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規范化的采購管理系統
采購管理就是計劃下達、采購單生成、采購單執行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結算的采購活動(dòng)的全過(guò)程，yjbys小編下面為你整理了關(guān)于采購管理系統的文章，希望對你有所幫助。
(一)談判管理模塊的功能作用
談判管理模塊，是物料購配管理二級子系統的第一個(gè)基本子系統。保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)所需物料的有效供給，是從找到貨源，確定優(yōu)惠的供貨條件為前提的。
這一系統模塊的功能作用，是尋找企業(yè)所需物料的供給貨源，通過(guò)談判，篩選供貨商，討論確定供貨條件，明確雙方的責任和權利。其目標是保證物料購配的質(zhì)量和穩定，謀求物料采購的成本優(yōu)勢。
從企業(yè)組織物流營(yíng)銷(xiāo)系統的角度分析，企業(yè)組織物流營(yíng)銷(xiāo)系統的有形活動(dòng)就是從這一系統模塊的運行開(kāi)始的。但這一系統模塊的運行，還主要只是收集信息、篩選信息、鎖定目標、確定供貨合作關(guān)系，并沒(méi)有發(fā)生實(shí)際意義上的物流營(yíng)銷(xiāo)系統。但這一系統模塊卻是物料進(jìn)入企業(yè)組織運行過(guò)程的入口。由它確定誰(shuí)可以進(jìn)來(lái)，門(mén)向誰(shuí)打開(kāi)。
在企業(yè)組織運行現實(shí)中，這一系統模塊的功能作用，一般都會(huì )高度重視。這不僅是因為它直接關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的高低，而且往往在這一系統模塊的運行過(guò)程中，很容易發(fā)生企業(yè)組織內部職務(wù)犯罪和**問(wèn)題。在買(mǎi)方市場(chǎng)條件下的購買(mǎi)活動(dòng)決策人，在這個(gè)市場(chǎng)選擇過(guò)程中，就擁有支配權，因而往往不免發(fā)生與供貨商進(jìn)行私下交易，侵害企業(yè)整體利益的事。這也是所有企業(yè)都感到頭疼的事。
這一系統模塊，與采購履約管理系統模塊關(guān)系極為密切。很多企業(yè)對它們二者之間是不加區隔的。之所以進(jìn)行區隔，也是為了實(shí)現權力制衡，減少和消除職務(wù)犯罪和**。它們二者之間直接是一種相互制衡的關(guān)系。
(二)談判模塊功能作用健全完善必須完成的事務(wù)工作內容
1.根據企業(yè)組織運行的需要，制定物料采購計劃，事先做出協(xié)調控制安排，以為企業(yè)組織運行所需物料購配的及時(shí)、有效性提供支持。
2.收集所需物料的貨源信息，以為物料購配商的選擇提供選擇基礎。
3.對供貨商進(jìn)行篩選比較，包括對他們的供貨質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、發(fā)展穩定程度等內容進(jìn)行綜合評估，并對可選擇的供貨商進(jìn)行排隊，確定供貨梯隊。
4.根據企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計劃，選擇確定供貨的方式方法。
5.談判議定采購協(xié)議草案，以獲得供給穩定、質(zhì)量有保障、價(jià)格相對低廉(價(jià)格性能比達到最大)的物料供給渠道。
(三)采購談判管理規范化的標準要求
1.效益性要求。對貨源信息，要盡可能廣泛收集，至少要覆蓋有影響的主要廠(chǎng)商，以“貨比三家”來(lái)保障物料購配的效益。所需物料總量規模比較大，或者單項采購數量規模比較大時(shí)，必須通過(guò)招標形式來(lái)完成貨源信息的收集和采購談判等一系列的供貨商選擇工作。能集中采購的物料，必須集中采購，以保證規模采購所能獲得的折價(jià)效益。能穩定供貨關(guān)系的，必須穩定供貨關(guān)系，以保證連續采購的供貨折價(jià)效益。
2.保障性要求。對供貨商實(shí)行分級管理，一般要求分為三個(gè)層次：能直接大量供貨的主供貨商，只是小批量供貨的輔助供貨商，以及作為下一步選擇的后備供貨商。當主供貨商的供貨發(fā)生問(wèn)題時(shí)，由輔助供貨商和后備供貨商提供物料供給。一方面把供貨商之間的競爭引入到供貨履約的監督中來(lái)，以保障供貨質(zhì)量和效益;另一方面避免發(fā)生任何形式的因物料購配導致的企業(yè)組織運行中斷事件。
3.穩定性要求。對于主供貨商、輔助供貨商和后備供貨商的選擇，必須根據供貨質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、供貨商的發(fā)展前景預測等四方面的內容，加權綜合評價(jià)后進(jìn)行選擇。所選擇的后備供貨商必須在供貨能力上保持一定的倍數限制，以絕對保證物料供給的可靠性。
4.嚴密性要求。與供貨商談判商定物料供貨協(xié)議草案，內容必須具體、嚴密，對物料的品類(lèi)、型號、質(zhì)量、數量、供貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、驗貨程序等內容都必須明文界定，以為供貨履約提供.
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