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員工檔案的管理制度（通用29篇）
在現在的社會(huì )生活中，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度對社會(huì )經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會(huì )公共秩序的維護，有著(zhù)十分重要的作用。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的員工檔案的管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
員工檔案的管理制度 1
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動(dòng)。
2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門(mén)按上級和局檔案部門(mén)要求做好應做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的`有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導同志外出開(kāi)會(huì )的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級主管部門(mén)報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導職責
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專(zhuān)（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累，積極配合專(zhuān)（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。
6、負責檢查本單位專(zhuān)（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專(zhuān)（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時(shí)整理。根據本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號編寫(xiě)準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡(jiǎn)明扼要。
4、保管好本部門(mén)應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導和督促檢查，按規定時(shí)間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
員工檔案的管理制度 2
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(cháng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學(xué)習單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價(jià)，對其學(xué)歷、專(zhuān)長(cháng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料；
3、對員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復查的人事材料；
4、記錄關(guān)于員工在所工作或學(xué)習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類(lèi)表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來(lái)的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個(gè)人情況變更規定。
1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫(xiě)《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(cháng)及專(zhuān)業(yè)技能、獎懲記錄等項目。
2、項目?jì)热萑缬凶兓�，員工應以書(shū)面方式及時(shí)準確地向人事部報告，以便使員工個(gè)人檔案內有關(guān)記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對有效數據的`分析，了解公司人員結構的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實(shí)的基礎。
員工檔案的管理制度 3
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的'應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
員工檔案的管理制度 4
一、必須設有專(zhuān)門(mén)庫房或專(zhuān)柜對各類(lèi)檔案進(jìn)行保管。
二、檔案庫房是機要重地，除管理人員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。
三、庫房要保持清潔和相對溫濕度，以利檔案保管。同時(shí)做好“八防”（防火、防盜、防光、防蟲(chóng)、防灰塵、防潮、防高溫、防有害氣體等）工作。
四、庫房?jì)瘸芗�、檔案裝具和調卷所必須的用具外，不得擺放任何與檔案庫房無(wú)關(guān)的物品，檔案裝具排放，應做到整齊劃一，符合通風(fēng)、防塵要求。
五、根據檔案庫房情況需要，可配備換氣扇、滅火器等專(zhuān)用設備，并定期保養，使庫房環(huán)境處于良好狀態(tài)。溫度基本保持在14—24℃，相對濕度40%—60%之間的規定要求。
六、檔案室要防止陽(yáng)光直射，庫房照明光源應用白熾燈；檔案室不應靠近易燃易爆和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場(chǎng)所。
七、檔案管理人員必須每季度對庫房?jì)鹊?檔案進(jìn)行核對，做到帳物相符。
八、檔案庫房及檔案柜箱鑰匙必須由辦公室專(zhuān)人負責保管，不得丟失。
員工檔案的管理制度 5
一、目的
為更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。
二、歸檔范圍
全體員工之個(gè)人檔案(入職檔案、培訓檔案、績(jì)效管理檔案、離職檔案)、統計資料、勞動(dòng)工資、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責
由行政部專(zhuān)人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門(mén)的`原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案管理內容
(一)員工入職檔案：
1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；
2)員工入職登記表
3)應聘人員登記表；
4)面試記錄及待遇核定事項審批表；
5)筆試結果報告；
6)身份證復印件
7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書(shū)復印件材料
8)離職證明；
9)試用期員工跟蹤表；
10)試用期考核表；
11)各類(lèi)合同及協(xié)議；
12)員工異動(dòng)履歷表.
(二)員工培訓檔案：
1)培訓通知；
2)培訓簽到表；
3)培訓總結報告(或考評結果)；
4)派出培訓審批表；
5)員工外派培訓合同
6)外出培訓反饋表(證書(shū)原件)；
7)員工培訓統計表。
(三)績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。
(四)員工離崗檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
五、人事檔案管理相關(guān)規定
(一)基礎管理
1、原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。
3、人事檔案按入司時(shí)間分類(lèi)存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對檔案袋進(jìn)行編號。人事檔案原則上為永久保存。
4、當在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等)，應及時(shí)將相關(guān)資料復印交人事部歸案，原件當場(chǎng)查驗。
5、調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個(gè)月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
6、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字后歸檔。
7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。
8、人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。
9、檔案應分類(lèi)編號后存放，編簽號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理的科學(xué)化。
(二)檔案的查、借閱
1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個(gè)級別，保密級檔案禁止調閱，只能在檔案室閱覽，不準外借；非保密級檔各部門(mén)因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案審批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準后方可辦理。
2、任何單位一般不得跨部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準后方可辦理。
3、公司級領(lǐng)導、人事行政部可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。
4、所有經(jīng)批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內歸還(特殊情況可延長(cháng)期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規定處理。
5、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。
6、檔案管理人員應做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件四)。
(三)查、借閱檔案注意事項
1、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；
2、不得擅自復制(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。
3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲處。
4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。
六、檔案的銷(xiāo)毀
(一)公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
(二)當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
(三)凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
(四)經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
(五)在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施
本辦法經(jīng)核準后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。
員工檔案的管理制度 6
一、收集歸檔范圍
本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級和下級送來(lái)的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書(shū)信、會(huì )議、電話(huà)記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時(shí)間和要求交本部門(mén)資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會(huì )議、工作會(huì )議、專(zhuān)業(yè)會(huì )議、各級干部會(huì )議的會(huì )議記錄、會(huì )議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡(jiǎn)報、通報、通知。
3、各種綜合的或專(zhuān)題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來(lái)往文書(shū)，對下級的指示、批復、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領(lǐng)導的報告、講話(huà)、發(fā)言稿或提綱、記錄。
