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秘書(shū)應具備的電話(huà)禮儀
秘書(shū)是掌管文書(shū)并協(xié)助機關(guān)或部門(mén)負責人處理日常工作的人員。下面是小編幫大家整理的秘書(shū)應具備的電話(huà)禮儀作文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
秘書(shū)應具備的電話(huà)禮儀 篇1
首先是讓她不要過(guò)多地參與你的電話(huà)，使你幾乎不能直接和來(lái)電人聯(lián)系。為此，作為她的老板，你至少應該給她提供如下的名單：
你的至親的人——家人、朋友、醫生、老師…那些可以立刻與你取得聯(lián)系的人。接到這類(lèi)電話(huà)，秘書(shū)會(huì )說(shuō)：“我知道老板很想立即與你通話(huà)�！�
你的重要客戶(hù)——如果你有時(shí)間就和他們通話(huà)。如果暫時(shí)沒(méi)有時(shí)間，秘書(shū)應說(shuō)：“我知道老板很想接你的電話(huà)，他現在正在接另一個(gè)長(cháng)途電話(huà)，等他處理完，我會(huì )叫他打回電給你的�！�
你不想接聽(tīng)電話(huà)的人——接到這類(lèi)電話(huà)，秘書(shū)則說(shuō)：“我很抱歉，老板目前仍在開(kāi)會(huì )，他沒(méi)有時(shí)間來(lái)接電話(huà)。所以我只能建議你把你要說(shuō)的寫(xiě)封信，然后寄到辦公室來(lái)�！�
同時(shí)要告訴秘書(shū)，不要讓任何人等待超過(guò)15秒，如果你不得不持續時(shí)間長(cháng)一點(diǎn)，讓他告訴來(lái)電的人你會(huì )在幾分鐘之內回電給他!然后務(wù)必要做到。
此外，還要教你的秘書(shū)怎樣將電話(huà)轉給其他的人。換句話(huà)說(shuō)，讓她多了解公司，什么人是負責什么事的，以便當你不在的`時(shí)候，她可以知道將電話(huà)轉給其他也有能力解決此類(lèi)問(wèn)題的人。
秘書(shū)日常工作程序
提前到達上班地點(diǎn)
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負責本人及領(lǐng)導辦公場(chǎng)所衛生清潔
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領(lǐng)導文具、茶水準備、家具、物品有序擺放
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分拆信件、分送報紙
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領(lǐng)導到達時(shí)
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提示領(lǐng)導本日日程 匯報有關(guān)事項 詢(xún)問(wèn)領(lǐng)導本日日程
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督辦重要事項，急事急辦
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進(jìn)行正常事務(wù)工作
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接聽(tīng)電話(huà) 接待來(lái)賓 資料整理 撰寫(xiě)文稿 打印復印 來(lái)往文件 領(lǐng)導隨并記錄 并校對 收發(fā)傳真 處理催辦 叫服務(wù)
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領(lǐng)導臨時(shí)交辦的其他任務(wù)
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下班時(shí)間向領(lǐng)導征詢(xún)需辦事項
↓
確定是否陪領(lǐng)導或在家加班
↓
檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班
秘書(shū)應具備的電話(huà)禮儀 篇2
(1)及時(shí)接聽(tīng)。
一般情況下應該保證在電話(huà)鈴響三聲之內接聽(tīng)電話(huà)，但要避免在電話(huà)剛剛響起時(shí)就接電話(huà)，否則說(shuō)不定會(huì )讓對方嚇一跳。當電話(huà)響第二聲以后接電話(huà)是最合適的時(shí)間。如果因為其他原因在電話(huà)鈴響三聲之后才接起電話(huà)，首先要說(shuō)聲：“對不起，讓您久等了!”
