如何用英語(yǔ)寫(xiě)通知
通知一般用于上級對下級\組織對成員布置工作\傳達事情及召集會(huì )議等。通知就其形式而言，可分為書(shū)面通知和口頭通知兩種形式.對通知的考查側重于對通知格式及通知正文時(shí)態(tài)的應用等方面。寫(xiě)好一份通知，需要掌握下面三點(diǎn)：
一、通知的形式
通知有多種分類(lèi)。從形式上可分為書(shū)面通知(written notice)和口頭通知(an nouncement)。書(shū)面通知強調語(yǔ)句簡(jiǎn)練，用詞貼切，用語(yǔ)書(shū)面化;而口頭通知比較靈活簡(jiǎn)練，用詞表達可隨便些，較為口語(yǔ)化。
二、通知的結構
通知一般由標題、正文和結尾三部分組成。標題部分包括常用標題語(yǔ)和發(fā)出通知的單位名稱(chēng);正文包括事情、通知對象、要求、時(shí)間(有時(shí)還包括地點(diǎn))等;結尾部分主要包括發(fā)通知的具體日期。英文通知的格式一般是將NOTICE(每個(gè)字母都大寫(xiě))寫(xiě)在通知正文上面一行的正中間。發(fā)出通知的單位名稱(chēng)可以寫(xiě)在NOTICE上面，也可以寫(xiě)在通知正文的右下角;發(fā)通知的日期一般寫(xiě)在通知正文的左下角。書(shū)面通知的格式如圖所示：
三、通知的書(shū)寫(xiě)
1.發(fā)出通知的單位和對象在一般情況下用第三人稱(chēng)，如要求同學(xué)們按時(shí)到會(huì )，不說(shuō)“We must to…”或“You should…”，而應寫(xiě)成：All the students are requested to be there on time.
2.在語(yǔ)言上，口頭通知的句型應該做到口語(yǔ)化，多用簡(jiǎn)單句和祈使句，語(yǔ)言上盡可能用精煉的文字表達明確的信息。通知中提及的.事情都是計劃要做的，時(shí)態(tài)多用將來(lái)時(shí)，語(yǔ)態(tài)多用被動(dòng)式。
在句式上，常以“Boys and girls/Ladies and gentlemen”等作為稱(chēng)呼語(yǔ)。開(kāi)頭常用句式是“May I have your attention，please?/Attention，please./I've got some- thing important to say./I'm very glad to tell you that.../Please be quiet,everyone! I have something to say./I have some good news for you!/There will be a talk tomor row./The sports meeting will be held.../It has been decided that we'll pay a visit to…”，在通知結尾處常用句式“Please be there on time”并以“That's all. Thank you”作為客套結束語(yǔ)。
3.書(shū)面通知常以布告形式張貼或寫(xiě)在布告牌、黑板上，把事情通知到有關(guān)人員等。為醒目起見(jiàn)，標題的每個(gè)字母可以用大寫(xiě)(如NOTICE)。一開(kāi)頭需要交代說(shuō)明何事(what)、何地(where)、何時(shí)(when)、何人(who)。
4.在句式寫(xiě)法上必須注意以下幾點(diǎn)：①盡可能用精煉的文字表達明確的信息，多用簡(jiǎn)單句或短句、單句，以避免繁雜;②通知往往著(zhù)重對活動(dòng)內容、對象進(jìn)行說(shuō)明，多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，如“The class meeting will be held…”(班會(huì )將舉行……)等等;③通知是要求下級成員該做什么或注意什么，多用祈使句;④通知中所告的事情大部分是未進(jìn)行的，故多用將來(lái)時(shí)態(tài)。
簡(jiǎn)而言之，一份好的書(shū)面通知應具備以下三點(diǎn)：
1.四多一少。四多：被動(dòng)語(yǔ)態(tài)多，將來(lái)時(shí)態(tài)多，簡(jiǎn)單句多，祈使句多。一少：修飾性詞語(yǔ)少。
2.通知的開(kāi)頭要交代清楚活動(dòng)的內容、對象、時(shí)間和地點(diǎn)。我們稱(chēng)之為四
“W”。即：what，who，when，where.
3.層次清晰。一個(gè)層次表達一件事，切忌在一個(gè)句子中表達多件事情。
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To: All Managers
The next Monthly Management Meeting will be held at 10:00 a.m. on Monday, April 5, in Meeting Room A.
Following is the agenda for the meeting:
1.Purchase of New Office Computers
2.Extension of Summer Holidays
3.Budgetary Control
If there are any other items you would like to be placed on the agenda, let me know by e-mail by the end of this week.
Thank you.
John Doe
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