7、反映生產(chǎn)、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關(guān)、本地區重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話(huà)記錄、機關(guān)工作日記。
11、年鑒、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。
12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>
13、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來(lái)信及處理材料。
16、本機關(guān)編輯、出版的書(shū)刊、資料樣板。
17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料
1、上級(包括各部門(mén)及派駐本機關(guān)的調查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區工作或問(wèn)題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經(jīng)驗材料。
2、各級領(lǐng)導同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區時(shí)的指示、講話(huà)、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)�、獎旗、獎品�?/p>
4、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì )議，共同進(jìn)行工作，協(xié)作查處案件或問(wèn)題共同署名的文件材料。
2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。
3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)。
4、有關(guān)單位發(fā)來(lái)的重要的、需要執行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的'專(zhuān)題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。
二、歸檔份數
文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。
三、歸檔時(shí)間和方法
(一)凡經(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。
(二)凡各部門(mén)發(fā)出的文件，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(shí)(包括一項已完成或一個(gè)會(huì )議已結束，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等)，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)行該項工作形成的全部文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開(kāi)會(huì )、考察、學(xué)習、參觀(guān)形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動(dòng)結束時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門(mén)要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。ニ�、箼暗仪�
(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線(xiàn)資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來(lái)文與復文一起歸檔。
(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒(méi)有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒(méi)有標明日期的要標上日期。
(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。
(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
員工檔案的管理制度 7
一、勞動(dòng)合同：
1、簽訂勞動(dòng)合同的原則
�。�1）本著(zhù)平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動(dòng)合同的內容必須公正、誠實(shí)、守信。
�。�2）遵守國家法律、法規和政策。
�。�3）以書(shū)面形式明確規定雙方的責任、權利和義務(wù)。
�。�4）雙方嚴格執行。勞動(dòng)合同簽訂后，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將按規定追究違約責任。
�。�5）以酒店經(jīng)營(yíng)目標為中心。
2、勞動(dòng)合同的訂立
�。�1）原在冊的勞動(dòng)合同制員工以及新進(jìn)酒店的人員。
�。�2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動(dòng)合同。
�。�3）勞動(dòng)合同期限分為有固定期限、無(wú)固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動(dòng)合同是指：簽訂一年以上有期限的勞動(dòng)合同；無(wú)固定期限的勞動(dòng)合同是指：在簽定勞動(dòng)合同時(shí)不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動(dòng)合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動(dòng)合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時(shí)間為條件的。
�。�4）新進(jìn)員工應根據簽訂勞動(dòng)合同的年限與有關(guān)規定，確定試用期，試用期最長(cháng)不得超過(guò)2個(gè)月。
�。�5）勞動(dòng)合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動(dòng)法》的有關(guān)規定辦理。
3、簽訂后的勞動(dòng)合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書(shū)按部門(mén)、按序編號歸檔保存。
4、合同到期不續簽的或已解除的勞動(dòng)合同書(shū)均保存2年。
二、員工檔案管理制度
根據《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規的規定，酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實(shí)行“統一領(lǐng)導，分節管理”的原則，維持檔案的真實(shí)、完善與安全，便于將來(lái)使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類(lèi)：
�。�1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的、反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì )經(jīng)歷和德才表現的文件資料。主要包括以下基本內容：?jiǎn)T工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學(xué)歷和評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)及專(zhuān)業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關(guān)方面規定的十個(gè)大類(lèi)進(jìn)行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價(jià)值，還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專(zhuān)人保管。
b、員工人事檔案的.查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí)，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時(shí)，人部部及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
�。�2）員工的工作檔案
從員工進(jìn)入飯店開(kāi)始，記錄員工在為酒店工作過(guò)程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務(wù)表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。
材料包括：?jiǎn)T工求職申請、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料；教育培訓記錄、專(zhuān)業(yè)特長(cháng)與愛(ài)好的資料；工資福利資料；勞動(dòng)業(yè)績(jì)、服務(wù)工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。
對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類(lèi)和歸檔。
2、人事部工作檔案
人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分，分別記錄人事部的工作。
�。�1）人力資源檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動(dòng)合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料），崗位變更資料等。
�。�2）工資福利檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
�。�3）教育培訓檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來(lái)的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
�。�4）行政人事檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
�。�5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
3、檔案保存期
離職人員檔案保存2年。
員工檔案的管理制度 8
1、接收：
凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報告、規定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì )議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門(mén)應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。
2、整理：
�。�1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
�。�2）、酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。
�。�3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類(lèi)檔案。
�。�4）、按照案卷的'排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。
3、保管及利用
�。�1）、酒店檔案應由專(zhuān)人負責保管，并定期進(jìn)行檢查。
�。�2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。
�。�3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑒定和移交
�。�1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導的領(lǐng)導下，組成鑒定小組，按規定進(jìn)行。
�。�2）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)
�。�3）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導批準，由兩人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。
�。�4）、檔案移交要按國家有關(guān)規定執行。
�。�5）、檔案員調動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。
員工檔案的管理制度 9
