淺議用ERP增強企業(yè)內控管理論文
財政部在2001年6月22日發(fā)布的《內部會(huì )計控制規范——基本規范(試行)》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規范》)中將內部會(huì )計控制定義為:單位為了提高會(huì )計信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律法規和規章制度的執行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序,并提出了職務(wù)分離、授權批準等具體方法。近年來(lái),隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟體制的建立和完善,我國企業(yè)逐步加強了對內部會(huì )計控制(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“內控”)的重視程度,紛紛在《規范》的指導下制定了具體的內控制度并采取了相關(guān)措施。但是從陸續爆出的資產(chǎn)流失、會(huì )計造假等企業(yè)丑聞可以看出,控制效果不盡人意。出現問(wèn)題的一個(gè)重要原因是落后的控制手段不適應日益復雜的控制環(huán)境和控制程序,極大地阻礙了內控目標的實(shí)現。隨著(zhù)我國企業(yè)信息化工作的開(kāi)展,以財務(wù)會(huì )計管理為核心的企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Project)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“ERP”)在企業(yè)中得到了推廣和應用。充分利用這一系統,通過(guò)信息化手段進(jìn)行內控,可以提高控制效率,加強控制效果,促進(jìn)內控工作順利開(kāi)展。
現有企業(yè)會(huì )計控制的局限性
由于技術(shù)條件的限制,目前我國大多數企業(yè)主要通過(guò)人工操作、現場(chǎng)檢查等手段實(shí)施內控。在現代企業(yè)中,僅僅依靠這些傳統的手段無(wú)法滿(mǎn)足內控的要求,其存在的局限主要體現在以下兩個(gè)方面:
1.控制效率低下。在相互牽制、相互核對、檢查監督等重要的內容措施實(shí)施過(guò)程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作�，F代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境復雜、經(jīng)營(yíng)內容廣泛、地理分布遼闊,信息處理工作量非常大。如果采用傳統手段,不僅速度慢而且花費大�，F代經(jīng)濟學(xué)理論認為,制度能否得到有效執行的一個(gè)關(guān)鍵因素在于其交易成本的高低,因此,工作效率及經(jīng)濟效率低下可能造成企業(yè)的內控制度流于形式。
2.難以避免主觀(guān)因素的影響�，F代企業(yè)提倡“以人為本”的管理理念,因此在制度的制定和執行過(guò)程中不能忽視人性的弱點(diǎn)。在我國企業(yè),通過(guò)人工進(jìn)行內控難以逾越以下兩個(gè)障礙,給企業(yè)留下風(fēng)險隱患:1.人情障礙。我國社會(huì )有重視人情關(guān)系的文化傳統,在對關(guān)鍵環(huán)節的控制中,難免發(fā)生由于控制人“抹不開(kāi)面子、邁不開(kāi)人情”而喪失原則的情況。
3.素質(zhì)障礙。員工在內控程序執行過(guò)程中,由于生理、心理條件的限制,難免發(fā)生錯誤或疏漏。
利用ERP系統進(jìn)行內控的優(yōu)勢
財政部在《規范》中要求:內部會(huì )計控制應當涵蓋單位內部涉及會(huì )計工作的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)及相關(guān)崗位,并應針對業(yè)務(wù)處理過(guò)程中的關(guān)鍵控制點(diǎn),落實(shí)到?jīng)Q策、執行、監督、反饋等各個(gè)環(huán)節。
ERP系統是一個(gè)財務(wù)會(huì )計導向的全面企業(yè)集成(TEI)系統,管理整個(gè)供需鏈(theEntireSupply&DemandChain),權衡供需鏈上各個(gè)實(shí)體的價(jià)值,實(shí)現對制造、財務(wù)、客戶(hù)、分銷(xiāo)和供應商的業(yè)務(wù)流程管理。因此,ERP系統的管理范圍與《規范》的控制要求基本相符,利用ERP系統可以在產(chǎn)、供、銷(xiāo)等各個(gè)環(huán)節采取措施,實(shí)現對人、財、物的全面控制。
利用ERP系統,采用信息化手段進(jìn)行內控可以有效彌補現有人工會(huì )計控制的缺陷。一方面,通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行信息處理和傳輸工作,可以極大地提高工作效率;另一方面,通過(guò)軟件系統實(shí)施控制,可以克服人為因素的干擾,做到一絲不茍、鐵面無(wú)私。
利用ERP系統進(jìn)行內控的方案設計
1.事前控制,在系統中主要可采取以下預防措施:
