合同管理辦法

　　合同管理的任務(wù)必須由一定的組織機構和人員來(lái)完成

　　合同管理辦法

　　第一章 總 則

　　第一條 為規范公司的合同管理工作、滿(mǎn)足合同管理工作需要，實(shí)現公司合同管理的制度化，預防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護公司合法權益，根據《中華人民共和國合同法》和有關(guān)的法律、法規，結合公司實(shí)際情況制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動(dòng)。

　　勞動(dòng)合同的管理按照上級勞動(dòng)人事部門(mén)的有關(guān)規定執行，借款合同、財產(chǎn)保險合同按公司財務(wù)部門(mén)要求執行。

　　第三條 本規定所稱(chēng)合同，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　　第四條 本辦法所稱(chēng)合同管理，是指公司制定和修改有關(guān)合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理等進(jìn)行監督、檢查與考核等全過(guò)程的管理活動(dòng)。

　　第五條 合同經(jīng)辦部門(mén)負責本部門(mén)合同的訂立和管理工作，實(shí)行“誰(shuí)訂立，誰(shuí)負責”和“誰(shuí)主管，誰(shuí)負責”。主要職責為：

　　1、負責組織本部門(mén)職責分工范圍內的合同談判，擬定合同條款;

　　2、全面準確地填寫(xiě)合同條款，必要時(shí)組織進(jìn)行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續;

　　3、負責合同履行跟蹤，追蹤合同標的的內外質(zhì)量，收集使用單位意見(jiàn);

　　4、及時(shí)妥善辦理合同的變更或解除事宜，并報管理規劃部和有關(guān)領(lǐng)導審查、批準;

　　5、及時(shí)向合同管理部門(mén)報送合同正本、招投標文件以及合同有關(guān)的各種紀要、變更澄清等資料，及時(shí)反映合同履行中出現的法律問(wèn)題;

　　6、參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟，負責提供有關(guān)的一切資料;

　　7、安排專(zhuān)人負責合同管理工作，及時(shí)做好本部門(mén)合同副本及有關(guān)文件的歸檔工作，建立本部門(mén)合同臺賬;

　　訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進(jìn)行協(xié)商，統一意見(jiàn)，然后簽約。對于涉及多個(gè)部門(mén)或難以確定由哪個(gè)部門(mén)作為合同經(jīng)辦部門(mén)的，由與該項業(yè)務(wù)最相近的部門(mén)負責，或由與該項業(yè)務(wù)最相近的上級主管領(lǐng)導確定哪個(gè)部門(mén)作為合同的經(jīng)辦部門(mén)。

　　第二章 合同管理部門(mén)

　　第六條 管理規劃部為公司合同管理的主管部門(mén)，統一管理公司的合同工作。其主要職責是：

　　1、負責擬定、修訂合同管理制度，并組織實(shí)施;

　　2、組織宣傳貫徹《合同法》及相關(guān)法律法規，組織對各業(yè)務(wù)部門(mén)合同經(jīng)辦人的培訓;

　　3、參與公司對外訂立重大合同的談判;

　　4、參與標書(shū)評審和合同評審;

　　5、對合同訂立、變更及解除進(jìn)行審查把關(guān);

　　6、負責公司本部及所屬各單位的各類(lèi)合同執行情況的監督檢查;

　　7、負責公司合同專(zhuān)用章的管理;

　　8、負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理;

　　9、協(xié)調單位內部和外部合同關(guān)系，對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟;

　　10、合同管理中需要解決的其他問(wèn)題。

　　第七條 公司財務(wù)部是合同財務(wù)監督部門(mén)，主要職責：

　　1、負責從財務(wù)角度審查和監督合同的訂立和履行情況，注重在價(jià)格、結算方式、票據等方面進(jìn)行審查把關(guān);

　　2、負責發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。核對發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內容與合同內容是否一致;合同批準程序是否符合規定，程序不完備的，拒絕付款;