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類(lèi)標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1．5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的'完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類(lèi)編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意。
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀。
4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4．3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
員工檔案的管理制度 10
一、目的
為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
四、原則
分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平臺進(jìn)行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報告、離職(失業(yè))證明等。
七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準確性，以體現系統時(shí)效性強的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統錄入。
具體時(shí)限要求如下：
1、新員工入職、員工調動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
2、組織機構變動(dòng)、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
3、社會(huì )保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閱
1、調閱員工的人事檔案需填寫(xiě)《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效批準。
2、本部門(mén)員工的人事檔案調閱需經(jīng)部門(mén)主管批準。
3、部門(mén)主管有權調閱其他部門(mén)員工的人事檔案，但需行政人事部門(mén)主管審核，并報總經(jīng)理批準。
4、部門(mén)主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權調閱。
5、調閱檔案原則上在行政人事部門(mén)內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門(mén)，需行政人事部門(mén)主管批準。借閱檔案的'人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閱檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀。部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷(xiāo)毀。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
員工檔案的管理制度 11
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮戶(hù)口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮常住戶(hù)口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿(mǎn)后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權查閱員工原始檔案。
�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷(xiāo)毀。
�。�3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。
�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jì)、培訓檔案：
員工業(yè)績(jì)、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的`復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價(jià)、考核等。
�。�1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案的整理歸檔及日常管理。
�。�2）員工培訓、業(yè)績(jì)檔案實(shí)行分級管理。部門(mén)主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長(cháng)或其指定負責人進(jìn)行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績(jì)檔由人事文員管理。
�。�3）部門(mén)部長(cháng)可以調閱本部門(mén)員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案。
�。�4）員工培訓、業(yè)績(jì)檔案按國家有關(guān)檔案管理規定記入員工的人事檔案。
�。�5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案由人資行政部留存作為備查。
員工檔案的管理制度 12
為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實(shí)際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行，完整地保存本單位在各項活動(dòng)中形成的文件材料，供領(lǐng)導工作決策和各項工作服務(wù)，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動(dòng)中直接形成的應當歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實(shí)記載。
2、本局領(lǐng)導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時(shí)主動(dòng)地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個(gè)人不得據為已有。
3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時(shí)間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務(wù)人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。
7、電子文件實(shí)行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔按照同類(lèi)紙質(zhì)文件的規定定期完成。
8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應的標記；把經(jīng)辦過(guò)程中的情況隨時(shí)記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限內進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進(jìn)行分類(lèi)集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著(zhù)錄應符合國家檔案著(zhù)錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每?jì)赡暌獧C讀抽查一次，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)補救。
10、各科室一般應及時(shí)將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時(shí)做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執一份。
11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開(kāi)發(fā)利用，做到外觀(guān)完好、整潔無(wú)損、記錄的字節數、檢索條目等著(zhù)錄項目與登記一致，確保上機測試無(wú)病毒和百分之百的準確率。
12、隨著(zhù)計算機技術(shù)和設備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應進(jìn)行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問(wèn)題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是存入各類(lèi)檔案的重地，庫房鑰匙由專(zhuān)人保管，非檔案室人員不得入內。
2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。
3、庫房?jì)纫３诌m應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。
4、庫房?jì)冉?jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關(guān)好門(mén)窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房?jì)葒澜鼰�，確保庫房安全。
5、庫房?jì)葯n案分類(lèi)存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房?jì)却娣艂�(gè)人物品或堆放雜物。
6、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的.檔案要及時(shí)進(jìn)行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷(xiāo)帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據。
7、電子檔案應配備專(zhuān)用的電子文件柜，每年定期備份，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環(huán)境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。
8、檔案管理員調動(dòng)工作時(shí)，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。
三、檔案查閱利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時(shí)需辦理查閱登記手續，填寫(xiě)"借閱登記表"。查閱黨組會(huì )議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負責人批準。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，予以查閱。
3、查閱檔案，只限于在指定場(chǎng)所進(jìn)行，未經(jīng)批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
5、查閱檔案和需復�。ú糠只蛉浚n案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。
6、數字檔案查詢(xún)一般通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行，查閱者通過(guò)網(wǎng)上檔案查詢(xún)系統查詢(xún)檔案，檔案管理員接到查詢(xún)申請后，按檔案查借閱權限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。
7、要愛(ài)護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁(yè)、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現有上述情況者，按《檔案法》規定進(jìn)行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時(shí)將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫(xiě)《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進(jìn)行登記，以更好地為社會(huì )主義現代化建設服務(wù)。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強保密觀(guān)念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣(mài)、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。
2、定有密級文件、資料，統一由專(zhuān)人收拆登記，發(fā)送時(shí)不得以普通郵件寄發(fā)。
