦違約也不易被發(fā)現；即使發(fā)現，圖書(shū)標的小，國外出版商也不至于遠渡重洋來(lái)追究，于是乎，守約的誠信度大大降低，直接造成了涉外合同訂立階段和履行階段的管理難以到位。涉外合同管理制度不完善且執行不力。近年來(lái)，隨著(zhù)出版社轉企，現代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理制度逐步引入出版企業(yè)，出版企業(yè)的涉外合同管理制度也從無(wú)到有，開(kāi)始有了一些成文的簡(jiǎn)單規定。但是，由于不夠系統不夠完善，尚未形成一套完備的、切實(shí)可行的涉外合同管理制度體系，無(wú)法保證涉外合同管理工作走上制度化、規范化管理的軌道。在實(shí)際工作中，即使是一些簡(jiǎn)單的管理規定，也很難獲得上下一致的遵守，常常有章不循，使得規定難以落實(shí)。涉外合同管理工作還尚未被當作一項必不可少的企業(yè)管理工作來(lái)抓。涉外合同管理人員缺乏必備的素質(zhì)和必要的培訓。涉外合同管理是專(zhuān)業(yè)性要求較高的崗位。涉外合同管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到涉外合同的管理質(zhì)量。涉外合同管理是對涉外合同全過(guò)程、全方位的管理，管理工作應當滲透到合同的談判、草擬、審查、簽訂、履行、糾紛處理的所有過(guò)程、環(huán)節和細節當中。無(wú)論合同處于哪種狀態(tài)、運作到哪個(gè)階段，合同管理工作都必須跟上，不能掉以輕心，高度的責任心是做好工作的首要條件。涉外合同大多是英文合同，忠實(shí)、準確地翻譯英文合同是每個(gè)涉外合同管理員必備的基本功。審核英文合同，及時(shí)指出合同中存在的法律問(wèn)題及缺陷并提出修改、增刪建議以及督促合同的履行是涉外合同管理員的職責。此外，一定的涉外合同管理經(jīng)驗和技巧也是合同管理工作順利開(kāi)展的保證。再好的制度設置、流程設計，如果涉外合同管理員不同時(shí)具備以上四個(gè)條件，涉外合同管理工作也是無(wú)法順利開(kāi)展的。
三、解決涉外合同管理存在問(wèn)題的具體措施
杜絕涉外合同管理問(wèn)題的產(chǎn)生要從細節入手，關(guān)鍵是把好兩道關(guān)。一、是合同簽訂關(guān)，二、是合同履行關(guān)。
1.把好合同簽訂關(guān)
涉外合同逐級審核制度和涉外合同會(huì )簽制度是把好合同簽訂關(guān)的制度保證。業(yè)務(wù)部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、涉外合同管理部門(mén)各司其職、分工合作，嚴格落實(shí)這兩項制度，可以從縱向和橫向兩個(gè)維度將合同風(fēng)險防患于未然。涉外合同中涉及預付金、后續版稅的支付、付款的幣種、扣稅、銀行手續費的承擔以及銀行信息的完整性部分可以請財務(wù)部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)項審核并提出意見(jiàn)。一般情況下，版稅支付手續由涉外合同管理人員而非編輯辦理，因此，雖然從編輯到業(yè)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導對預付金、版稅率等這些涉及成本和費用的問(wèn)題十分敏感，特別關(guān)注，但普遍對于財務(wù)方面的事情不是很清楚，往往會(huì )忽略涉外合同中一些看似不太重要的“小事”，以致這些問(wèn)題在合同履行階段才會(huì )逐一暴露出來(lái)，使得版稅無(wú)法按時(shí)順利支付。比如說(shuō)，涉外合同中外方提供的銀行信息經(jīng)常不完整，財務(wù)真正想要的信息找不到，只好中止付款，請編輯再次聯(lián)系代理方或外方出版社要求補充信息。有時(shí)，就像幣種這樣的小問(wèn)題也會(huì )因考慮不到而造成麻煩。涉外合同條款的法律審核由涉外合同管理部門(mén)負責。出版企業(yè)常見(jiàn)的涉外合同一般以版權使用許可合同為主。授權人的簽約資格、授權性質(zhì)、授權內容、授權地域、授權有效期、授權費用、違約責任等條款都是涉外合同管理部門(mén)審核的重點(diǎn)。除了這些常規性條款外，一些特殊性條款也不容忽視，需要特別加以留心。例如，筆者曾和國外一家出版社洽談引進(jìn)一本圖文書(shū)，前期進(jìn)行得非常順利，很快對方發(fā)來(lái)了合同，審核合同時(shí)才發(fā)現，這家國外出版社并不擁有該作品全部?jì)热莸陌鏅�，�?shū)中許多圖片的版權是屬于第三方，需要再次清理版權。如果繼續引進(jìn)這本書(shū)，要么由國外這家出版社負責為我們再次清理版權，并收取費用；要么由國外出版社提供圖片版權所有人的聯(lián)系方式，我們自行清理版權�？梢�(jiàn)，圖文書(shū)中的圖片可能涉及較多的權利人，再次清理版權的成本是相當高的，而且無(wú)論從時(shí)間上還是費用上都有不可控的風(fēng)險。遇到類(lèi)似的問(wèn)題，涉外合同管理部門(mén)有義務(wù)提醒業(yè)務(wù)部門(mén)，請業(yè)務(wù)部門(mén)權衡利弊后作出決定。一份涉外合同，經(jīng)過(guò)三個(gè)部門(mén)分別從三個(gè)不同的角度層層把關(guān)，最后放到企業(yè)法定代表人的案頭最后進(jìn)行拍板簽章時(shí)，已經(jīng)最大限度上規避了合同簽署的盲目性，把決策風(fēng)險降到了最低。
