秘書(shū)接待工作如何做好
秘書(shū)是指領(lǐng)導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。下面是小編整理的秘書(shū)接待工作如何做好相關(guān)內容，歡迎參考。
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1、如何迎接客人?
一是確定迎送規格。通常遵循身份相當的原則，即主要迎送人與主賓身份相當，當不可能完全對等時(shí)，可靈活變通，由職位相當的人或由副職出面。其他迎送人員不宜過(guò)多。
二是掌握到達和離開(kāi)的時(shí)間。準確掌握來(lái)賓到達和離開(kāi)的時(shí)間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應及時(shí)通知有關(guān)人員。迎接人員應提前到達迎接地點(diǎn)，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應在客人離開(kāi)之前到達送行地點(diǎn)。
三是適時(shí)獻上鮮花。迎接普通來(lái)賓，一般不需要獻花。迎接十分重要的來(lái)賓，可以獻花。所獻之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻花的時(shí)間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導與主賓握手之后將花獻上�？梢灾猾I給主賓，也可向所有來(lái)賓分別獻花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準備特定的標志，讓客人從遠處即可看清；對首次前來(lái)，又不認識的客人，應主動(dòng)打聽(tīng)，并自我介紹；而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問(wèn)候即可。
五是留下一定時(shí)間�？腿说诌_住處后，不要馬上安排活動(dòng)，要給對方留下一定的時(shí)間，然后再安排活動(dòng)。
2、如何稱(chēng)呼、介紹和握手?
關(guān)于稱(chēng)呼。國際上，對男子通常稱(chēng)先生，對女子通常稱(chēng)夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱(chēng)夫人，對未婚女子稱(chēng)小姐；而對不了解婚姻狀況的女子可稱(chēng)小姐，年紀稍大的可稱(chēng)女士。對地位高的官方人士，還可直接稱(chēng)其職務(wù)、閣下。
迎接一批客人，如何介紹呢?是先介紹客人，還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來(lái)歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來(lái)賓。在介紹兩個(gè)人互相認識時(shí)，怎么介紹呢?是先介紹男士，還是先介紹女士?是先介紹年幼者，還是先介紹年長(cháng)者?是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士?西方是先卑后尊，我國是先尊后卑，西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問(wèn)題?伸手次序：由尊者決定。公務(wù)場(chǎng)合職務(wù)高、身份高者先伸手，非公務(wù)場(chǎng)合，年長(cháng)者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。
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1、更新觀(guān)念、傳播文化
在新形勢下，企業(yè)秘書(shū)應及時(shí)更新觀(guān)念，充分認識到接待工作是企業(yè)看似被動(dòng)、實(shí)則主動(dòng)的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內外的紐帶和橋梁。通過(guò)接待工作，企業(yè)可以展示實(shí)力，樹(shù)立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動(dòng)經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此，必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來(lái)送往、安排食宿的低層次上。
做好接待工作不僅是企業(yè)長(cháng)遠發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書(shū)人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹(shù)立強烈的機遇意識、責任意識，作為一項政治任務(wù)來(lái)完成；要樹(shù)立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪(fǎng)一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì )給客人留下終生的印象。
2、精心策劃，突出特色
要做好每一項接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動(dòng)才有可能成為成功的公關(guān)活動(dòng)，否則就可能淪為低層次的迎來(lái)送往的應酬活動(dòng)，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項接待活動(dòng)，都要以實(shí)現來(lái)賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來(lái)賓身份的完善的接待工作方案和實(shí)施細則，詳細安排日程、接站、用車(chē)、就餐、住宿、參觀(guān)等各項活動(dòng)，充分考慮到各方面的細節，并體現一定的創(chuàng )意與創(chuàng )新。
每個(gè)企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過(guò)公關(guān)接待活動(dòng)的每一個(gè)環(huán)節著(zhù)力體現企業(yè)的特色。不論是宏觀(guān)的整體方案的策劃還是微觀(guān)的接站牌的設計、匯報材料的寫(xiě)作甚至接待車(chē)輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來(lái)賓從接待工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴中感受到企業(yè)的個(gè)性，感受到企業(yè)文化的特色。
3、優(yōu)化流程、規范運作
接待方案制定以后，就要嚴格按照方案進(jìn)行程序化運作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節有序銜接、首尾相連，必要時(shí)可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點(diǎn)，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩定性和連續性。同時(shí)，對接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規范，這樣才能確保整個(gè)接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結時(shí)，接待記錄的填寫(xiě)、總結會(huì )的召開(kāi)、書(shū)面總結材料的撰寫(xiě)、資料的.歸檔都必須按規范操作。此外，秘書(shū)人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識，不斷提高自身素養并注意實(shí)現資源共享。
