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提高辦公室工作水平的調研報告
辦公室是各級行政領(lǐng)導機關(guān)的辦事機構，是機關(guān)對內、對外的窗口，是直接為領(lǐng)導工作服務(wù)的部門(mén)。辦公室具有執行者和領(lǐng)導者的雙重角色，是一個(gè)機關(guān)溝通上下左右關(guān)系的樞紐和橋梁，是領(lǐng)導的重要參謀和助手，其工作地位特殊、關(guān)系重大，稍有不慎就會(huì )帶來(lái)全局性的影響。因此，要做好新形勢下的辦公室工作，也就要求我們要進(jìn)一步轉變工作作風(fēng)、改進(jìn)工作方式、加大服務(wù)力度、提高服務(wù)質(zhì)量。通過(guò)調查了解，對辦公室工作有如下思考。
一、當前辦公室存在的主要問(wèn)題
1、部分單位對辦公室工作重視、關(guān)心不夠。部分鄉鎮、縣級部門(mén)對辦公室工作認識有誤區。認為辦公室就是“打雜的”、“只會(huì )用錢(qián)的”部門(mén)，忽視了辦公室的參謀助手和綜合協(xié)調作用，在人、財、物等方面不能給予辦公室足夠的支持。突出表現為辦公條件較差，經(jīng)費相對較少，人員配備相對較少。
2、辦公室隊伍存在“三少”。一是年輕人少。辦公室隊伍嚴重老齡化的主要原因是辦公室工作繁雜，工作時(shí)間也不能象其他部門(mén)一樣靈活安排，且加班時(shí)間多，又沒(méi)有相應的補貼，所以好多人員不愿到辦公室工作。同時(shí)，我縣公務(wù)員隊伍考錄名額只有極少部分被安排到辦公室工作，造成辦公室隊伍年齡結構斷檔。二是從事具體工作的人少。一些鄉鎮、部門(mén)在機構改革后，把退二線(xiàn)的老同志和負責宣傳、組織、人事工作的同志歸口到辦公室，造成辦公室人數雖多但從事具體工作人少的局面。三是專(zhuān)業(yè)人員少。文秘人員嚴重缺乏。超過(guò)三分之二的鄉鎮黨政辦和近一半的縣級部門(mén)辦公室能擔任文秘工作的只有1 人，一半以上的鄉鎮和部門(mén)都是由辦公室主任親自從事文秘工作。并且，現有的文秘人員也基本上沒(méi)有接受過(guò)正規系統的業(yè)務(wù)培訓，在草擬文件和寫(xiě)作文稿方面，基本上屬于“依樣畫(huà)葫蘆”、“摸著(zhù)石頭過(guò)河”，制發(fā)的文件和草擬的文稿質(zhì)量不高。鄉鎮黨政辦在收發(fā)文程序的各個(gè)環(huán)節上還很不實(shí)用，很多鄉鎮都是采取紙質(zhì)登記表收文，很多文件查找工程量巨大，很不方便，效率大大降低。
3、辦公室日常工作多，創(chuàng )新工作少。一是文件制發(fā)泛濫，隨意性發(fā)文現象嚴重。雖然縣委辦、縣政府辦每年都發(fā)文要求控制發(fā)文數量，但文件濫發(fā)的現象并未得到遏制。甚至收發(fā)的文件大部分都要求以正式文件形式上報，使節儉的無(wú)紙化辦公又回到了耗費物力、人力、財力的原始辦公。二是工作創(chuàng )新少。在現實(shí)工作中，還在一定程度上存在著(zhù)忙于眼前不求創(chuàng )新、安于現狀不愿創(chuàng )新、怕?lián)L(fēng)險不敢創(chuàng )新的現象，以新的觀(guān)念思考問(wèn)題，以新的視角認識問(wèn)題，以新的思路研究問(wèn)題，以新的辦法解決問(wèn)題做的不夠。辦公室主要精力被用于應付事務(wù)性工作，對自身工作總結反思少，調研工作少，客觀(guān)上，領(lǐng)導極少安排辦公室人員調研機會(huì )，辦公室人員也忙于應付事務(wù)性工作，主觀(guān)上，辦公室人員也缺乏工作主動(dòng)性，導致辦公室對單位全面工作不熟悉，文件和文稿草擬多為“閉門(mén)造車(chē)”，缺乏針對性，辦公室參謀助手作用發(fā)揮不明顯。
4、上級部門(mén)的指導、管理不到位。辦公室與其他職能股室不同，沒(méi)有明確的主管部門(mén)，縣委辦、縣政府辦雖然是上級部門(mén)卻沒(méi)有直接的業(yè)務(wù)隸屬關(guān)系，在管理上存在真空。同時(shí)辦公室工作無(wú)法量化，難以統一考核標準難以進(jìn)行評定、表彰。近年來(lái)，辦公室人員接受系統的辦公室工作培訓和指導較少。所以辦公室人員缺乏歸屬感，缺乏榮譽(yù)感工作熱情不高。
