檔案的進(jìn)館鑒定

　　一、“進(jìn)館鑒定”釋義

　　摘要：進(jìn)館鑒定是檔案館在接收移交檔案時(shí)的一項重要工作，本文對進(jìn)館鑒定的定義、兩個(gè)重要步驟，即范圍認可和質(zhì)量評判進(jìn)行了全面論述。

　　主題詞：檔案 進(jìn)館 鑒定

　　目前，在我國討論中的行業(yè)標準里，對進(jìn)館鑒定的解釋是："檔案館在接收移交檔案時(shí)進(jìn)行的鑒別和評定檔案是否屬于接收范圍的工作。"①另外，有些同行也提出進(jìn)館鑒定是"在檔案館的主持下，根據黨和國家的根本利益的需要，挑選對國家和社會(huì )具有保存價(jià)值的檔案接收進(jìn)館前的把關(guān)工作，是檔案價(jià)值從第一價(jià)值向第二價(jià)值過(guò)渡的重要環(huán)節。"②

　　筆者以為，作為一種承上啟下的鑒定環(huán)節，進(jìn)館鑒定既不涉及劃分檔案保管期限，也不決定檔案的存毀，而是一種檔案在文件生命周期中運動(dòng)階段的物理表現，一種"位移"前的審查。對它的釋義可作如下表達：

　　"進(jìn)館鑒定是檔案館根據預先制定的進(jìn)館范圍與進(jìn)館檔案的質(zhì)量要求，對移交進(jìn)館檔案所作的范圍鑒別和質(zhì)量評定。"

　　這一表述包括如下幾層涵義：

　　首先，進(jìn)館鑒定是一項具有廣泛法律依據及明確操作程序的行為。跟其他鑒定的專(zhuān)業(yè)性、專(zhuān)項性規定相比，進(jìn)館鑒定有著(zhù)廣泛的法律條款作為依據。從《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，到《檔案館工作通則》、《機關(guān)檔案工作條例》，再到專(zhuān)項的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》，均有規定檔案進(jìn)館的有關(guān)條款。而進(jìn)館程序，包括進(jìn)館鑒定的程序，長(cháng)期在有關(guān)論著(zhù)中都有介紹。

　　其次，檔案進(jìn)館鑒定最終服務(wù)于檔案的進(jìn)館交接，表現為一個(gè)物理位置的變化，由特定的人員根據現行法律、法規的規定對列入進(jìn)館范圍的主體所形成的檔案進(jìn)行挑選，從中選取對檔案形成機關(guān)、國家和社會(huì )具有長(cháng)遠保存價(jià)值的檔案進(jìn)館。

　　第三，進(jìn)館鑒定跟歸檔鑒定、存毀鑒定、等級鑒定等鑒定行為相比，它雖邊緣于檔案價(jià)值，即它并不需要直接研究檔案價(jià)值，并以檔案價(jià)值鑒定依據進(jìn)行具體的操作行為，但也需要了解檔案保管期限的劃分標準。如1986年2月頒布的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》第6條規定："檔案館在接收有關(guān)單位的檔案時(shí)，為保證進(jìn)館檔案的完整和減少重復，除按照《檔案館工作通則》規定接收有關(guān)保管期限的檔案外，還應協(xié)助機關(guān)檔案室做好案卷進(jìn)館前審核、調整保管期限的工作……"進(jìn)館鑒定的主要環(huán)節，是根據預先編制的進(jìn)館序列以及檔案類(lèi)型、成分，判斷是否屬于本館接收范圍，并且根據檔案的物理狀態(tài)，進(jìn)行質(zhì)量評價(jià)，以決定采取何種改進(jìn)或補救措施。