　　3、負責按合同結算條款收、付款;

　　第八條 其他相關(guān)單位的職責：

　　1、申購單位負責向管理部門(mén)提供本單位所需物品的規格、型號、數量、質(zhì)量、時(shí)間要求等;需要進(jìn)行工程建筑施工的單位，負責向主管部門(mén)提供包括維修、改造、新建、擴建工程建設的需求報告;

　　2、質(zhì)量驗收小組負責對購進(jìn)機器設備、材料、燃料等進(jìn)行驗收，并出具驗收報告;

　　3、驗收單位負責對驗收合格的機器設備、材料、燃料等辦理入庫手續;

　　4、配合管理規劃部進(jìn)行重大合同審查或評審，并簽署審查或評審意見(jiàn);

　　第三章 合同的訂立

　　第九條 訂立合同應嚴格按《中華人民共和國合同法》的要求及本辦法的有關(guān)規定，必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。

　　第十條 合同訂立的程序

　　1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序

　　資信審查—→接受要約邀請 —→合同填寫(xiě)—→審查—→批準—→簽章。

　　2、我方提出要約邀請的合同訂立程序

　　對方資信情況審核—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫(xiě)—→審查—→批準—→簽章。

　　3、通過(guò)招標訂立合同的程序

　　市場(chǎng)調查—→標書(shū)制作、發(fā)放—→接收投標—→評審—→定標—→訂立合同—→審查—→批準—→簽章。

　　4、設備、材料、物資買(mǎi)賣(mài)合同的訂立程序

　　計劃準備—→考察小組對標的咨詢(xún)(質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等)—→資信審查—→技術(shù)或商務(wù)談判—→草擬合同文本—→審查—→批準—→簽章。

　　第十一條 合同簽訂內容一般包括以下條款：

　　1、當事人名稱(chēng)(或姓名)、住所、法人代表人姓名及職務(wù)、開(kāi)戶(hù)銀行及賬號;

　　2、標的或標的物(指貨物、勞務(wù)、工程項目等)名稱(chēng)、型號、規格等;

　　3、數量和質(zhì)量，包括適用規范、質(zhì)量標準和檢測方式等;

　　4、價(jià)款或酬金;

　　5、履行的期限、地點(diǎn)和方式;

　　6、違約責任;

　　7、合同爭議的解決方法;

　　8、合同訂立的時(shí)間、地點(diǎn);

　　9、根據法律規定或合同性質(zhì)應當具備的其他條款。

　　對數量、質(zhì)量、履行期限限和方式等有特殊要求的，應當在合同中予以特別明確。

　　第十二條 合同內容應符合下列要求：

　　1、主體合格、標的明確、手續完備;

　　2、條款齊全、意思表示真實(shí);

　　3、文字清晰、語(yǔ)言規范;

　　4、無(wú)矛盾條款、無(wú)空白條款。

　　5、數據電文合同信息可以調取以備日后查用，有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成并保持完整性，同時(shí)可以將信息展示。

　　6、訂立合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進(jìn)行協(xié)商，統一意見(jiàn)，然后簽約。對于涉及多個(gè)部門(mén)或難以確定由哪個(gè)部門(mén)作為合同經(jīng)辦部門(mén)的，由與該項業(yè)務(wù)最相關(guān)的部門(mén)或該項業(yè)務(wù)最相關(guān)的上級主管領(lǐng)導，確定哪個(gè)部門(mén)作為合同的經(jīng)辦部門(mén)。

　　第四章 合同的審查

　　第十三條 合同訂立前，合同承辦部門(mén)應當審查對方的資信狀況和履約能力，內容包括：

　　1、社會(huì )信譽(yù)(近三年是否有重大違約，是否涉及重大經(jīng)濟糾紛或經(jīng)濟犯罪案件等)和履約能力(如生產(chǎn)能力、支付能力、運輸能力等);

　　2、審查營(yíng)業(yè)執照是否真實(shí)、有效;

