市直機關(guān)和企事業(yè)單位檔案工作檢查指導標準

　　根據黑龍江省檔案局《關(guān)于加強對機關(guān)單位檔案工作進(jìn)行監督指導的意見(jiàn)》的通知精神，為促進(jìn)市直機關(guān)和企事業(yè)單位檔案工作規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本標準。

　　一、檢查指導對象

　　所轄省直單位、市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案部門(mén)。

　　二、考核內容

　　包括檔案管理機制、檔案隊伍建設、檔案安全與保管、檔案信息化工作、檔案基礎業(yè)務(wù)建設、檔案依法移交進(jìn)館等工作。

　　三、考核標準

　　檢查實(shí)行百分制，總分100分

　　(一)檔案管理機制(6分)

　　1.明確檔案工作分管領(lǐng)導和工作部門(mén)，檔案工作列入單位重要議事日程，檔案工作有部署、有保障、有檢查、有總結。(2分)

　　2.制定檔案歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、安全防護、移交、保密等工作制度，要求制度上墻，每項制度0.5分。(4分)

　　(二)檔案隊伍建設(7分)

　　1.明確單位內各部門(mén)專(zhuān)職檔案人員，形成檔案工作管理網(wǎng)絡(luò )，保持檔案干部相對穩定，確保檔案業(yè)務(wù)的穩定性。(2分)

　　2.專(zhuān)、兼職檔案人員必須經(jīng)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓和崗前培訓，并取得培訓合格證書(shū)，持證上崗。(5分)

　　(三)檔案安全與保管(20分)

　　1.制定檔案安全保管應急預案。(1分)

　　2.建立綜合檔案室，檔案室、閱覽室、辦公室達到三分開(kāi)，檔案室要安裝防盜門(mén)、防光窗簾，文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、會(huì )計檔案、聲像檔案、照片檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等實(shí)行分類(lèi)保存集中統一管理。(6分)

　　3.檔案收進(jìn)、移出有交接、登記、審批手續，檔案日常管理和年度清查有記錄，有報告，有措施。(2分)

　　4. 檔案裝具符合要求，使用檔案密集架或五節鐵柜存放檔案，檔案盒(照片檔案冊、會(huì )計檔案盒)必須使用省檔案局監制的無(wú)酸檔案盒。(5分)

　　5.檔案庫房符合“十防”要求(防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體)，有滅火器，有溫濕度記錄。(6分)

　　(四)檔案信息化工作(7分)

　　1.配置滿(mǎn)足檔案信息化工作需要的計算機、掃描儀、打印機、照像機和符合標準的檔案管理軟件。(5分)

　　2.檔案工作計算機不能連外網(wǎng)，確保檔案安全，檔案工作人員要熟練操作檔案管理軟件。(3分)

　　(五)檔案基礎業(yè)務(wù)建設(50分)

　　市直機關(guān)按照國家檔案局第8號令、企事業(yè)單位按照國家檔案局第10號令對本單位應歸檔的文件進(jìn)行整理歸檔。

　　1.按照本單位的發(fā)文登記簿，做到發(fā)文按不同期限必須存檔。(15分)

　　2. 本單位的黨組會(huì )議記錄(或黨委會(huì )議記錄)、局務(wù)會(huì )議記錄、年度工作會(huì )議形成的全部材料、大事記、年度工作計劃、年度工作總結、職工名冊、黨員名冊必須存檔。(10分)

　　3.本單位涉及到個(gè)人的文件材料，要求全部歸檔。如：人事任免調資、表彰、獎勵、受處分、職工錄用、轉正、晉升職稱(chēng)等文件材料。(10分)

　　4.科技檔案、專(zhuān)業(yè)檔案、會(huì )計檔案、聲像檔案、電子檔案、照片檔案、實(shí)物檔案及時(shí)歸檔并移交到檔案室，照片檔案注意平時(shí)收集，每年都要選擇性的甄選能反映本單位工作情況的照片，洗印出來(lái)存到照片檔案冊中并標注說(shuō)明。(10分)

　　5. 按時(shí)歸檔和建立檔案室檔案統計臺帳。(5分)

　　上一個(gè)年度歸檔文件必須在次年的6月底前完成，不及時(shí)歸檔的單位依據《中華人民共和國檔案法》視情節輕重給予相應處罰。各單位根據檔案門(mén)類(lèi)、保管期限、年度建立檔案總帳和分戶(hù)帳。

　　(六)檔案依法移交進(jìn)館工作(10分)

　　按照《黑龍江省檔案管理條例》規定，列入市檔案館接收范圍的單位，按照進(jìn)館時(shí)間每年依法將紙質(zhì)檔案和電子檔案移交給市檔案館。(10分)

　　四、檢查指導方式

　　1.實(shí)地查看有關(guān)文件歸檔和檔案軟硬件的管理情況以及開(kāi)展檔案工作活動(dòng)的相關(guān)記錄，掌握各單位檔案管理現狀、目前存在的問(wèn)題等情況。

　　2.對于在檔案檢查指導工作中工作成績(jì)突出的單位，市檔案局將根據《檔案法》第三章第九條的規定提出獎勵意見(jiàn)，把檢查結果作為年終評先選優(yōu)的一個(gè)重要條件。對于存在問(wèn)題嚴重的單位，將依據《檔案法》進(jìn)行處罰并在全市通報批評。

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