　　第四，從文件生命周期的運動(dòng)階段上看，檔案由檔案館收藏，一般意義上是指第二價(jià)值占主導地位。當然，從文件生命周期理論上看，中外在進(jìn)館檔案表現的價(jià)值形態(tài)上有所差異。但中外檔案共同的特點(diǎn)是檔案進(jìn)館是第一價(jià)值向第二價(jià)值過(guò)渡的外在表現。進(jìn)館以后，檔案的第一價(jià)值的主導地位被第二價(jià)值所取代。第一價(jià)值的實(shí)現一般是在檔案室(或機關(guān)文件中心)階段，此時(shí)檔案只要對立檔單位有利用價(jià)值就需要保管。而第二價(jià)值，是對社會(huì )即檔案形成者之外的其他利用者所具有的價(jià)值，它的實(shí)現主要是在檔案館階段。檔案的第二價(jià)值是在與檔案第一價(jià)值的此消彼長(cháng)中逐漸占主導地位的。檔案物理位置的變化，是檔案內在價(jià)值形態(tài)變化所決定的，而不是相反。有研究者指出檔案的進(jìn)館鑒定是檔案從第一價(jià)值向第二價(jià)值過(guò)渡中所必須經(jīng)過(guò)的一個(gè)環(huán)節，筆者以為這一觀(guān)點(diǎn)顛倒了因果關(guān)系。

　　第五，進(jìn)館鑒定的主體是有接收檔案任務(wù)的檔案館。以往檔案進(jìn)館鑒定的方法，一般是由同級檔案行政管理部門(mén)作出部署，由檔案館提出進(jìn)館案卷質(zhì)量要求，再由檔案室具體組織人員做好進(jìn)館檔案的鑒定和整理工作。這種做法有一定的可取之處，但也有研究者指出其存在著(zhù)顯而易見(jiàn)的不足之處③：一是鑒定人員的指導思想難以轉變，很難一下子實(shí)現站到對社會(huì )具有利用價(jià)值的角度來(lái)思考問(wèn)題，從而無(wú)法從整體上考慮避免進(jìn)館檔案的重復問(wèn)題;二是由于鑒定人員過(guò)多，掌握標準很難統一。所以進(jìn)館鑒定由有接收任務(wù)的檔案館主持，檔案館工作人員對進(jìn)館單位的檔案人員進(jìn)行鑒定、整理方面的業(yè)務(wù)指導，這種指導方式可以是由檔案館工作人員去具體的機關(guān)單位進(jìn)行指導，也可以采取把移交單位檔案人員集中起來(lái)進(jìn)行短訓，在做得好的"樣板"或"試點(diǎn)"單位現場(chǎng)示范，以使各單位都能掌握鑒定標準和案卷質(zhì)量要求。

　　進(jìn)館鑒定有兩個(gè)重要內容與步驟，一是評定檔案館檔案的接收范圍與類(lèi)型;二是根據長(cháng)久保管的需要，評價(jià)檔案的質(zhì)量。

　　二、范圍認可――關(guān)于確定進(jìn)館序列與進(jìn)館檔案類(lèi)型

　　建立檔案館的進(jìn)館序列，是進(jìn)館鑒定的第一步。

　　檔案進(jìn)館的指導思想："在維護黨和國家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據檔案分級管理的原則，將應該由本館收集的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jì)r(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地收集進(jìn)館，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。" ④根據這一指導思想，結合實(shí)際情況制定本館檔案進(jìn)館范圍與進(jìn)館檔案類(lèi)型和成分。

　　《檔案館工作通則》、《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》等法規，已明確了各級檔案館的分工和進(jìn)館范圍。因而，各級各類(lèi)檔案館應對本館負責管理的范圍進(jìn)行全面普查、分析，以確定具體的收集單位名冊。

　　站在區域性綜合檔案館的角度，應該把其區域內的全部立檔單位，分成以下三大類(lèi)型：

　　第一類(lèi)是具有全局意義的本級機關(guān)及直屬單位，《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》中，具體規定為本級中共委員會(huì )、顧問(wèn)委員會(huì )、紀律檢查委員會(huì )、人民代表大會(huì )及其常設機構、人民法院、人民檢察院、人民政府、人民政協(xié)、工會(huì )、共青團、婦聯(lián)等機構及其工作部門(mén)和直屬的臨時(shí)性單位等�？煞Q(chēng)為一級單位。