　　3、核實(shí)對方的資產(chǎn)(資金)證明;

　　4、審查合同對方的資質(zhì)等級證書(shū);

　　5、審查法人證書(shū)及法人委托證書(shū);

　　6、根據合同性質(zhì)需要審查的其他內容。

　　合同對方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無(wú)有效授權的，不得與其簽訂合同。

　　第十四條 經(jīng)辦部門(mén)組織對合同進(jìn)行業(yè)務(wù)性審查，審查的內容為：

　　1、對方當事人是否具有簽約主體資格;

　　2、是否各方談判、協(xié)商的一致意見(jiàn)，是否符合決策部門(mén)的決策意見(jiàn);

　　3、是否違反公司的規章制度;

　　4、是否超越業(yè)務(wù)權限;

　　5、語(yǔ)言是否準確、通順。

　　第十五條 合同管理部門(mén)對合同進(jìn)行合法性審查，主要內容包括：

　　1、合同簽訂主體是否符合法律規定;

　　2、條款是否違反法律、法規和司法解釋的規定;

　　3、條款是否有沖突;

　　4、條款是否有歧義;

　　5、條款是否有效維護我公司合法權益;

　　6、條款是否完備。

　　管理規劃部對合同嚴密性可進(jìn)行監督審查。

　　第十六條 提交管理規劃部審查的合同應符合下列要求：

　　1、經(jīng)辦部門(mén)已經(jīng)對合同進(jìn)行了業(yè)務(wù)性審查，涉及財務(wù)事項的已經(jīng)經(jīng)過(guò)財務(wù)部門(mén)審查;

　　2、合同當事人均未在合同合同上簽字蓋章;

　　3、合同約定的內容尚未實(shí)際履行;

　　4、需要同時(shí)附送的材料完備;

　　第十七條 合同管理部門(mén)審查的期限為在收到合同后的3個(gè)工作日內完成，并視情況提出法律意見(jiàn)或解決問(wèn)題的方案，業(yè)務(wù)緊急的，因盡可能滿(mǎn)足業(yè)務(wù)部門(mén)的時(shí)間要求，業(yè)務(wù)特別疑難的，應合理延長(cháng)審查時(shí)間。

　　第十八條 合同管理部門(mén)審查后，出具書(shū)面法律意見(jiàn)書(shū)，對存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，對風(fēng)險做出判斷，并視情況提出防范或降低風(fēng)險的對策。該意見(jiàn)不是最終的決策意見(jiàn)，而是業(yè)務(wù)部門(mén)做出決策的重要參考。

　　第十九條 合同報送法人代表或授權代表批準時(shí)，必須將法律意見(jiàn)書(shū)做為附件一并報送，根據批準人的要求對采納部分和不采納部分進(jìn)行說(shuō)明，經(jīng)辦部門(mén)合同存檔時(shí)也應將法律意見(jiàn)書(shū)一并存檔。

　　第二十條 同一內容合同一般審查一次，由經(jīng)辦部門(mén)對采納部分進(jìn)行修改，特殊情況需要再次報送審查的，最多進(jìn)行兩次，審查人對合同文本和審查意見(jiàn)一并保存。

　　第二十一條 審查人對合同審查中涉及到的商業(yè)秘密負有保密義務(wù)。

　　第五章 合同的批準

　　第二十二條 公司總經(jīng)理受董事會(huì )及董事長(cháng)的委托，全權處理公司的各類(lèi)業(yè)務(wù)，代表公司對外簽訂合同。公司其他人員對外訂立合同，應得到公司總經(jīng)理的授權并在授權范圍內對外訂立合同。

　　第二十三條 以公司名義簽訂的合同，合同承辦部門(mén)應做好履行合同批準的程序：

　　1、工程承包合同：

　　公司本部土建工程、設備安裝工程的承包合同，由公司預算人員審核總造價(jià)后，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后(金額較大的遞交班子會(huì )討論通過(guò))由公司總經(jīng)理授權副總經(jīng)理簽訂合同。

