如何運用Word 里面地模板

　　如何運用Word 里面地模板

　　用Word 2000 編排文檔時(shí)，用戶(hù)時(shí)時(shí)刻刻都在使用模板，模板是一類(lèi)特殊的文檔，它可以提供完成最終文檔所需要的基本工具。使用模板可以快速生成所需要文檔的大致框架。在Word 2000 中，每一個(gè)文檔都是在模板的基礎上建立的。Word 默認使用的模板是Normal 模板。

　　模板中包含以下元素：每個(gè)文檔中的文字和圖形，例如，頁(yè)眉和頁(yè)腳；插入日期、時(shí)間和文件名、文檔標題等信息的域；占位符；公司徽標。用【文件】菜單中的【頁(yè)面設置】命令設置頁(yè)邊距和其他頁(yè)面版式選項。樣式。宏項目項。保存為自動(dòng)圖文集詞條的文字和圖形。自定義工具欄、菜單和快捷鍵。1.4.1 使用Word 2000 中的模板創(chuàng )建新文檔

　　Word 提供了許多常見(jiàn)文檔類(lèi)型的模板，如備忘錄、報告、傳真、商務(wù)信件、簡(jiǎn)歷等�？梢允褂眠@些模板來(lái)快速地創(chuàng )建文檔。

　　下面以創(chuàng )建中文典雅型信函為例，說(shuō)明如何使用模板來(lái)創(chuàng )建文檔。

　�。�1）選擇【文件】菜單中的【新建】命令，出現【新建】對話(huà)框，如圖1-16 所示。在Word 2000 中，將模板按照不同的種類(lèi)分別放在相應的標簽中。例如有關(guān)備忘錄方面的模板，存放在【備忘錄】標簽中；有關(guān)信函和傳真方面的模板，存放在【信函和傳真】標簽中；有關(guān)Web 頁(yè)方面的模板，存放在【W(wǎng)eb 頁(yè)】標簽中。

　�。�2）選中【信函與傳真】選項卡，再單擊選擇【中文典雅型信函】圖標。此時(shí)，在右面的【預覽】框中將顯示該信函模板的示意圖。

　�。�3）單擊【確定】按鈕，即可創(chuàng )建一份信函，效果如圖1-17 所示�？蓡螕粽嘉环�的位置，然后鍵入所需的文本。例如，單擊【單擊此處鍵入收信人姓名】以將其位置選定，再鍵入收信人的姓名。

　　1.4.2 創(chuàng )建模板

　　雖然Word 2000 自帶了不少模板，但用戶(hù)仍然可能找不到合適的模板，或者想把自己常用的格式保存起來(lái)，這時(shí)可以創(chuàng )建新模板。

　　1.4.2.1 創(chuàng )建基于已有文檔的模板

　　以現有的文檔文件為模板，可以快捷地創(chuàng )建一個(gè)新模板，供以后編輯類(lèi)似文檔時(shí)使用。方法如下：

　�。�1）單擊【文件】菜單中的【打開(kāi)】菜單項，從文檔列表框中選中所需文檔，單擊【確定】按鈕打開(kāi)它。

　�。�2）單擊【文件】菜單中的【另存為】命令，彈出【另存為】對話(huà)窗口。

　�。�3）單擊【保存類(lèi)型】列表框，在彈出的文件類(lèi)型列表中選中【文檔模板】。

　�。�4）在【文件名】編輯框中輸入新模板的名稱(chēng)。

　�。�5）從【保存位置】列表框中打開(kāi)MSOffice（或Word）文件夾中的 Template 文件夾，選定保存模板的文件夾，所選定的文件夾將決定在選擇【文件】菜單的【新建】命令時(shí)，模板所在的標簽位置。

　�。�6）單擊【確定】按鈕保存模板。

　　1.4.2.2 創(chuàng )建基于現存模板的模板

　　如果系統中已經(jīng)有類(lèi)似的模板，執行下面的步驟，可以加快創(chuàng )建模板的進(jìn)程。

　�。�1）單擊【文件】菜單中的【新建】命令，彈出新建對話(huà)窗口。（2）選中與要創(chuàng )建的模板類(lèi)似的模板，如果要從一個(gè)空白模板和默認設置開(kāi)始，就選中【空文檔】。

　�。�3）選中【新建】組框中的【模板】互斥項。

　�。�4）單擊【確定】按鈕，創(chuàng )建新模板。

　�。�5）添加該模板創(chuàng )建的所有新文檔中都需要的文字和圖形。

　�。�6）修改頁(yè)邊距設置、紙張大小和打印方向、樣式和其他格式。

　�。�7）設置頁(yè)眉和頁(yè)腳的格式。

　�。�8）創(chuàng )建、修改、復制模板需要的自動(dòng)圖文集詞條、宏命令、工具欄、快捷鍵等。

　�。�9）同前面一樣保存模板。

　　1.4.3 修改模板

　　可以修改已有的模板。使其包含自動(dòng)圖文集詞條、宏、工具欄、菜單和快捷鍵等。模板被修改之后，模板文本、樣式、節格式的修改對以前基于該模板創(chuàng )建的文檔沒(méi)有影響；而在模板中所進(jìn)行創(chuàng )建或修改對基于這個(gè)修改后模板創(chuàng )建的所有文檔都有效。修改模板的步驟如下：

