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公司文件合同管理辦法
公司文件合同管理，可以保存與合同有關(guān)的相關(guān)證據材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時(shí)運用檔案記載的內容，依法維護公司的權益。
公司文件合同管理辦法【1】
第一條為加強公司檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡(jiǎn)稱(chēng)<檔案法>)和有關(guān)法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監督和指導。 。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責:
(一)貫徹執行<檔案法>等有關(guān)法律、法規和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度;
(二)統籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;
(三)指導本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監督、指導本企業(yè)所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。 。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據有關(guān)規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)行監銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的'服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)提供真實(shí)、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng)，應按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20**年9月1日起實(shí)施。<國營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準
公司文件合同管理辦法【2】
一、合同管理總則
1、目的和依據
為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時(shí)解決合同糾紛，維護企業(yè)合法權益，提高經(jīng)濟效益，根據《中華人民共和國合同法》和有關(guān)政府部門(mén)規定，結合公司的實(shí)際情況，制定本制度。
2、適用范圍
本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟組織、自然人或相互之間簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同、保險合同等。
3、合同管理原則
合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關(guān)，跟蹤監督，及時(shí)調處，維護企業(yè)合法權益的原則。
簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規、規章，參照有關(guān)政策。
4、保守商業(yè)秘密
管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應當為公司保守商業(yè)秘密。
二、合同管理職責
1、企業(yè)合同管理部門(mén)(法務(wù)部)的主要合同管理職責
1)、認真學(xué)習、貫徹執行《中華人民共和國合同法》和有關(guān)條例，依法保護本企業(yè)的合法權益。
2)、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實(shí)施合同管理工作。
3)、審查合同，防止不完善或不合法的合同出現。
4)、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。
5)、做好合同統計、歸檔、保管工作。
6)、監督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。
7)、宣傳合同法和有關(guān)法規，培訓合同管理人員和業(yè)務(wù)人員、采購人員。
8)、依法處理本公司的合同糾紛。
9)、制止公司或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)。
10)、按期統計、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導匯報。
2、供銷(xiāo)部門(mén)的主要職責
1)、依法簽訂、變更、解除本部門(mén)的合同。
2)、嚴格審查本部門(mén)所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會(huì )審。
3)、對所簽合同，認真執行，并定期自查合同履行情況。
4)、在合同履行過(guò)程中，加強與其它各有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，發(fā)生問(wèn)題及時(shí)向法務(wù)部通報。
5)、本部門(mén)合同的登記、統計、歸檔工作。
6)、協(xié)助法務(wù)部對合同糾紛的處理。
3、財務(wù)部門(mén)的主要職責
1)、加強與供銷(xiāo)等有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)通報合同履行中的應收應付情況。
2)、做好與合同有關(guān)的應收應付款項的統計、分析，提出處理建議、妥善保管收、付憑證。
3)、配合法務(wù)部做好合同管理工作。
三、合同審簽管理
1、公司對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權，任何人不得以公司名義對外簽訂合同。
2、嚴禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉借其他單位或個(gè)人使用。介紹信的存根應當保存五年，以備核查。
3、除及時(shí)清結者外，合同應當采用書(shū)面形式，合同文本應當采用法務(wù)部發(fā)布的合同示范文本;合同相對方提供的合同文本必須送交法務(wù)部審核。
4、所有合同都應按順序由法務(wù)部統一編號。
5、合同及其有關(guān)的書(shū)面材料，應當語(yǔ)言規范，字跡(符號)清晰，條款完整，內容具體，用語(yǔ)準確、無(wú)歧義。
6、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱(chēng)或者姓名和住所，標的，數量和質(zhì)量，價(jià)款和報酬，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責任及解決爭議的方法等。
7、對于合同標的沒(méi)有國家標準又難以用書(shū)面確切描述的，應當封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分公司經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理或主管負責保管。
8、訂立依法可以設定擔�；蛘邔Ψ疆斒氯说穆募s能力沒(méi)有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。
對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的.主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規定進(jìn)行審查。
9、對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。
11、簽訂合同，應當加蓋單位的合同專(zhuān)用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專(zhuān)用章或公章。單份合同文本達二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。
四、合同審簽程序
1、簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。
◆ 對法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復印專(zhuān)用章的公司法人營(yíng)業(yè)執照或營(yíng)業(yè)執照的副本復印件(必須有最近年檢章)。
◆ 對非法人經(jīng)濟組織，應當審查其是否按法律規定登記并領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執照。對分支機構或是事業(yè)單位和社會(huì )團體設立的經(jīng)營(yíng)單位，除審查其經(jīng)營(yíng)范圍外，還應同時(shí)審查其所從屬的法人主體資格。
