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做好辦公室文秘工作方法
辦公室作為一個(gè)單位的行政中心，是一個(gè)機關(guān)的窗口，辦公室工作的好壞直接影響著(zhù)單位的辦事效率和對外形象，而文秘人員又是辦公室的重要組成人員。下面是小編收集的做好辦公室文秘工作的方法，希望可以幫助大家!
一、當前基層××辦公室文秘工作存在的問(wèn)題
客觀(guān)地說(shuō)，隨著(zhù)我們××隊伍素質(zhì)整體的提高，基層文秘雜燴網(wǎng)××部門(mén)文秘工作有了很大的發(fā)展,但也存在一些不容忽視的問(wèn)題，值得我們重視、思考。
一是辦公室事務(wù)過(guò)于繁雜，影響文秘工作�？h××局的辦公室多為綜合性辦公室，它集合了政務(wù)、文秘、財務(wù)、機關(guān)服務(wù)、學(xué)會(huì )的職責，辦公室文秘雜燴網(wǎng)幾乎變成了勤雜室。辦公室工作人員每天都會(huì )沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，公文審核變成公文簽字，信息報送不及時(shí)，調查研究流于形式，下情上級不了解，上下渠道不夠暢通，難以起到參謀助手作用。
二是辦公室文秘人員少，工作負擔重、質(zhì)量低。近年來(lái)，基層××部門(mén)文秘人員短缺已成為一個(gè)不爭的事實(shí)，人員短缺已影響了工作的正常開(kāi)展。目前，大多縣區局主要從事文秘工作的人員只有一人，承擔了縣局領(lǐng)導重要講話(huà)、重要材料以及工作調研、信息報送任務(wù)及公文處理工作。文秘人員的辛苦只有干過(guò)的人才會(huì )明白，加班加點(diǎn)、熬通宵、“連軸轉”是家常便飯，如果再有點(diǎn)家庭拖累，那更是苦不堪言。當別人休息娛樂(lè )或已進(jìn)入夢(mèng)鄉的時(shí)候，往往是文字秘書(shū)伏案寫(xiě)作、緊張工作的開(kāi)始，可以說(shuō)是“行行字字苦兼酸，篇篇章章麻與辣”。
三是文秘人員素質(zhì)偏低，跟不上稅收工作要求。由于行業(yè)特點(diǎn)等各方面的原因，基層××部門(mén)文秘人員的素質(zhì)與地方政府文秘人員相比整體偏低，已遠遠不能適應新形勢下稅收工作對文秘人員的要求。一是文秘專(zhuān)業(yè)知識欠缺�，F在基層××部門(mén)的文秘人員多半是半路出身，沒(méi)有系統學(xué)過(guò)文秘專(zhuān)業(yè)知識。雖然近年來(lái)也招考了一部份文秘專(zhuān)業(yè)人員，但一方面人數太少，不能滿(mǎn)足工作需要，另一方面文秘的成長(cháng)本身需要一個(gè)過(guò)程，很難立即成為行家里手。二是知識更新過(guò)慢。文秘人員出外機會(huì )較少，培訓機會(huì )更少，知識更新慢，前沿東西掌握的少，大大限制了文秘人員自身素質(zhì)的提高。
四是信息調研工作滯后，參謀作用發(fā)揮不好�？陀^(guān)上由于辦公室事務(wù)多，沒(méi)有時(shí)間，但更多的是文秘人員主觀(guān)上對信息調研工作難以重視，沒(méi)有認識到調查研究的重要性，業(yè)務(wù)不精通，基層調研少，基本情況了解不多，加之個(gè)人素質(zhì)能力，導致基層××部門(mén)的信息調研工作跟不上新形勢下稅收工作的需求，不能很好地為領(lǐng)導決策提供參考依據。
五是工作督查缺乏主動(dòng)性，督查作用發(fā)揮不夠。決策的制定，事情只是成功了一半，還有重要的一半是決策的實(shí)施，政令的運行。督促檢查是辦公室的重要職責，本應是一項日常工作，而礙于情面、怕惹人等原因使我們的督查工作力度不夠，不能及時(shí)發(fā)現工作中的薄弱環(huán)節和不足，使有些工作在落實(shí)中打了折扣，影響了工作效率和工作質(zhì)量。
二、做好當前基層××部門(mén)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)思考
面對當前基層××部門(mén)文秘工作的現狀，要求我們必須不斷反思，讓文秘工作適應新形勢下稅收工作的需求。
(一)銳意進(jìn)取，加強學(xué)習，不斷提高文秘人員綜合素質(zhì)
作為文秘工作者，是領(lǐng)導與干部、領(lǐng)導與各部門(mén)之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。這種工作的特殊性，要求每一個(gè)文秘工作者必須不斷學(xué)習，提高自己的綜合素養。