3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門(mén)和人員使用，查閱時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
4、各科室暫時(shí)保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來(lái)人員隨便翻閱，用后立即歸檔。
5、對定有密級的文件、資料，未經(jīng)密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調離工作時(shí)收回注銷(xiāo)。
6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領(lǐng)導批準。
7、不歸檔的秘密及內部（重復或多�。┪募�、資料，均應登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導批準，按規定統一銷(xiāo)毀，不準擅自處理和當廢紙出售。
8、數字檔案要求配備專(zhuān)門(mén)工作人員負責計算機系統的管理工作，設置計算機操作系統用戶(hù)口令，安裝殺毒軟件，并及時(shí)更新。嚴禁在計算機上運行各種來(lái)歷不明的軟件、游戲等。
9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò )連接，必須實(shí)行物理隔離。
10、對已存儲的電子檔案數據進(jìn)行修改時(shí)，要建立修改臺帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時(shí)，應將有關(guān)數據的內容清空、刪除或將硬盤(pán)摘除，并做計算機修理登記。
11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場(chǎng)所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。
12、定期組織或結合安全保衛工作，進(jìn)行保密教育和保密檢查。
五、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
為了全面地考察室藏檔案的'價(jià)值，確保室藏檔案的質(zhì)量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進(jìn)行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價(jià)值，不得帶有隨意性。
2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進(jìn)行，邀請被鑒定的單位有關(guān)人員參加，根據檔案的保管價(jià)值，對保管期限滿(mǎn)的檔案材料及時(shí)地開(kāi)展鑒定工作。
3、經(jīng)鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案材料，需銷(xiāo)毀的，由鑒定小組提出鑒定意見(jiàn)，編造銷(xiāo)毀清冊，未經(jīng)登記造冊，不得擅自銷(xiāo)毀檔案。
4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò )中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
5、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要有兩人以上監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀前應認真清點(diǎn)核對，在銷(xiāo)毀清冊上簽章，并將銷(xiāo)毀情況報告鑒定小組，銷(xiāo)毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。
6、嚴禁任何人、任何部門(mén)擅自銷(xiāo)毀各類(lèi)室藏檔案和數字檔案。
六、檔案管理員工作職責
1、熱愛(ài)本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率，為本單位的兩個(gè)文明建設服務(wù)。
2、加強與各級、各部門(mén)的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時(shí)歸檔。
3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生。
4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺(jué)做好檔案數據的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。
5、積極開(kāi)展檔案利用，及時(shí)、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領(lǐng)導決策服務(wù)。
6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。
7、切實(shí)做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)差錯。
員工檔案的管理制度 13
1.目的
規范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。
2.適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
3.職責
公司管理部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
4.程序
4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統為平臺進(jìn)行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。
4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人信息表、戶(hù)口本復印件、勞動(dòng)合同等。
4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過(guò)公司檔案管理人員歸檔，而是通過(guò)檔案代保管服務(wù)機構進(jìn)行代保管本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的`收集、維護、應當符合國家法律法規、政策文件的規定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機構由檔案代保管服務(wù)機構工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：?jiǎn)T工在職期間，管理部門(mén)應及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動(dòng)、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門(mén)職工的人事檔案調閱需經(jīng)部門(mén)主管、管理部經(jīng)理批準。
4.6 調閱檔案原則上在管理部門(mén)內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門(mén)、需管理部經(jīng)理批準。
4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀，部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以上銷(xiāo)毀。
員工檔案的管理制度 14
第一章總則
第一條為加強和規范員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規定》，結合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條員工檔案建立范圍
凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì )檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章員工檔案種類(lèi)及運用
第三條個(gè)人社會(huì )檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì )檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉接。
第四條員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個(gè)人社會(huì )檔案的補充，統一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì )檔案。
第五條公司員工內部檔案收集的內容：
1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶(hù)口本(或暫住證)復印件、最高學(xué)歷證書(shū)和職稱(chēng)證書(shū)及職業(yè)資格證書(shū)復印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書(shū)、文件復印件。
2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉正申請表》、職務(wù)任免文件、公司內部調令、社會(huì )保險轉移繳納證明、年度績(jì)效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書(shū)及其他相關(guān)離職手續文件等材料
3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書(shū)、獎懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章員工檔案收集程序和歸檔標準
第六條收集辦法：
1、個(gè)人社會(huì )檔案：個(gè)人社會(huì )檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會(huì )檔案的有效積累。移交社會(huì )檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存備查。
2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類(lèi)資料，在職能部門(mén)內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條歸檔標準：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門(mén)專(zhuān)用章后方可入檔。
第四章員工檔案的借閱
第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的'主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，報公司領(lǐng)導審批。
第九條有關(guān)國家機關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導簽字審批后方予查閱。
第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴格履行登記審批手續。
第十一條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關(guān)規定追究當事人責任。
第五章檔案的轉接
第十二條員工社會(huì )檔案的轉接由本人按照相關(guān)機構的規定自行辦理，原則要求社會(huì )檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉移。
第十三條員工調動(dòng)或離職，其內部檔案內需要移存至社會(huì )檔案的資料由行政人事部負責移存。
第六章員工檔案的存檔期限及銷(xiāo)毀要求
第十四條對于正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)后酌情銷(xiāo)毀。
第十五條對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得銷(xiāo)毀。
第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門(mén)編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來(lái)公司增設的各項與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條員工檔案的銷(xiāo)毀由行政人事部門(mén)負責，在辦理檔案銷(xiāo)毀審批手續后按照國家相關(guān)規定安排專(zhuān)人到專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)毀場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準，任何人不得擅自銷(xiāo)毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷(xiāo)毀者，應視情節給予懲處。
第七章員工檔案管理人員的職責
1、忠于職守，嚴格執行檔案法規及企業(yè)相關(guān)制度，維護員工檔案的真實(shí)性。
