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公文寫(xiě)作中語(yǔ)言運用的基本要求
作為公職人員,會(huì )寫(xiě)文字材料是非常必要的一種技能,一些年輕人不愿意吃苦,認寫(xiě)作為公文寫(xiě)作很難,其實(shí)掌握基本技巧,就很簡(jiǎn)單,那么公文寫(xiě)作中語(yǔ)言運用的基本要求是怎樣的?以下僅供參考!
列寧指出:“語(yǔ)言是人類(lèi)最重要的交際工具!保ā墩撁褡遄詻Q權》)公文作為反映公務(wù)活動(dòng)的工具,自然也離不開(kāi)語(yǔ)言,它是在提煉口頭語(yǔ)言的基礎上形成的,合乎語(yǔ)法、修辭和邏輯規范的書(shū)面語(yǔ)言。
公文的語(yǔ)言,是公文寫(xiě)作中一個(gè)極其重要的問(wèn)題?梢哉f(shuō),一篇公文,無(wú)論其主旨如何正確、鮮明、深刻,材料如何充分、詳細、具體,結構如何巧妙、合理、得體,但是,如果沒(méi)有完美規范的語(yǔ)言作為載體,也不會(huì )取得令人滿(mǎn)意的效果。因而,語(yǔ)言運用得好壞,直接關(guān)系到公文的質(zhì)量。讀者對文件內容的理解和掌握,直至付諸實(shí)施,都是通過(guò)語(yǔ)言這個(gè)中間媒介來(lái)實(shí)現的。所以,在寫(xiě)作中,我們必須審慎仔細,下一番“爬羅剔抉,刮垢磨光”的功夫,認真學(xué)習和掌握公文的語(yǔ)言特點(diǎn)及其運用規律,寫(xiě)出合乎規范、質(zhì)量較高的文書(shū)來(lái),以適應工作需要。
公文是用來(lái)處理公務(wù)的文書(shū),它在國家機關(guān)、社會(huì )團體和企事業(yè)單位的公務(wù)活動(dòng)中發(fā)揮聯(lián)系、傳達或向社會(huì )宣布周知的作用。公文的實(shí)用性很強,其內容直接與社會(huì )生活的各個(gè)領(lǐng)域,與社會(huì )各階層人們的工作、學(xué)習和生活緊密相連,并能產(chǎn)生直接的甚至是立竿見(jiàn)影的影響,這就決定了公文存在著(zhù)與文藝作品及政論文章等有所區別的語(yǔ)言特點(diǎn)。因此,對于公文寫(xiě)作來(lái)說(shuō),在語(yǔ)言運用上必須達到如下幾方面的要求。
(一)真實(shí)準確無(wú)假話(huà)
真實(shí)準確是公文的生命。真實(shí)準確無(wú)假話(huà),這是優(yōu)良文風(fēng)的一個(gè)最基本要求,也是最重要的要求。
真實(shí)指的是確有其事。寫(xiě)進(jìn)公文中的材料必須來(lái)自公務(wù)活動(dòng)和社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟建設的實(shí)際,來(lái)自人民群眾的生活實(shí)踐,不允許虛構和編造;準確指的是在表述時(shí)不夸大,不縮小,既不添油加醋,褒貶失當,更不文過(guò)飾非。只有內容真實(shí)、準確,才能具有說(shuō)服力。因此,無(wú)論撰寫(xiě)何種公文,我們都應該做到“三不寫(xiě)”,即內容不真實(shí)的不寫(xiě),材料沒(méi)有落實(shí)的不寫(xiě),沒(méi)有了解清楚的不寫(xiě)。為此,在寫(xiě)作中必須做到:
(1)避免產(chǎn)生歧義。某個(gè)說(shuō)法或某一段話(huà),可以這樣理解,也可以那樣理解,這就叫做歧義。例如某單位發(fā)放獎金的規定,其中有一條是:“病假、事假三天以上者,扣發(fā)當月獎金!边@句話(huà)既可以理解為病事假三天不扣發(fā)獎金,也可以理解為病事假三天就要扣發(fā)獎金。因為公文內容沒(méi)有對“三天以上”這一基數進(jìn)行限定,“三天以上”究竟包含不包含“三天”,令人費解。因此,理解與執行也就不同了。
(2)防止褒貶失當。贊揚或貶損某一行為,所用詞語(yǔ)超出或者沒(méi)達到應有的程度,叫做褒貶失當。例如,某人在困難的條件下完成了一項具體任務(wù),如果通報表?yè)P時(shí)說(shuō)成是取得了很大成就,就屬于評價(jià)過(guò)高;反之,如果把我國第一次發(fā)射航天載人飛船試驗成功,僅僅寫(xiě)成是社會(huì )主義現代化建設中的一個(gè)不小的成績(jì),則屬于對它的意義估計不足。又如把“錯誤”說(shuō)成“罪行”,就是混淆了問(wèn)題性質(zhì);而“錯誤極其嚴重,應當進(jìn)行批評”之類(lèi)的行文,則屬于錯誤程度與采取措施不相稱(chēng),處置不當。這樣類(lèi)似的語(yǔ)言表述都屬于分寸不適,褒貶失當。
(3)排除疏忽錯漏。公文中的錯漏現象多種多樣,概括說(shuō)來(lái),可以分為兩類(lèi):一類(lèi)是粗心所致。例如起草公文過(guò)程中,前面說(shuō)“下邊分四點(diǎn)來(lái)說(shuō)”,可實(shí)際上只說(shuō)了三點(diǎn),或者出現了第五點(diǎn);前面說(shuō)“一方面”,后文缺少“另一方面”。有時(shí)失之毫厘,差之千里,例如漏掉一個(gè)“不”字,意思就截然相反;引用數字時(shí)多寫(xiě)一個(gè)“零”或少寫(xiě)一個(gè)“零”,一差就是十倍;如果把“十萬(wàn)”錯成“十”,則是萬(wàn)倍之差。屬于粗心造成的錯漏,經(jīng)過(guò)認真檢查,不難發(fā)現并且加以糾正。還有一類(lèi)錯漏是由于思考不嚴密、分析不細所致,比如有結論而缺少必要的情況和應有的分析,或者列舉了情況、數字而沒(méi)有接著(zhù)加以論證等。
(4)注意措詞得體。措詞要得體,就是指用語(yǔ)要與所寫(xiě)的公文文種體例相符。頒布政府法令應莊重嚴肅,報喜祝捷要熱烈歡快,批駁錯誤觀(guān)點(diǎn)要有理有力,提出希望要求應平和委婉等。報請性公文,用語(yǔ)要謙恭,講究禮貌,結尾多使用“望”、“請”、“給予指示”等等,以表示下級對上級的尊重;而意見(jiàn)體公文,則要嚴謹、周密、明確,不能使用乞求式的語(yǔ)氣;命令體公文,其用語(yǔ)則必須斬釘截鐵,毫不含混,避免出現依違兩可的毛;等等。
(二)嚴謹莊重無(wú)虛話(huà)
所謂嚴謹,是指公文中宣事說(shuō)理要嚴密周全,交代清楚,合乎邏輯,前后不能自相矛盾,語(yǔ)言含義要確切。這是由公文的實(shí)用性和權威性所決定的。任何一份公文,如果寫(xiě)得語(yǔ)言虛浮,說(shuō)話(huà)前后矛盾,不能自圓其說(shuō),這樣,不僅不能體現機關(guān)工作嚴謹周密的作風(fēng),更主要的是會(huì )給工作帶來(lái)?yè)p失。例如用以傳達貫徹黨和國家的方針、政策,發(fā)布行政法規的公文,在語(yǔ)言表達方面若稍有疏漏,就可能被那些以“上有政策、下有對策”為能事的人鉆空子。因此公文語(yǔ)言要力求達到天衣無(wú)縫,令人無(wú)懈可擊。同樣地,處理其他公務(wù)的公文,也應力求行文嚴謹,以避免造成差錯。
與嚴謹直接有關(guān)的是公文的語(yǔ)言必須莊重。所謂莊重,就是端莊持重,格調鄭重嚴肅。只有用語(yǔ)莊重,無(wú)虛詞浮句,無(wú)文學(xué)氣息,所寫(xiě)的公文才更顯得嚴謹。