　　另外，經(jīng)協(xié)商同意，綜合性檔案館也可接收或代存同級民主黨派機構形成的檔案;縣級檔案館要同時(shí)接收鄉、鎮黨委和政府及其工作部門(mén)形成的檔案。因而，它們也可視為一級單位。

　　第二類(lèi)是本級人民政府直屬工作部門(mén)所屬的獨立分管某一方面工作或從事某項事業(yè)的行政管理機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位�？煞Q(chēng)為二級單位。

　　第三類(lèi)是-般工廠(chǎng)、普通中小學(xué)、商店以及村民委員會(huì )等職能、性質(zhì)、任務(wù)相同的單位�？煞Q(chēng)為三級單位。

　　一、二級單位，以及撤銷(xiāo)單位，應該列入檔案館的進(jìn)館序列;除有典型性、代表性的單位外，三級單位一般不列入進(jìn)館序列。

　　相應地，綜合性檔案館也應將列入進(jìn)館序列的機關(guān)單位的檔案作以下劃分：

　　一級單位對具有長(cháng)遠價(jià)值的檔案，全面接收;二級單位，要有選擇接收其有長(cháng)遠價(jià)值的檔案;三級單位的檔案，除有典型性、代表性的檔案外，一般不接收。同時(shí)，綜合性檔案館"經(jīng)協(xié)商同意，還可收集或代存集體所有制單位和典型的個(gè)體戶(hù)、專(zhuān)業(yè)戶(hù)形成的有進(jìn)館價(jià)值的檔案和本級人事管理權限內著(zhù)名人物形成的檔案。"⑤由于機構和職能會(huì )隨著(zhù)時(shí)間的推移而變動(dòng)，進(jìn)館序列要適時(shí)調整。

　　三、質(zhì)量評判――鑒定進(jìn)館檔案的好壞

　　為了使檔案館的各項工作能正常開(kāi)展，對列入進(jìn)館范圍的檔案還必須提出明確的質(zhì)量要求。

　　筆者以為，進(jìn)館檔案的質(zhì)量標準應包括以下內容：

　　第一，價(jià)值狀況。檔案的價(jià)值狀態(tài)以保管期限的形式、通過(guò)歸檔鑒定表現出來(lái)，因而進(jìn)館鑒定對價(jià)值狀況的判斷，主要通過(guò)宏觀(guān)方法進(jìn)行。一是采用比例法，通過(guò)對移交機關(guān)永久、長(cháng)期檔案的比例關(guān)系的測算，判斷歸檔鑒定的準確程度;二是利用統計選樣法，判斷一般列入進(jìn)館范圍的三級單位檔案的價(jià)值，選定有代表性的若干三級單位，并決定接收其檔案的類(lèi)型、成分和數量。因而，從鑒定的操作方法看，歸檔鑒定、存毀鑒定、等級鑒定等，一般用的是直接鑒定法，那么，在進(jìn)館鑒定中，就需要用選樣統計法。

　　第二，整理質(zhì)量。檔案的分類(lèi)整理，一要尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，即保持文件之間的歷史聯(lián)系。二是檢查歸檔材料的手續是否完備。

　　第三，相關(guān)資料的編制應隨同移交，如檢索工具、組織沿革、全宗指南和本次進(jìn)館檔案的整理情況，這是進(jìn)館檔案的一個(gè)有機組成部分。

　　第四，載體質(zhì)量。載體是記錄和使用檔案信息的物質(zhì)基礎，因此，檔案載體材料的鑒定，應該列入進(jìn)館鑒定的范圍�！�

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　�、佟稓w檔文件與檔案鑒定指南》(征求意見(jiàn)稿)

　�、冖蹏烙拦�，檔案的進(jìn)館鑒定，《中國檔案》，2002(5)

　�、堍荨陡骷墖�家檔案館收集檔案范圍的規定》(1986年2月頒布)第二條

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