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城市建設重點(diǎn)工程檔案管理解析
面對我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展的新形勢，以及信息化的快速發(fā)展，要做好重點(diǎn)建設工程項目檔案工作，必須加大檔案人才的培養力度，提高檔案人員的素質(zhì)。下面是小編為大家分享城市建設重點(diǎn)工程檔案管理解析，歡迎大家閱讀瀏覽。
城市建設重點(diǎn)工程檔案管理的意義
1、城市建設重點(diǎn)工程檔案是進(jìn)行城市規劃工作的基礎
城市規劃是根據城市的現狀、條件、特色、各方面的動(dòng)態(tài)變化因素等進(jìn)行全面、綜合、科學(xué)、長(cháng)遠的預測和設想。通過(guò)論證、編制規劃方案付諸實(shí)施。從重點(diǎn)工程項目建設過(guò)程來(lái)看，重點(diǎn)建設工程項目不是孤立存在的，它從項目論證、可行性研究到項目建設的全過(guò)程，都要符合城市規劃的要求。在城市規劃中不僅形成了大量的城市重點(diǎn)工程檔案，而且城市重點(diǎn)工程檔案又是城市規劃的重要基礎。
2、城市建設重點(diǎn)工程檔案是城市建設和管理的重要依據
隨著(zhù)城市現代化進(jìn)程的加快，土地資源問(wèn)題、城市交通問(wèn)題、城市功能問(wèn)題等矛盾也將呈現出來(lái)，為了緩解這些矛盾，現代城市正在向立體化方向發(fā)展，這既體現為中心區建筑高度的不斷提升，也反映在地下空間的開(kāi)發(fā)利用，除現有的各種管線(xiàn)外，地下建筑物、建構物等各種隱蔽工程越來(lái)越多，而這些工程的維護、管理、改建、擴建單靠人的記憶是不行的，人會(huì )變化，要調動(dòng)、會(huì )衰老、會(huì )死亡。而建設工程檔案是不會(huì )變的，它就像各種隱蔽工程的眼睛，是工程項目日后維護、管理、改建、擴建的重要依據，在城市建設過(guò)程中起著(zhù)非常重要的作用。只有以城市建設重點(diǎn)工程檔案為依據，才能進(jìn)行科學(xué)的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。
3、城市建設重點(diǎn)工程檔案是積累經(jīng)驗儲備技術(shù)的手段
城市建設重點(diǎn)工程檔案如實(shí)記錄了建設的全過(guò)程，建設檔案的形成和積累貫穿于建設項目從籌劃、立項、審批、勘察設計、竣工驗收、竣工備案，直至投入使用的全過(guò)程，記載了建設過(guò)程中人們的工程思想、技術(shù)和經(jīng)濟，集系統性、真實(shí)性、可靠性、專(zhuān)業(yè)性、科技性為一體，是城市建設的寶貴財富，是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據。如果一個(gè)城市擁有質(zhì)量較高、數量較多的城市建設重點(diǎn)工程檔案資料，就一定擁有雄厚的工程技術(shù)基礎。
城市建設重點(diǎn)工程及工程檔案的特點(diǎn)一般來(lái)說(shuō)，城市建設重點(diǎn)工程是指列入了各級政府發(fā)展規劃，已取得各級政府計劃、財政等管理部門(mén)批準、計劃重點(diǎn)投資的、甚至政府部門(mén)直接參與建設、管理的城市建設工程。這類(lèi)工程的明顯特征是：(1)投資大，且多以國家投資為主。如市政道路橋梁工程、公用事業(yè)工程等。(2)工期長(cháng)，工期要求準確，且工程意義重大。一項重點(diǎn)工程的建設周期，少則一年，多則幾年，且很多重點(diǎn)工程要求在某個(gè)具體的重大事件或重大節日前需完工。(3)參建單位多，涉及部門(mén)廣。以市政道路工程為例，僅地下管線(xiàn)就包含給水、排水、電力、通訊、燃氣、熱力、電視光纜等，地面工程包括路基、路面、綠化、亮化等專(zhuān)業(yè)工程。(4)備受各級政府領(lǐng)導高度重視，有的甚至是領(lǐng)導親自“掛帥”。因為很多重點(diǎn)工程屬于政府領(lǐng)導的“形象工程”、“政績(jì)工程”、“獻禮工程”或為老百姓辦的“實(shí)事工程”，重點(diǎn)工程的建設對推動(dòng)當地經(jīng)濟發(fā)展具有十分重要的現實(shí)意義。(5)投資主體呈多元化趨勢。重點(diǎn)工程建設在繼續保持國家投資、地方財政投資快速增長(cháng)的同時(shí)，還吸引了大量的外來(lái)資金和民營(yíng)資金參與。