語(yǔ)言嚴謹,首先是個(gè)思想認識問(wèn)題,認識深邃,思維嚴謹,才能保證語(yǔ)言表達的嚴謹;其次還有一個(gè)語(yǔ)言修養問(wèn)題。專(zhuān)業(yè)功底深厚,用詞準確恰切,也能夠保證語(yǔ)言的嚴謹。因此,在寫(xiě)作過(guò)程中,對所選用的詞語(yǔ)該限制時(shí)必須限制,不該限制時(shí)一定不要隨便限制,避免節外生枝,出現紕漏。例如“要勤儉節約,避免不必要的浪費”一語(yǔ),這里的“不必要”就是多余的,因為“浪費”皆為“不必要”,刻意限制,節外生枝,反而出現漏洞。對一些關(guān)鍵性詞語(yǔ)的界定也要注意做到嚴謹周密,防止出現歧義。如“會(huì )計員是經(jīng)濟管理人員”,即屬定義過(guò)寬,應為“會(huì )計員是具有一般財務(wù)會(huì )計專(zhuān)業(yè)知識、能擔負一般會(huì )計工作的人員”,這樣定義,內涵更準確,也更嚴謹。
在長(cháng)期的寫(xiě)作實(shí)踐中,公文語(yǔ)言業(yè)已逐漸形成了具有特色的莊重語(yǔ)系,主要表現在:一是沿用文言詞匯。諸如“茲”、“茲因”、“值此”、“驚悉”等詞語(yǔ),在公文中使用十分普遍,顯得文雅莊重。二是專(zhuān)用詞匯。諸如“任免”、“免職”、“呈報”、“審核”等,除了公文中使用外,其他語(yǔ)體基本不用,帶有一種較為濃厚的莊重色彩。三是大量運用偶數音節詞語(yǔ),如“破壞”、“隱瞞”、“通報”、“表?yè)P”等合成詞和詞組,在公文中使用顯得整齊勻稱(chēng);而違法亂紀、不務(wù)正業(yè)、助人為樂(lè )、克己奉公、為政清廉、大快人心等四字格成語(yǔ)在公文中的運用也顯得莊重文雅。四是較多使用對偶句和排比句的修辭手法。例如“轉變工作作風(fēng),提高辦事效率”;“有的……,有的……,有的……”等,顯得句式整齊,音節勻稱(chēng),莊重嚴謹。五是多用介詞結構。通常使用的介詞主要有“為了”、“根據”、“關(guān)于”、“通過(guò)”、“除了”、“對”等等,恰當地運用,能使行文語(yǔ)氣莊重嚴肅,內容表達清楚。
(三)簡(jiǎn)明扼要無(wú)廢話(huà)
由于公文是用來(lái)反映公務(wù)活動(dòng)情況,解決公務(wù)活動(dòng)中的實(shí)際問(wèn)題的,是發(fā)文機關(guān)行使職權實(shí)施管理的重要工具,因而要盡量寫(xiě)得言之有物,簡(jiǎn)而不空。簡(jiǎn)明扼要是指公文使用的語(yǔ)言要精當不繁,忌冗長(cháng)空泛,又不茍簡(jiǎn),即服從行文目的和表現主旨的需要,當詳則詳,當略則略,力求以最少的文字表達最為豐富的內容。為此,應該注意以下三個(gè)方面:
(1)認識明確,抓住實(shí)質(zhì);陳述事實(shí),抓住關(guān)鍵;闡明觀(guān)點(diǎn),提出意見(jiàn)和辦法,要抓住中心,切合公務(wù)實(shí)際。公文文字的簡(jiǎn)要,是與作者認識明確、內容簡(jiǎn)要聯(lián)系在一起的!笆加谝飧,成于句字”,如果公文作者對所要反映事物的了解失之片面、膚淺,寫(xiě)出的公文必然是言不稱(chēng)物,文不逮意。
(2)善于概括,抓住事物特征。當今世界已經(jīng)進(jìn)入“信息時(shí)代”,面對大量信息,公文寫(xiě)作人員必須善于概括、提煉,準確地抓住事物特征,這樣才能切中肯綮。尤其一些反映大事、要事的公文,更需要概括。