2.把好合同履行關(guān)
順利簽訂合同，只是一個(gè)良好的開(kāi)始，合同的履行才是真正重要的環(huán)節。它既是出版社利益實(shí)現的過(guò)程，也是最容易出現問(wèn)題的階段。一位有責任心、耐心和細心的涉外合同管理員和較為完善、切實(shí)可行的制度是把好合同履行關(guān)缺一不可的兩個(gè)要素。涉外合同的有效期通常是5年。如果合同期滿(mǎn)后，仍有庫存，那么還將會(huì )有一個(gè)繼續銷(xiāo)售期，所以說(shuō)涉外合同履行是一個(gè)較為漫長(cháng)的過(guò)程，從管理難度和復雜度上講，都遠遠大于合同的簽訂。涉外合同一旦簽署，涉外合同管理人員辦理完版權登記手續，支付過(guò)預付金后，將合同歸檔，看似合同管理人員的工作完成了，剩下的工作都是編輯的事了，其實(shí)不然。涉外合同管理人員有責任自始至終地關(guān)注每份合同的進(jìn)展，與編輯耐心溝通，密切配合，協(xié)助編輯嚴格落實(shí)合同條款，擔負起合同履行支持和監督的職能。然而在實(shí)踐中，涉外合同管理人員對合同履行的有效管理其實(shí)是受到很大限制的。如有的出版企業(yè)，涉外合同文本由涉外合同管理人員審核，出現糾紛要涉外合同管理部門(mén)全權處理，但是涉外合同的履行卻沒(méi)有涉外合同管理人員介入。以至于合同履行出現問(wèn)題時(shí)，涉外合同管理人員才被動(dòng)處理，嚴重影響了其合同管理職能的發(fā)揮。特別是引進(jìn)版圖書(shū)從引進(jìn)、翻譯到出版歷時(shí)較長(cháng)，在此期間，如果涉外合同管理員和編輯之間缺乏有效溝通的話(huà)，涉外合同管理員根本無(wú)從知道這本書(shū)在編輯過(guò)程中是否出現了與合同約定不符的漏洞，甚至這本書(shū)出版了沒(méi)有？什么時(shí)候出版的？出版后是否告知了外方？版稅報告按時(shí)提交了沒(méi)有？往往是書(shū)已經(jīng)出版了，不該發(fā)生的事情已經(jīng)發(fā)生了，涉外合同管理部門(mén)收到了國外出版商或代理機構發(fā)來(lái)的信函，要求告知進(jìn)展并提供版稅報告時(shí)，才開(kāi)始介入，聯(lián)系編輯，督促履行約定。涉外合同管理人員此時(shí)所為已經(jīng)屬于事后補救行為，難免會(huì )給合作方留下誠信度不夠、管理不到位的印象。要想防止這些漏洞發(fā)生，企業(yè)內部必須建立引進(jìn)版圖書(shū)定期檢查制度和信息提供、反饋制度，以保證涉外合同管理部門(mén)參與涉外合同履行階段的管理，有效發(fā)揮其管理職能。引進(jìn)版圖書(shū)定期檢查既包括編輯自查也包括涉外合同管理人員的監督檢查。一般情況下，涉外合同中，除去權利部分，剩下的關(guān)于出版方的義務(wù)的約定就是我們合同履行過(guò)程中的關(guān)鍵點(diǎn)。外方出版社通常在合同中都對出版時(shí)間、封面設計、版權聲明、譯文審核等方面有嚴格規定，在圖書(shū)出版之前，要將涉外合同中外方出版社對我們出版方提出的各項出版要求逐一對照檢查，發(fā)現不符及時(shí)做出糾正，既可保證圖書(shū)質(zhì)量、防止事故發(fā)生，又可避免圖書(shū)出版后可能會(huì )造成的難以預料的損失。圖書(shū)出版后，按照合同要求，每年年末由涉外合同管理部門(mén)牽頭集中督促檢查引進(jìn)版圖書(shū)的樣書(shū)寄送情況、版稅報告情況和后續版稅支付情況，協(xié)助編輯全面、適當履行合同義務(wù)。信息提供和反饋主要是針對圖書(shū)編輯與涉外合同管理員之間由于信息不通暢而造成的管理脫節，保證編輯和涉外合同管理人員之間保持有效的溝通與合作。編輯遵守社內規定，及時(shí)告知涉外合同管理人員圖書(shū)進(jìn)展情況和合同義務(wù)履行情況，涉外合同管理人員根據編輯提供的信息，做好完備的涉外合同管理工作檔案，詳細記錄每一份合同的履行情況，一旦出現問(wèn)題，及時(shí)提出反饋意見(jiàn)和建議，督促編輯照約辦事。只有編輯和涉外合同管理人員在誠信的前提下，分工協(xié)作，互相配合，才能共同把好合同履行關(guān)，共同維護好出版社的信譽(yù)，為出版社和外方出版社之間今后長(cháng)期合作和更廣泛的合作提供可能。
總而言之，涉外合同管理是一項實(shí)踐性較強的綜合性管理工作，需要我們在實(shí)踐中，不斷地積累經(jīng)驗，不斷細化、優(yōu)化各項制度和流程，并將各項制度和工作流程在實(shí)踐中嚴格加以落實(shí)，這是提高出版企業(yè)綜合管理水平的需要，也是加快建立現代企業(yè)制度的需要。
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