(2)應對謙和。
拿起話(huà)筒后，首先要問(wèn)好，然后自報家門(mén)。嚴禁以“喂”字開(kāi)頭，因為“喂”表示希望先知道對方是誰(shuí)，等著(zhù)對方告訴你。而且，如果“喂”時(shí)語(yǔ)氣不好，極容易讓人反感。所以，接電話(huà)時(shí)的問(wèn)候應該是熱情而親切的“您好!”如果對方首先問(wèn)好，要立即問(wèn)候對方，不要一聲不吭，故弄玄虛。至于自報家門(mén)，則是為了告訴對方，這里是哪個(gè)單位或是哪個(gè)部門(mén)或是具體哪一位。在通話(huà)過(guò)程中，對打電話(huà)的人要謙恭友好，尤其是在打來(lái)業(yè)務(wù)電話(huà)咨詢(xún)或有求于己的時(shí)候，更要表現得不卑不亢、熱情親切。
通話(huà)終止的時(shí)候，不要忘記向發(fā)話(huà)人說(shuō)聲“再見(jiàn)”。如通話(huà)因故暫時(shí)中斷，要等候對方再撥進(jìn)來(lái)。對于重要的客人或上級，要主動(dòng)撥回去。不要揚長(cháng)而去，也不要為此而責怪對方。
接到誤撥進(jìn)來(lái)的電話(huà)，需要耐心、簡(jiǎn)短地向對方說(shuō)明。如有可能，還要給對方提供必要的幫助，或者為其代轉電話(huà)，不要生氣動(dòng)怒，甚至出口傷人。
(3)主次分明。
接聽(tīng)電話(huà)的時(shí)候，要暫時(shí)放下手頭的工作，不要和其他人交談或做其他事情。如果你正在和別人談話(huà)，應示意自己要接電話(huà)，一會(huì )再說(shuō)，并在接完電話(huà)后向對方道歉。同時(shí)也不要讓打電話(huà)的人感到“電話(huà)打的不是時(shí)候”。如果目前的`工作非常重要，可在接電話(huà)后向來(lái)電者說(shuō)明原因，表示歉意，并再約一個(gè)具體時(shí)間，到時(shí)再主動(dòng)打過(guò)去，在通話(huà)的開(kāi)始再次向對方致歉。
縱然再忙，也不能拔下電話(huà)線(xiàn)，或者來(lái)電不接就直接掛斷。這些都是非常不禮貌的行為。
(4)一視同仁。極其個(gè)別的人，長(cháng)著(zhù)一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使接電話(huà)時(shí)，也極為庸俗地“因人而異”，“對象化”的傾向十分明顯。他們在接電話(huà)時(shí)，一開(kāi)始總是“拿架子”，“打官腔”，先是愛(ài)搭不理。
而做為秘書(shū)來(lái)說(shuō)更重要的有二點(diǎn)：
(一)接聽(tīng)要仔細，記錄要認真。對來(lái)自直接首長(cháng)和上下級以及地方有關(guān)部門(mén)的電話(huà)，首先要問(wèn)清單位、姓名和職務(wù)，連同電話(huà)內容一一記清。對重要內容記完后應主動(dòng)要求對方復述，進(jìn)行校對，防止錯傳漏辦。有時(shí)因對方地方口音重、講話(huà)快、聲音小，有的內容聽(tīng)不清楚，要不厭其問(wèn)，不要因為是上級和首長(cháng)不好意思問(wèn)、不敢問(wèn)，一定要把主要內容搞清楚，以免造成工作失誤。
(二)態(tài)度要和藹，語(yǔ)言要文明。電話(huà)是語(yǔ)言交流工具，只能聽(tīng)其聲，不能觀(guān)其形，態(tài)度和不和藹、語(yǔ)言文不文明非常重要。有的同志給上級和領(lǐng)導打電話(huà)畢恭畢敬，可給下級打電話(huà)卻盛氣凌人、拖腔拉調、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應提倡文明用語(yǔ)。如“您好!請問(wèn)貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱(chēng)呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什么要請示的?”、“請問(wèn)聽(tīng)清楚沒(méi)有?”等等。打完電話(huà)，要說(shuō)聲“再見(jiàn)”，等對方放下電話(huà)，你再放，以示尊敬。
秘書(shū)應具備的電話(huà)禮儀 篇3
在日常工作中，掌握了接聽(tīng)電話(huà)的禮儀，讓對方在您親切的話(huà)語(yǔ)中心平氣和地談事情，通話(huà)結束后，對方會(huì )對您公司有極佳的印象。
通話(huà)時(shí)聲音不宜太大，讓對方聽(tīng)得清楚就可以，否則對方會(huì )感覺(jué)不舒服，而且也會(huì )影響到辦公室里其他人的工作。
接起電話(huà)時(shí)首先應自報單位名稱(chēng)及所屬部門(mén)。
接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，要詢(xún)問(wèn)對方單位名稱(chēng)及所屬部門(mén)，接轉電話(huà)時(shí)為指定受話(huà)人提供便利。