2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規定辦理日常的查閱、借用和轉遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進(jìn)員工檔案管理工作的規范化和科學(xué)化。
第十八條本辦法自印發(fā)之日起執行。
員工檔案的管理制度 15
為深化“作風(fēng)建設年”活動(dòng)，加強干部隊伍管理，不斷探索出行之有效的干部工作評價(jià)體系，為全面科學(xué)評價(jià)干部工作業(yè)績(jì)提供依據，努力打破鎮機關(guān)“吃大鍋飯”的`不利局面，切實(shí)轉變干部工作作風(fēng)，提高工作效率。經(jīng)鎮委研究，決定建立鎮機關(guān)工作人員工作業(yè)績(jì)檔案制度。
一、實(shí)行一人一檔管理，對每位鎮機關(guān)工作人員（包括農村工作專(zhuān)職指導員）建立工作業(yè)績(jì)檔案。
二、工作業(yè)績(jì)檔案主要由工作人員出勤情況與工作情況兩部分組成。工作情況包括本職工作、兼職工作和鎮委、鎮政府布置的中心工作完成情況。
三、采取一次建檔，每月入檔的方式，于次月5日前，由鎮組織辦統一對工作人員每月工作業(yè)績(jì)表進(jìn)行整理、歸檔。
四、嚴格歸檔程序，機關(guān)各辦公室要于每月5日前，準時(shí)上報工作計劃表；工作人員在月底對工作進(jìn)行總結，如實(shí)填寫(xiě)工作業(yè)績(jì)表后，上交組織辦；組織辦對工作人員出勤情況進(jìn)行統計與登記，并提交各分管領(lǐng)導進(jìn)行審核認定后，將工作業(yè)績(jì)表歸入檔案。
五、嚴肅檔案紀律，工作人員必須認真、如實(shí)填寫(xiě)每月工作業(yè)績(jì)表，不得虛造、夸大工作成績(jì)；分管領(lǐng)導要認真審核，客觀(guān)評價(jià)。
六、加強檔案管理，組織辦要及時(shí)對工作業(yè)績(jì)表進(jìn)行歸檔，切實(shí)做好檔案管理，防止檔案毀壞、遺失，決不允許出現擅自修改檔案內容的情況發(fā)生，確保檔案材料真實(shí)、準確、完好。
七、鎮考核辦按照《機關(guān)干部績(jì)效考核暫行辦法》對工作人員業(yè)績(jì)情況進(jìn)行考核定檔，定檔分為合格、基本合格、不合格三個(gè)檔次，得分80分以上（含80分）為合格，得分80～60分（含60分）為基本合格，得分60分以下為不合格。一年中出現一次不合格或兩次基本合格的，要給予通報批評、誡勉談話(huà)；出現二次不合格或三次以上基本合格的，要給予扣發(fā)全年考核獎、調離崗位、建議交流或紀律處分。
八、工作人員工作業(yè)績(jì)檔案作為科學(xué)評價(jià)機關(guān)工作人員（包括農村工作專(zhuān)職指導員）工作的主要依據，作為干部提拔使用、競爭上崗，年度考核、年終評優(yōu)評先及獎金發(fā)放的重要依據。
九、工作人員業(yè)績(jì)檔案制度與《鎮干部績(jì)效考核暫行辦法》、《農村工作專(zhuān)職指導員管理辦法》配套施行。
十、本制度自20xx年xx月xx日開(kāi)始實(shí)施。
員工檔案的管理制度 16
一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù)，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。
二、各類(lèi)檔案的借（查）閱，必須填寫(xiě)《檔案借（查）閱申請單》
三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書(shū)指定的委托人，經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程后方可借閱。
四、外單位來(lái)人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長(cháng)簽字批準，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉借、拆開(kāi)、調換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等，要保持檔案的.整潔、完整。
七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷(xiāo)毀等，應立即知會(huì )辦公室進(jìn)行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時(shí)做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時(shí)，應做好清點(diǎn)手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。
員工檔案的管理制度 17
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實(shí)現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的.各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
員工檔案的管理制度 18
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門(mén)檔案資料的完整性、延續性、真實(shí)性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書(shū)立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門(mén)年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會(huì )榮譽(yù)資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類(lèi)造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn)：
(1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi);文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書(shū)檔案的.保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(cháng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類(lèi)存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷(xiāo)毀。
4、銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細則。
4、以往的相關(guān)規定與本辦法不一致的，以本制度為準。
員工檔案的管理制度 19
1.0主要內容及適用范圍
規定公司辦公室各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷(xiāo)毀等管理內容�？蛻�(hù)檔案管理執行《客戶(hù)檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機構
2.1文書(shū)結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;
2.3.2對企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導和監督;
2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理現代化、科學(xué)化。
3.0檔案的種類(lèi)
3.1法規性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規章制度等。
3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、總經(jīng)理辦公會(huì )及其相關(guān)行政會(huì )議等形成的文件和會(huì )議材料、會(huì )議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規劃、開(kāi)發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營(yíng)銷(xiāo)計劃、財務(wù)計劃等。
3.4總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計劃指標、技術(shù)指標、營(yíng)銷(xiāo)指標等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。
3.6憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報的、在日�；顒�(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達標證書(shū)和證明等。
3.8匯報性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報各級主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統計表，以及公司領(lǐng)導在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè )活動(dòng)中，以及在外學(xué)習、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
3.12技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料，按有關(guān)規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的`時(shí)間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據實(shí)際情況適當延長(cháng)。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門(mén)兼職檔案員在規定的歸檔時(shí)間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時(shí)應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地擬寫(xiě)好案卷標題，把案卷內容表達出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門(mén)形成的文件為主，根據文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門(mén)為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進(jìn)行排列，系統地反映問(wèn)題，做到查找方便。
5.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可查閱無(wú)密級檔案。
6.2各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會(huì )有誤。
6.5必要時(shí)，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續。如延長(cháng)借閱時(shí)間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
7.6外來(lái)參觀(guān)人員，統一由負責接待人答復問(wèn)題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷(xiāo)毀
8.1對超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷(xiāo)毀。
8.2經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。
8.3銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí)，應做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時(shí)修補。
員工檔案的管理制度 20
一、 建立《職工安全教育卡》
職工的安全教育檔案管理要求由企業(yè)安全管理部門(mén)統一規范，為每位在職員工建立《職工安全教育卡》。
二、 分級管理
《職工安全教育卡》由職工所屬的安全管理部門(mén)負責保存和管理。車(chē)間人員的《職工安全教育卡》由所屬車(chē)間負責保存和管理;機關(guān)人員(包括干部和工人)的《職工安全教育卡》由企業(yè)安全管理部門(mén)負責保存和管理。
三、 跟蹤管理
《職工安全教育卡》實(shí)行跟蹤管理，職工調動(dòng)單位時(shí)，交由職工本人帶到新單位，由新單位的安全管理人員保存和管理。
四、 職工日常安全教育規定
1. 職工日常安全教育包括：全員安全教育，休息時(shí)間較長(cháng)的節假日的.產(chǎn)前安全培訓等。
2. 職工的日常安全教育由公司安全管理部門(mén)負責組織實(shí)施。
3. 日常安全教育結束后，安全管理部門(mén)負責在職工的《職工安全教育卡》中“安全教育情況記錄”欄內作出相應的記錄。
五、 新入廠(chǎng)職工安全教育規定
1. 新入廠(chǎng)職工必須按規定經(jīng)公司、車(chē)間(或部門(mén))、班組三級安全教育，分別由公司安全部門(mén)、車(chē)間(或部門(mén))安全員、班組安全員在《職工安全教育卡》中“安全教育情況記錄”欄內作出相應的記錄，并簽名。