城市建設重點(diǎn)工程檔案是一條重要信息鏈，貫穿工程項目的提出、調研、可行性研究、評估決策、勘測設計、施工、竣工、試運行等各個(gè)環(huán)節，是整個(gè)工程建設活動(dòng)的真實(shí)反映，對工程建設具有很強的現實(shí)指導作用，是項目日后維護、管理等工作的重要依據。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)檔案數量多、載體多樣、保存價(jià)值高。(2)涉及工作面廣，來(lái)源廣泛。它的形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理等參建單位共同完成，而不是建設單位或施工單位單方面的工作，稍有疏忽，就影響檔案材料的完整性。(3)形成時(shí)間長(cháng)。由于重點(diǎn)工程建設工期長(cháng)，因此在建設過(guò)程中各種文件材料的形成積累、歸檔的時(shí)間也相應較長(cháng)。(4)門(mén)類(lèi)繁多，所涉及的學(xué)科和專(zhuān)業(yè)技術(shù)面廣。如涉及勘察、地質(zhì)、水文、測繪、環(huán)保、氣象、地震、設計、建設施工、設備、管道安裝等不同專(zhuān)業(yè)，是專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員智慧和勞動(dòng)的結晶。
工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1、檔案意識薄弱，管理機制不完善。
當前，許多參加重點(diǎn)工程建設的單位檔案意識薄弱，對工程建設檔案工作缺乏應有的重視，在項目建設過(guò)程中存在“重建設、輕檔案”的思想，沒(méi)有認識到重點(diǎn)工程檔案是項目建設和管理的重要依據，缺乏歷史責任感。特別是在施工階段，由于施工任務(wù)重，參建單位往往比較重視工程建設的進(jìn)度、質(zhì)量、資金等問(wèn)題，而忽視了檔案工作，待到工程要竣工驗收時(shí)，才投入大量的人力、物力，突擊補充檔案資料，以應付竣工驗收。這種“秋后算帳”的工作方式，致使工程檔案的成套性、準確性、真實(shí)性得不到保障，從而影響到日后該工程檔案的利用。另一方面，重點(diǎn)工程檔案管理機制不完善，沒(méi)有形成有效的管理網(wǎng)絡(luò )。一是建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案工作職責不清，缺乏配合與溝通，造成資料運行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完整得不到保證，直接影響了工程檔案的收集歸檔工作;二是檔案人員職責不清，檔案資料流向網(wǎng)絡(luò )不健全，使得工程建設中人員變動(dòng)導致人走檔走、人走檔案無(wú)人做的現象出現，影響了檔案工作的質(zhì)量;三是一些地方檔案管理部門(mén)針對重點(diǎn)工程檔案管理工作雖然制定了規章制度，但在執行上卻存在“軟”的現象。
2、檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高
在重點(diǎn)工程建設中，檔案工作人員一般是新同志多，工程技術(shù)人員多，有的甚至臨時(shí)抽調，身兼數職，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓，缺乏工程檔案知識，很難適應重點(diǎn)工程檔案管理工作的需要。另一方面，檔案管理人員由于缺乏應有的工程技術(shù)知識或檔案專(zhuān)業(yè)知識，文化水平不高，且人員又不固定，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規范等問(wèn)題，嚴重影響了工程檔案歸檔質(zhì)量。
3、檔案移交不及時(shí)，質(zhì)量有待提高
因為重點(diǎn)工程往往地方領(lǐng)導非常重視，有很多工程的報建和驗收手續在領(lǐng)導的批示下，往往是一簡(jiǎn)再簡(jiǎn)，因此給城建檔案管理部門(mén)收集該類(lèi)工程檔案造成了一定的困難。而且不少重點(diǎn)工程在建期間都是由政府職能部門(mén)抽調人員臨時(shí)組成“工程建設指揮部”，工程完工后，“指揮部”解散，管理權限移交導致工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料得不到足夠的重視，報送的重點(diǎn)工程檔案普遍存在成套性差，準確性、真實(shí)性、完整性不夠，材料歸檔不齊、內容缺項、漏項、簽章手續不到位、隱蔽工程驗收記錄不準確、整理不規范、圓珠筆和復印件居多、竣工圖編制更改不規范、不真實(shí)、不完整等現象，導致重點(diǎn)工程檔案不能真實(shí)反映情況，不能發(fā)揮應有的依據及憑證作用，給日后的維護和利用帶來(lái)困難。
