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如何做好ERP項目選型
人事經(jīng)理如何跟面試人員通過(guò)短時(shí)間的溝通，就能了解面試者到底是否適合這個(gè)企業(yè)，這一直是人事經(jīng)理比較頭疼的問(wèn)題。人事管理專(zhuān)家提出了用STAR方法來(lái)面試，通過(guò)這個(gè)方法，可以最大程度的反映面試者的個(gè)人能力及心理素質(zhì)，在人力資源管理上，使用效果非常好，從而在面試時(shí)，被大量的采用。
一、 企業(yè)先自查，發(fā)現問(wèn)題，模擬場(chǎng)景
在ERP項目選型開(kāi)始前，我先對公司的各個(gè)部門(mén)進(jìn)行了一番調研。在調研的過(guò)程中，我讓用戶(hù)做好以下幾件事情。
1、 總結出現在管理中出現的問(wèn)題，并要寫(xiě)明來(lái)龍去脈。如財務(wù)管理人員反映，他們在跟供應商隊帳時(shí)，經(jīng)常發(fā)現采購給出的單價(jià)不準確。財務(wù)人員光給出這個(gè)問(wèn)題還不夠，還要給出問(wèn)題發(fā)生的來(lái)龍去脈。財務(wù)人員跟采購員確認后，發(fā)現原來(lái)由于價(jià)格變更頻繁，一是新的采購價(jià)格無(wú)法跟財務(wù)及時(shí)溝通，二是可能在下達采購訂單之前，可能價(jià)格領(lǐng)導之間還在協(xié)商，無(wú)法確定價(jià)格。導致對張時(shí)采購單上的價(jià)格跟供應商給出的價(jià)格不一致，需要采購確認，增加了對帳的工作量。
2、 把問(wèn)題及原因找出來(lái)之后，那接下去要做的就是模擬出一個(gè)跟實(shí)際比較符合的場(chǎng)景，就像演情景劇一樣�？湛跓o(wú)憑，我首先找到了這個(gè)具體的產(chǎn)品。然后，根據用戶(hù)的描述，模擬出當時(shí)的環(huán)境如下。采購員收到物料計劃部門(mén)的物料清購需求，要清購某個(gè)規格的玻璃1000平方米;但是，因為近期原材料價(jià)格波動(dòng)過(guò)大，所以，即使是昨天剛采購過(guò)，在今天下采購單時(shí)，仍然要跟供應商確認。但是，由于供應商與公司的采購經(jīng)理甚至高層之間確認價(jià)格需要時(shí)間，而且，跟供應商又合作了很久，所以，往往是在采購單下達后甚至在收料入庫后，在確認采購價(jià)格。而每下完一次采購單，采購員就要把采購的原始單據送到財務(wù)存檔。財務(wù)每月就根據采購單、供應商送貨單、公司的入庫單跟供應商進(jìn)行隊帳;核對無(wú)誤后，讓供應商開(kāi)發(fā)票，進(jìn)行后續的相關(guān)工作。
在模擬情景的時(shí)候，由于時(shí)間精力的限制，我們可能不能一一模擬。所以，在自我檢查的時(shí)候，要挑選一些重要的問(wèn)題，關(guān)系到企業(yè)民生的問(wèn)題，而不要眉毛胡子一把抓。
二、 設置目標
問(wèn)題找出來(lái)以后，我就讓相關(guān)責任人提出他們想達到什么樣的目標。針對以上這個(gè)對帳問(wèn)題，財務(wù)管理人員要求很簡(jiǎn)單，就是能夠把對帳時(shí)的錯誤降低到最少。財務(wù)人員對帳時(shí)，一般要求三單(企業(yè)采購單、供應商送貨單、倉庫收貨單)的內容一致，若不一致，需要相關(guān)部門(mén)開(kāi)立變更單并注明相關(guān)的原因。一般情況下，在三單若不一致并且責任人沒(méi)有采取相應的措施，則財務(wù)就有權拒絕付款。
在設立目標時(shí)，要注意一個(gè)問(wèn)題，就是目標一定要明確，不能含糊不清。因為只有明確的目標，在以后考核的時(shí)候，才有參考的價(jià)值。若是空空的目標，那跟沒(méi)有目標沒(méi)有兩樣。
三、 讓信息化項目合作伙伴給出具體的解決方案
以上兩個(gè)步驟做完后，接下去就是到了面試合作伙伴的環(huán)節了。在面試合作伙伴時(shí)，我跟其他人不一樣，沒(méi)有讓他們滔滔而談，講述他們軟件的優(yōu)勢、他們公司的實(shí)力;也沒(méi)有讓他們按他們的意圖演示ERP系統。我只是簡(jiǎn)單的讓他們介紹了他們公司及產(chǎn)品的情況，問(wèn)他們有沒(méi)有這個(gè)行業(yè)的成功經(jīng)驗后，就轉入了正題。
我把前面收集的問(wèn)題作業(yè)及員工想達到的目標，擺在了桌面上，問(wèn)他們能否幫助企業(yè)的員工解決這些問(wèn)題;若能夠解決，則能否給出一個(gè)解決方案，并在ERP系統中進(jìn)行實(shí)際的演示。
通過(guò)這個(gè)步驟，我們至少可以得到如下信息。