2. 新入廠(chǎng)職工經(jīng)一級、二級安全教育合格后，帶本人《職工安全教育卡》到廠(chǎng)級安全部門(mén)驗卡開(kāi)票，領(lǐng)勞防用品;然后經(jīng)班組級安全教育合格后，方可上崗。
六、 工作變動(dòng)人員安全教育規定
1. 工作變動(dòng)員工需帶本人《職工安全教育卡》到新單位報到，由車(chē)間(或部門(mén))安全員在“工作變動(dòng)記錄”欄內填寫(xiě)相應的工作變動(dòng)記錄，并分別由車(chē)間(或部門(mén))安全員、班組安全員按規定對其進(jìn)行二、三級安全教育;在“安全教育記錄”欄內填寫(xiě)二、三級安全教育情況。
2. 工作變動(dòng)的職工必須經(jīng)新單位的二、三級安全教育合格后，方可上崗。
七、 變換工種職工安全教育規定
1. 車(chē)間變換工種職工按規定由車(chē)間辦理工種變更審批手續后，由車(chē)間安全員在“工作變更記錄”欄內填寫(xiě)相應的工種變更記錄，并分別由車(chē)間安全員、班組安全員按規定對其進(jìn)行二、三級安全教育;在“安全教育記錄”欄內填寫(xiě)二、三級安全教育情況。
2. 車(chē)間變換工種的人員必須經(jīng)新工種的二、三級安全教育合格后，方可上崗。
八、 機關(guān)人員安全教育規定
1. 機關(guān)人員(包括干部和工人)的日常安全教育由安全管理部門(mén)統一組織，并負責作相應的安全教育記錄。
2. 機關(guān)人員變換工種按規定由部門(mén)辦理工種變更審批手續;機關(guān)人員的換崗教育分別由部分安全員、班組安全員按規定對其進(jìn)行二、三級安全教育;并在“安全教育記錄”欄內填寫(xiě)二、三級安全教育情況。二、三級安全教育合格后，方可上崗。
九、 考核規定
1. 公司安全管理部門(mén)每月抽查《職工安全教育卡》一次。
2. 對丟失《職安全教育卡》的部門(mén)進(jìn)行相應考核。
3. 對未按規定對本部門(mén)職工進(jìn)行安全教育的進(jìn)行相應考核。
4. 對未按規定對本部門(mén)職工的安全教育情況進(jìn)行登記的部門(mén)進(jìn)行相應考核。
員工檔案的管理制度 21
一、目的
為確保員工檔案資料的完整、準確、安全、私密，提高公司的管理效率，促進(jìn)公司的正常運轉和員工的發(fā)展，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有員工在職期間的檔案資料，包括招聘、入職、培訓、晉升、薪酬、員工關(guān)系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力資源部牽頭，經(jīng)公司領(lǐng)導同意后頒布實(shí)施；
2、制定本制度前收集、整理相關(guān)法律法規及公司內部政策規定，充分考慮符合中國法律要求；
3、本制度的修訂由人力資源部根據業(yè)務(wù)需要及時(shí)評估并提出修訂意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導同意后執行。
四、制度內容
1、員工檔案的設置和管理
�。�1）員工檔案包含個(gè)人信息、合同協(xié)議、考勤記錄、績(jì)效考核、培訓證書(shū)、獎懲記錄、離職資料等各種資料。
�。�2）人力資源部負責整理和歸檔員工檔案，需在入職后一個(gè)月內建立員工檔案。
�。�3）員工檔案應當按照員工姓名、工號、入職時(shí)間等方式進(jìn)行歸檔，存放于人力資源部?jì)鹊陌踩胤�，并采取防火、防水、防盜等措施。
2、員工檔案信息的使用和保密
�。�1）員工檔案資料只能在公司相關(guān)管理人員指定的人員使用，未經(jīng)授權不得隨意借閱、查看和復制。
�。�2）員工檔案不得隨意出借或轉移，如有必要，應提前征得本人同意，并辦理相關(guān)手續。
�。�3）員工檔案涉及到個(gè)人隱私問(wèn)題，應當妥善保密，除法律法規規定允許或經(jīng)本人授權同意的情況外，不得泄露。
3、員工檔案的保存期限及銷(xiāo)毀
�。�1）員工離職或合同到期后，應當保存員工檔案六個(gè)月以上，以備查閱。
�。�2）員工檔案的保存期限應當根據法律法規規定和公司需求進(jìn)行制定，且不得少于五年。
�。�3）員工檔案根據涉密性和保密等級的高低進(jìn)行分類(lèi)，定期進(jìn)行清理整理和銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀應當有憑有據，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審核。
五、責任主體及執行程序
1、人力資源部門(mén)負責員工檔案的建立、整理、歸檔，確保員工檔案的完整和準確。
2、所有管理人員有義務(wù)及時(shí)更新員工檔案中的.各種資料，確保資料的真實(shí)和完整。
3、對于檔案存放地點(diǎn)和防盜、防火、防水等安全措施的保障，人力資源部門(mén)應當進(jìn)行后續跟進(jìn)，確保制度的實(shí)施。
4、對于泄露個(gè)人隱私問(wèn)題，人力資源部門(mén)應當指定專(zhuān)人進(jìn)行處理，并嚴肅追究責任人的責任。
六、責任追究
如發(fā)現未按照制度規定進(jìn)行操作、管理失職等情形時(shí)，應當按照公司制度的規定和工作流程進(jìn)行處罰和追究責任。追究責任人的責任，旨在引起同事的警示和反思，從而建立全員責任意識和規范化的辦公環(huán)境。
員工檔案的管理制度 22
為進(jìn)一步健全我單位規章制度，維護單位及派遣員工的合法權益，避免糾紛產(chǎn)生，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，結合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務(wù)派遣員工的聘用及管理，請各部門(mén)相互配合，嚴格執行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統一領(lǐng)導、歸口管理的基本原則，檔案管理機構對派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門(mén)要維護檔案的完整與安全，便于公司對檔案的有效利用。
1、檔案的完整：一方面，從數量上，要保證檔案的齊全配套，不使應該集中保存的檔案缺文短頁(yè)，雜亂無(wú)章；另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統性方面，要維護檔案的`有機聯(lián)系，嚴防對檔案人為地割裂分散，或者零亂堆砌。
2、檔案的安全：一方面，從檔案的物質(zhì)安全上說(shuō)，要努力采取科學(xué)措施，對派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護，力求檔案本身不受損壞，盡量延長(cháng)檔案的壽命；另一方面，要加強保密工作，嚴防檔案的丟失和失密、泄密現象的發(fā)生。
三、派遣員工個(gè)人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程，并將派遣員工在各階段簽署形成的書(shū)面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案，編號歸檔。檔案材料根據不同應聘崗位的要求包括以下項目：
1、應聘登記表；
2、筆試成績(jì)表及面試評價(jià)表；
3、體測表；
4、體檢表；
5、培訓登記表；
6、考核登記表；
7、社會(huì )保險個(gè)人信息收羅表；
8、派遣員工告知書(shū)；
9、無(wú)犯罪記錄證明（聲明）；
10、個(gè)人答應書(shū)；
11、勞動(dòng)合同及補充協(xié)議原件；
12、派遣員工手冊簽收憑證（公司聯(lián)）；
13、個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、職稱(chēng)證明等材料復印件；
14、員工離職相關(guān)材料；
15、解除（終止）合同證明；
16、其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書(shū)面文件。
四、檔案管理
1、管理部門(mén)
派遣員工檔案歸口XXX（綜合辦公室），歸入人事檔案類(lèi)別，與公司其他檔案分類(lèi)編纂，同一管理。
2、歸口管理
2.1、歸檔前，要對歸檔材料進(jìn)行辨別，按照材料的屬性、內容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2、歸檔時(shí)要對材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
2.3、及時(shí)將新材料歸入檔案中。
3、檔案的查（借）閱
3.1、查（借）閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導審核批準前方可，特殊情況下須經(jīng)董事長(cháng)審批，并進(jìn)行借閱登記。
3.2、使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱(chēng)晉升、考試等要求需要檔案管理部門(mén)出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后，可以出具證明材料。
3.3、檔案管理員要做好歸檔記錄、查（借）閱記錄。檔案借閱最長(cháng)時(shí)間為一周，若借閱人未按規定及時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人要及時(shí)催還，必要時(shí)為其續辦延長(cháng)借閱手續，并要求到期歸還。
3.4、檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料，并在檔案歸還時(shí)核對材料是否完整或損壞，如發(fā)現材料損壞或丟失應及時(shí)向分管領(lǐng)導匯報。
4、檔案的保存和銷(xiāo)毀
4.1、檔案管理人員不得對檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷(xiāo)毀，并且嚴格保密，不得擴散。
4.2、檔案管理員要定期對檔案進(jìn)行檢查，防治霉變、蟲(chóng)蛀，防火、防水、防盜。
4.3、檔案原則上永久保存，對于已辭（退）職派遣員工的個(gè)人檔案，原則上自離職之日起3年后方可銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并做好銷(xiāo)毀記錄。
五、制度生效
1、本檔案管理制度自即日起開(kāi)始實(shí)施，在實(shí)施過(guò)程當中應結合實(shí)際情況不竭進(jìn)行完善，重新編纂或編制補充文件附于本文件之后。
2、《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷(xiāo)毀申請單》作為本文件附件。
員工檔案的管理制度 23
一、目的
規范公司員工檔案管理工作，確保員工檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據。
二、范圍
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作。
三、制度制定程序
由人力資源部制定，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后實(shí)施。制定前需進(jìn)行調研和分析，與公司相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)商，確保制度的科學(xué)性、有效性和可行性。
四、制度具體內容
1、制度名稱(chēng)：?jiǎn)T工檔案管理制度。
2、范圍：
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作，包括員工人事檔案、考勤檔案、培訓檔案、績(jì)效評價(jià)檔案等。
3、目的：
規范員工檔案的建立、保管、檢索和使用工作，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據。
4、內容：
�。�1）員工檔案的.建立與保管
�、傩聠T工入職時(shí)，人力資源部門(mén)要按照公司規定的要求，建立員工人事檔案，并記錄員工的基本信息、相關(guān)證件、教育背景、工作經(jīng)歷、家庭狀況等信息。
�、诠緫⑼晟频膯T工檔案保管制度，統一管理員工檔案資料。負責人力資源部門(mén)應該對員工檔案的管理負責，并責令保管人員妥善保管員工檔案資料，保證檔案資料的安全和保密。
�。�2）員工檔案的檢索和使用
�、賳T工需提出書(shū)面申請，經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)審批后，方可查閱其個(gè)人檔案。未經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)審批，任何人員不得查看員工檔案。
�、趩T工檔案只能由人力資源部門(mén)有關(guān)管理人員出具證明、報表或備案等審批事項時(shí)使用。
�。�3）員工檔案的保存和銷(xiāo)毀
�、賳T工檔案必須保存至員工離職后的15年。
�、趩T工檔案保存期限屆滿(mǎn)后，如無(wú)特殊需要，應予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程要求人力資源部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)和保險部門(mén)等有關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì )同，并制定銷(xiāo)毀計劃和報告。
