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秘書(shū)語(yǔ)言談吐禮儀
語(yǔ)言談吐禮儀既是秘書(shū)人員必備的修養，也是一項重要的專(zhuān)業(yè)技能。下面是小編分享的秘書(shū)語(yǔ)言談吐禮儀的一些要求與規則，一起來(lái)看一下吧。
一、秘書(shū)語(yǔ)言談吐禮儀的基本要求
(一)語(yǔ)言要文明禮貌
作為訓練有素的現代秘書(shū)，與人交談要使用文明優(yōu)雅的語(yǔ)言。注重修養，不說(shuō)臟話(huà)粗話(huà);控制情緒，不說(shuō)氣話(huà)牢騷話(huà);坦誠相見(jiàn)，不說(shuō)空話(huà)假話(huà);顧及對方的感受，注意用委婉的詞句來(lái)表達不便明言的事情。交談中多使用禮貌用語(yǔ)，您好、請、謝謝、對不起、再見(jiàn)等禮貌用語(yǔ)應隨時(shí)掛在嘴邊。除此之外，秘書(shū)還要學(xué)會(huì )使用中國傳統的謙辭敬語(yǔ)來(lái)表達對他人的尊重，如等候客人用恭候，中途先走說(shuō)失陪，請人指點(diǎn)說(shuō)賜教等。文明禮貌的語(yǔ)言為交談創(chuàng )造一個(gè)和諧、愉快的環(huán)境，形成信任、親切、友善的交談氣氛，幫助秘書(shū)塑造良好的社交形象，為交談成功奠定基礎。
(二)語(yǔ)言要準確簡(jiǎn)明
交談中語(yǔ)言運用是否準確恰當，直接影響到交談的效果。首先內容要準確。內容組織要層次清晰、邏輯性強，重點(diǎn)突出，不丟不落，準確傳達意圖。其次，用語(yǔ)要準確。遣詞造句力求準確，合乎語(yǔ)法規范，切忌使用模糊、易產(chǎn)生歧義的詞語(yǔ)。第三，表達要準確。發(fā)音正確，避免念錯字、讀錯音;發(fā)音清晰，不能口齒不清，含含糊糊，不夾雜地方鄉土口音。
“言不在多，達意則靈”，交談時(shí)，應力求言簡(jiǎn)意賅，簡(jiǎn)單明白，不要羅里羅嗦，拖沓繁瑣。避免重復已經(jīng)說(shuō)過(guò)的事情(除非客人要求)，避免含糊不清的談話(huà)方式，例如：“好像是這樣吧”，“這個(gè)應該是這樣吧”。避免重復用語(yǔ)，例如：“這個(gè)這個(gè)這個(gè)”，“也就是說(shuō)，就是說(shuō)”。
(三)語(yǔ)言要真誠自然
交談取得成功的前提是雙方態(tài)度要誠懇，只有真誠相待，坦誠相見(jiàn)，才能有融洽的交談環(huán)境。真心實(shí)意的交流是信任對方的表現，真誠的語(yǔ)言能夠激起對方感情的共鳴，給對方留下良好的印象。對上級要表現出應有的尊重，謙虛謹慎，但也不能一味迎合討好，唯唯諾諾;對同事和下級要謙遜友善，平等相待，切忌高高在上，自以為是，盛氣凌人。秘書(shū)在工作中真誠的態(tài)度、親切自然的語(yǔ)言表達是有效溝通的基礎。
二、秘書(shū)語(yǔ)言談吐的具體規則
(一)語(yǔ)速、音量適中，語(yǔ)氣謙和
秘書(shū)在交談中音量要適中，聲音過(guò)大，制造噪音，不柔美;聲音過(guò)小，聽(tīng)起來(lái)費勁，也顯得不大方自信，影響表達效果。適中、委婉、柔和的聲音悅耳動(dòng)聽(tīng)。交談中，語(yǔ)速過(guò)快、過(guò)慢、忽快忽慢，都會(huì )影響效果。一般發(fā)音稍緩比連珠炮式易于使人接受，但也不能過(guò)慢，使語(yǔ)義不連貫。講話(huà)的語(yǔ)氣語(yǔ)調平和，不用太多的語(yǔ)氣詞;要尊重他人，平等待人，親切謙和，不能盛氣凌人，隨便教訓指責別人。
(二)配合表情、手勢與身體姿態(tài)
善于交談的人，總是懂得利用表情、手勢和身體姿態(tài)來(lái)配合、強調自己的語(yǔ)言，吸引聽(tīng)眾，使講話(huà)更生動(dòng)。表情與手勢要與談話(huà)內容協(xié)調配合，適當的恰到好處的表情與手勢可以使談話(huà)更有表現力，如笑一笑、擺擺手等，但太夸張的表情或過(guò)于頻繁的手勢反而可能破壞談話(huà)應用的效果，如有人講話(huà)眉飛色舞、手舞足蹈，給人留下不穩重的印象。只有恰當的表情和手勢才能使談話(huà)增色。