　　2、銷(xiāo)售合同：

　　公司銷(xiāo)售合同，必須注明單價(jià)、供貨數量、供貨時(shí)間、回款時(shí)間、回款方式等，由公司總經(jīng)理授權主管銷(xiāo)售副總經(jīng)理簽訂有關(guān)合同。

　　如遇索賠、善后處理等有關(guān)事宜，必須經(jīng)合同主管部門(mén)和其它合同監督部門(mén)討論后報班子會(huì )通過(guò)。

　　3、采購合同：

　　公司本部大宗物資、設備及其配件的采購經(jīng)物資部負責招投標后，再報主管副總經(jīng)理批準(金額較大的遞交班子會(huì )討論通過(guò))，最后由公司總經(jīng)理授權副總經(jīng)理簽訂合同。

　　4、其它各類(lèi)合同批準程序：

　　公司本部以公司名義簽訂的其他各類(lèi)合同，經(jīng)合同業(yè)務(wù)部門(mén)擬定后，報主管副總經(jīng)理批準后，有必要時(shí)遞交班子會(huì )討論通過(guò)，由公司總經(jīng)理授權簽訂有關(guān)合同。

　　第二十四條 公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協(xié)工程合同，應嚴格按公司“外協(xié)工程管理規定”有關(guān)內容訂立。

　　第二十五條 以公司名義對外訂立合同應當使用合同專(zhuān)用章，以其他各種公章簽訂合同對本公司不發(fā)生效力，除非公司追認。違反規定簽訂合同的追究有關(guān)人員責任。

　　第六章 合同的履行

　　第二十六條 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門(mén)、人員都必須本著(zhù)“守合同、重信用”的原則，嚴格執行所規定的`權利義務(wù)，確保合同實(shí)際、全面地履行。

　　第二十七條 公司合同實(shí)行合同履約責任制，部門(mén)及單位一把手是合同履約的第一責任人，第一責任人對合同的全面、正確履行負責。

　　第二十八條 各簽約單位、簽約人應隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理或匯報。應當積極妥善地行使抗辯權、代位權、撤銷(xiāo)權、留置權，否則致使合同不能履行或不能完全履行，給公司造成損失的，要追究有關(guān)人員的相應責任。

　　第二十九條 根據合同性質(zhì)，合同執行部門(mén)應按照合同約定的標的物的數量、質(zhì)量等進(jìn)行驗收，對不符合合同約定的，應在法定或約定的期限內向對方當事人提出書(shū)面異議，并督促合同對方繼續履行。

　　第三十條 對于公司為付款方的合同，支付合同價(jià)款時(shí)，須經(jīng)公司領(lǐng)導審批簽字。未經(jīng)合同主管部門(mén)及公司領(lǐng)導簽字，財務(wù)部門(mén)應不予付款。

　　第三十一條 對于公司為付款方的合同，支付最后一筆合同款項時(shí)，合同執行部門(mén)應填寫(xiě)合同履行終結報告，送管理規劃部終止合同。

　　第七章 合同的變更與解除

　　第三十二條 在合同履行過(guò)程中遇到困難，各單位應盡一切努力克服，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時(shí)，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進(jìn)行協(xié)商。

　　第三十三條 對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業(yè)合法權益出發(fā)，從嚴控制。

　　第三十四條 合同需要變更、解除，合同執行部門(mén)應向合同主管部門(mén)提交經(jīng)本部門(mén)負責人簽字的書(shū)面報告，經(jīng)管理規劃部門(mén)審查出具意見(jiàn)后，報法人代表或授權代表簽字同意后方可變更、解除。經(jīng)辦部門(mén)應及時(shí)采取補救措施，盡量減少由此造成的損失。