5、責任主體：
本制度執行主體為人力資源部門(mén)，但其他相關(guān)部門(mén)應按照職責分工協(xié)同配合，確保制度的有效執行。
6、執行程序：
�。�1）人力資源部門(mén)負責制度的宣傳教育工作，確保全員掌握檔案管理制度的內容和要求。
�。�2）各部門(mén)負責監督和落實(shí)制度的執行，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題并及時(shí)解決。
7、責任追究：
倘若違反本員工檔案管理制度的規定，構成違法行為的，依法追究相應法律責任；如構成違反企業(yè)制度的行為，依照公司規定嚴肅處理。
員工檔案的管理制度 24
第一條要建立工作業(yè)績(jì)檔案，對各段時(shí)期的工作要有評價(jià)和考核，對其主要表現記入檔案�？己藰藴适且罁䦛徫回熑沃浦械穆氊煼秶葍热�，考核工作可分配到各部門(mén)進(jìn)行，最后由人事部匯總。
第二條建立員工工作業(yè)績(jì)檔案的目的是便于對員工正確全面地評價(jià)，對工作突出、成績(jì)和貢獻較大者要給予表?yè)P、獎勵、晉級等。對工作不踏實(shí)、消極怠工、屢屢出現差錯者要進(jìn)行批評、處罰、降級或撤職。
第三條員工工作業(yè)績(jì)檔案的內容，主要有以下幾個(gè)部分：
1.文件材料。主要文件包括“員工人事調動(dòng)表”、“書(shū)”、員工身份證、專(zhuān)業(yè)文憑、證書(shū)、待業(yè)證明等文件的復印件等;
2.考評記錄。主要是“員工工作表現評估表”。公司實(shí)行制度化的評估工作，對員工工作表現定期定時(shí)進(jìn)行考評�？荚u記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的查考作用;
3.出勤記錄。員工每月的考勤統計按年度匯總歸納，以專(zhuān)設的統計表格形式存入員工工作檔案。員工出勤情況記錄是員工工作態(tài)度的反映側面，體現了員工對企業(yè)的忠誠和對工作的`責任感;
4.獎懲記錄。員工在日常工作中表現突出或違反紀律而受到各種獎勵或處罰的記錄是對其工作能力、可信賴(lài)程度、工作責任心及工作態(tài)度的一種檢驗尺度，也是考察員工表現，使用與提拔員工的重要依據;
5.職位變更。員工在工作中，由于工作表現及服務(wù)年限因素，其職務(wù)、級別與工資待遇等內容會(huì )有變化，這種變動(dòng)也體現了員工工作能力、工作表現、貢獻大小。因此，員工工作檔案對員工職位的變動(dòng)記錄是考查員工工作表現的客觀(guān)依據。
第四條在員工工作檔案中，還要搜集員工工傷情況記錄、客人表?yè)P或投訴員工的信件(復印件)等資料。這對于全面、有效地考查員工表現都有重要作用。
員工檔案的管理制度 25
員工檔案作為記錄員工重要信息的介質(zhì)，應列入保密資料范圍，尤其是中高層員工履歷、薪資等信息，行政人事部門(mén)應在員工入職時(shí)收集完善員工資料，建立完整的員工檔案；員工的檔案借閱必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準，具有一定資格的人員因工作需要可以借閱相應權限內的員工檔案。
一、員工檔案管理部門(mén)
公司行政人事部為員工檔案的直接管理部門(mén)，安排專(zhuān)人負責日常管理，保證檔案的完整性，檔案查閱必須符合本制度要求。
二、電子檔案的建立和管理
1、集團人力資源部負責建立總公司所有人員和子公司部門(mén)負責人以上人員電子檔案，并根據子公司整理上報的電子檔案，整理出全集團人員的電子檔案；
2、各公司行政人事部門(mén)負責各自公司部門(mén)負責人以下所有員工電子檔案的建立，并將最新電子檔案提交集團人力資源部備案；
3、電子檔案每月28日更新一次，更新情況報集團人力資源部一份。
三、紙質(zhì)檔案的建立和管理
1、紙質(zhì)檔案在員工入職后一周內建立完善，內容包括：封皮、三張一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的.復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報名表、面試考核表、體檢報告、離職(失業(yè))證明、保密協(xié)議、入職須知等，對于勞動(dòng)合同、轉正和晉級手續、任命文件、獎懲記錄等資料在管理過(guò)程中結合實(shí)際情況及時(shí)補充完善。
2、集團人力資源部負責建立總公司所有人員和子公司部門(mén)負責人以上人員的紙質(zhì)檔案，并負責日常管理和借閱管理。
3、各公司行政人事部門(mén)負責各自公司部門(mén)負責人以下所有管理人員紙質(zhì)檔案的建立，并負責日常管理和借閱管理。
4、集團人力資源部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開(kāi)，將高層管理者、中層管理者、基層管理人員分開(kāi)，將退休返聘人員單列；子公司行政人事部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開(kāi)，將中層管理者、基層管理人員分開(kāi)，將退休返聘人員單列；
5、一線(xiàn)工人也需要建檔，資料需包含個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報名表、面試考核表、體檢報告等。
四、紙質(zhì)檔案的借閱權限
1、各部門(mén)負責人經(jīng)行政人事部門(mén)負責人同意后，可以借閱本部門(mén)所有人員的紙質(zhì)檔案，無(wú)權借閱其他部門(mén)人員的紙質(zhì)檔案；
2、行政人事部相關(guān)招聘和薪資專(zhuān)員經(jīng)行政人事部負責人同意后，可以借閱部門(mén)負責人以下所有人員紙質(zhì)檔案；
3、子公司行政人事部門(mén)負責人經(jīng)集團人力資源部負責人同意后，可以借閱本公司部門(mén)負責人以上人員紙質(zhì)檔案，無(wú)權借閱其他公司部門(mén)負責人以上人員紙質(zhì)檔案；
4、子公司部門(mén)負責人以上高層領(lǐng)導經(jīng)行政人事部負責人同意后可以借閱所轄部門(mén)所有人員紙質(zhì)檔案，借閱其他部門(mén)人員紙質(zhì)檔案必須經(jīng)總經(jīng)理同意；借閱下轄部門(mén)負責人紙質(zhì)檔案須經(jīng)集團人力資源部負責人同意；
5、集團公司部門(mén)負責人及以上人員經(jīng)人力資源部負責人同意可以借閱下轄員工紙質(zhì)檔案；如果需借閱子公司部門(mén)負責人以上人員的紙質(zhì)檔案，必須經(jīng)董事長(cháng)同意；
6、子公司人員均無(wú)權借閱其他公司員工的紙質(zhì)檔案。
員工檔案的管理制度 26
一、目的
本制度的目的是規范公司員工檔案的管理，保證員工檔案記錄的真實(shí)、完整、準確，并依法進(jìn)行保管、使用和保護；同時(shí)，明確公司部門(mén)之間對員工檔案管理的職責與權利，確保員工個(gè)人信息得到嚴格保護。
二、范圍
本制度適用于公司全體員工檔案管理，包括員工個(gè)人檔案、部門(mén)檔案等，并適用于各部門(mén)及公司領(lǐng)導對員工檔案管理的`管理工作。
三、制定程序
1、由公司總經(jīng)理選派人員組成編寫(xiě)小組。
2、編寫(xiě)小組成員調研與討論，收集整理相關(guān)法律法規、公司內部政策文件等相關(guān)資料。
3、編寫(xiě)小組起草初稿。
4、組織有關(guān)部門(mén)內部審批，并評審集體討論、修改和完善擬稿。
5、經(jīng)公司總經(jīng)理同意后正式印發(fā)實(shí)施。
四、員工檔案的內容
員工檔案主要包括以下內容：
1、員工簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、戶(hù)籍、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、獎懲情況等。
2、招聘/面試材料：包括招聘廣告、應聘者應聘材料、面試記錄、面試評價(jià)、筆試材料、考試成績(jì)等，及入職手續、畢業(yè)證書(shū)、身份證復印件等材料。
3、工作資料：包括工作性質(zhì)、職務(wù)、職稱(chēng)、工資、獎金、崗位說(shuō)明書(shū)、工作任務(wù)分配、考核記錄、考勤記錄和加班情況等。
4、健康檢查：包括體檢報告、病歷、職業(yè)病防護檢查記錄等。
5、培訓記錄：包括培訓計劃、培訓記錄、培訓考核成績(jì)等。
6、辭職/退休/離職手續：包括辭職申請、離職申請、退休申請、離職原因、離職說(shuō)明、身份證復印件等。
7、其它：包括獎懲證明、個(gè)人評優(yōu)材料、用工合同、個(gè)人社保、公積金賬戶(hù)檔案、工作交接材料等。
五、員工檔案的保密
1、員工檔案須嚴格保密，任何單位和個(gè)人未經(jīng)授權不得查閱、使用或拷貝。
2、員工檔案保密責任主體為員工檔案保管員和相關(guān)部門(mén)管理人員。
六、追究責任
違反員工檔案管理制度的員工將給予相應處罰，并由公司追究相應責任人的責任。如果因管理不善造成員工個(gè)人信息泄露，公司將承擔相應法律責任。
七、其他
1、員工離職后，其檔案在離職當月內必須整理好并轉入離職檔案室，經(jīng)過(guò)五年以上后，留存已過(guò)時(shí)且重要檔案，并有計劃銷(xiāo)毀非必要的檔案。
2、員工檔案由公司保管，不得私自帶離公司；如確需出差、考勤等情況，需填寫(xiě)特殊出入登記表，并經(jīng)領(lǐng)導同意。
3、員工應當確保其檔案中信息的真實(shí)性和完整性，如有虛假、失實(shí)或遺漏情況，由當事人承擔相應責任。
員工檔案的管理制度 27
一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應聘及入職后的個(gè)人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動(dòng)情況。
以下資料納入公司人事檔案范圍內：
1、應聘登記表（含簡(jiǎn)歷）
2、身份證、學(xué)歷證書(shū)、駕駛證等復印件
3、無(wú)犯罪記錄證明、擔保人資料
4、入職自薦信、入職培訓記錄表、上崗承諾書(shū)
5、員工轉正考核表、申請書(shū)、申請表、轉正承諾書(shū)
6、勞動(dòng)合同
7、崗位變動(dòng)記錄
8、薪資調整記錄
9、獎懲記錄
10、保險繳納記錄
11、與公司簽訂的其它合同、協(xié)議
12、其它有必要納入檔案的資料（如：?jiǎn)T工基本情況登記表等）
二、檔案建立及維護：
人力資源管理人員負責員工檔案的建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉正、崗位變動(dòng)、薪酬調整等資料在調整后的一周內放入員工檔案。為保證檔案的時(shí)效性，要求員工每年3月份填寫(xiě)一份最新的員工基本情況登記表并放入檔案，原登記表繼續保存。員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門(mén)編號統一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢(xún)。辭職、辭退員工的檔案從原部門(mén)提出，單獨保管
三、檔案查詢(xún)權限：?jiǎn)T工檔案涉及員工個(gè)人及家庭信息等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容，HR經(jīng)理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門(mén)經(jīng)理因工作需要可以查詢(xún)本部門(mén)員工檔案，其他人因工作需要經(jīng)HR經(jīng)理同意后方可查詢(xún)員工檔案。
四、本管理辦法所指的'員工檔案指員工入本公司后的檔案，不含員工進(jìn)入公司前的人事檔案
員工檔案的管理制度 28
第一條 各級保密人員要相互協(xié)調配合，應主動(dòng)為公司和公司各業(yè)務(wù)部門(mén)服務(wù)，公司各業(yè)務(wù)部門(mén)應自覺(jué)接受保密部門(mén)的指導、監督和檢查。
第二條 在對外交往與合作中，對方以正當理由和途徑要求提供屬于公司機密事項時(shí)，將由公司保密委員會(huì )立會(huì )研究決定后，方可提供。保密委員會(huì )嚴格執行國家的保密規定，該提供的提供，不該提供的堅決不提供。
第三條 對公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì )議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。
第四條 保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復印。復制文件應按原文密級進(jìn)行管理，復制中形成的廢頁(yè)應作為密件銷(xiāo)毀。
第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并履行登記手續。未經(jīng)同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。
第六條 保密文件在發(fā)送裝封時(shí)應按批準份數認真清點(diǎn)、裝封，切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標明文件的密級。封口時(shí)，不應用釘書(shū)釘封口的方式，應采用密封的方式。
第七條 涉及國家機密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時(shí)，要用密碼傳真傳送，不允許用普通傳真機和電子郵件傳送；絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸；不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件，也不得明電密電混用。