一要不斷提高自己的政治素質(zhì)。辦公室工作是一個(gè)政治性、全局性、政策性很強的工作，工作人員任何時(shí)候都必須忠誠堅定，把政治素質(zhì)作為自己的第一素質(zhì)。這就要求我們要不斷提高政治鑒別力和政治敏銳性、堅定性，學(xué)會(huì )從政治的角度，辨證的分析問(wèn)題和解決問(wèn)題。
二要全面提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。“政以才治、業(yè)以才興”。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，涉及面廣，標準高，要求嚴，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合知識和社會(huì )常識。要做到這一點(diǎn)，沒(méi)有捷徑可走，必須勤學(xué)苦練，博采眾家之長(cháng)，既要向書(shū)本學(xué)、向實(shí)踐學(xué)，又要向領(lǐng)導學(xué)、同事學(xué)，使自己成為“雜家”，成為復合型人才，要做到提筆能寫(xiě)，開(kāi)口能講，有事能辦，尤其要把提高自己的寫(xiě)作水平作為增強能力的重點(diǎn)。
三要加強文秘人員教育培訓工作。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對稅收業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)培訓機會(huì )較少，文秘人員知識更新慢，現有的知識水平很難滿(mǎn)足工作的需要。為此，要加強文秘人員的培訓工作，不僅要培訓辦公室文秘人員，還要培訓各股室辦公人員，培訓要有針對性，提倡“菜單式”的培訓模式。
(二)轉變作風(fēng)，改進(jìn)方法，不斷提高辦事效率
辦公室的工作千頭萬(wàn)緒，每一項工作都與全局有著(zhù)密切的聯(lián)系，作為辦公室文秘人員，一定要在工作作風(fēng)和方法上下功夫，提高自己的辦事效率。
一要樂(lè )于奉獻，扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作。辦公室工作就是服務(wù)，服務(wù)就意味著(zhù)奉獻，沒(méi)有奉獻精神，服務(wù)工作就沒(méi)有積極性、主動(dòng)性和創(chuàng )造性。做好辦公室工作沒(méi)有吃苦耐勞的作風(fēng)，沒(méi)有無(wú)私奉獻的精神是難以勝任辦公室工作的。必須要有一種不圖名、不圖利、默默無(wú)聞、忘我精神，要將樂(lè )于奉獻作為自己實(shí)現理想的最高標準，將任勞任怨作為修身養性的根本，在工作中不斷充實(shí)和完善自己，使自己的全部聰明才智得以充分發(fā)揮。
二要理清思路，有條不紊的做好本職工作。辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。但越在這時(shí)我們越不能亂，我們要分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時(shí)，要善于思考，不斷摸索工作規律，防止埋于事務(wù)堆中，而無(wú)時(shí)間抓信息工作和調研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考、科學(xué)處理，一件一件排出時(shí)間表落實(shí)。
三要嚴以律己，樹(shù)立良好的公眾形象。辦公室工作接觸面廣，其性質(zhì)較為復雜。不得飛揚浮躁、驕傲自大，要低調做人，低調干事，要嚴格遵守工作紀律，在工作中謙虛謹慎，一絲不茍，要正確認識和對待組織、自己和他人，自覺(jué)抵制腐朽思想的侵蝕，以實(shí)際行為來(lái)感染和帶動(dòng)其他同事，這樣才能真正協(xié)調好各股室的關(guān)系，有利于各項工作的開(kāi)展。
(三)抓住中心，創(chuàng )新工作，做好辦公室政務(wù)服務(wù)工作
作為辦公室的文秘人員，最主要的服務(wù)就是辦好會(huì )，辦好文、搞好信息調研。
一要細致規范，做好會(huì )務(wù)服務(wù)工作。細節決定成敗，規范體現水平。會(huì )務(wù)服務(wù)的好壞影響著(zhù)會(huì )議的成功與否，我們要結合單位實(shí)際制定出詳細的會(huì )務(wù)工作方案，根據會(huì )議規格高低、人員多少、日程長(cháng)短，設立相應的工作小組，明確各小組的工作職責。制定出詳細的工作流程，明確各項任務(wù)、各環(huán)節的目標要求、完成時(shí)限、承辦人員，將會(huì )務(wù)工作分解到組，量化到人。在工作執行過(guò)程中，要適時(shí)召開(kāi)工作小組碰頭會(huì )，及時(shí)溝通工作中存在的問(wèn)題，查漏補缺。在會(huì )議開(kāi)始前，辦公室人員要一定對各項內容再次進(jìn)行查驗，確保會(huì )議組織工作不會(huì )出錯。另外，我們還要做好會(huì )后跟蹤服務(wù)和會(huì )議資料的歸檔工作。