4、關(guān)注細節、注重實(shí)效
細節決定成敗。接待工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時(shí)根據接待工作的需要對接待方案予以調整；具體接待人員則要主動(dòng)進(jìn)行全程模擬思考，從準備會(huì )議室到用車(chē)，從參觀(guān)到進(jìn)餐，對每一個(gè)細節都要細致地思索一遍，以便及時(shí)彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀(guān)六路、耳聽(tīng)八方”，對來(lái)賓的一個(gè)眼審、一個(gè)動(dòng)作、不經(jīng)意的一句話(huà)，都要留意和體會(huì )，以便及時(shí)采取應變措施。這就要求秘書(shū)人員加強靈活應變能力、臨場(chǎng)發(fā)揮能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓練，提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平，以便將各類(lèi)有操作企業(yè)形象有細節問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實(shí)現“零失誤”。
通過(guò)接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，也可以對外樹(shù)立良好形象、推銷(xiāo)自我。接待工作做好了，不僅會(huì )給上級領(lǐng)導和來(lái)賓留下深刻的印象，而且無(wú)形中會(huì )為企業(yè)帶來(lái)商機，帶來(lái)社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。因此，秘書(shū)要充分利用接待工作的每一個(gè)細節展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨具魅力的特色文化，得用每一次接待機會(huì )會(huì )增強企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的知名度和影響力。同時(shí)，秘書(shū)還要對接待交果進(jìn)行科學(xué)的評估與監測，及時(shí)做好來(lái)賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待流程，力求接待活動(dòng)效益的最大化。
5、不斷創(chuàng )新、追求桌越
在新形勢下，秘書(shū)只有結合企業(yè)自身的實(shí)際，自覺(jué)創(chuàng )新公關(guān)工作思路，豐富公關(guān)工作內容，才能推動(dòng)接待工作不斷創(chuàng )新。比如制訂方案時(shí)可以考慮運用統一的模板，匯報材料可以得用多媒體技術(shù)來(lái)制作，而不僅僅限于傳統的紙質(zhì)材料等等。這樣的接待工作才具有時(shí)代特征和企業(yè)特色。同時(shí)，企業(yè)秘書(shū)要積極探索能夠更好地反映企業(yè)精神與企業(yè)亮點(diǎn)、體現企業(yè)文化的接待方式和方法，與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng )新，使接待工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
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送客禮儀
(1)主動(dòng)幫助賓客確認并拿取所攜帶的行李物品，并幫助賓客小心提送到車(chē)上。
(2)根據客人身份的尊貴程度，將客人送至電梯間、公司大門(mén)口或直至將客人送上車(chē)。
(3)送客人到電梯時(shí)，要為客人按電梯按鈕，在電梯門(mén)關(guān)上前道別。
(4)如果要陪同客人乘坐電梯，通常是客人先進(jìn)電梯，主人后進(jìn)；主人先出電梯，客人后出。
(5)秘書(shū)人員和上司一起送客時(shí)，要比上司稍后一步。
(6)安放好行李后，向賓客作一下交代。
(7)要施禮感謝光臨和致告別語(yǔ)，如祝您旅途愉快，歡迎下次再來(lái)!、祝您一路平安，同時(shí)希望我們合作愉快!等。
(8)幫助賓客關(guān)車(chē)門(mén)時(shí)，時(shí)間要恰到好處，不能太重，也不能太輕。
(9)車(chē)門(mén)關(guān)好后，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車(chē)輛啟動(dòng)時(shí)，面帶微笑，揮手告別，目送車(chē)子離開(kāi)后才能離開(kāi)。
接待、拜訪(fǎng)禮儀常識
一、接待的禮儀有哪些?
答：待客分為迎客、敬煙、敬茶、送客等基本環(huán)節。
(1)迎客的禮儀。如果你事先知道有客人來(lái)訪(fǎng)，要提前打掃門(mén)庭并備好茶具、煙具、飲料等，準備好水果、糖、咖啡等等�？腿嗽诩s定時(shí)間到來(lái)，應提前出門(mén)迎接。即使是十分熟悉的客人來(lái)到家中，也應換上便衣。
(2)敬煙的禮儀。敬煙是我國現代家庭待客的一種習俗，是待客時(shí)不可忽視的禮儀。另外，一般不對女性客人敬煙。
(3)敬茶的禮儀。要事先把茶具洗干凈。將茶水倒入杯中三分之二為佳。應雙手給客人端茶。對有杯耳的杯子，通常是用一只手抓住杯耳，另一只手托住杯底，把茶水送給客人。切忌用手指捏住杯口邊緣往客人面前送。
(4)送客的禮儀�？腿烁孓o，一般應婉言相留�？腿艘�，應等客人起身后，再起身相送。送客一般應送到樓下。
二、拜訪(fǎng)的禮儀有哪些?
答：
(1)拜訪(fǎng)前，最好用電話(huà)或書(shū)信與主人約好時(shí)間。時(shí)間約定后，要準時(shí)赴約。如遇特殊情況，要事先與主人打招呼，重新約定拜訪(fǎng)時(shí)間。
(2)要注意選好拜訪(fǎng)時(shí)間。盡量回避被訪(fǎng)者的用餐和休息時(shí)間。
(3)儀表應整潔莊重、樸素大方，以表示對主人的尊重。
(4)到主人門(mén)前時(shí)，要輕輕敲門(mén)或按門(mén)鈴。
(5)進(jìn)入主人家門(mén)后，要將自己的帽子、大衣、手套、雨具等交給主人的家人處理。
(6)如果主人屋內是地毯或地板鋪地，則應向主人要求換拖鞋。
(7)進(jìn)入屋內后，要向其他先來(lái)的客人打招呼，待主人安排座位后就座。
(8)主人端茶點(diǎn)煙，要起身道謝，雙手迎接；主人獻糖果，要等年長(cháng)者和其他客人先取之后自己再取用；煙灰要彈在煙灰缸內，果皮、果核不要亂扔亂放。
(9)不可隨便翻弄主人家的東西。
(10)告辭前要向主人表示謝意。主人送出門(mén)口時(shí)，客人邁出一步要轉回身致謝。如果主人站在門(mén)口，客人要走出幾步后或在轉彎處，回過(guò)身來(lái)告別。
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