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文秘如何進(jìn)行總體日程安排
“日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導工作計劃，是領(lǐng)導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集中體現。秘書(shū)的職責是當好“管家”按日程安排為領(lǐng)導做好各種必要的準備，并提醒領(lǐng)導實(shí)施。那么文秘應該如何進(jìn)行總體日程安排呢，一起來(lái)看看！
(一)總體原則：
了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習慣、身體狀況，
-優(yōu)化工作方法，細心觀(guān)察總經(jīng)理的工作習慣與做事風(fēng)格，主動(dòng)適應其工作節拍;
-了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn);
對計劃內事情預先寫(xiě)入日程;及時(shí)整理日程表，以免安排沖突;
明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理;
定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì )遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開(kāi)展;
注意日程安排的時(shí)間松緊，適當安排
(二)經(jīng)驗與技巧
周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù);
在兩個(gè)約會(huì )間留出機動(dòng)時(shí)間，防止會(huì )議延長(cháng)引起時(shí)間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時(shí)間;同時(shí)預留時(shí)間處理日常事務(wù);
根據總經(jīng)理習慣留出適當固定時(shí)間閱讀報刊資料及其他信息;
對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排，防止沖突;每日安排相對固定時(shí)間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書(shū)與總經(jīng)理日程表內容一致;
不要代替領(lǐng)導做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習慣和時(shí)間對各種預約酌情處理;
控制約會(huì )時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程;
掌握近期要回避的人物;
月/周計劃安排模版
可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可;
也可按照總經(jīng)理習慣，自行制作日程表;
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