何為時(shí)間管理

　　引導語(yǔ)：下面小編向大家介紹一下，什么是時(shí)間管理，謝謝您的閱讀，祝你閱讀愉快。

　　一、基本概念

　　時(shí)間管理是指通過(guò)事先規劃和運用一定的技巧、方法與工具實(shí)現對時(shí)間的靈活以及有效運用，從而實(shí)現個(gè)人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時(shí)間管理能力作為一項對企業(yè)管理者的基本要求涵括在內。

　　二、研究歷史

　　有關(guān)時(shí)間管理的研究已有相當歷史。猶如人類(lèi)社會(huì )從農業(yè)革命演進(jìn)到工業(yè)革命，再到資訊革命，時(shí)間管理理論也可分為四代。

　　1.第一代的理論著(zhù)重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時(shí)間與精力。

　　2.第二代強調行事歷與日程表，反映出時(shí)間管理已注意到規劃未來(lái)的重要。

　　3.第三代是目前正流行、講求優(yōu)先順序的觀(guān)念。也就是依據輕重緩急設定短、中、長(cháng)期目標，再逐日訂定實(shí)現目標的計劃，將有限的時(shí)間、精力加以分配，爭取最高的效率。這種做法有它可取的地方。但也有人發(fā)現，過(guò)分強調效率，把時(shí)間崩得死死的，反而會(huì )產(chǎn)生反效果，使人失去增進(jìn)感情、滿(mǎn)足個(gè)人需要以及享受意外之喜的機會(huì )。于是許多人放棄這種過(guò)于死板拘束的時(shí)間管理法，回復到前兩代的做法，以維護生活的品質(zhì)。

　　4.又有第四代的理論出現。與以往截然不同之處在于，它根本否定“時(shí)間管理”這個(gè)名詞，主張關(guān)鍵不在于時(shí)間管理，而在于個(gè)人管理。與其著(zhù)重于時(shí)間與事務(wù)的安排，不如把重心放在維持產(chǎn)出與產(chǎn)能的平衡上。

　　三、勝任力要素

　　(一)定義

　　能夠平衡時(shí)間需求

　　(二)說(shuō)明

　　1.詳細周到地考慮工作計劃----確定實(shí)現工作目標的具體手段和方法，預定出目標的進(jìn)程及步驟。

　　2.善于將一些工作分派和授權給他人來(lái)完成，提高工作效率。

　　3.制訂工作計劃，將事務(wù)整理歸類(lèi)，并根據輕重緩急來(lái)進(jìn)行安排和處理。

　　4.為計劃提供預留時(shí)間，掌握一定的應付意外事件或干擾的方法和技巧;準備應變計劃。

　　(三)范例

　　1.每天安排出時(shí)間計劃日程和優(yōu)先事項 。

　　2.能利用經(jīng)手的文件進(jìn)行工作。

　　3.確保工作速度能與目標或最后期限步調一致。

　　4.保持良好情緒，即使面對意料之外的需求時(shí)也能如此。

　　5.如果不是接待未預約談話(huà)者的適宜時(shí)間，能迅速而堅定地要求非正式拜訪(fǎng)者以后再來(lái)。

　　6.每天留出一定時(shí)間給“順便拜訪(fǎng)”的人。

　　(四)優(yōu)秀者的表現

　　他們能夠安排他們自己和其他人迅速適應工作量上的任何重大變革，并重新確定工作的優(yōu)先次序。他們可能把個(gè)人的安排看做他們時(shí)間管理工具包中的首要工具。他們較容易覺(jué)察對于考慮正在進(jìn)行的工作量的波動(dòng)以及變革最后期限的需要，并且可能重新組織工作以達到最好的效果[1] 。

　　(五)不足者的表現

　　他們很少或不花時(shí)間在系統地組織他們的工作任務(wù)，傾向于處理鄰近的但是缺乏規劃和遠見(jiàn)的任務(wù)。他們通常會(huì )著(zhù)親自著(zhù)手接踵而來(lái)的工作或者看起來(lái)是最緊急的工作，而不善于組織其他人去完成。

　　(六)提高的方法

　　不足者需要認識到：為了達到適當的結果，人員、資源、目標、最后期限、可利用的時(shí)間應該被組合起來(lái)。不足者需要利用他們個(gè)人的優(yōu)先權并且認識到在處理一系列未來(lái)的任務(wù)時(shí)總會(huì )有最佳次序。

　　1.迫使你自己至少每天花幾分鐘用鋼筆和紙寫(xiě)出一天或一星期中要完成的重要任務(wù)。

　　2.確信你每天或每星期計劃內和計劃外的活動(dòng)總是被列入時(shí)間日程，并且有必要的話(huà)，重新進(jìn)行時(shí)間安排。

　　3.建立一個(gè)體系確保你能夠容易地找出你需要做的事情。仔細考慮計劃的目標和最后期限。

　　4.在你已經(jīng)看過(guò)總工作量并且計算出有必要在多大程度上重新組織之前，不要做出承諾。

　　5.要認識到自己的能力有限，你可能需要借助其他人來(lái)達到目標或完成任務(wù)。

　　四、技巧

　　1.開(kāi)始

　　“沒(méi)錯，就是這個(gè)單詞。我們要做的第一件事情就是開(kāi)始。“Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman說(shuō)到(該公司位于紐約州的Ossining)。如果你要寫(xiě)點(diǎn)什么文章，那么請先安心坐下，然后至少寫(xiě)出第一個(gè)段落。只要這個(gè)事項能夠順利的啟動(dòng)，那后面的事情都是水到渠成的。

