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畢業(yè)生檔案轉遞須知
畢業(yè)生同學(xué)們，你們好!
你們即將結束燕園生活，開(kāi)始人生新的旅程。在你們忙于畢業(yè)的同時(shí)，請不要忽略記載你們成長(cháng)足跡的學(xué)生人事檔案。為了每位同學(xué)的檔案能夠準確、迅速的轉遞到接收單位, 請你們對下列注意事項一定給予重視，并且嚴格遵照執行。
第一部分：檔案轉遞步驟須知
一、確保在網(wǎng)站上填寫(xiě)的檔案轉遞信息準確無(wú)誤
畢業(yè)生在網(wǎng)站上填寫(xiě)檔案轉遞信息時(shí)，應特別注意：請填寫(xiě)準確的檔案接收單位名稱(chēng)及詳細地址，單位名稱(chēng)不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)。請畢業(yè)生依據個(gè)人情況對應以下六種類(lèi)別。
1、有派遣單位的畢業(yè)生
(1)凡派遣單位有接收機要檔案權限的,比如畢業(yè)生簽約單位是國家機關(guān)、大型企事業(yè)單位、高等院校等，應直接填寫(xiě)其單位接收檔案部門(mén)的名稱(chēng)及其詳細地址。
(2)凡派遣單位不符合機要通信投遞范圍的,比如簽約單位是某中學(xué)或某個(gè)企事業(yè)單位，則要填寫(xiě)與機要局有直投關(guān)系的上級單位的
例：簽約單位名稱(chēng)：外交部
檔案轉遞單位名稱(chēng)：外交部干部司干審檔案處
詳細地址：北京市朝陽(yáng)區朝陽(yáng)門(mén)南大街2號
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名稱(chēng)及詳細地址。
(3)在“三資”(合資、外資、獨資)或私企等報到單位不符合機要通信投遞范圍，且無(wú)人事檔案保管權限的單位就業(yè)的，應提供其專(zhuān)門(mén)指定的符合機要通信范圍并有人事檔案保管權限的檔案轉遞單位名稱(chēng)、詳細地址：
一般單位集體在某人才交流中心開(kāi)戶(hù)的，在《全國普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書(shū)》上“檔案轉寄詳細地址”欄填寫(xiě)某人才交流中心，檔案將被轉遞到該中心;
例：簽約單位名稱(chēng)：微軟(中國)有限公司
檔案轉遞單位：北京外企服務(wù)集團有限責任公司
詳細地址：北京市朝陽(yáng)區朝陽(yáng)門(mén)南大街14號
例：簽約單位名稱(chēng)：百度在線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)(北京)有限公司
檔案轉遞單位：北京市海淀區人才服務(wù)中心
詳細地址：北京市海淀區西四環(huán)北路73號
例：簽約單位名稱(chēng)：工銀瑞信基金管理有限公司
檔案轉遞單位：中國科學(xué)院人才交流開(kāi)發(fā)中心(北郊分部)
詳細地址：北京市西城區三里河路52號
例：簽約單位名稱(chēng)：北京市房山區石窩中學(xué)
檔案轉遞單位(為上級主管單位)：北京市房山區教委
詳細地址：北京市房山區良鄉西路9號
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例：讀研學(xué)校名稱(chēng)：中國人民大學(xué)
檔案轉遞單位：中國人民大學(xué)公共管理學(xué)院黨委
詳細地址：北京市海淀區中關(guān)村大街59號
綜上所述，要特別注意派遣單位和檔案接收單位之間的關(guān)系，兩者有可能不是一致的，因而在填寫(xiě)檔案轉遞信息時(shí)，如有必要，請咨詢(xún)單位人事加以確認。
2、檔案轉回原籍的畢業(yè)生
凡回省二分的同學(xué)，其報到單位、檔案轉遞地址一般為生源地畢業(yè)生就業(yè)主管部門(mén)、當地人力資源和社會(huì )保障局、人才交流中心等。上述地址由北京市教委協(xié)商各省市畢業(yè)生就業(yè)主管部門(mén)后提供給學(xué)校就業(yè)指導中心。
3、繼續讀研的畢業(yè)生
