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電子檔案管理制度范本
1 范圍
本標準規定了在公務(wù)活動(dòng)中，具有長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。
本標準適用于國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位等辦公自動(dòng)化過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類(lèi)的電子文件的管理可參照本標準。
2 引用標準(略)
3 定義
本標準采用下列定義。
3.1 電子文件 Electronic Records
能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數字代碼序列。
3.2 電子檔案 Electronic Archives
具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關(guān)數據
3.3 邏輯歸檔 Logical Filing
指在計算機網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。
3.4 物理歸檔 Physical Filing
指把計算機及其網(wǎng)絡(luò )中的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。?
4 總則
4.1 電子文件形成單位指定專(zhuān)門(mén)機構或人員負責對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理,保證管理工作的連續性。
4.2 電子文件形成部門(mén)負責電子文件的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門(mén)要進(jìn)行指導與監督。
4.3 電子文件的管理由檔案部門(mén)負責,電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。
4.4 檔案部門(mén)應明確規定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數據類(lèi)型、格式、操作數據、檢測數據等歸檔要求,以保證電子檔案的質(zhì)量。
4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時(shí)就應有嚴格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。
4.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應在內容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。
4.7 具有長(cháng)期或永久保存價(jià)值的文本或圖形電子文件,如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔。?
5 電子文件的收集與積累
5.1 收集范圍
電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，除按國家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規定執行外，還應包括相關(guān)的支持軟件和數據等。
5.2 收集積累要求
5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
5.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內容相同的電子文件時(shí)，應在彼此間建立準確、可靠的標識關(guān)系。
5.2.3 在“無(wú)紙化”辦公或事務(wù)處理系統中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,并對有長(cháng)期或永久保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件或縮微品保留。
5.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應注明文件存儲格式、屬性和文字處理平臺。
5.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮算法,收集時(shí)應轉換成統一格式，如無(wú)法轉換，則應將相關(guān)軟件一并收集。
5.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應注意其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數據。
5.2.7 用視頻設備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件,收集時(shí)應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
5.2.8 用音頻設備獲得的文件,應同時(shí)收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關(guān)軟件。
5.2.9 由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應保證參數準確、數據完整。
5.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應同時(shí)收集其軟件型號、名稱(chēng)、版本號和相關(guān)參數手冊、說(shuō)明資料等。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應轉換成通用型電子文件;如不能轉換，則收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。
5.2.11 計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。?
5.3 收集、積累方法
5.3.1 及時(shí)接照要求制作電子文件備份。
5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見(jiàn)附錄A?
5.3.3 電子文件登記表應與電子文件同時(shí)保存。
5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。
5.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件。
5.3.6 電子文件類(lèi)別代碼：T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件;P—計算機程序;D—數據文件。?
6 電子文件的整理
6.1 電子文件的整理,應按年度、機構、問(wèn)題、保管期限、密級等因素相對集中。
6.2 電子文件應填寫(xiě)電子文件登記表，參照《檔案著(zhù)錄規則》著(zhù)錄，并制成機讀目錄。
6.3 歸檔電子文件應以盤(pán)為單位填寫(xiě)登記表首頁(yè)，以份為單位填寫(xiě)續頁(yè)，見(jiàn)附錄B。?
7 電子文件的歸檔
應定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式存儲到可長(cháng)期保存的脫機載體上。
7.1 歸檔范圍
電子文件的歸檔范圍,參照國家關(guān)于文件歸檔的現行有關(guān)規定執行，并應包括相應的支持軟件和相關(guān)數據。
7.2 歸檔時(shí)間
邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應按照紙質(zhì)文件的規定定期完成。
7.3 檢測
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測。其內容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。
7.4 歸檔前的鑒定
電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規定執行,鑒定結果,在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。
7.4.1 有效性和完整性鑒定
歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負責人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
7.4.2 保管期限的劃分
電子文件保管期限的劃分,參照國家關(guān)于文件保管期限的有關(guān)規定執行。
7.5 歸檔要求
7.5.1 電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標識進(jìn)行，將管理權從網(wǎng)絡(luò )上移交檔案部門(mén)。其歸檔工作，除存儲格式和位置不變外，其它均應參照國家文件歸檔的有關(guān)規定執行。
7.5.2 把帶有歸檔標識的電子文件集中,拷貝至耐久性的載體上,一式三套，一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
7.5.3 本標準推薦采用的載體,按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)等。禁用軟磁盤(pán)作歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。
7.5.4 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽,標簽內填寫(xiě)檔號、題名、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應設置成禁寫(xiě)操作的狀態(tài)。
7.5.5 將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表。
7.5.6 需要長(cháng)期保存的電子文件;應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一類(lèi)型載體上,如果采用專(zhuān)用軟件,應將軟件及相關(guān)數據存在同一載體上。
7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后,在其形成部門(mén)保留時(shí)間至少1年。
7.5.8 在網(wǎng)絡(luò )中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。?
8 電子檔案的移交與保管
電子文件歸檔后按有關(guān)規定移交至檔案館等檔案保管部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行集中保管。
8.1 檢驗
8.1.1 檔案保管部門(mén)應配備滿(mǎn)足對電子文件進(jìn)行讀取處理的設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。
8.1.2 檢驗項目
8.1.2.1 載體有無(wú)劃痕，是否清潔。
8.1.2.2 有無(wú)病毒。
8.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性、有效性和審核手續。
8.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。
8.1.3 將檢驗結果填入電子檔案接收檢驗登記表，見(jiàn)附錄C。檢驗不合格的，應退回形成單位，重新制作。
8.2 移交手續
驗收合格后，檔案保管部門(mén)應填寫(xiě)電子檔案接收檢驗登記表，見(jiàn)附錄C，并簽字蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。
8.3 保管要求
電子檔案保管除應具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應符合下列條件。
8.3.1 歸檔載體應作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。
8.3.2 環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃;相對濕度選定范圍：35℃-45℃。
8.3.3 存放時(shí)應注意遠離強磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。
8.4 有效性保證
8.4.1 每滿(mǎn)1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)與電子文件讀取處理有關(guān)的設備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時(shí)應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進(jìn)行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。
8.4.2 對磁性載體每滿(mǎn)2年、光盤(pán)每滿(mǎn)4年進(jìn)行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)采取恢復措施。
8.4.3 磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
8.4.4 定期檢驗結果應填入 電子檔案管理登記表，見(jiàn)附錄D。
8.5 利用
8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。未經(jīng)批準任何單位或人員不得擅自復制電子文件。
8.5.2 利用時(shí)使用拷貝件。
8.5.3 利用時(shí)要遵守保密規定。對具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須符合國家或部門(mén)有關(guān)保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。
8.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。
8.6 電子檔案的鑒定銷(xiāo)毀
8.6.1 電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規定執行。
8.6.2 電子檔案的銷(xiāo)毀，應在辦理審批手續后，方可實(shí)施。
8.6.3 非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲在不可擦除的載體上，須連同存儲載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò )中徹底清除。
8.7 統計
檔案保管部門(mén)應及時(shí)按年度對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統計。
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