商務(wù)郵件禮儀英語(yǔ)
以下職業(yè)電子郵件中禮儀問(wèn)題，希望能給您的工作帶來(lái)幫助!
一、關(guān)于郵件主題 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行， 這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的;
2.標題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(cháng)，不要讓 outlook 用，才能顯示完你的標題;
3. 標題要能反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先 生收”;
4.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后 整理;
5.可適當用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“* !”等)來(lái)突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼;
6. 回復對方郵件時(shí)， 可以根據回復內容需要更改標題， 不要 RE、 一大串。 RE
二、關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
1.恰當地稱(chēng)呼收件者，拿捏尺度
1.1 郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵 件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、 ALL。
1.2 如果對方有職務(wù)，應按職務(wù)尊稱(chēng)對方，如“x 經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)， 則應按通常的“x 先生”、 “x 小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
1.3 不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文 名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌 的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò )。
2.Email 開(kāi)頭結尾最好要有問(wèn)候語(yǔ) 最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”;結尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè) Bes t Regards， 中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。 俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地 方不妥，對方也能平靜的看待。
三、職場(chǎng)的電子郵件禮儀
1. Email 正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順 Email 正文應簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內容確實(shí)很多，正文應只 作摘要介紹，然后單獨寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細描述。 正文行文應通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人 晦澀難懂的語(yǔ)句。
2. 注意 Email 的論述語(yǔ)氣 根據收件人與自己的熟絡(luò )程度、等級關(guān)系;郵件是對內還是對外性質(zhì)的不 同，選擇恰當的語(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現。 電子郵件可輕易地轉給他人， 因此對別人意見(jiàn)的評論必須謹慎而客觀(guān)。 郵 “ 件門(mén)”就是深刻的教訓!
3. Email 正文多用 1234 之類(lèi)的列表，以清晰明確。 如果事情復雜，最好 1、2、3、4 的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(cháng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細看你沒(méi)分段的長(cháng)篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚、說(shuō)準確。不要過(guò)兩分鐘之后再 發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì )讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫(xiě)錯誤和錯別字，注意使用拼寫(xiě)檢查 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現。如果是英文 Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否 有錯誤。
6. 合理提示重要信息 不要動(dòng)不動(dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些 信息進(jìn)行提示。合理的提 示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì )讓人抓不住重點(diǎn)，影 響閱讀。
7. 合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清 楚。如果配合圖表加以闡述， 收件人一定會(huì )表?yè)P你的體貼。
8. 不要動(dòng)不動(dòng)使用¤之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書(shū)，所以¤之類(lèi)的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強調出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。
四、夾帶附件
1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件;
2. 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;
3. 正文中應對附件內容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí);
4. 附件數目不宜超過(guò) 4個(gè)，數目較多時(shí)應打包壓縮成一個(gè)文件;
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用;
6. 如果附件過(guò)大(不宜超過(guò) 2MB)，應分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送;
7. 尊重對方的習慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件; 如果對方與你的郵件往來(lái)是采用中文， 請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給 他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。
8. 選擇便于閱讀的字號和字體。 選擇便于閱讀的字號和字體。 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字號用 五號或 10 號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線(xiàn)閱讀的字號和字體。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
五、結尾簽名 每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的 朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。
1.簽名信息不宜過(guò)多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、 電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過(guò)多，一般不超過(guò) 4 行。 你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會(huì )與你 聯(lián)系。 引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司 的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
2.不要只用一個(gè)簽名檔 對內、對私、對熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò) 于正式的簽名檔會(huì )讓對方顯得疏遠。你可以在 OUTLOOK 中設置多個(gè)簽名檔， 靈活調用。
3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免出現亂碼。 字號一般應選擇比正文字體小一些。 六、郵件回復
1. 及時(shí)回復 Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是不可少的，這是 對他人的尊重，理想的回復時(shí)間是 2 小時(shí)內，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中 在特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò) 24 小時(shí)。 如果事情復雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復，那至少應該及時(shí)的回復說(shuō)“收到了”， 我們正在處理，一旦有結果就會(huì )及時(shí)回復。不要讓對方苦苦等待，記�。杭皶r(shí)做 出響應，哪怕只是確認一下收到了。 如果你正在出差或休假，應該設定自動(dòng)回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工 作。
2. 進(jìn)行針對性回復 當回件答復問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。 不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免 再反復交流，浪費資源。
3. 回復不得少于 10個(gè)字 對方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你卻只回復“是的”、 “對”、 “謝謝”、 “已 知道” 等字眼， 這是非 常不禮貌的。 怎么著(zhù)也要湊夠 10個(gè)字， 顯示出你的尊重。
4. 不要就同一問(wèn)題多次回復討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復超過(guò) 3 次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō) 不清楚。此時(shí)應采用電話(huà) 溝通等其它方式進(jìn)行交流后再做判斷。 電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。 對于較為復雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越 RE 越高， 這將導致郵件過(guò)于冗長(cháng)笨拙而不可閱讀。 此時(shí)應即是對之前討論的結果進(jìn)行小結，刪減瘦身，突出有用信息。
5.要區分 Reply 和 Reply All(區分單獨回復和回復全體) 如果只需要單獨一個(gè)人知道的事，單獨回復給他一個(gè)人就行了。 如果你對發(fā)件人提出的要求做出結論響應，應該 replay all，讓大家都知 道;不要讓對方幫你完成 這件事情。 如果你對發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應該與發(fā)件人單獨 溝通，不要當著(zhù)所有人的面，不停的 RE 來(lái) RE 去，與發(fā)件人討論。 你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結果的郵件。 點(diǎn)擊“回復全部”前，要三思而行!