一是眼界不夠開(kāi)闊，思路比較狹窄。新的形勢要求辦公室工作必須具有世界眼光、變革精神和創(chuàng )新思維，而目前我們在一定程度上還存在著(zhù)用舊的思維方式、舊的工作方法考慮問(wèn)題，接受新思想、確立新觀(guān)念、打開(kāi)新思路、開(kāi)拓新局面的能力還不夠強。
二是忙于事務(wù)性工作多，參謀助手作用發(fā)揮不充分。被動(dòng)服務(wù)多，發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性少。在我縣實(shí)現跨越式發(fā)展的征程中，辦公室應高速運轉，充分發(fā)揮服務(wù)、參謀等作用，但目前我們陷于事務(wù)性工作比較多，跟中心、想大事、站在更高層次思考問(wèn)題不夠，為領(lǐng)導提供前瞻性、全局性的建議方面還有欠缺。
三是滿(mǎn)足于完成眼前工作，創(chuàng )新意識不強。在現實(shí)工作中，還在一定程度上存在著(zhù)忙于眼前不求創(chuàng )新、安于現狀不愿創(chuàng )新、怕?lián)L(fēng)險不敢創(chuàng )新的現象，以新的觀(guān)念思考問(wèn)題，以新的視角認識問(wèn)題，以新的思路研究問(wèn)題，以新的辦法解決問(wèn)題做的不夠。
四是督促檢查的視野不寬，深度不夠。相對來(lái)講，對領(lǐng)導批示和交辦事項的專(zhuān)項查辦以及重大事項的督辦做得較好，對群眾反映強烈的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題主動(dòng)服務(wù)不夠。
五是學(xué)習不夠深入，調研成果少。由于辦公室平時(shí)工作較多，導致學(xué)習不夠深入，不夠專(zhuān)業(yè)，周末學(xué)習制度沒(méi)有很好的貫徹落實(shí);親自下基層進(jìn)行調研的少，可供領(lǐng)導參閱的有價(jià)值的精品調研報告少。
二、做好下一步工作的幾點(diǎn)想法
1、領(lǐng)導重視要到位。領(lǐng)導重視是做好辦公室工作的關(guān)鍵。一是加大辦公室工作人員提拔重用力度。各級各部門(mén)在選拔任用干部時(shí)應打破身份限制，優(yōu)先考慮綜合能力強、工作成績(jì)突出的辦公室工作人員。二是全力保障工作經(jīng)費。對辦公室特殊崗位，如黨政網(wǎng)專(zhuān)職工作人員，可以給予適當的崗位補貼，使辦公室人員安心工作。三是重視辦公室硬件建設。辦公室應配備專(zhuān)用電腦，另外，傳真機、打印機、復印機、數碼相機等辦公設備也應配齊。
2、人員保障要到位。一是優(yōu)化辦公室人員年齡結構。對新考入公務(wù)員，除有特殊要求外，首先安排到辦公室鍛煉，既有利于辦公室年齡結構逐步年輕化，也有利于新入公務(wù)員快速、全面了解本單位情況，盡快進(jìn)入角色、適應工作。在公務(wù)員數量不足的情況下，采取輪崗制，按照個(gè)人自愿和組織安排相結合的方式，以半年至一年為一個(gè)周期，讓更多的年輕人輪流到辦公室工作。二是提升現有人員綜合素質(zhì)。積極為辦公室人員提供參與協(xié)調處理重大問(wèn)題的機會(huì )，提高其綜合協(xié)調能力，努力挖掘辦公室人員內在潛力，充分發(fā)揮老同志的傳、幫、帶作用，幫助年輕人成長(cháng)。全面落實(shí)多崗鍛煉和工作代理制度，使辦公室人員成為能夠勝任不同崗位工作的多面手，避免因一人脫崗而其工作無(wú)人接替現象。三是加強專(zhuān)業(yè)人才隊伍建設。建立辦公室領(lǐng)導干部和文秘人員后備庫，加強對后備人員的理論和業(yè)務(wù)培訓，適當放寬對辦公室選人用人的種種限制，將優(yōu)秀的文秘人才引入辦公室隊伍。