當對方要找的人不在時(shí)，在不了解對方的動(dòng)機、目的是什么時(shí)，請不要隨便傳話(huà)。未授權的情況下不要說(shuō)出指定受話(huà)人的行蹤。
當你正在通電話(huà)，又碰上客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，原則上應先招待來(lái)訪(fǎng)客人，此時(shí)應盡快和通話(huà)對方致歉，得到許可后掛斷電話(huà)。不過(guò)，電話(huà)內容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應告知來(lái)訪(fǎng)的客人稍等，然后繼續通話(huà)。
在電話(huà)中傳達事情時(shí)，應重復要點(diǎn)，對于數字、日期、時(shí)間等，應再次確認以免出錯。
如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢(xún)問(wèn)上司的去向，此時(shí)應客氣而禮貌地詢(xún)問(wèn)："對不起，請問(wèn)您是哪位？"要轉告正在接待客人的'人有電話(huà)時(shí)，最好不要口頭轉達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。
聽(tīng)不清楚對方說(shuō)話(huà)的內容時(shí)，最好不要猶豫，應立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。
如果電話(huà)突然發(fā)生故障導致通話(huà)中斷，此時(shí)務(wù)必換另外的電話(huà)再撥給對方，向對方解釋清楚。
掛斷電話(huà)前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話(huà)，才能放下聽(tīng)筒。
秘書(shū)應具備的電話(huà)禮儀 篇4
秘書(shū)必須具有我代表公司的意識，這樣，不但樹(shù)立了自己的良好的形象，同時(shí)也把自己公司的良好形象留給了對方。
接聽(tīng)電話(huà)第一聲應說(shuō)：您好，然后再報上本公司的名稱(chēng)、自己所在的部門(mén)或姓名。作為秘書(shū)，應掌握接電話(huà)的規范：
隨時(shí)保持笑容
打電話(huà)是從語(yǔ)言和聲調開(kāi)始的。在接電話(huà)的過(guò)程中，你的眼睛、手勢以及各種形態(tài)的動(dòng)作，對方都看不到，因此這時(shí)打電話(huà)的語(yǔ)氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時(shí)說(shuō)話(huà)的聲音，會(huì )使人感到柔和、舒服。所以，在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應隨時(shí)保持笑容。
姿態(tài)正確，聲音清朗
在接聽(tīng)電話(huà)中，雖然通話(huà)雙方互相看不到對方，但你的心理狀態(tài)、當時(shí)的心情和心境，都會(huì )非常微妙而又非常真實(shí)地反映到語(yǔ)調、語(yǔ)氣上來(lái)，所以，在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣，會(huì )使對方明顯地感覺(jué)到你對他的不尊重。
不要讓電話(huà)鈴響的'太久
電話(huà)鈴聲響兩下時(shí)，要迅速拿起電話(huà)，這時(shí)一種避免讓對方久等的`禮貌做法。如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話(huà)，應向對方致歉，這樣才會(huì )使對方對你產(chǎn)生良好印象，認為你很有禮貌、很有修養，同時(shí)也會(huì )對你的單位產(chǎn)生良好的印象。
用左手握電話(huà)，右手執筆
接聽(tīng)公務(wù)電話(huà)時(shí)，一定要用左手持話(huà)筒，右手執筆，一邊交談，一邊記錄電話(huà)內容。正確記錄所要傳達的事企業(yè)電話(huà)講究效率第一，電話(huà)的記錄傳達宜求簡(jiǎn)潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領(lǐng)。在做電話(huà)記錄時(shí)，要記下何時(shí)、何人、何地、何事、如何處理等等。理智地回答一般性的詢(xún)問(wèn)對打錯的電話(huà)表示諒解；對個(gè)人私事的來(lái)電簡(jiǎn)要回答；對電話(huà)騷擾不予理睬；對員工家庭急事予以緊急處理；對態(tài)度粗暴語(yǔ)言粗魯的來(lái)電，仍應保持你的禮貌和職業(yè)性語(yǔ)言，不和他爭辯和頂撞。
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