第八條 保密文件接收時(shí)應由公司保密人員拆封，其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號，要與一般文件分開(kāi)進(jìn)行。
第九條 傳閱保密文件時(shí)，必須由指定的人員統一掌握。不經(jīng)過(guò)領(lǐng)導批準，不得擅自擴大秘密文件的`閱讀范圍。公司工作人員應在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導確需在家中閱讀秘密文件時(shí)，應按照有關(guān)規定，做好保密工作。傳閱或借閱文件，要嚴格堅持登記制度。
第十條 保密文件必須存放在有保密設施的辦公室及設備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。
第十一條 建立公司保密文件清退制度，每逢重大節假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現遺失，要及時(shí)追查處理。
第十二條 如保密人員因工作調動(dòng)或其它原因而長(cháng)期離開(kāi)崗位前，必須把自己經(jīng)營(yíng)的秘密文件全部移交清楚。移交時(shí)，要造冊、清點(diǎn)、核對，并且要履行簽收手續。
第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全，對有查考價(jià)值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規定處理。調閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。
第十四條 保密文件銷(xiāo)毀前，必須逐一登記，并在報領(lǐng)導批準后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷(xiāo)盡。絕密文件應指定專(zhuān)人在公司內銷(xiāo)毀。
第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個(gè)環(huán)節，要建立嚴格的登記制度，在工作過(guò)程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C密事項，不讓無(wú)關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無(wú)保密措施的無(wú)線(xiàn)電話(huà)中談?wù)摍C密事項等等。
第十六條 公司印制各類(lèi)簡(jiǎn)報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開(kāi)發(fā)表的稿件、信息，承辦人應經(jīng)公司主管領(lǐng)導審批，不得涉及和泄露國家及公司秘密。
第十七條 公司工作人員在外出訪(fǎng)問(wèn)、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習交流展覽演示等公務(wù)活動(dòng)中，不準隨身攜帶密級文件、資料，要嚴格遵守保密紀律，在預案中應采取措施，防止泄露事件發(fā)生。
員工檔案的管理制度 29
為明確管理責任，規范管理行為，確保各類(lèi)檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專(zhuān)用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)的檔案室并配備專(zhuān)人管理檔案，各部門(mén)明確由專(zhuān)人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門(mén)的工作職責
�。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。
�。ǘ┴攧�(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
�。ㄈ┢渌块T(mén)由部門(mén)檔案專(zhuān)人對檔案進(jìn)行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
�。ㄒ唬┴撠熓占�、整理、分類(lèi)、鑒定、保管各類(lèi)檔案，做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時(shí)接收和移交檔案；
�。ǘ┓脖竟居“l(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
�。ㄈ┳龅街矣诼毷�，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
�。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；
�。ǘ┍竟镜恼埵九c上級機關(guān)的批復；
�。ㄈ┍竟緦ν獾恼桨l(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)；
�。ㄋ模┍竟痉从持饕毮芑顒�(dòng)的報告、總結；
�。ㄎ澹┍竟局朴喌挠媱�、方案、統計、財務(wù)、工作總結；
�。┚C治工作材料；
�。ㄆ撸┍竟九c有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料；
�。ò耍┍竟靖鞣N證照及所獲各種榮譽(yù)、獎勵資料；
�。ň牛┍竟韭毠趧�(dòng)、工資、福利方面的文件材料；
�。ㄊ┚哂斜４鎯r(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
�。ㄊ唬⿻�(huì )計憑證，會(huì )計活動(dòng)帳薄和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據。
六、檔案的收集與歸檔
�。ㄒ唬┏修k部門(mén)或主辦人應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)檔案管理員歸卷。
�。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻�、部門(mén)活動(dòng)的，具有現實(shí)的和長(cháng)遠查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等)，均須歸檔保存。
�。ㄈ┕芾硇詸n案在分類(lèi)立卷時(shí)應做到：分年度、分類(lèi)別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時(shí)按內部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷，盡量把永久、長(cháng)期、短期三種保管期限文件材料分開(kāi)組卷。
�。ㄋ模┰跉w檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
�。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。
�。└鞑块T(mén)在次年三月向檔案部門(mén)移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點(diǎn)核對，并履行簽字手續。
七、檔案的保管
�。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T(mén)）管理的檔案應有專(zhuān)柜保存，確保完好不丟失。
�。ǘ┳龊秒娮訖n案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
�。ㄈn案工作人員應確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補和復制。
�。ㄋ模┕揪C合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)組織整改。
�。ㄎ澹┟磕陮n案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的`材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執行保密制度，填寫(xiě)查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時(shí)驗收注銷(xiāo)。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門(mén)）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應當天歸還。
�。ㄒ唬n案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續；
�。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時(shí)，應辦理清點(diǎn)手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚；
�。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；
�。ㄋ模┱{走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；
�。ㄎ澹┰瓌t上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續后，方可借閱。
�。w還檔案時(shí)應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷(xiāo)毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
�。ㄆ撸﹤髡婕璐鏅n時(shí)，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
�。ò耍┪唇�(jīng)公司董事長(cháng)授權，任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權公開(kāi)檔案。
九、檔案室保密制度
�。ㄒ唬n案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。
�。ǘ┓彩褂帽Ｃ軝n案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規定。
�。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。
�。ㄋ模┩鈫挝徊殚�、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批，報分管領(lǐng)導批準，方可提供。
�。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放，贈送并轉借他人，個(gè)人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。
�。n案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開(kāi)場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ軝n案內容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷(xiāo)毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規定并結合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。確定保管期限的原則是：
�。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾�(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的，具有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案定為永久保存；
�。ǘ┓从彻疽话憬�(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有較長(cháng)時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長(cháng)期保存，其期限為16―50年；
�。ㄈ⿲驹谝欢〞r(shí)期內有參考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以?xún)取?/p>
�。ㄋ模n案的鑒定由綜合管理部主管、各部門(mén)指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)和人員修改、補充。
�。ㄎ澹┙�(jīng)過(guò)一定時(shí)間后確無(wú)保存價(jià)值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門(mén)審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷(xiāo)毀。
�。┙�(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷(xiāo)毀檔案的批準人、監銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
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