　　第三十五條 合同變更、解除必須采取書(shū)面形式。

　　第三十六條 合同執行部門(mén)應將變更、解除合同的各種文件、紀要、信函等原件報送合同主管部門(mén)。

　　第三十七條 發(fā)生合同糾紛時(shí)簽約單位應在24小時(shí)內到合同主管部門(mén)提交書(shū)面報告，并根據實(shí)際情況，提出相應的解決以及應對辦法;

　　第三十八條 合同糾紛原則上由簽約單位負責處理，簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內多個(gè)單位的，或簽約單位處理不了的，報主管領(lǐng)導協(xié)調處理。

　　第三十九條 對經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決的合同糾紛，經(jīng)總經(jīng)理同意，可提交上級主管機關(guān)、仲裁部門(mén)或人民法院依法處理。

　　第四十條 合同糾紛的提出，及與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應注意不超過(guò)法律規定的時(shí)效，并考慮有仲裁或起訴的足夠時(shí)間。

　　第四十一條 合同管理部門(mén)處理經(jīng)濟糾紛前，有關(guān)簽約單位必須提供下列證據材料(原件或復印件);

　　1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)以及與合同有關(guān)的附件、文書(shū)、電報、圖表等;

　　2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;

　　3、產(chǎn)品質(zhì)量標準、樣品或鑒定報告;

　　4、貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)帳目;

　　5、有關(guān)違約的證據材料;

　　6、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。

　　第四十二條 合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見(jiàn)的，應訂立書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋合同專(zhuān)用章。

　　第四十三條 合同糾紛處理或執行完畢的，應及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總，統一交合同主管部門(mén)歸檔，以備查考。

　　第八章 合同的管理

　　第四十四條 公司本部各職能部門(mén)訂立的合同，正本由合同主管部門(mén)保管，其副本由各職能部門(mén)保管。

　　第四十五條 以公司名義鑒訂的一切合同，如采購合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標文件的正本由合同主管部門(mén)保管，其副本由財務(wù)部及相關(guān)部門(mén)保管。

　　第四十六條 公司對對外訂立合同的人員，屬于職務(wù)代理的按本辦法第五章授權權限執行，屬于總經(jīng)理特別授權的，按一事一委托的原則，由總經(jīng)理在辦公會(huì )上授權委托，記錄人需將內容寫(xiě)入記錄。不經(jīng)授權的人員一律無(wú)權對外訂立合同。

　　第四十七條 各授權委托人在被授權的范圍、期限內，代表公司對外訂立合同，不得將代理事項自行轉委托他人代理。

　　第四十八條 發(fā)生特殊情況，須外帶合同專(zhuān)用章的，須經(jīng)法定代表人批準，并按規定辦理登記手續。

　　第四十九條 合同專(zhuān)用章的使用應建立臺帳，合同專(zhuān)用章如遺失或被盜，除應立即通知有關(guān)部門(mén)外，還應登報掛失。

　　第五十條 一般情況下，公司不為其他單位和個(gè)人提供擔保，特殊情況下，公司需為外單位提供擔保的，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì )議通過(guò)，總經(jīng)理簽字批準，并加蓋公司印章。

　　第五十一條 合同主管部門(mén)對公司所屬各單位的合同管理情況進(jìn)行不定期的檢查，對合同履行情況進(jìn)行監督。對合同管理較差，達不到本辦法要求但未造成嚴重后果的，由公司予以通報批評，并限期改正、改進(jìn);由于個(gè)人原因造成合同履行困難或造成損失的，由公司追究相應責任，并視情況給予經(jīng)濟處罰;造成重大經(jīng)濟損失的，依法追究法律責任。

　　第九章 附則

　　第五十二條 本辦法由管理規劃部負責解釋和修訂。

　　本辦法沒(méi)有規定的，以合同法、相關(guān)法律法規及本公司其他相關(guān)的規章制度為依據。

　　第五十三條 本辦法自下發(fā)之日開(kāi)始執行，原《合同管理辦法》同時(shí)廢止。公司下發(fā)的其他文件對合同管理與本辦法有抵觸的，以本辦法為準。

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