(3)刪繁就簡(jiǎn),用最經(jīng)濟的文字,精當地表達盡可能多的實(shí)際內容。刪繁就簡(jiǎn)的方法很多,諸如刪除多余的字、詞、句、段,做到“篇無(wú)累句,句無(wú)累字”;靈活地運用各種專(zhuān)門(mén)用語(yǔ),例如“你局”、“該廠(chǎng)”、“本廠(chǎng)”等(稱(chēng)謂用語(yǔ)),“經(jīng)”、“業(yè)經(jīng)”、“茲經(jīng)”等(經(jīng)辦用語(yǔ)),“近接”、“悉”等(引敘用語(yǔ)),“希望遵照”、“擬請”等(期望用語(yǔ)),“照辦”、“可行”、“不可”、“不同意”、“同意”等(表態(tài)用語(yǔ)),“當否”、“是否可行”、“可行”、“是否同意”等(征詢(xún)用語(yǔ)),“請批示”、“請審核”、“請回復”、“請指示”等(期復用語(yǔ)),“為此”、“對此”(綜述過(guò)渡用語(yǔ)),“為要”、“為盼”、“特此函復”等(結尾用語(yǔ))。根據實(shí)際情況,適當地運用這些專(zhuān)門(mén)用語(yǔ),對于減少冗辭贅語(yǔ)大有幫助。
(四)平實(shí)易懂無(wú)大話(huà)
公文用語(yǔ)要求平實(shí)易懂,指的是語(yǔ)言平直自然、明白曉暢、恰如其分,不矯揉造作,忌堆砌華麗詞藻,忌濫用辭格,講求于平淡之中見(jiàn)神奇,多用敘述、說(shuō)明、議論,少用或者不用描寫(xiě)、夸張、渲染等手法,這是公文的重要特征。不論哪種公文,都具有一定的廣泛性和群眾性,這一特點(diǎn)就決定了公文語(yǔ)言不僅應當注意約定俗成,而且尤其需要做到雅俗共賞,平實(shí)易懂。主要有三點(diǎn):
(1)不要堆砌詞藻,亂用修飾詞語(yǔ)。公文用語(yǔ)要精練確切,修飾語(yǔ)不宜過(guò)多。魯迅先生在《且介亭雜文二集·人生識字胡涂始》中說(shuō):“倘要明白,我以為第一是在作者先把似識非識的字放棄,從活人的嘴上,采取有生命的詞匯,搬到紙上來(lái),也就是學(xué)學(xué)孩子,只說(shuō)些自己的確能懂的話(huà)。至于舊語(yǔ)的復活,方言的普通話(huà),那自然也是必要的,但一須選擇,二須有字典以確定所含的意義!
在公文寫(xiě)作中,要如實(shí)地反映事物的本來(lái)面目,不允許有類(lèi)似“燕山雪花大如席”、“白發(fā)三千丈”之類(lèi)的藝術(shù)夸張。妥貼的夸張,在詩(shī)歌中會(huì )成為名句,而在公文中則會(huì )成為笑話(huà)。有些公文的作者,為了追求生動(dòng)性,往往在寫(xiě)作中使用一些修飾語(yǔ)和形象詞之類(lèi),不僅使公文顯得虛泛、空洞,失去說(shuō)服力,而且形成一種裝腔作勢、矯揉造作的文風(fēng)。
(2)不要文白夾雜,故弄玄虛。公文中的遣詞造句,應力求大眾化,避免使用生僻晦澀的語(yǔ)句。有些公文中常常喜歡使用一些半文半白的詞語(yǔ),例如放著(zhù)現成的“他”不用,非用“其”;放著(zhù)現代詞“如果”不用,要用“若”等。
這種做法,看似富有學(xué)究味,其實(shí),其中的酸腐味、變質(zhì)味很濃。
(3)不要過(guò)多地引經(jīng)據典。一些人在公文寫(xiě)作過(guò)程中,喜歡引經(jīng)據典地說(shuō)明自己的觀(guān)點(diǎn),這在一定條件下是允許的,有時(shí)可以增強語(yǔ)言的表達效果。但是引用過(guò)多過(guò)濫,則會(huì )適得其反,使人感覺(jué)有賣(mài)弄學(xué)問(wèn)、華而不實(shí)之嫌。一般而言,引經(jīng)據典僅限于一些事務(wù)性公文中,如領(lǐng)導講話(huà)、調查報告等文種;但在通用性公文中一般不允許引經(jīng)據典,特別是有些莊重嚴肅的公文,如請示、命令、通告、批復等是絕對不能使用的。