(1)預算控制。將企業(yè)的整體目標中分解為具體的控制項目和明確的控制標準,并落實(shí)到相應的責任單位或責任人。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),系統將自動(dòng)將實(shí)際情況與預算目標進(jìn)行比較,對不符合目標的業(yè)務(wù)操作進(jìn)行否決或提請授權機構決策。
(2)授權控制。根據企業(yè)的組織結構及員工的崗位責任,設置每個(gè)員工對系統的操作權限以及對信息的查詢(xún)范圍。系統將保證企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動(dòng)均是由被批準或被授權的員工執行。
通過(guò)ERP系統進(jìn)行事前控制最大的好處是可以增加控制的客觀(guān)性,克服控制過(guò)程中的人情障礙,保證相關(guān)政策得到嚴格的執行。
2.事中控制,主要是對操作程序進(jìn)行控制。根據1978年諾貝爾經(jīng)濟學(xué)獎得主、美國教授赫伯特?亞?西蒙(Herbert.A.Simon)倡導的“有限理性”理論,只要程序合理、過(guò)程規范,結果理性自是程序理性的必然結果。通過(guò)系統可以進(jìn)行以下程序控制:
(1)業(yè)務(wù)操作控制。以信息傳遞為線(xiàn)索,以企業(yè)的規章制度為標準,將費用報銷(xiāo)、庫存管理、產(chǎn)品購銷(xiāo)等經(jīng)常性業(yè)務(wù)的流程加以規范,并通過(guò)環(huán)境設置、條件選擇、事項驅動(dòng)等軟件技術(shù)將其體現在系統中。在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,系統將自動(dòng)拒絕不符合規范的操作步驟。
(2)會(huì )計系統控制。主要可以在以下幾個(gè)方面采取措施:1.會(huì )計科目、通過(guò)設置一套名稱(chēng)準備、內容完整、歸類(lèi)繁簡(jiǎn)適度的會(huì )計科目,規范會(huì )計核算過(guò)程,方便監管信息的提取;2.財務(wù)政策:由系統根據預先設置的標準,自動(dòng)完成折舊計提、費用攤銷(xiāo)等工作,杜絕利用相關(guān)政策人為調節會(huì )計利潤的現象;3.會(huì )計報表:利用取數公式,直接根據會(huì )計帳簿生成會(huì )計報表,保證報表數據真實(shí)、完整。
通過(guò)系統進(jìn)行事中控制,可以有效控制在制度執行過(guò)程中,人為因素帶來(lái)的各種隨意性、欺騙性,提高內控的穩定性、可靠性。
3.事后控制,在系統中主要可采取以下檢查措施。
(1)數據核對。系統可自動(dòng)核對內部外部數據的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系,并把異常情況及時(shí)提交給相關(guān)的監控部門(mén)。其中,內部核對是指在各個(gè)子系統之間的核對,如財務(wù)部門(mén)記錄的往來(lái)款項是否與銷(xiāo)售部門(mén)實(shí)現的銷(xiāo)售情況相符,財務(wù)部門(mén)掌握的庫存變動(dòng)是否與物管部門(mén)實(shí)際的出入庫情況相符等等;外部核對是指通過(guò)接口將系統數據與外部數據進(jìn)行核對,如通過(guò)電子對賬單核對企業(yè)收付的資金是否與銀行記錄相符。
(2)風(fēng)險評估。根據企業(yè)面臨的各種風(fēng)險,如籌資風(fēng)險、投資風(fēng)險、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險、環(huán)境風(fēng)險等,設計風(fēng)險模型,并轉化成具體的控制項目及風(fēng)險指標。系統可定期搜集相關(guān)數據,根據風(fēng)險模型,還原成企業(yè)面臨的風(fēng)險狀況,生成風(fēng)險評估報告。
(3)檢查計劃完成情況。系統可定期將企業(yè)的實(shí)際績(jì)效與計劃目標相比較,分析各項具體工作的進(jìn)展情況及其變動(dòng)趨勢是否符合要求。
(4)檢查制度執行情況。通過(guò)搜集整理員工的日常操作,系統可定期分析員工的工作內容及行為方式是否合乎規范。
通過(guò)系統進(jìn)行事后控制可以確保檢查報告的客觀(guān)性、可靠性,提高檢查效率、降低檢查成本,有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現在目標實(shí)現及制度執行過(guò)程中的各項偏差。
運用ERP實(shí)施會(huì )計控制的重要提示
從以上措施可以看出,ERP系統可以在提高會(huì )計信息質(zhì)量、保證資產(chǎn)安全、保障制度執行等各方面發(fā)揮作用。但是,技術(shù)不是萬(wàn)能的。首先,并不是所有的控制目標都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通過(guò)程序進(jìn)行模擬。僅憑ERP系統不能保證萬(wàn)無(wú)一失。全面、有效的內控離不開(kāi)信息手段與傳統手段的協(xié)調配合。其次,ERP系統只是一種工具,能否發(fā)揮作用取決于管理當局的支持程度、系統使用者的素質(zhì)和態(tài)度以及企業(yè)的文化傳統、經(jīng)營(yíng)方式等環(huán)境因素。因此,只有將管理思想與信息技術(shù)完美結合在一起,才是企業(yè)內控有效的解決之道。
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