二要嚴格認真，做好公文處理工作。在這里只談一下公文的審核工作，公文的審核要重點(diǎn)把好內容、程序和格式關(guān)。在內容審核上，首先要把好政策關(guān)，看文件是否符合現行政策規定，是否完整體現了發(fā)文機關(guān)的意圖;其次要把好文字關(guān)，看文字表達是否準確、通順、簡(jiǎn)練，謀篇布局、結構是否符合問(wèn)題要求，層次是否清楚、嚴密，文句是否符合語(yǔ)法、邏輯，語(yǔ)氣是否得體，數字、引文、標點(diǎn)等是否準確、規范、嚴謹。在程序審核上，重點(diǎn)要把好簽審關(guān)，要看公文是否嚴格按照公文處理程序進(jìn)行簽審。在格式審核上，首先要看文種是否恰當，有無(wú)文種運用不規范現象;其次要看文件格式是否規范，主要看文件標題是否妥當，主送機關(guān)是否正確，版記、密級、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素是否齊全等。
三要積極主動(dòng)，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分，是“上情下達、下情上報”的重要途徑，是領(lǐng)導決策的基礎和依據。信息內容的選擇要抓住“三點(diǎn)”，做到“三貼近”。一是通過(guò)抓重點(diǎn)工作貼近領(lǐng)導意圖。將全年或階段性的重點(diǎn)工作進(jìn)展情況，通過(guò)信息的形式及時(shí)地反映，讓領(lǐng)導了解工作的開(kāi)展情況，為下一步?jīng)Q策提供依據。二是抓熱點(diǎn)問(wèn)題貼近群眾需求。抓住群眾普遍關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，及時(shí)地把群眾的呼聲通過(guò)信息反映給領(lǐng)導，及時(shí)架起干群“連心橋”，使一些矛盾點(diǎn)進(jìn)入領(lǐng)導決策后及時(shí)化解，維護群眾利益。三是通過(guò)抓亮點(diǎn)總結經(jīng)驗貼近上級需求。緊緊抓住事關(guān)全局、對工作具有指導意見(jiàn)的典型經(jīng)驗，及時(shí)總結反饋，為上級的決策提供科學(xué)的依據。要提高信息質(zhì)量就要快、實(shí)、準。要快，超前把握，信息講究的是“天天短平快，年年馬拉松”，所以信息工作人員就要拓寬信息來(lái)源渠道，要超前的收集信息，及時(shí)地將信息報送，做到參謀在前，謀劃在前。要實(shí)，調查研究，不調查，就沒(méi)有發(fā)言權;不調查，信息也就失去了它的科學(xué)性。為此，信息工作人員要深入實(shí)際、深入基層、深入群眾，摸實(shí)情、說(shuō)實(shí)話(huà)、深開(kāi)掘、出精品，寫(xiě)出有情況、有分析、有建議，對參考有較大價(jià)值的調研信息。要準，憂(yōu)喜結合。愛(ài)因斯坦說(shuō)“提出一個(gè)問(wèn)題往往比解決一個(gè)問(wèn)題更重要”，信息的一個(gè)基本原則就是有喜報喜、有憂(yōu)報憂(yōu)、憂(yōu)喜結合。所以，我們在報送信息的時(shí)候一定要把問(wèn)題搞清楚，在肯定成績(jì)的前提下，指出隱藏在成績(jì)背后的矛盾和問(wèn)題，提醒領(lǐng)導注意。
四要求實(shí)創(chuàng )新，做好調查研究工作。調查研究是我們黨的優(yōu)良傳統，也是辦公室的基礎性常規性工作。選題要切實(shí)。要注意工作中出現的新情況、新問(wèn)題和熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題。過(guò)程要扎實(shí)。要實(shí)事求是的反映問(wèn)題，要善于從政治、政策、從服務(wù)領(lǐng)導的角度出發(fā)，客觀(guān)的分析問(wèn)題。方法要多樣。要注意利用和傳統的調研防范的基礎上，開(kāi)拓創(chuàng )新，不斷拓寬調研渠道。加強對外協(xié)作，提高調研成效;利用現代科技手段，提高調研效率。結果要管用。在充分調查研究的基礎上，有理有據地提出針對性、有較強可操作性的意見(jiàn)和建議，為領(lǐng)導決策提供參考。
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