　　2.設定明確的目標

　　要建立一份工作事項清單，最好是結合日程計劃，而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必須做的。

　　3.對工作的情況作詳細記錄

　　“這有助于分析你的時(shí)間使用情況，從工作日志中你可以看出哪項工作占用了更多的時(shí)間，哪項工作消耗時(shí)間最少，你是否達成了工作目標，以及怎樣做才能讓效率更高。“Pam O`shea建議說(shuō) (Pam是Performance Insights公司總裁，同時(shí)也是美國管理協(xié)會(huì )時(shí)間管理論壇的成員)。

　　4.批量處理電子郵件和來(lái)電

　　你是否像大多數人一樣，每天都在隨機處理來(lái)電和電子郵件信息呢?如果你總想在第一時(shí)間處理這些事務(wù)，那么你的工作時(shí)間將變得支離破碎，很難高效率的做好事情。O`shea給我們的建議是：“要把電子郵件和來(lái)電的檢查和回復工作集中在某個(gè)時(shí)間段一并處理。”為了管理好這些溝通事務(wù)，“請用好為你提供的電話(huà)工具和電子郵件系統。”

　　5.化繁為簡(jiǎn)

　　“將復雜的工作劃分成小的簡(jiǎn)單的單元進(jìn)行處理。”Tytel博士解釋說(shuō)，“不能因為事情的復雜而拖沓，因為復雜的工作不可能一下就搞定。”

　　Kaufman用打掃房間的事件做了一個(gè)比喻。你也許沒(méi)有足夠的時(shí)間打掃整個(gè)房間，但是你可以根據自己的可用時(shí)間有選擇的做一部分清掃。她說(shuō)：“如果你有20分鐘，你可以清理一個(gè)抽屜或一個(gè)柜子。如果有40分鐘，你可以整理衣櫥或壁櫥。如果有一小時(shí)，也許你可以收拾整個(gè)房間了。”

　　6.把工作按照優(yōu)先程度進(jìn)行排序

　　Tytel博士說(shuō)：“我們要理解緊迫程度和重要性之間的差異。”你也許應該將一天內必須做的事情、應該做的事情、以及想要做的事情統統列出來(lái)，然后按照緊迫性和重要性進(jìn)行排序。

　　7.留出一部分時(shí)間什么都不要做

　　如果你習慣于將一天的日程排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，那么在做事情之前你可能沒(méi)有時(shí)間思考和準備，而這個(gè)過(guò)程可能是非常有價(jià)值的，Kaufman這樣建議道。如果你從始至終都是嚴格的按照日程時(shí)間表做每件工作，那么給自己留20分鐘時(shí)間放松、反思、提前做個(gè)準備計劃也許是很有用的。Tytel博士補充道：“處理工作或者做項目要有時(shí)間規劃，而且要嚴格遵循這些規劃。”

　　8.工作不要超負荷

　　“現在的人都是疲勞過(guò)度，尤其是美國人。” Kaufman說(shuō)道。Tytel同意Kaufman的觀(guān)點(diǎn)，她建議，如果你感到自己的狀態(tài)下降到正常水平的一半，那么你應該先好好休息。她說(shuō)：“安排好放松和恢復的時(shí)間，如果我們連自己都照顧不好，那我們可能也沒(méi)有能力做好其他的任何事情。”

　　9.知道什么時(shí)候應該說(shuō)“不”

　　Tytel博士說(shuō)，許多人害怕讓他們的主管知道自己有多忙，但很重要的是如果你忙不過(guò)來(lái)，你要為自己辯解。

　　10.知道什么時(shí)候你需要“時(shí)間管理”方面的幫助以及在哪里能獲得這些幫助

　　“我們在圖書(shū)館和書(shū)店里能找到相關(guān)的書(shū)籍。“O`Shea指出。讀其中的任何一本，書(shū)能幫助你總結評價(jià)自己的時(shí)間管理能力，進(jìn)而發(fā)現哪些方面有提高的空間。Kaufman說(shuō)，如果你發(fā)現自己有時(shí)間管理問(wèn)題，并且不擅長(cháng)與此，通常情況下，說(shuō)明你是一個(gè)右腦相對發(fā)達的人，那么你得承認你沒(méi)有管理時(shí)間計劃的天賦技能，對你來(lái)說(shuō)外部的幫助可能是必要的。你可以考慮學(xué)習相關(guān)課程或者通過(guò)參加其他一些技能提高培訓，把時(shí)間管理當作一個(gè)技能去學(xué)習，并且時(shí)不時(shí)的重溫這些信息。

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