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文秘如何提高公文質(zhì)量
提高文稿質(zhì)量，是黨政機關(guān)工作人員特別是秘書(shū)工作者必須解決好的重要問(wèn)題。從某種意義上說(shuō)，文稿質(zhì)量反映機關(guān)的工作水平，決定個(gè)人的成長(cháng)進(jìn)步。提高文稿質(zhì)量，需要長(cháng)時(shí)間和多方面努力。
文成于思
這里的“思”，包括提高思想高度與把握思考角度。思想高度，是指我們平常所說(shuō)的思想性，它是文稿的靈魂，是文稿寫(xiě)作成敗的關(guān)鍵。對一篇好的文稿，人們往往會(huì )有“高屋建瓴、思想深刻、立意高遠”等評價(jià)，這是因為它有思想高度。一篇沒(méi)有思想性的文章，往往顯得平平淡淡、蒼白無(wú)力。把握思想高度，要注意這幾點(diǎn)：
一要準確把握主題。一般來(lái)說(shuō)，一篇文稿最好突出一個(gè)主題，通篇圍繞一個(gè)中心來(lái)展開(kāi)，防止“四面出擊”。主題不應太宏觀(guān)、太久遠，而要“以我們正在做的事情為中心”，具有較強的針對性。
二要認真提煉觀(guān)點(diǎn)。主題確定以后，要有觀(guān)點(diǎn)來(lái)支撐。觀(guān)點(diǎn)要緊緊圍繞主題，從不同側面來(lái)論述。觀(guān)點(diǎn)應是理論與實(shí)踐相結合的產(chǎn)物，有新意、有見(jiàn)解，不是一般化的泛泛而談。
三要深入進(jìn)行論述。觀(guān)點(diǎn)就如同一個(gè)骨架，需要補充有血有肉的東西，所以還要加以深入論述。論述是否精辟，不在于文字多少，而在于是否到位，古語(yǔ)所說(shuō)“隔靴搔癢贊何益，入木三分罵亦精”，就是這個(gè)道理。深入進(jìn)行論述，具體來(lái)說(shuō)，就是要有權威性;有辯證性，運用哲學(xué)思維，具有思辨色彩;有對比性，前后左右、橫向縱向進(jìn)行對比，學(xué)會(huì )用數字說(shuō)話(huà);有例證性，列舉典型事例，用事實(shí)說(shuō)話(huà)。
文成于細
美國首都華盛頓郊區有個(gè)叫“小華盛頓”的酒店，規模不大，但人均效益卻是全美第一。它服務(wù)細致到什么程度呢?比如客人一進(jìn)門(mén)，就有專(zhuān)門(mén)的心理師來(lái)測試心情指數，看客人今天高興還是不高興。對心情指數偏低的顧客，總經(jīng)理就會(huì )出面，給客人贈送紅酒，然后領(lǐng)客人參觀(guān)廚房，客人心情好轉了，消費自然會(huì )增加。正因為這個(gè)酒店無(wú)與倫比的細致服務(wù)，所以創(chuàng )造了全美第一的人均效益。
同樣，要提高文稿質(zhì)量，就要提高文稿的精細化水平。最重要的是增強責任意識，特別是要樹(shù)立“最后一道關(guān)口”的意識。不要因為忙或累，或者自己不是最后的“關(guān)口”，就輕易把錯誤放過(guò)去，不能因為身后還有運轉環(huán)節就粗心大意，要始終做到高度負責。
文成于改
好文章是改出來(lái)的。一稿就通過(guò)、一稿就成為精品的文章不是沒(méi)有，但為數極少，多數文章要經(jīng)過(guò)反復修改、不同環(huán)節修改才能成功。
如何修改，大體應當把握這幾個(gè)關(guān)口：
一要把好內容關(guān)。要注意主題是否鮮明，觀(guān)點(diǎn)是否正確，能不能立得住，文題是否相符，有沒(méi)有無(wú)病呻吟、節外生枝等現象。
二要把好文字關(guān)。主要看表述是否準確，語(yǔ)言是否流暢，文字是否清楚、簡(jiǎn)潔。要留意括號、引號里的東西，因為這些較容易被忽視。引用東西一定要引對，不要讓改稿的人親自去核對，這樣會(huì )增加其工作量，同時(shí)別人對你的責任意識也會(huì )產(chǎn)生懷疑。運用的數據、事例、標點(diǎn)符號準不準，字、詞、句有沒(méi)有毛病，這些都要注意。有人把犯這些文字上的“小”錯誤叫做“小兒科”錯誤，就是說(shuō)很不應該犯的錯。試想，如果一個(gè)公文的字詞、標點(diǎn)、所引數據有誤，會(huì )是什么效果?
三要把好格式關(guān)。這個(gè)問(wèn)題要注意正反兩個(gè)方面：一方面，文無(wú)定法，形式要服從內容;另一方面，文有規矩，格式也是必須強調的。比如序號如何規范，漢字、阿拉伯數字怎么用;比如字號要求，黑體、楷體、宋體的用法和順序等，都要按規范使用。此外，文稿運轉前要仔細檢查裝訂、清點(diǎn)頁(yè)碼等，防止出錯。
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