(1)已經(jīng)考取校外研究生的同學(xué)，請按錄取學(xué)校的要求填寫(xiě)轉檔信息，一般具體到所錄取學(xué)校的院(系、所、中心)的黨委或人事部門(mén)。
另外，請將錄取學(xué)校的調檔函或錄取通知書(shū)交給學(xué)院，由學(xué)院統一提交檔案室備份留存。
(2)已經(jīng)保送或考取本校研究生的同學(xué)，請填寫(xiě)錄取院(系、所、中心)的名稱(chēng)。
4、博士后入站的畢業(yè)生
博士后入站的畢業(yè)生請按接收單位要求填寫(xiě)轉檔信息。
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例：博士后入站單位：上海交通大學(xué)
檔案轉遞單位：上海交通大學(xué)人力資源處博士后管理辦公室
詳細地址：上海市閔行區東川路800號
另外，請將接收單位的調檔函或錄取通知書(shū)交給學(xué)院，由學(xué)院統一提交檔案室備份留存。
5、申請出國的畢業(yè)生
(1)北京生源確定出國的學(xué)生可以把檔案存放在教育部留學(xué)服務(wù)中心(離校前自己去辦存檔手續)、所在區縣人事局畢業(yè)生就業(yè)工作部門(mén)或家庭所在地街道辦事處。
(2)外省市生源確定出國的學(xué)生也可以把檔案存放到教育部留學(xué)服務(wù)中心檔案室(離校前自己去辦存檔手續)、生源地各省市的畢業(yè)生就業(yè)工作部門(mén)、人事勞動(dòng)部門(mén)、人才交流中心等。
教育部留學(xué)服務(wù)中心檔案室
地 址：北京市海淀區北四環(huán)西路56號輝煌時(shí)代大廈六層
咨詢(xún)電話(huà)：62677800。
(3)按規定，公派出國學(xué)生在其留學(xué)期間由學(xué)校保管檔案。
6、在職、委培的畢業(yè)生
在職、委培的畢業(yè)生，轉檔單位應填寫(xiě)原單位，如要更改轉檔單位，需在原單位開(kāi)具同意更改證明，并把由所在院系及研究生院(或教務(wù)部)蓋章備案后的證明，連同在新單位開(kāi)具的調檔函一并交到人事檔案管理辦公室。
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二、查詢(xún)自己的檔案轉遞情況
我校畢業(yè)生檔案通常在七月中旬左右通過(guò)機要形式發(fā)出。京內檔案管理部門(mén)一般7個(gè)工作日內可收到，京外檔案管理部門(mén)一般10個(gè)工作日內可收到。
一般在畢業(yè)后辦理轉檔手續的兩個(gè)月內，應向本人檔案接收單位詢(xún)問(wèn)檔案是否寄達。
我校一般通過(guò)機要局轉遞學(xué)生檔案，應當特別注意機要局只提供一年內的有效查詢(xún)期。所以請畢業(yè)生高度重視，及時(shí)主動(dòng)查詢(xún)。
三、因特殊原因需要辦理暫緩轉遞檔案的流程
畢業(yè)生因特殊原因要求檔案暫緩轉遞的，應由個(gè)人提出申請，寫(xiě)明緩發(fā)事由，請本人所在院(系)負責人簽字蓋章，或由就業(yè)指導中心簽字蓋章，最后由院系統一交到檔案辦備份留存，才可緩發(fā)檔案。
按照國家及學(xué)校的相關(guān)規定，待分生檔案暫存在學(xué)校期間，只能辦理與就業(yè)相關(guān)的手續，其他情況下均不能使用在校暫存的檔案，包括無(wú)法辦理出國護照;錄取研究生后不能直接轉遞檔案，檔案需轉回家庭所在地后再轉至錄取學(xué)�；騿挝�;不開(kāi)具出國成績(jì)單;不開(kāi)具婚育、升學(xué)、出國(境)、保險、購房、出生、無(wú)犯罪記錄、親屬關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、財產(chǎn)繼承等證明。如因出國、考研等確實(shí)需要開(kāi)具證明材料的，須先將其檔案轉回生源地，再由生源所在地的有關(guān)部門(mén)開(kāi)具相關(guān)證明材料。
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第二部分：常見(jiàn)問(wèn)題解答
有些畢業(yè)生可能對自己檔案的重要性、轉遞流程等方面存在一些疑惑，我們在此列舉了一些常見(jiàn)問(wèn)題并加以作答，希望同學(xué)們耐心了解一下。
問(wèn)：學(xué)生檔案的重要性在哪?