秘書(shū)要站有站相，坐有坐相。站立與客人交談時(shí)，要保持身體直立，避免在說(shuō)話(huà)的時(shí)候身體晃來(lái)晃去，一般與客人相距于60到100厘米之間。跟客人距離太近，一則侵犯客人的隱私權，二則使客人產(chǎn)生壓力感;跟客人距離太遠，一則需大聲說(shuō)話(huà)，二則顯得疏遠�！敖徽勚姓_的坐姿除能給人以端莊大方之感外，不同的坐姿還可以反映出人的不同心理狀態(tài)和待人的態(tài)度�！比缟钭�(坐的靠后)表現出一定的心理優(yōu)勢和充滿(mǎn)自信;淺坐(坐的靠前)表現出尊重和謙虛，但過(guò)分的淺坐則有自卑和獻媚之嫌。
(三)交談中禮讓對方
交談是一種合作，是兩個(gè)或兩個(gè)以上的人互相交流思想、意見(jiàn)。秘書(shū)在交談中要注意禮讓他人，尊重他人。不能滔滔不絕獨自高談闊論，也不能從頭到尾保持沉默，使交談冷場(chǎng)，交談中要熱情投入，積極合作。不要隨意插嘴，打斷別人的談話(huà)，這樣不僅干擾了對方的思路，破壞了交談效果，而且給人自以為是，喧賓奪主之感。不要固執己見(jiàn)，強詞奪理，應讓在場(chǎng)的人充分發(fā)言，各抒己見(jiàn)，集思廣益，取長(cháng)補短。對方所談的意見(jiàn)，一般不要當面直接否定，必要時(shí)用語(yǔ)要委婉。
三、秘書(shū)語(yǔ)言談吐注意事項
(一)善于聆聽(tīng)
我們總是認為，一個(gè)善于交談的人首先必須能講，事實(shí)上，善于聆聽(tīng)在交談中更重要。因為“如果你能全神貫注、認真耐心地聆聽(tīng)對方講話(huà)，表示你誠心誠意與對方交往，非常尊重對方，對方會(huì )因此而樂(lè )意與你交往”。好的聽(tīng)者是交談順利進(jìn)行的前提和保障。首先，注意力要集中。眼睛要有禮貌地注視客人，目光停留在客人鼻眼三角區，目光要平視，注視的時(shí)間大約占到談話(huà)總時(shí)間的三分之一到三分之二左右。談話(huà)中東張西望、做小動(dòng)作都是注意力不集中、心不在焉的表現，而打哈欠、伸懶腰、看手表則是不耐煩和厭倦的表示。其次，要有所反應。會(huì )意的微笑、贊許的點(diǎn)頭、偶爾的提問(wèn)、適當重復對方的講話(huà)等等，意味著(zhù)對方的談話(huà)引起了共鳴，會(huì )使談話(huà)更投機、更融洽。第三，要有所收獲。傾聽(tīng)是捕捉信息、處理信息、反饋信息的過(guò)程，一個(gè)好的聽(tīng)者應當在聆聽(tīng)過(guò)程中思索回味、分析概括對方的談話(huà)，從中得到有效的信息。
(二)有所忌諱
秘書(shū)工作中的交談除了約定好的既定話(huà)題，還有一些場(chǎng)合需要臨時(shí)選擇交談的話(huà)題。交談內容往往被視為個(gè)人品位、志趣、教養和閱歷的集中體現，好的話(huà)題能使談話(huà)順利展開(kāi)，愉快進(jìn)行。如果選擇了對方不熟悉或不感興趣的話(huà)題，談話(huà)很容易陷入僵局;如果選擇了對方忌諱的話(huà)題，還可能使談話(huà)不歡而散。因此，秘書(shū)人員要懂得交談時(shí)有所忌諱。不談?wù)摲亲h黨和政府以及單位的話(huà)題;不涉及國家、行業(yè)、組織的秘密;不背后議論領(lǐng)導、同行和同事;不捉弄取笑別人，傷人自尊;不談?wù)撨`背社會(huì )倫理道德或格調低下的內容;不談?wù)摷膊�、死亡、兇殺、災禍等令人不愉快的�?huà)題;不談?wù)撃挲g、收入、婚姻等個(gè)人隱私的話(huà)題等等。
(三)注意環(huán)境
任何語(yǔ)言交際都是在一定環(huán)境、場(chǎng)合下，面對特定的交際對象進(jìn)行的。交談環(huán)境對語(yǔ)言既有便利作用，又有制約作用。秘書(shū)要分析和把握具體交談場(chǎng)合的政治環(huán)境、自然環(huán)境以及交往對象的心理特征等，在交談時(shí)，既要努力適應環(huán)境，根據場(chǎng)合的不同調整語(yǔ)言表達形式，更好地實(shí)現交談目的;又要積極地、能動(dòng)地借助環(huán)境，利用環(huán)境，更好地表達思想感情。如在公務(wù)往來(lái)、談判等場(chǎng)合中，秘書(shū)應該注意語(yǔ)言談吐的科學(xué)性、條理性，用語(yǔ)要典雅、準確、規范;而在出席某個(gè)社交場(chǎng)合時(shí)，語(yǔ)言談吐可根據談話(huà)對象幽默風(fēng)趣、歡快跳躍或禮貌優(yōu)雅、委婉含蓄。
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