加強工程檔案管理的對策和建議
1、健全管理機制，完善法規體系
一是要根據項目的規模、特點(diǎn)和需要，合理配備檔案管理人員，建立相配套的網(wǎng)絡(luò )管理體系。明確一位項目主管領(lǐng)導主抓項目檔案工作，安排一名既懂業(yè)務(wù)又有責任心的檔案人員，全程跟蹤在建工程的整套檔案，確保工程檔案系統、完整、準確、規范。二是建立健全并嚴格執行法律、法規，制定切合實(shí)際、行之有效的檔案管理體制和工作程序。對一些重點(diǎn)建設項目檔案管理不規范的現象，要加強對重點(diǎn)建設項目檔案管理的立法和建章立制，以規范重點(diǎn)建設項目檔案的管理秩序。應對重點(diǎn)建設項目檔案的管轄范圍、登記、申報、驗收、審批等程序，驗收標準以及重點(diǎn)建設項目檔案管理中的違法違規行為的糾正處理等問(wèn)題做出明確、具體的規定。通過(guò)健全的管理機制和完善的法規體系來(lái)不斷增強重點(diǎn)建設項目單位的檔案意識，保證重點(diǎn)建設醒目檔案的完整、準確和安全。
2、加強溝通協(xié)調，做好跟蹤服務(wù)
重點(diǎn)建設項目規模大、周期長(cháng)、涉及部門(mén)多，要做好重點(diǎn)建設項目的檔案工作僅靠城建檔案管理部門(mén)的努力是遠遠不夠的，需要很多相關(guān)部門(mén)的共同重視和支持。因此我們要做好這項工作，一是要注重與有關(guān)部門(mén)的溝通與聯(lián)系，充分發(fā)揮他們的職能作用，積極爭取各相關(guān)部門(mén)對重點(diǎn)建設項目檔案工作的重視和支持，形成一個(gè)齊抓共管的良好局面。二是要主動(dòng)出擊。在獲取重點(diǎn)工程計劃安排信息后及時(shí)與建設單位或“重點(diǎn)工程指揮部”取得聯(lián)系，根據項目的實(shí)際情況提出具體的檔案收集、整理、移交、驗收等工作要求。在工程建設過(guò)程中，要經(jīng)常深入工地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導和跟蹤服務(wù)，幫助工程項目資料員學(xué)習和理解有關(guān)標準和規范，掌握業(yè)務(wù)技能，提高業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，隨時(shí)了解工程進(jìn)度及現場(chǎng)施工文件材料的形成情況，定期或不定期的進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。
3、加強監督工作，及時(shí)督促歸檔
由于重點(diǎn)工程存在著(zhù)一些特殊性，通常的行政程序對其難以產(chǎn)生有力的制約。因此，城建檔案管理部門(mén)要主動(dòng)介入，掌握工作的主動(dòng)權。一是要根據相關(guān)法律法規和文件要求，與建設單位或工程指揮部簽訂重點(diǎn)工程竣工檔案驗收移交協(xié)議，規定其在工程竣工時(shí)，工程檔案必須移交城建檔案館驗收后，工程方方可竣工驗收。二是要密切與建管部門(mén)溝通，在工程管理或質(zhì)量管理部門(mén)進(jìn)行項目階段審查驗收時(shí)，要有檔案管理部門(mén)人員參加檢查指導工程檔案工作，把工程檔案的質(zhì)量同工程質(zhì)量一起抓。三是檔案要及時(shí)歸檔。工程竣工后，在一定期限內必須向檔案管理部門(mén)報送竣工檔案，以確保重點(diǎn)工程檔案的順利歸檔。
4、加大人才培養，提高人員素質(zhì)
面對我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展的新形勢，以及信息化的快速發(fā)展，要做好重點(diǎn)建設工程項目檔案工作，必須加大檔案人才的培養力度，提高檔案人員的素質(zhì)。對現有的檔案人員，我們可以通過(guò)委培、進(jìn)修、培訓的方式，拓寬其知識面、優(yōu)化知識結構。同時(shí)培訓內容要因需設計，將培訓內容與實(shí)際工作相結合。除加強專(zhuān)業(yè)理論知識學(xué)習外，應加大計算機知識的學(xué)習，重視網(wǎng)絡(luò )知識教育，同時(shí)還要具備一定的外語(yǔ)水平，為重點(diǎn)工程檔案建設服務(wù)，以適應新時(shí)期檔案工作的需要。
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