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多項目并行管理的關(guān)鍵點(diǎn)
“十二五”信息化規劃將進(jìn)入實(shí)施階段，新一代信息技術(shù)應用即將全面啟動(dòng)，由此而產(chǎn)生的新一輪信息化建設浪潮將更加洶涌澎湃。在“十二五”期間，隨著(zhù)信息化對業(yè)務(wù)支撐作用的日益凸顯，信息系統與通信網(wǎng)絡(luò )必將成為企業(yè)戰略執行與運營(yíng)管控的重要武器，企業(yè)的IT投資將逐年增長(cháng)，信息化建設項目數量持續增多。這一方面將使得企業(yè)信息化水平大幅度提升，另一方面也將給企業(yè)的IT部門(mén)帶來(lái)巨大的項目管理壓力。
我國的企業(yè)IT部門(mén)將更多地面對多個(gè)項目并行的情況。單個(gè)IT項目管理難，多個(gè)項目并行管理更難。 IT部門(mén)要從組織、流程、制度、考核以及工具五個(gè)方面開(kāi)展體系化的改進(jìn)、優(yōu)化，從而使得各類(lèi)并行的IT項目在組織完善、制度健全、流程優(yōu)化、考核有度、系統高效的環(huán)境中穩步推進(jìn)。
企業(yè)的IT部門(mén)在對并行的多個(gè)項目進(jìn)行管理時(shí)，要從組織、流程、制度、考核和工具五個(gè)方面開(kāi)展體系化的改進(jìn)、優(yōu)化，從而使得各類(lèi)IT項目在組織完善、制度健全、流程優(yōu)化、考核有度、系統高效的環(huán)境中穩步推進(jìn)。其中，關(guān)鍵是抓好以下三個(gè)抓手。
1、構建矩陣型組織架構
構建矩陣型組織架構，明確項目?jì)炔柯氊熍c項目間責任關(guān)系，是高效項目管理的根基。
有調查顯示，很多企業(yè)的IT部門(mén)在進(jìn)行多項目并行管理時(shí)，經(jīng)常采取設置虛擬項目管理辦公室(PMO)的方法，根據項目性質(zhì)不同，將IT部門(mén)人員分配到多個(gè)項目組，并指派具體項目負責人。采用這種方法，僅僅能解決項目分工責任制的問(wèn)題，卻忽視了各項目間密切的關(guān)聯(lián)關(guān)系。比如說(shuō)，網(wǎng)絡(luò )擴容項目中的技術(shù)需求(如各系統帶寬容量、網(wǎng)絡(luò )承載用戶(hù)數等)可能來(lái)自ERP、OA系統等建設項目，信息安全項目中的RTO、RPO指標也要依據軟件系統項目要求而定。
因此，IT部門(mén)應該建立矩陣型的項目組織架構，在落實(shí)各項目負責人的基礎上，進(jìn)一步明確項目間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。
矩陣式項目組織架構的建設，最重要的是明確各項目組的工作職責與項目組間的責任。為防止“責任真空”的出現，在組織職責定義中，一方面要明確內部責任分工與各崗位工作內容，另一方面要定義外部職責，即為保證其他項目正常開(kāi)展而要做好的工作。比如說(shuō)，ERP項目組不但要明確籌建工作任務(wù)分工、實(shí)施進(jìn)度監控責任要求等具體內部職責，還要定義對網(wǎng)絡(luò )項目、安全項目外部支持工作責任內容(如進(jìn)一步明確編制網(wǎng)絡(luò )技術(shù)指標需求書(shū)、提出安全防御要求建議等工作責任)。
2、制定制度體系和項目流程
要以制度、流程、考核為重要抓手，實(shí)現項目管理合規、可控。
在健全的項目組織架構下，能夠驅動(dòng)項目規范執行的是嚴明的制度體系與高效的項目流程。企業(yè)IT部門(mén)在進(jìn)行大規模信息化項目建設之初就應該建立完善的項目管理制度與技術(shù)標準，進(jìn)而規范未來(lái)項目的有序開(kāi)展。
大量案例表明，企業(yè)在缺乏技術(shù)標準情況下匆匆上馬項目，極易造成系統開(kāi)發(fā)技術(shù)復雜化，信息孤島，以及IT投資重復等問(wèn)題發(fā)生，給后期的IT運維工作帶來(lái)無(wú)盡的苦難。同樣，如果沒(méi)有嚴明的制度、流程作為約束，IT項目往往會(huì )出現工作無(wú)序、檢查無(wú)規、進(jìn)度失控等問(wèn)題，嚴重影響項目最終質(zhì)量。
項目績(jì)效考核是量度項目制度與流程執行效果的最好方法。IT部門(mén)可以通過(guò)建立科學(xué)、合理的考核指標體系，對項目工作進(jìn)行量化評價(jià)，同時(shí)在考核中檢查并發(fā)現潛在的問(wèn)題。因此，如何構建科學(xué)的考核體系是企業(yè)IT部門(mén)項目管理中重點(diǎn)工作之一。
IT項目制度標準應包含技術(shù)標準規范(包括系統技術(shù)應用標準規范、系統數據管理標準規范和系統安全標準規范)、項目建設
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