3、主動(dòng)工作要到位。一是進(jìn)一步遏制發(fā)文過(guò)濫現象。從縣委辦、縣政府辦做起，每年初對縣級各部門(mén)全年發(fā)文數量進(jìn)行規定，可根據上年發(fā)文總數的90%來(lái)確定上限，以后按此比例逐年遞減，對縣制發(fā)的文件不要求鄉鎮每件都寫(xiě)出對應的實(shí)施方案、總結努力避免“以文件落實(shí)文件”對鄉鎮、部門(mén)上報的各類(lèi)材料能不用公文形式的盡量不用公文進(jìn)一步規范使用黨政網(wǎng)“公文交換箱”縣信息辦應該定期清查對發(fā)文單位不分主送單位一律全縣普發(fā)的、按規定不該進(jìn)入公文交換箱的由縣委辦、縣政府辦督查室進(jìn)行通報批評。二是進(jìn)一步規范發(fā)文程序。嚴格按照文件起草、辦公室文字初核、分管領(lǐng)導會(huì )簽、主要領(lǐng)導簽發(fā)、辦公室和起草部門(mén)共同校核、印制正式文件的程序發(fā)文。實(shí)行涉秘文件專(zhuān)人管理制由專(zhuān)人收發(fā)密級文件并按照密件登記、送領(lǐng)導審閱、閱后立即收回、另行交辦、專(zhuān)柜存檔、年終交回發(fā)文部門(mén)的程序嚴格涉秘文件的辦理。三是加強無(wú)紙化辦公管理。除涉密或有特殊規定的公文、資料外其他公文、資料都應該通過(guò)黨政網(wǎng)“公文交換箱”或“個(gè)人資料交換箱”進(jìn)行傳送盡量減少紙質(zhì)材料打印逐步實(shí)現無(wú)紙化辦公。四是建立超前快捷的信息調研機制。開(kāi)展全員辦信息調研，將信息調研工作納入辦公室崗位目標責任制中，任務(wù)量化到人�？蓪�(shí)行辦公室工作人員聯(lián)系行業(yè)及股室工作的信息調研工作機制，分口負責信息調研工作。各單位可以自辦信息調研刊物，出版間隔時(shí)間由各單位自定，為領(lǐng)導了解情況及決策提供依據。實(shí)施信息調研采編獎勵，各單位可根據自身情況對信息調研文章的編寫(xiě)及被上級部門(mén)采用給予獎勵，以提高其工作積極性及信息調研文章質(zhì)量。五是建立高效有力的督查督辦機制。加大公文督辦力度建議鄉鎮和部門(mén)在公文處理簽上設立“是否納入督查督辦”欄，對領(lǐng)導確定需要進(jìn)行督查督辦的事項或領(lǐng)導交辦的其他督辦事項，由辦公室安排專(zhuān)人進(jìn)行跟蹤督辦，并將結果及時(shí)反饋相關(guān)領(lǐng)導。強化機關(guān)工作人員上下班督查，特別是鄉鎮應加強對縣級部門(mén)派駐鄉鎮機構人員上班情況的督查，對未按照上下班制度嚴格上下班的進(jìn)行通報，并將通報情況報送主要單位領(lǐng)導和派駐機構的主管部門(mén)領(lǐng)導。
4、指導管理要到位。一是加強培訓指導。每年由縣委辦、縣政府辦組織開(kāi)展1-2 次全縣辦公室系統業(yè)務(wù)培訓特別要加強對辦公室新進(jìn)人員的業(yè)務(wù)培訓。當前急需進(jìn)行的是公文處理和公務(wù)禮儀知識培訓。建立跟班學(xué)習制度各單位選送辦公室工作人員到兩辦相應股室跟班學(xué)習有針對性地提高業(yè)務(wù)能力縣委辦、縣政府辦也應積極推薦工作人員到市級或更高一級黨委、政府辦公室跟班學(xué)習學(xué)習上級的先進(jìn)經(jīng)驗和工作方法。二是加強學(xué)習交流。建立全縣辦公室系統年會(huì )制度和業(yè)務(wù)交流制度每年由縣委辦、縣政府辦召集全縣各級各部門(mén)辦公室主任召開(kāi)一次年會(huì )總結工作交流經(jīng)驗。由各鄉鎮分片區、縣級各部門(mén)分系統每季度召開(kāi)一次辦公室業(yè)務(wù)交流會(huì )同時(shí)還可根據工作需要適時(shí)開(kāi)展其他形式的業(yè)務(wù)交流會(huì )。三是落實(shí)表彰激勵。探索對全縣辦公室系統進(jìn)行考核評定逐步建立完善相關(guān)制度以縣委辦、縣政府辦的名義每年對先進(jìn)辦公室和先進(jìn)個(gè)人進(jìn)行表彰，以提高工作積極性。
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