◆ 對外方當事人的資格審查，應調查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱(chēng)、地址、法定代表人姓名、國籍及公司或組織注冊地。
2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。
◆ 代理人職務(wù)資格證明及個(gè)人身份證;
◆ 被代理人簽發(fā)的授權委托書(shū);
◆ 代理行為是否超越了代理權限或代理權是否超出了代理期限。
3、簽訂合同，必須認真審查對方當事人的履約能力。
4、簽訂合同，應當仔細審查對方當事人提供的有關(guān)證明資料，必要時(shí)應到簽發(fā)部門(mén)進(jìn)行驗證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。對方當事人提供的各種證明資料中所使用的當事人名稱(chēng)、印章等內容必須完全一致。
5、下列資料不能作為主體資格和履約能力的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。
◆ 名片;
◆ 廠(chǎng)家介紹、產(chǎn)品介紹等資料;
◆ 各類(lèi)廣告、宣傳資料;
◆ 各類(lèi)電話(huà)、BP機等通訊工具號碼;
◆ 對方當事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見(jiàn)證而復制的或未與原件核對無(wú)異的復印資料。
6、合同承辦人應將合同的副本一份及時(shí)送交本單位財務(wù)部門(mén)備案，作為財務(wù)部門(mén)收付款物的依據。
五、合同履行、變更和解除
1、合同履約管理
1)、法定代表人、公司總經(jīng)理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門(mén)和人員具體負責其訂立合同的履行。
2)、在履行合同過(guò)程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調查。如發(fā)現問(wèn)題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負責人同意，可實(shí)地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。
3)、接收標的必須經(jīng)過(guò)嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度和合同約定的標的應在法定期限內及時(shí)提出書(shū)面異議。
4)、合同結算必須通過(guò)本單位財務(wù)部門(mén)進(jìn)行。對合法有效的合同，財務(wù)部門(mén)必須在合同約定的期限內結算。對未經(jīng)合法授權或超權限簽訂的合同，財務(wù)部門(mén)有權拒絕結算。
5)、凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書(shū)、電傳、信函、電話(huà)記錄都應作為履約證據留存。
對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。
我方當事人收到對方當事人通過(guò)郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí)，應當連同信封一并收存。通過(guò)郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí)，必須使用掛號信函，并保存郵局收據、回執備案。
2、合同的變更和解除
1)、對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書(shū)面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事人的書(shū)面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。
2)、我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí)，應當及時(shí)收集有關(guān)證據，并立即以書(shū)面形式通知對方當事人，同時(shí)積極采取補救措施，減少損失。
3)、發(fā)現對方當事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關(guān)證據，及時(shí)向法務(wù)部報告。
4)、我方當事人因故變更或解除合同，應當及時(shí)以書(shū)面形式通知對方當事人，說(shuō)明變更或解除合同的原因和請求對方書(shū)面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。
六、合同糾紛處理
1、合同糾紛管理
1)、為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內進(jìn)行。
2)、發(fā)現對方當事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，應當立即向單位負責人報告并向公安機關(guān)報案。
3)、合同承辦部門(mén)、人員應配合好公司法務(wù)部參加仲裁或訴訟。
4)、合同糾紛發(fā)生后，可以通過(guò)協(xié)商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。
5)、合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的，應當及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。
6)、解決合同糾紛的申請書(shū)、起訴書(shū)、證據、答辯書(shū)、協(xié)議書(shū)、調解書(shū)、仲裁書(shū)、裁定書(shū)、判決書(shū)等，在結案后十日內，由承辦人送交法務(wù)部備案。
2、合同糾紛處理程序
1)、發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門(mén)、人員應立即報告分管領(lǐng)導和法務(wù)部、公司領(lǐng)導，法務(wù)部、供銷(xiāo)部門(mén)、財務(wù)部等相關(guān)部門(mén)應當及時(shí)提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。
2)、在處理合同糾紛過(guò)程中，對于可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執行或者難以執行的案件，應當及時(shí)向法院申請財產(chǎn)保全。
3)、合同糾紛發(fā)生后，應當依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據。在證據可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請保全證據。
4)、向法院提供原始證據時(shí)，必須先行復制，并請求法院的承辦人員出具證據收執。
七、合同資料管理
1、檔案資料內容
下列資料可以作為合同檔案:
◆ 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;
◆ 對方當事人的法人營(yíng)業(yè)執照、營(yíng)業(yè)執照、事業(yè)法人執照的副本復印件;
◆ 對方當事人履約能力證明資料復印件;
◆ 對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權委托書(shū)的原件或復印件;
◆ 我方當事人的法定代表人的授權委托書(shū)的原件和復印件;
◆ 對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;
◆ 雙方簽訂或履行合同的往來(lái)電報、電傳、信函、電話(huà)記錄等書(shū)面材料和視聽(tīng)材料;
◆ 登記、見(jiàn)證、鑒證、公證等文書(shū)資料;
◆ 合同正本、副本及變更、解除合同的書(shū)面協(xié)議;
◆ 標的驗收記錄;
◆ 交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。
2、合同資料歸檔、統計與管理
1)、公司所有合同都必須統一編號，由法務(wù)部妥善保管。
2)、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續后十日內，應將合同檔案資料移交法務(wù)部。
八、附則
1、凡因未按規定處理合同事宜、未及時(shí)匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究相關(guān)負責人和責任人的經(jīng)濟和行政責任。
2、法務(wù)部應定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料按合同編號整理，由法務(wù)主管確認后交行政部檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。
3、本制度自 年 月 日起生效實(shí)施。
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