6. 主動(dòng)控制郵件的來(lái)往 為避免無(wú)謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在 文末添上以下語(yǔ)句：“全 部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復”。
七、正確使用發(fā)送，抄送，密送 正確使用發(fā)送，抄送， 要區分 To 和 CC 還有 BCC(區分收件人、抄送人、秘送人)
1.To 的.人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應對郵件予以回復響 應。
2.而 CC 的人則只是需要知道這回事，CC 的人沒(méi)有義務(wù)對郵件予以響應， 當然如果
CC 的人有建議，當然可以回 Email。
3.而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了 BCC 的人了的。這個(gè)可能用 在非常的場(chǎng)合。
4.TO，CC 中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門(mén)排列;按職 位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!
5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。
6.轉發(fā)郵件要突出信息。
八、注意事項
1.在你轉發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息;
2.轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發(fā)給外部人員，或 者未經(jīng)授權的接收人;
3.如果有需要 還應對轉發(fā)郵件的內容進(jìn)行修改和整理，以突出信息;
4.不要將 RE 了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著(zhù)頭腦;
5.對外重要文件必須經(jīng)高階主管認可簽字轉為 PDF 文件，或由高階主管親 自發(fā)送;
6.所有的電子郵件應自我 Double check 后才發(fā)出。
【點(diǎn)評】
1、 溝通的效果，面對面最好，電話(huà)次之，郵件最差;
2、 以后發(fā)送的郵件切記不要出現無(wú)標題之類(lèi)，這樣給收件人后期查詢(xún)帶來(lái)很多 不便，同時(shí)也給收件人留下一個(gè)不好的印象;
3、 如果前后發(fā)送同一個(gè)主題的郵件，但是郵件的內容有所變化，應在郵件標題 中有所提示，如(更新)字樣，當然，最好的方式是一步到位;
4、 準確把握收件人、抄送人、密送人的不同使用方法及不同;
5、 一個(gè)郵件通常只包含一件事情;
6、 郵件的征文應突出主題，便于收件人閱讀所要表達的重點(diǎn)，如果內容太多， 可在郵件正文簡(jiǎn)明扼要的概括下內容要點(diǎn)，并注明詳細內容請參看附件;
7、 特殊格式的文件，需注明打開(kāi)的方式，這樣給使用者會(huì )帶來(lái)更多的方便;
8、 對財務(wù)人員來(lái)說(shuō)，在報送報表、應收賬款等情況時(shí)，可注明“**年**月** 公司**報表”，在報送應收賬款時(shí)，可注明“**公司應收賬款表(截止**月* *日)”，這樣可以使人更加方便的閱讀，也便于后期查看;
9、 日常在發(fā)送郵件時(shí)，可以在 word 里面先進(jìn)行輸入，然后再復制到郵箱里， 一方面在 word 里面便于編輯，另一方面 word 提供了自動(dòng)保存功能，可以使 我們更高效的工作，最后還可以利用 word 提供的【工具】-【拼寫(xiě)和語(yǔ)法】 來(lái)檢查是否存在語(yǔ)法錯誤;郵件溝通較之面對面交流的一大優(yōu)勢在于，你可以借助一切力量使得你撰寫(xiě)的郵件準 確無(wú)誤得表達你的意圖，而不必擔心發(fā)音不標準或語(yǔ)法錯誤等讓人尷尬的掉鏈子情況 發(fā)生。”
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