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如何有效編制崗位工作說(shuō)明書(shū)

時(shí)間:2020-12-10 15:43:20 崗位說(shuō)明書(shū) 我要投稿

如何有效編制崗位工作說(shuō)明書(shū)

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如何有效編制崗位工作說(shuō)明書(shū)

  一、存在的不足

  目前,幾個(gè)公司的崗位工作說(shuō)明書(shū)模版皆不相同,有的公司有每日、周、月、季度、半年、年工作說(shuō)明,有的公司沒(méi)有;有的公司有部門(mén)架構及定崗定編描述,有的公司沒(méi)有;等等 。編制崗位工作說(shuō)明書(shū)大多在以前文件格式與內容基礎上結合自己的經(jīng)驗稍做修改。反映出的問(wèn)題是,很多同事對編制崗位說(shuō)明書(shū)的基本原理了解不全面,對崗位說(shuō)明書(shū)的作用認識不全面,造成編制出的崗位說(shuō)明書(shū)存在這樣或那樣的缺陷。

  二、何謂崗位工作說(shuō)明書(shū)?有何意義?

  定義:在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標的指引下,結合崗位工作調查、研究、分析,得出各崗位對什么目標負責、圍繞目標做什么任務(wù)、如何高效做、責權利能如何對等的崗位綜合說(shuō)明。它是將組織目標、任務(wù)分解到部門(mén)/崗位目標、任務(wù)的管理技術(shù)。

  簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),就是責、權、利、能的闡述。

  責=責(目標)+任(任務(wù))+常規工作說(shuō)明(日、周、月、季、年度工作)

  權=履行責任所對等的權限,權限本質(zhì)上是一種資源

  利=利(薪酬)+益(績(jì)效)

  能=崗位勝任力矩陣+培訓矩陣

  作用:崗位工作說(shuō)明書(shū)是企業(yè)人力資源管理的基礎,既是目標管理下達、招聘及錄用、人崗匹配度分析、績(jì)效評估、崗位價(jià)值評估、人力資源開(kāi)發(fā)等的依據,也是新員工入職培訓教材及勞動(dòng)合同的附件。具有多重意義與價(jià)值。

  三、崗位工作說(shuō)明書(shū)編制要求

  編制崗位工作說(shuō)明書(shū)有6大要求:

  1)文字簡(jiǎn)單明了、淺顯易懂;

  2)越具體越好,避免形式化、書(shū)面化;

  3)抓大放小,突出重點(diǎn);

  4)圍繞目標展開(kāi)設計;

  5)項目齊全:目標矩陣、崗位目的、責任、例行工作說(shuō)明、工作關(guān)系、權限、任職的基本能力要求、薪資收入標準與變化的條件與要求等;

  6)動(dòng)態(tài)改進(jìn):分常規調整與動(dòng)態(tài)調整。

  四、崗位工作說(shuō)明書(shū)編制要點(diǎn)有哪些?

  一個(gè)完整的部門(mén)崗位工作說(shuō)明書(shū)應包括如下內容:目標矩陣、部門(mén)職能(職責與權限),崗位責、權、利,崗位例行工作說(shuō)明、崗位勝任力矩陣、培訓矩陣等內容。

  1)目標矩陣:指將本部門(mén)所有的目標指標分解到本部門(mén)各崗位的矩陣表。目標指標要求包括財務(wù)層面、客戶(hù)價(jià)值層面、管理改善層面、學(xué)習與成長(cháng)層面等四個(gè)緯度的指標。它是公司目標分解到部門(mén)目標、部門(mén)目標分解到崗位目標的過(guò)程。

  2)部門(mén)職責:包括部門(mén)基本信息、部門(mén)職能、部門(mén)權限三大內容。

  部門(mén)職能:圍繞部門(mén)模塊展開(kāi)設計,如人力資源部門(mén)職能就是人力資源六大模塊,然后再將每個(gè)模塊的.內容進(jìn)行描述(正常為2-4條)。本質(zhì)上,部門(mén)職能=部門(mén)所有崗位職責之和,它是崗位職責分解的依據。

  部門(mén)權限:分為業(yè)務(wù)權限、人事權限、財務(wù)權限,其中人事權限、財務(wù)權限一般只有管理層才享有,職員更多的是業(yè)務(wù)權限(即開(kāi)展工作所擁有的權限)。權限包括:提報權、審核權、審批權、執行權、知情權、監督權。其中,審核權、審批權、知情權是一種權限,提報權、執行權、監督權是一種責任。

  3)例行工作說(shuō)明:包括每日、每周、每月、每季、每半年、每年的例行工作,包括工作描述、完成時(shí)間、表單/工具三部分。

  工作描述=任務(wù)+輸出結果,即:既要描述做哪些工作,同時(shí)要說(shuō)明這些工作的輸出結果或效果(即要達到什么結果或效果)。

  完成時(shí)間:完成時(shí)間要精確、量化描述。

  表單/工具:指做這項工具所涉及到的表單與工具,使我們清楚知道如何做。

  4)職業(yè)發(fā)展通道:包括縱向與橫向兩種發(fā)展通道,每種通道又可分為技術(shù)崗位、管理崗位、銷(xiāo)售崗位通道。

  縱向發(fā)展通道:指在本部門(mén)的職業(yè)發(fā)展通道。

  橫向發(fā)展通道:指在平行部門(mén)的職業(yè)發(fā)展通道。

  5)能力矩陣:包括崗位勝任力矩陣及培訓矩陣兩部分。

  崗位勝任力矩陣:包括任職資格、勝任力、創(chuàng )新力三個(gè)部門(mén)。崗位勝任力源于崗位目標與崗位職責,即履行崗位職責要具備什么樣的能力。目標越高,勝任力要求越高。

  勝任力包括專(zhuān)業(yè)操作技能、經(jīng)營(yíng)管理技能兩個(gè)方面的內容,基層職員側重于專(zhuān)業(yè)操作類(lèi)技能,中層管理者側重于管理類(lèi)技能,高層管理者側重于經(jīng)營(yíng)類(lèi)技能。

  崗位勝任力是重要的學(xué)習與成長(cháng)類(lèi)指標,每年底可以評估本部門(mén)員工的崗位勝任力平均得分(標準分是100分),列出次年崗位勝任力提升目標,結合人崗匹配度分析,找出各員工能力優(yōu)劣項,列出針對性幫扶計劃,提升員工能力。

  培訓矩陣:圍繞崗位勝任力矩陣建立崗位培訓矩陣,培訓內容包括:公共培訓(指企業(yè)文化、公司制度、安全作業(yè)等,由人力企管部主導培訓)、基礎培訓(指崗位說(shuō)明書(shū)、相關(guān)流程等,由部門(mén)負責人主導培訓)、技能培訓(指根據崗位勝任力形成的專(zhuān)業(yè)技能、管理技能培訓,由部門(mén)負責人安排培訓)、信息化培訓(指辦公軟件、信息化軟件等培訓,由專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行培訓)。

  此文更多的是拋磚引玉,具體操作可參照《崗位工作說(shuō)明書(shū)編制模版》進(jìn)行。需要注意的是,我們在編制崗位工作說(shuō)明書(shū)的過(guò)程中,務(wù)必要從“效率”角度來(lái)重新分析、重組我們的工作,即要砍掉不作為、無(wú)作為、亂作為工作內容,增加真正對目標有貢獻的重點(diǎn)工作,明確提升工作效率的方法。

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