1、 實(shí)施顧問(wèn)的能力。通過(guò)重現到時(shí)的操作環(huán)境，提出平時(shí)作業(yè)中出現的問(wèn)題，然后讓實(shí)施顧問(wèn)現場(chǎng)給出解決方案，并在系統中演示這個(gè)方案的可行性。經(jīng)過(guò)這個(gè)過(guò)程，我們就可以對這個(gè)實(shí)施顧問(wèn)的水平、應變能力、管理經(jīng)驗等有個(gè)比較全面的了解。經(jīng)驗豐富、能力強的顧問(wèn)，面對這些問(wèn)題時(shí)，會(huì )面不改色，因為這些問(wèn)題他在以前的工作中，可能都遇到過(guò)，這次是輕門(mén)熟路了。而有些沒(méi)有實(shí)際工作經(jīng)驗的顧問(wèn)，就會(huì )在這些問(wèn)題前，原形畢露了。因為經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓的實(shí)施顧問(wèn)，讓他們從頭到尾一步步走流程時(shí)，可能沒(méi)什么問(wèn)題，但是，若中途抽出一個(gè)環(huán)節讓他們處理時(shí)，他們可能就無(wú)能為力了。這就如同背課文，若讓他們從頭到尾進(jìn)行背時(shí)，可能沒(méi)有多大問(wèn)題;但是，若中途抽出一段來(lái)背時(shí)，那背的不怎么熟悉的人，就會(huì )卡在那了。實(shí)施顧問(wèn)也是如此。
2、 ERP系統的流暢性。ERP系統流程的暢通性，對于企業(yè)用戶(hù)來(lái)說(shuō)，是非常重要的。因為流程跑的是否順暢，直接關(guān)系到用戶(hù)操作ERP系統的積極性。而考驗ERP的操作是否流暢，就是對于一些實(shí)際管理問(wèn)題的掌控了。而通過(guò)實(shí)際情景的重現，就可以大致評估這個(gè)ERP軟件是否符合企業(yè)的需求了。
四、 考核結果
最后一步，就是考核供應商給出的解決方案，能否解決企業(yè)的實(shí)際問(wèn)題。企業(yè)至所以想采用ERP項目，總是希望能夠通過(guò)這個(gè)項目改善企業(yè)的管理，解決員工用到的實(shí)際問(wèn)題。所以，我們在聽(tīng)取供應商的解決方案時(shí)，不要一聽(tīng)了事;而是要關(guān)注，合作伙伴給出的解決方案，能否解決你的燃眉之急。
其實(shí)，考核是比較困難的，可能比以上幾個(gè)步驟更加困難。因為沒(méi)有考核的指標或者比較的對象。若單純以解決用戶(hù)的問(wèn)題為標準，進(jìn)行評價(jià)的話(huà)，太過(guò)于簡(jiǎn)單，不是很合理。因為一個(gè)問(wèn)題往往不只一個(gè)解決方案，而不同的解決方案其效果也是不同的。
所以，關(guān)鍵的是，我們就要多了解一些解決方案，只有如此，我們才能做出正確的考核。要多了解一些解決方案，也不時(shí)很困難。只要我們多面試幾家供應商、多看幾個(gè)ERP軟件，那我們就可以多掌握一些解決問(wèn)題的方法。如此，我們也就可以在其個(gè)解決方案之間進(jìn)行橫向的比較，可以找出更加適合企業(yè)、管理效率更高或者更能為企業(yè)創(chuàng )作價(jià)值、更能夠為員工接受的管理方法。
最后，我們還要注意一點(diǎn)，就是采用STAR方法進(jìn)行項目選型的時(shí)候，無(wú)論是選擇合作伙伴還是選擇軟件產(chǎn)品，最后都能夠跟當事人進(jìn)行會(huì )審。如對帳問(wèn)題時(shí)財務(wù)提出來(lái)的，不過(guò)還涉及到采購部門(mén)，則在面試時(shí)，最好采購部門(mén)、財務(wù)部門(mén)經(jīng)理都能跟CIO一起，進(jìn)行三堂會(huì )審。因為只有當事人才最有資格評價(jià)合作伙伴給出的解決方案是否可行，能夠起到既定的效果。無(wú)論是CIO，還是項目合作伙伴，都不能代替當事人做出判斷。
利用STAR方法進(jìn)行合作伙伴及軟件產(chǎn)品的評估，是一個(gè)簡(jiǎn)單、實(shí)用的方法，而且其也沒(méi)有深厚的理論要求，對于管理經(jīng)驗比較少的CIO們，更是比較容易上手。我第一次使用這個(gè)方法的時(shí)候，還比較生硬，有點(diǎn)死搬硬套的感覺(jué);而現在，經(jīng)過(guò)三、四次的應用后，我已經(jīng)非常嫻熟了，不了解的人，還以為我是管理專(zhuān)家呢。這個(gè)方法，在我招人的時(shí)候，也是屢試不爽，讓我找到了不少優(yōu)秀的幫手。
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