　�。�1）單擊【文件】菜單中的【打開(kāi)】命令，或者單擊【常用】工具欄上的【打開(kāi)】按鈕，出現【打開(kāi)】對話(huà)框。

　�。�2）單擊【文件類(lèi)型】列表框，在彈出的列表框中選中【文檔模板】選項。

　�。�3）找到存放模板的文件夾，在【名稱(chēng)】列表框中選中欲修改的模板名稱(chēng)，單擊【確定】按鈕，打開(kāi)模板。

　�。�4）對打開(kāi)的模板進(jìn)行修改，如對模板中的文字和圖形進(jìn)行編輯和格式化，設置頁(yè)面和文本格式，創(chuàng )建或修改樣式，修改快捷鍵、工具欄或菜單，定義自動(dòng)圖文集詞條，創(chuàng )建宏命令，或者復制、重命名或刪除模板上的各種項目等。

　�。�5）修改完畢，單擊【文件】菜單中的【保存】命令，或者單擊【常用】工具欄的【保存】按鈕，保存模板。

　　實(shí)際上，修改模板和修改文檔沒(méi)有什么兩樣，不同的是，修改文檔主要是修改文檔中的文本和圖形等內容，而修改模板主要是修改模板所包含的樣式、自動(dòng)圖文集、宏命令、頁(yè)面格式、節格式、工具欄、菜單、快捷鍵等內容。

　　1.4.4 改變文檔的模板

　　有時(shí)用一個(gè)模板創(chuàng )建文檔并編輯一部分內容后，卻發(fā)現另一個(gè)模板中的樣式、宏、自動(dòng)圖文集更適合這個(gè)文檔，可以改變與文檔連接的模板。也可以添加共用的模板，或者將另一個(gè)文檔或模板的`條目復制到該文檔中。

　　1.4.4.1 改變與文檔相連接的模板改變與文檔相連接的模板后，可以使用新模板的樣式、宏、自動(dòng)圖文集，而不改變原有模板提供的文本和格式，頁(yè)面設置也不受影響。具體步驟如下：

　�。�1）單擊【工具】菜單中的【模板和加載項】選項，彈出【模板與加載項】對話(huà)框，如圖1-18 所示。

　�。�2）單擊【選用】按鈕，彈出類(lèi)似于打開(kāi)文檔的選用模板對話(huà)框窗口。選中一個(gè)合適的模板，單擊【打開(kāi)】按鈕，選中的模板會(huì )顯示在模板和加載項對話(huà)窗口的【文檔模板】編輯框中。

　�。�3）如果想用新模板的樣式來(lái)更新文檔，選中【自動(dòng)更新文檔樣式】復選框。

　�。�4）單擊【確定】按鈕返回。

　　1.4.4.2 添加和卸載共用模板

　　如果不想用另一個(gè)不同模板，又想使用其他模板上的一些項目，可將這個(gè)模板安裝為共用模板。所有的模板都可以被加載為共用模板。加載共用模板的方法如下：

　�。�1）單擊【工具】菜單中的【模板和加載項】菜單項，彈出【模板與加載項】對話(huà)框。

　�。�2）單擊【共用模板及加載項】框中的【添加】按鈕，出現與【打開(kāi)】窗口類(lèi)似的窗口。

　�。�3）在模板文件夾下查找需要的模板并選中它，單擊【確定】按鈕，Word 將所選模板添加到【共用模板及加載項】列表框中作為共用模板。

　�。�4）單擊模板對話(huà)窗口的【確定】按鈕返回。

　　裝入模板后，保存在其中的項目在本次Word 運行期間對任何文檔就有效了，但是，用這種方法裝入的加載項和模板會(huì )在關(guān)閉Word時(shí)自動(dòng)卸載。下次再啟動(dòng)Word 時(shí)，如果還要使用，還得重復以上的步驟。如果在每次使用Word 時(shí)，都要將某一模板加載為共用模板，可以將這個(gè)模板復制到Word 的Startup 文件夾中，這樣Word 啟動(dòng)時(shí)就會(huì )自動(dòng)加載這個(gè)模板了。如果一個(gè)共用模板不再需要時(shí)，為了提高系統的運行效率，可將共用模板卸載，方法如下：?jiǎn)螕簟竟ぞ摺坎藛沃械摹灸０迮c加載項】命令，彈出【模板與加載項】對話(huà)框，選定【共用模板及加載項】組框中要卸除的一個(gè)模板或加載項，單擊【刪除】按鈕將模板或加載項從列表框中刪除。若要卸載一個(gè)模板或加載項，但仍將其留在列表框中，可清除該項前的復選框。單擊【確定】按鈕返回。

　　1.4.5 Word 界面與模板的關(guān)系

　　前面講了如何自定義工具欄、菜單和快捷鍵。在對這些內容進(jìn)行修改時(shí)，我們有時(shí)想讓它能一直使用，有時(shí)又希望讓它只在本文檔中使用。Word 2000 給我們提供了這個(gè)功能。

　　在進(jìn)行自定義界面時(shí)，所顯示的對話(huà)框都有一個(gè)選擇【保存位置】的選擇框。下面有Normal 和本篇文檔名兩個(gè)選項，如果文檔是基于其他模板，還有一個(gè)所用模板名的選項。如果選擇NORMAL，則所做的改變對以后的所有文檔都有效。如果選擇本篇文檔名，則所做的改變只對本文檔有效。如果選擇所用模板名，則所做的改變對以后建立的基于該模板的文檔有效。

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