(五)鮮明生動(dòng)無(wú)套話(huà)
公文寫(xiě)作一般要求寫(xiě)得平實(shí)、嚴謹、樸素,這是因為公文具有很強的政策性和實(shí)踐性的緣故,特別是某些指令性、法規性很強的文件,諸如命令、指示、通報、決議、條例等,更要寫(xiě)得莊重嚴肅。但這并不排斥公文語(yǔ)言的生動(dòng)活潑,在保證內容真實(shí)的基礎上,審慎地運用一些修辭手法可使公文的內容表達顯得生動(dòng)活潑,從而更有效地發(fā)揮它的作用。
公文語(yǔ)言鮮明生動(dòng),是指其所表現的公務(wù)活動(dòng)內容必須富有新意,而不是人云易云、平淡庸俗、無(wú)制發(fā)機關(guān)特質(zhì)的內容。這首先要求制發(fā)公文的作者要有新鮮的思想,寫(xiě)進(jìn)公文中的事例要典型。其次在表達手法上不能穿靴戴帽、套話(huà)連篇。公文不一定都是“板著(zhù)面孔講官話(huà)”,只要有創(chuàng )新的思維及豐富的公務(wù)活動(dòng)內容,有好的文風(fēng),并切實(shí)掌握了公文寫(xiě)作的語(yǔ)言特點(diǎn)及要求,就可以把公文寫(xiě)得鮮明生動(dòng)。
具體表現為:
(1)準確。這是公文語(yǔ)言的生命,它直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低。俗語(yǔ)“一字入公文,九牛拔不出”,極其形象地說(shuō)明了公文語(yǔ)言的準確性特點(diǎn)。這里,準確指的范圍除內容要素外,在很大程度上取決于語(yǔ)言要素,即語(yǔ)言表達要符合客觀(guān)實(shí)際,對問(wèn)題的分析有理有據,符合邏輯,在遣詞造句方面也要恰當貼切,符合語(yǔ)法規范。對于一些意義相近的詞語(yǔ),要反復考慮,仔細辨析它們之間的細微差別,選擇最為準確的加以使用。
(2)簡(jiǎn)潔。公文重在實(shí)用,故在語(yǔ)言表達方面,在準確的基礎上還應力求簡(jiǎn)潔。要用極省儉的文字表達盡可能豐富的內容,做到以少勝多。為此,就需養成一種“精雕細琢”的寫(xiě)作作風(fēng),在語(yǔ)言表達上要認真推敲,反復修改,竭力刪掉那些可有可無(wú)的字詞句段,毫不可惜。最后,達到“句中無(wú)余字,篇內無(wú)贅語(yǔ)”的境界。要注重使用那些論斷性語(yǔ)言、綜合性語(yǔ)言和群眾性語(yǔ)言,以確保其簡(jiǎn)潔性。此外,還應適當運用一些簡(jiǎn)稱(chēng)(縮略語(yǔ))等,也可使公文語(yǔ)言表達趨向簡(jiǎn)潔。
(3)莊重。公文是法定社會(huì )組織處理公務(wù)的工具,具有高度的政策性和法定的權威性,因而要求其用語(yǔ)必須做到莊嚴、鄭重。為此,就需注意:要用敘述性、陳述性語(yǔ)言,忌用描繪性、抒情性語(yǔ)言;要用規范的書(shū)面語(yǔ)言,忌用方言土語(yǔ)。否則,都會(huì )影響公文語(yǔ)言的莊重色彩。
(4)樸實(shí)。公文重在實(shí)用,指導工作。因而在語(yǔ)言運用上還應力求樸實(shí)無(wú)華,要直陳其事,不要拐彎抹角,含蓄隱諱,故弄玄虛;也不要刻意藻飾、渲染、鋪陳。否則,往往會(huì )適得其反。
(5)生動(dòng)。指公文的語(yǔ)言雖然講究樸實(shí)無(wú)華,但也不能失之平淡,要盡可能運用一些形象化的詞語(yǔ),借用一些現代漢語(yǔ)的修辭手法,如排比、層遞、比喻、夸張等,但要注意有些修辭手法不宜使用,如雙關(guān)、借代、象征等。
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