答：學(xué)生檔案是人事檔案的一部分。人事檔案具有三大職能：一是個(gè)人經(jīng)歷的真實(shí)記錄;二是表明一個(gè)人的行政隸屬關(guān)系;三是為單位和個(gè)人提供相關(guān)人事服務(wù)的依據。學(xué)生檔案是記錄學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、成長(cháng)歷程的歷史材料。其中，高中材料、高考材料、學(xué)習成績(jì)、學(xué)位學(xué)歷審批材料、各類(lèi)履歷表登記表以及在校表現等，是許多用人單位聘用人員的重要參考;凡正規的用人單位，都會(huì )需要畢業(yè)生的檔案并指定其轉遞到專(zhuān)門(mén)的檔案保管部門(mén)�？梢哉f(shuō)，有沒(méi)有完整的學(xué)生檔案資料直接關(guān)系到畢業(yè)生的順利就業(yè)。因此，保證學(xué)生檔案的完整性和一致性，不僅是學(xué)校職能部門(mén)和院系所中心的責任，同時(shí)也需要學(xué)生本人給予高度的關(guān)注和積極的配合。
問(wèn)：畢業(yè)生檔案能否自己攜帶?
答：人事檔案原則上不能由畢業(yè)生自帶。
問(wèn)：檔案轉遞的方式有哪些?
答：1、按照中央組織部和國家檔案局有關(guān)規定，人事檔案必須以機密件由機要通信方式轉遞到單位;
2、凡機要通信方式無(wú)法投遞的單位，或遇緊急情況，可由學(xué)校派專(zhuān)人送到用人單位或由用人單位人事部門(mén)派專(zhuān)人來(lái)取。
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問(wèn)：何謂機要通信?
答：機要通信是較普通郵政更為保密、安全、準確的文件轉遞渠道，其主要服務(wù)對象是縣級以上黨政軍和國有企事業(yè)單位。
問(wèn)：為什么有的畢業(yè)生檔案會(huì )被退回學(xué)校?
答：被退回的畢業(yè)生檔案中90%以上都是因為沒(méi)有準確弄清“檔案接收單位”和“檔案轉寄詳細地址”的含義，因而這一點(diǎn)需要畢業(yè)生格外注意，填寫(xiě)信息時(shí)保證準確性。
隨著(zhù)形勢的發(fā)展，檔案工作也發(fā)生了變化，檔案轉遞過(guò)程較過(guò)去更為多樣化，時(shí)常會(huì )出現我們意想不到的情況。所以，請各位畢業(yè)生在所在院(系、所、中心)負責就業(yè)工作的老師處留下自己長(cháng)期有效的聯(lián)絡(luò )方式(本人電話(huà)確要變更的，可留下家人聯(lián)絡(luò )方式)，以便出現問(wèn)題時(shí)學(xué)校能夠在第一時(shí)間聯(lián)系到本人或家人。
同學(xué)們若遇到檔案相關(guān)問(wèn)題，歡迎隨時(shí)與我們聯(lián)系。
咨詢(xún)電話(huà)：010-62751227
人事檔案管理辦公室地址：校長(cháng)辦公樓二層
祝愿每一位畢業(yè)生平安、健康、快樂(lè )!事業(yè)有成!
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